МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
18.08.2004 N 86/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
18 серпня 2004 р. за N 1022/9621

Про затвердження Інструкції про ведення
Державного реєстру правочинів

( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції
N 117/5 від 13.10.2004
N 6/5 від 14.01.2005 )

Відповідно до статті 210 Цивільного кодексу України ( 435-15 ), постанови Кабінету Міністрів України від 26.05.2004 N 671 "Про затвердження Тимчасового порядку державної реєстрації правочинів" та з метою забезпечення реалізації фізичними і юридичними особами права на визнання державою правочинів, щодо яких передбачена державна реєстрація, наказую:

1. Затвердити Інструкцію про ведення Державного реєстру правочинів, що додається.

2. Установити, що витяги з Державного реєстру правочинів видаються з використанням спеціальних бланків документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України.

3. Установити, що витрати, пов'язані з організацією виготовлення та постачання бланків, здійснюються за рахунок державного підприємства "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України.

4. Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату (Павлова Л.М.), державному підприємству "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України (Добжанський В.Б.):

подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами);

довести наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, регіональних філій державного підприємства "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України та забезпечити його належне застосування в роботі.

5. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції довести цей наказ до відома районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції та нотаріусів та забезпечити контроль за його належним застосуванням.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Ємельянову I.I.

Міністр О.В.Лавринович

Затверджено
Наказ Міністерства юстиції України
18.08.2004 N 86/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
18 серпня 2004 р. за N 1022/9621

Інструкція
про ведення Державного реєстру правочинів

1. Загальні положення

1.1. Державна реєстрація правочинів здійснюється відповідно до Цивільного кодексу України ( 435-15 ) та Тимчасового порядку державної реєстрації правочинів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.05.2004 N 671 (далі - Тимчасовий порядок).

1.2. Державна реєстрація правочину проводиться реєстратором шляхом унесення відповідної інформації до Державного реєстру правочинів одночасно з його нотаріальним посвідченням. Про внесення запису до Державного реєстру правочинів реєстратор видає кожній особі, яка отримала примірник правочину або уповноваженим ними особам, витяг з Державного реєстру. У справі нотаріуса, який посвідчив правочин, залишається витяг про реєстрацію, який виготовляється реєстратором безкоштовно з використанням спеціального бланка документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України. ( Розділ 1 доповнено пунктом 1.2 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 117/5 від 13.10.2004 )

1.3. У цій Інструкції наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

Державний реєстр правочинів (далі - Реєстр) - єдина комп'ютерна база даних, яка містить інформацію про правочини, що підлягають державній реєстрації, забезпечує її зберігання, видачу та захист від несанкціонованого доступу;

запит - це документ установленої держателем Реєстру форми, який сторона правочину або уповноважена нею особа подає реєстратору і на підставі якого формується витяг з Реєстру;

реєстраційний номер об'єкта нерухомого майна - номер, наданий під час реєстрації об'єкта нерухомого майна у відповідному Державному реєстрі;

порядковий номер - це унікальний ідентифікатор запису про правочин (реєстраційний номер), наданий під час реєстрації в Реєстрі.

2. Реєстрація правочину нотаріусами,
які не мають доступу до комп'ютерної бази даних

2.1. Нотаріуси, які не мають доступу до єдиної комп'ютерної бази даних Реєстру, надсилають примірник правочину та його копію реєстратору, який у день отримання документів уносить відповідний запис до Реєстру.

Про внесення запису до Реєстру реєстратор надсилає нотаріусу витяг про реєстрацію та примірник правочину. Копія правочину залишається у справах реєстратора.

3. Особливості внесення опису нерухомого майна

3.1. У разі, якщо об'єкт нерухомого майна, щодо якого вчиняється правочин, має реєстраційний номер або адресу, ці дані вносяться до Реєстру у розділ "Нерухоме майно".

Якщо об'єкт нерухомого майна не має реєстраційного номера або адреси, відомості щодо такого об'єкта заносяться у розділ "Невизначене майно".

3.2. Розділ "Нерухоме майно" містить:

підрозділ "Споруди";

підрозділ "Земельні ділянки";

підрозділ "Інше майно";

блок "Адреса об'єкта".

Заповнення одного підрозділу унеможливлює заповнення іншого.

3.3. Підрозділ "Споруди" містить такі поля:

<Номер за РПВН DESIGNTIMESP=20686 DESIGNTIMESP=21323 DESIGNTIMESP=23322 DESIGNTIMESP=24616>;

<Тип майна DESIGNTIMESP=20688 DESIGNTIMESP=21325 DESIGNTIMESP=23324 DESIGNTIMESP=24618>;

<Доповнення до типу майна DESIGNTIMESP=20690 DESIGNTIMESP=21327 DESIGNTIMESP=23326 DESIGNTIMESP=24620>.

3.3.1. Поле <Номер за РПВН DESIGNTIMESP=20692 DESIGNTIMESP=21329 DESIGNTIMESP=23328 DESIGNTIMESP=24622> заповнюється за наявності інформації. Якщо такий номер існує і він відомий реєстратору, при його введенні автоматично відображаються відомості про даний об'єкт.

3.3.2. Поле <Тип майна DESIGNTIMESP=20694 DESIGNTIMESP=21331 DESIGNTIMESP=23330 DESIGNTIMESP=24624> містить такі поля: <Будинок DESIGNTIMESP=20695 DESIGNTIMESP=21332 DESIGNTIMESP=23331 DESIGNTIMESP=24625>, <Садовий будинок DESIGNTIMESP=20696 DESIGNTIMESP=21333 DESIGNTIMESP=23332 DESIGNTIMESP=24626>, <Нежитлове приміщення DESIGNTIMESP=20697 DESIGNTIMESP=21334 DESIGNTIMESP=23333 DESIGNTIMESP=24627>, <Домоволодіння DESIGNTIMESP=20698 DESIGNTIMESP=21335 DESIGNTIMESP=23334 DESIGNTIMESP=24628>, <Кімната DESIGNTIMESP=20699 DESIGNTIMESP=21336 DESIGNTIMESP=23335 DESIGNTIMESP=24629>, <Нежитлова будівля DESIGNTIMESP=20700 DESIGNTIMESP=21337 DESIGNTIMESP=23336 DESIGNTIMESP=24630>, <Квартира DESIGNTIMESP=20701 DESIGNTIMESP=21338 DESIGNTIMESP=23337 DESIGNTIMESP=24631>, <Гараж DESIGNTIMESP=20702 DESIGNTIMESP=21339 DESIGNTIMESP=23338 DESIGNTIMESP=24632>, <Комплекс DESIGNTIMESP=20703 DESIGNTIMESP=21340 DESIGNTIMESP=23339 DESIGNTIMESP=24633>, <Інший DESIGNTIMESP=20704 DESIGNTIMESP=21341 DESIGNTIMESP=23340 DESIGNTIMESP=24634>. З даного переліку можна обрати лише один тип об'єкта.

3.3.3. У полі <Доповнення до типу майна DESIGNTIMESP=20706 DESIGNTIMESP=21343 DESIGNTIMESP=23342 DESIGNTIMESP=24636> зазначаються відомості, що уточнюють тип об'єкта. Наприклад, якщо об'єктом обтяження є магазин "Сільпо", розташований у багатоквартирному будинку, то в класифікаторі <Тип об'єкта> зазначається <Нежитлове приміщення>, а в полі <Додаткові відомості щодо типу об'єкта DESIGNTIMESP=20707 DESIGNTIMESP=21344 DESIGNTIMESP=23343 DESIGNTIMESP=24637> зазначається - "Магазин "Сільпо".

3.4. Підрозділ "Земельні ділянки" містить такі поля:

<Реєстраційний номер земельної ділянки DESIGNTIMESP=20710 DESIGNTIMESP=21347 DESIGNTIMESP=23346 DESIGNTIMESP=24640>;

<Кадастровий номер DESIGNTIMESP=20712 DESIGNTIMESP=21349 DESIGNTIMESP=23348 DESIGNTIMESP=24642>;

<Тип земельної ділянки DESIGNTIMESP=20714 DESIGNTIMESP=21351 DESIGNTIMESP=23350 DESIGNTIMESP=24644> (містить поля: <Земельна ділянка DESIGNTIMESP=20715 DESIGNTIMESP=21352 DESIGNTIMESP=23351 DESIGNTIMESP=24645> та <Земельна ділянка сільськогосподарського призначення DESIGNTIMESP=20716 DESIGNTIMESP=21353 DESIGNTIMESP=23352 DESIGNTIMESP=24646>);

<Доповнення до типу земельної ділянки DESIGNTIMESP=20718 DESIGNTIMESP=21355 DESIGNTIMESP=23354 DESIGNTIMESP=24648>.

Підрозділ заповнюється виключно щодо земельних ділянок.

3.5. У розділі "Невизначене майно" зазначається інформація про об'єкт (у довільній формі). Наприклад, якщо предметом обтяження є об'єкт незавершеного будівництва, у підрозділ "Невизначене майно" заноситься інформація про кількість кімнат, заплановану площу, поверх, номер (або назва) будівельного майданчика, назву будівельної організації, район забудови тощо.

3.6. У поле <Додаткові відомості DESIGNTIMESP=20722 DESIGNTIMESP=21359 DESIGNTIMESP=23360 DESIGNTIMESP=24654> вносяться інформація про технічний опис майна та інші характеристики об'єкта, наприклад кількість кімнат, площа, ступінь зносу тощо.

Пошук об'єкта за ознаками, указаними у підрозділі "Невизначене майно", не передбачений.

4. Реєстрація дубліката правочину

4.1. Видача дубліката правочину, що зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса є підставою внесення запису до Реєстру.

4.2. Запис про видачу дубліката правочину містить такі відомості:

реєстраційний номер основного правочину;

номер дубліката в Реєстрі для реєстрації нотаріальних дій;

дата видачі дубліката правочину;

номер та серія спеціального(их) бланка(ів) нотаріальних документів, на якому(их) викладено текст дубліката правочину;

дані про приватного нотаріуса, назва державної нотаріальної контори або державного нотаріального архіву, що видали дублікат правочину.

4.3. У випадку, коли запис про правочин, дублікат якого видає нотаріус, відсутній у Реєстрі, реєстратор вносить запис про цей правочин. Після цього реєстратор реєструє дублікат правочину. Оплата за реєстрацію дубліката правочину стягується відповідно до тарифу за реєстрацію правочину.

5. Надання витягу з Реєстру

5.1. З Реєстру можуть надаватись витяги двох видів:

- на запит сторін правочину або уповноважених ними осіб;

- на письмовий запит суду, органів прокуратури, внутрішніх справ, державної податкової служби та інших органів державної влади у зв'язку із здійсненням ними повноважень, визначених законодавством, із зазначенням номерів справи, щодо якої виникла потреба в отриманні інформації.

5.2. Для друку витягу реєстратор повинен унести до Реєстру дані про серію та номер спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, на яких витяг буде надрукований.

5.3. Надання витягу з Реєстру здійснюється реєстратором на підставі "Запиту про надання витягу з Державного реєстру правочинів" (додаток 1) .

5.4. Структура "Запиту про надання витягу з Державного реєстру правочинів" :

"Вихідний номер та дата";

"Вид витягу";

"Параметри запиту";

"Відомості про особу, що звернулася із запитом";

"Службові відмітки".

5.5. Вихідний номер та дата заяви заповнюються заявником відповідно до вимог організації (установи), від імені якої подається заява.

5.6. Класифікатор <Вид витягу DESIGNTIMESP=20747 DESIGNTIMESP=21386 DESIGNTIMESP=23399 DESIGNTIMESP=24693> має два поля <Безкоштовний (на запит органу державної влади) DESIGNTIMESP=20748 DESIGNTIMESP=21387 DESIGNTIMESP=23400 DESIGNTIMESP=24694> та <Платний DESIGNTIMESP=20749 DESIGNTIMESP=21388 DESIGNTIMESP=23401 DESIGNTIMESP=24695>. Необхідний вид витягу позначається символом.

5.7. Розділ "Параметри запиту" містить:

поле "Порядковий номер запису в Державному реєстрі правочинів";

поле "Серія та номер бланка, на якому викладено текст правочину";

підрозділ "Відомості про сторону правочину";

підрозділ "Відомості про об'єкт нерухомого майна, щодо якого вчиняється правочин".

5.7.1. Поле <Порядковий номер запису в Державному реєстрі правочинів DESIGNTIMESP=20756 DESIGNTIMESP=21395 DESIGNTIMESP=23408 DESIGNTIMESP=24702> заповнюється, якщо така інформація відома заявнику. Пошук за реєстраційним номером у Реєстрі є найбільш точним та швидким. У цьому випадку витяг містить лише відомості про запис у Реєстрі, номер якого вказано в заяві.

5.7.2. Поле <Серія та номер бланка, на якому викладено текст правочину DESIGNTIMESP=20758 DESIGNTIMESP=21397 DESIGNTIMESP=23410 DESIGNTIMESP=24704>, заповнюються, якщо така інформація відома заявнику.

5.8. Підрозділ <Відомості про сторону правочину DESIGNTIMESP=20760 DESIGNTIMESP=21399 DESIGNTIMESP=23412 DESIGNTIMESP=24706> складається з двох полів <Ідентифікаційний номер / Код ЄДРПОУ DESIGNTIMESP=20761 DESIGNTIMESP=21400 DESIGNTIMESP=23413 DESIGNTIMESP=24707> та <ПІБ / Назва DESIGNTIMESP=20762 DESIGNTIMESP=21401 DESIGNTIMESP=23414 DESIGNTIMESP=24708>.

5.8.1. У полі <Ідентифікаційний номер / Код ЄДРПОУ DESIGNTIMESP=20764 DESIGNTIMESP=21403 DESIGNTIMESP=23416 DESIGNTIMESP=24710> зазначаються: для фізичних осіб - 10-символьний індивідуальний ідентифікаційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів; для юридичних осіб - 8- 9-символьний код у Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України.

5.8.2. У поле <ПІБ / Назва DESIGNTIMESP=20766 DESIGNTIMESP=21405 DESIGNTIMESP=23418 DESIGNTIMESP=24712> вносяться прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) для фізичної особи або назва підприємства, установи, організації - для юридичної особи.

5.9. Підрозділ <Відомості про об'єкт нерухомого майна, щодо якого вчиняється правочин> містить:

класифікатор <Державний реєстр>;

поле "Кадастровий номер земельної ділянки";

блок "Адреса об'єкта", який містить поля <Область>, <Район>, <Місто (селище)>, <Вулиця>, <Будинок>, <Корпус>, <Квартира>.

5.9.1. Класифікатор <Державний реєстр> вказує на реєстр, у якому зареєстрований об'єкт нерухомого майна. Він має такі альтернативні поля: <РПВН>, <АСДЗК>, <Інший>. Відповідне поле класифікатора позначається символом . Поле <Інший> стосується, наприклад, таких реєстрів, як Державний судновий реєстр, призначений для реєстрації суден морського та внутрішнього плавання тощо.

5.9.2. У полі <Реєстраційний номер об'єкта> зазначається номер об'єкта у відповідному державному реєстрі. При запиті за реєстраційним номером об'єкта витяг містить усі чинні реєстраційні записи про правочини, вчинені щодо даного об'єкта нерухомого майна та внесені на момент запиту до Реєстру.

5.9.3. Поле <Кадастровий номер земельної ділянки> заповнюється лише для земельних ділянок.

5.9.4. У блок "Адреса об'єкта" вноситься інформація стосовно адреси розташування об'єкта нерухомого майна.

5.10. Розділ "Відомості про особу, що звернулась із запитом" містить:

поле <ПІБ / Назва DESIGNTIMESP=20771 DESIGNTIMESP=21410 DESIGNTIMESP=23423 DESIGNTIMESP=24717>;

блок "Адреса", який містить поля: <Країна DESIGNTIMESP=20773 DESIGNTIMESP=21412 DESIGNTIMESP=23425 DESIGNTIMESP=24719>, <Індекс DESIGNTIMESP=20774 DESIGNTIMESP=21413 DESIGNTIMESP=23426 DESIGNTIMESP=24720>, <Область DESIGNTIMESP=20775 DESIGNTIMESP=21414 DESIGNTIMESP=23427 DESIGNTIMESP=24721>, <Район DESIGNTIMESP=20776 DESIGNTIMESP=21415 DESIGNTIMESP=23428 DESIGNTIMESP=24722>, <Місто (селище) DESIGNTIMESP=20777 DESIGNTIMESP=21416 DESIGNTIMESP=23429 DESIGNTIMESP=24723>, <Вулиця DESIGNTIMESP=20778 DESIGNTIMESP=21417 DESIGNTIMESP=23430 DESIGNTIMESP=24724>, <Будинок DESIGNTIMESP=20779 DESIGNTIMESP=21418 DESIGNTIMESP=23431 DESIGNTIMESP=24725>, <Корпус DESIGNTIMESP=20780 DESIGNTIMESP=21419 DESIGNTIMESP=23432 DESIGNTIMESP=24726>, <Квартира DESIGNTIMESP=20781 DESIGNTIMESP=21420 DESIGNTIMESP=23433 DESIGNTIMESP=24727>.

5.10.1. У поле <ПІБ / Назва DESIGNTIMESP=20783 DESIGNTIMESP=21422 DESIGNTIMESP=23435 DESIGNTIMESP=24729> вносяться прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) для фізичної особи або назва підприємства, установи, організації - для юридичної особи.

5.10.2. У блок "Адреса" уноситься місце постійного проживання для громадян України, для іноземців - адреса місця проживання за межами України. Для резидентів - юридичних осіб уноситься їх місцезнаходження в Україні, для нерезидентів - їх місцезнаходження за її межами.

5.11. Розділ "Службові відмітки" заповнює реєстратор.

5.12. Заповнення запитів повинно бути розбірливим, всі відомості вносяться друкованими літерами. Дати у запитах заповнюються арабськими цифрами у форматі день, місяць, рік.

За одним запитом можна отримати тільки один витяг.

5.13. За наявності причин для відмови в реєстрації або наданні витягу, реєстратор протягом двох робочих днів формує документ про відмову в реєстрації із зазначенням причини відмови. Такими документами є "Повідомлення про відмову в реєстрації" або "Повідомлення про відмову в наданні витягу".

6. Отримання витягу з Реєстру у зв'язку із
здійсненням нотаріусом повноважень
податкового агента

6.1. Перед учиненням правочину нотаріус зобов'язаний перевірити наявність/відсутність правочинів, учинених платником податку за поточний податковий період.

6.2. Для здійснення перевірки реєстратор повинен унести до Реєстру ідентифікаційний номер платника податку - 10-символьний індивідуальний ідентифікаційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів.

У разі відсутності у платника податку ідентифікаційного номера перевірка здійснюється за прізвищем, ім'ям, по батькові (за наявності).

6.3. За результатами перевірки реєстратор виготовляє витяг з Державного реєстру правочинів. Витяг виготовляється з використанням спеціальних бланків документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України у двох примірниках, один з яких видається платнику податку, а другий - залишається у справах реєстратора.

( Інструкцію доповнено розділом 6 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 6/5 від 14.01.2005 )

Директор Департаменту у справах цивільного
стану громадян та нотаріату Л.М.Павлова