МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
08.08.2011 N 1955/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
11 серпня 2011 р. за N 964/19702

Про затвердження Порядку проведення
Міністерством юстиції України перевірок
діяльності територіальних органів юстиції

( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства
юстиції
N 1137/5 від 31.07.2012
N 680/5 від 24.04.2014
N 1084/5 від 31.03.2017
N 2325/5 від 10.07.2018 )

Відповідно до Закону України "Про центральні органи виконавчої влади" ( 3166-17 ), Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року N 395, з метою посилення контролю за діяльністю територіальних органів юстиції та підвищення ефективності проведення перевірок Міністерством юстиції наказую:

1. Затвердити Порядок проведення Міністерством юстиції України перевірок діяльності територіальних органів юстиції, що додається.

2. Визначити Департамент взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) відповідальним за взаємодію з територіальними органами юстиції. ( Пункт 2 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 1084/5 від 31.03.2017, N 2325/5 від 10.07.2018 )

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) довести цей наказ до відома керівників структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції України та начальників Головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, голів Державної виконавчої служби України та Державної реєстраційної служби України.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 11 грудня 2007 року N 1794/7 "Про затвердження Порядку проведення Міністерством юстиції України перевірок діяльності територіальних органів юстиції".

5. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

7. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Міністр Олександр Лавринович

Затверджено
Наказ Міністерства
юстиції України
08.08.2011 N 1955/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
11 серпня 2011 р. за N 964/19702

Порядок
проведення Міністерством юстиції України
перевірок діяльності територіальних органів юстиції

( У тексті Порядку слова "Департамент взаємодії з органами
влади", "Департамент планово-фінансової діяльності,
бухгалтерського обліку та звітності", "заступник Міністра
юстиції - керівник апарату", "Департамент кадрової роботи
та державної служби" у всіх відмінках замінено відповідно
словами "Управління взаємодії з органами державної
влади", "Департамент фінансового забезпечення та
бухгалтерського обліку", "державний секретар
Міністерства юстиції", "Департамент персоналу" у
відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства
юстиції N 1084/5 від 31.03.2017 )

( У тексті Порядку слово "Управління" в усіх відмінках
замінено словом "Департамент" у відповідних відмінках згідно
з Наказом Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Міністерством юстиції перевірок стану додержання територіальними органами юстиції Конституції України ( 254к/96-ВР ), вимог законів України, указів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України та організації роботи щодо їх виконання. ( Пункт 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 680/5 від 24.04.2014 )

2. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

комплексна перевірка - планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряються всі напрями діяльності територіальних органів юстиції;

контрольна перевірка - перевірка стану діяльності територіального органу юстиції, яка проводиться Міністерством юстиції з метою визначення стану реалізації територіальним органом юстиції рекомендацій, наданих під час попередніх перевірок;

планова перевірка - комплексна, цільова, контрольна перевірка діяльності територіального органу юстиції, що проводиться на підставі плану, який затверджується Міністром юстиції;

позапланова перевірка - не запланована Міністерством юстиції перевірка діяльності територіального органу юстиції;

територіальні органи юстиції - Головні територіальні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі;( Абзац шостий пункту 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1084/5 від 31.03.2017 )

цільова перевірка - планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряється один або декілька напрямів діяльності територіальних органів юстиції.

3. Комплексна перевірка діяльності територіального органу юстиції проводиться, як правило, раз на три роки.

Цільова перевірка діяльності територіального органу юстиції проводиться , як правило, раз на два роки. ( Абзац другий пункту 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

Контрольна перевірка за результатами діяльності територіального органу юстиції проводиться у разі потреби.

4. Департамент взаємодії з органами державної влади за пропозиціями структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції здійснює підготовку річних планів проведення комплексних, цільових та контрольних перевірок діяльності територіальних органів юстиції та подає їх на затвердження Міністру юстиції.

( Пункт 5 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

5. Організаційне забезпечення щодо проведення:

комплексних та контрольних перевірок за їх наслідками покладається на Департамент взаємодії з органами державної влади;

цільових та контрольних перевірок за їх наслідками покладається на структурні підрозділи апарату Міністерства юстиції в межах їх компетенції, відповідно до мети та завдань перевірки.

6. Для проведення комплексної та контрольної перевірок Міністерство юстиції утворює робочу групу.

Структурні підрозділи апарату Міністерства юстиції подають до Департамент взаємодії з органами державної влади у строки, визначені відповідною службовою запискою Департаменту взаємодії з органами державної влади, пропозиції до складу робочої групи та плану проведення комплексної перевірки та контрольної перевірки за її наслідками. ( Абзац другий пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

На підставі отриманих пропозицій Департамент взаємодії з органами державної влади готує проект відповідного наказу про проведення комплексної перевірки (контрольної за її наслідками) із зазначенням строків проведення, складу робочої групи та плану комплексної перевірки (контрольної за її наслідками), який після його узгодження із Департаментом фінансового забезпечення та бухгалтерського обліку подає на підпис державному секретарю Міністерства юстиції. ( Абзац третій пункту 6 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

Після підписання відповідного наказу Департамент взаємодії з органами державної влади готує службову записку Департаменту персоналу із зазначенням строків перевірки і періоду відрядження та подає її разом із копією наказу про проведення комплексної перевірки (контрольної за її наслідками) для підготовки проекту наказу про відрядження. ( Абзац четвертий пункту із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1137/5 від 31.07.2012; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

Якщо комплексна та контрольна перевірки формуються шляхом об'єднання ряду цільових перевірок, структурні підрозділи апарату Міністерства юстиції подають до Департамент взаємодії з органами державної влади пропозиції до планів проведення цільових перевірок.

На підставі отриманих пропозицій Департамент взаємодії з органами державної влади готує проект відповідного наказу про проведення комплексної перевірки шляхом об’єднання ряду цільових перевірок із зазначенням строків (періоду), протягом яких (якого) мають бути проведені всі цільові перевірки, складу робочих груп та періоду подання структурними підрозділами апарату Міністерства юстиції до Департаменту взаємодії з органами державної влади довідок про цільові перевірки, що були об’єднані з метою проведення комплексної перевірки, який після його узгодження із Департаментом фінансового забезпечення та бухгалтерського обліку подає на підпис державному секретарю Міністерства юстиції. ( Абзац шостий пункту 6 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

( Абзац сьомий пункту 6 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

7. Пропозиції до складу робочої групи, строків та плану проведення цільової та контрольної перевірок готує структурний підрозділ апарату Міністерства юстиції, відповідальний за її проведення.

За результатами опрацювання пропозицій структурний підрозділ апарату Міністерства юстиції, відповідальний за проведення цільової перевірки та контрольної перевірки за її наслідками, здійснює підготовку проекту відповідного наказу про проведення цільової перевірки та контрольної перевірки за її наслідками із зазначенням строків (періоду) проведення перевірок, складу робочої групи, плану (переліку питань) цільової перевірки та контрольної перевірки за її наслідками, який після його узгодження із Департаментом фінансового забезпечення та бухгалтерського обліку подає на підпис державному секретарю Міністерства юстиції. ( Абзац другий пункту із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1137/5 від 31.07.2012; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

Після підписання відповідного наказу структурний підрозділ апарату Міністерства юстиції, відповідальний за проведення цільової перевірки та контрольної перевірки за її наслідками, готує службову записку Департаменту персоналу із зазначенням строків (періоду) відрядження та подає її разом із копією наказу про проведення цільової перевірки та контрольної перевірки за її наслідками для підготовки проекту наказу про відрядження. ( Пункт 7 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

8. До складу робочої групи (комплексної, цільової, контрольної перевірки) залучаються фахівці структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції, а також у разі необхідності можуть залучатись працівники територіальних органів юстиції, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства юстиції. ( Абзац перший пункту із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1084/5 від 31.03.2017 )

Строк перевірки (комплексної, цільової, контрольної) може бути продовжений державним секретарем Міністерства юстиції на підставі доповідної записки керівника робочої групи.

До складу робочої групи (комплексної, цільової, контрольної перевірки) не залучаються фахівці структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції, а також працівники територіальних органів юстиції (у разі залучення), якщо таке залучення призведе до виникнення конфлікту інтересів у цих посадових осіб. ( Пункт доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1137/5 від 31.07.2012; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1084/5 від 31.03.2017 )

У разі виникнення конфлікту інтересів член робочої групи невідкладно у письмовій формі повідомляє керівника робочої групи (комплексної, цільової, контрольної перевірки), а у разі його відсутності - заступника керівника робочої групи про наявність конфлікту інтересів. ( Пункт доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1137/5 від 31.07.2012 )

У випадку неможливості відсторонення члена робочої групи (комплексної, цільової, контрольної перевірки) від проведення перевірки або в інший спосіб усунути конфлікт інтересів такий член робочої групи здійснює перевірку під безпосереднім контролем керівника або заступника керівника робочої групи (комплексної, цільової, контрольної перевірки). ( Пункт доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1137/5 від 31.07.2012 )

9. Копія наказу про відрядження надається Департаментом персоналу до структурного підрозділу апарату Міністерства юстиції, відповідального за проведення комплексної, цільової або контрольної перевірок, для доведення його до відома членів робочої групи. ( Пункт 9 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

10. Департамент взаємодії з органами державної влади доводить наказ про проведення комплексної перевірки, контрольної перевірки за її наслідками до відома територіального органу юстиції, що підлягає перевірці.

Керівник структурного підрозділу апарату Міністерства юстиції доводить наказ про проведення цільової, контрольної перевірок за її наслідками до відома територіального органу юстиції, що підлягає перевірці.

11. З прибуттям робочої групи до територіального органу юстиції, що підлягає перевірці, за необхідності проводиться нарада за участю керівника, заступника керівника та членів робочої групи Міністерства юстиції, а також керівництва та відповідальних працівників територіального органу юстиції, який перевірятиметься, з питань організації здійснення перевірки та ознайомлення керівництва та відповідальних працівників територіального органу юстиції, що підлягає перевірці, із планом її проведення.

На нараді керівник робочої групи або його заступник повідомляє про мету перевірки, надає керівникові органу, що перевіряється (у разі відсутності керівника - особі, що його заміщає), перелік питань, які слід з'ясувати під час проведення перевірки, а також узгоджує питання щодо умов діяльності робочої групи та порядку підбиття підсумків перевірки.

12. Члени робочої групи здійснюють перевірку відповідно до своєї компетенції в установлені строки та згідно з планом перевірки.

У процесі перевірки члени робочої групи аналізують діяльність територіального органу юстиції, що перевіряється; узагальнюють матеріали перевірки, формулюють висновки про ефективність функціонування органу, що перевірявся; готують рекомендації з удосконалення роботи; надають методичну та практичну допомогу органу, який перевіряється, з метою усунення виявлених недоліків.

Робоча група організовує свою роботу так, щоб не перешкоджати органу, що перевіряється, у здійсненні покладених на нього повноважень та завдань.

13. Перевірка проводиться з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошення інформації, що стала відома під час її проведення.

14. Для виконання визначених наказом Міністерства юстиції завдань члени робочої групи мають право:

вимагати припинення дій, які перешкоджають проведенню перевірки;

ознайомлюватись з необхідними документами, у разі потреби копіювати їх та додавати копії до матеріалів перевірки;

отримувати необхідні довідки, статистичні дані, іншу інформацію від посадових осіб органу, що перевіряється;

отримувати відповідно до законодавства доступ до баз даних та реєстрів, у тому числі електронних, що містять інформацію, необхідну для здійснення контролю за виконанням покладених на територіальні органи юстиції завдань та планів їх роботи;

вимагати й отримувати від посадових осіб органу, в якому проводиться перевірка, усні та письмові пояснення з питань, що стосуються перевірки, та ставити перед керівником, іншими посадовими особами вимоги щодо невідкладного усунення виявлених порушень;

перевіряти повноту усунення недоліків та порушень, виявлених під час попередніх перевірок тощо.

15. Члени робочої групи складають та підписують довідки за результатами перевірки питань, віднесених до їх компетенції, з відповідними висновками та пропозиціями.

16. Довідка за результатами перевірки складається у двох примірниках і має розкривати визначені планом перевірки питання, містити аналіз діяльності територіального органу юстиції, що перевірявся, повний перелік встановлених фактів порушень чинного законодавства, висновки та пропозиції щодо покращення діяльності територіального органу юстиції.

Довідка готується винятково на перевірених достовірних фактах і прикладах. При підготовці довідки повинна бути дотримана об'єктивність і вичерпність опису виявлених порушень чинного законодавства і недоліків у діяльності територіальних органів юстиції.

За змістом довідка повинна бути вичерпною, конкретною.

Довідка за результатами перевірки складається з чотирьох частин: I - вступна; II - описова (стан діяльності); III - висновок; IV - рекомендації.

У вступній частині довідки за результатами перевірки мають бути наведені такі дані:

дата підписання довідки за результатами перевірки;

найменування територіального органу юстиції;

місцезнаходження територіального орану юстиції;

підстави для проведення перевірки;

прізвища, імена, по батькові та посади осіб, що проводять перевірку;

вид перевірки (планова чи позапланова);

період, за який проводиться перевірка;

інформація про направлення повідомлення територіальному органу юстиції про проведення планової перевірки;

строк проведення перевірки;

інформація про попередню перевірку (в разі необхідності та якщо така проводилась) із зазначенням наказу Міністерства юстиції, відповідно до якого проводилась така перевірка, періоду, за який проводилась перевірка (планова чи позапланова), установлених порушень та вжитих заходів на реалізацію рекомендацій щодо усунення виявлених порушень та недоліків.

В описовій частині довідки за результатами перевірки за кожним відображеним у довідці фактом порушення законодавства у діяльності територіальних органів юстиції необхідно:

вказати показники, які характеризують діяльність органу в цілому, та конкретні порушення законодавства у діяльності, з посиланням на документи, які використані при перевірці;

чітко викласти зміст порушення, зазначити період, у якому дане порушення здійснено, при цьому додати до довідки за результатами перевірки копії документів, що підтверджують наявність факту порушення, письмові пояснення посадових осіб органу щодо встановлених порушень (за наявності);

зазначити перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки (якщо такі були), та, в разі відмови посадових осіб органу надати письмові пояснення щодо причини ненадання документів, факт відмови відобразити в довідці за результатами перевірки.

Виявлені факти однотипних порушень та порушень, які повторюються, можуть групуватись у відомості або таблиці, що додаються до довідки за результатами перевірки. Зазначені відомості або таблиці повинні містити повний перелік однотипних порушень законодавства із зазначенням звітного періоду, до якого вони належать (назва, дата і номер документа, а також посилання на нормативно-правові акти, їх пункти і статті, положення яких порушені). Такі додатки повинні бути підписані керівником та членами робочої групи, а також керівником територіального органу юстиції.

Якщо перевіркою не встановлено порушень вимог законодавства, в описовій частині робиться відповідний запис.

У висновку довідки за результатами перевірки відображається узагальнений опис виявлених перевіркою порушень законодавства в діяльності територіального органу юстиції з посиланням на відповідні підпункти, пункти, статті нормативно-правових актів.

У рекомендаціях довідки за результатами перевірки відображаються рекомендації щодо покращення стану діяльності, усунення виявлених порушень і недоліків у діяльності територіального органу юстиції.

На останньому аркуші довідки за результатами перевірки зазначаються кількість складених примірників довідки за результатами перевірки та відмітка про вручення/направлення одного примірника керівнику територіального органу юстиції, що перевірявся. ( Абзац двадцять четвертий пункту із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1137/5 від 31.07.2012 )

17. Керівник органу, що перевірявся, візує довідки та за необхідності викладає письмово пропозиції та обґрунтовані пояснення і спростування стосовно наведених у довідках фактів і висновків, з яких виникли розбіжності.

У разі незгоди із викладеною у довідці інформацією керівник органу, що перевірявся, зобов'язаний зробити відповідний письмовий запис за своїм підписом.

18. За підсумками перевірки проводиться за необхідності нарада за участю членів робочої групи та керівництва органу, що перевірявся. ( Пункт із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1084/5 від 31.03.2017 )

19. За результатами перевірки члени робочої групи подають голові робочої групи довідки, які враховуються при складанні загальної довідки.

Голова робочої групи протягом п'яти робочих днів після завершення перевірки складає загальну довідку за результатами проведення перевірки, в якій фіксує факт проведення перевірки, її результати з викладенням висновків та пропозицій щодо усунення виявлених порушень та строки їх усунення. ( Абзац другий пункту із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1137/5 від 31.07.2012 )

Довідку підписують голова та члени робочої групи, які проводили перевірку. Голова робочої групи надає довідку за результатами проведення перевірки для ознайомлення та підпису відповідному керівнику територіального органу юстиції, що перевірявся.

У разі проведення комплексної перевірки голова робочої групи за результатами перевірки передає загальну довідку до Департаменту взаємодії з органами державної влади.

Якщо комплексна перевірка проводилась шляхом об'єднання ряду цільових перевірок, структурні підрозділи апарату Міністерства юстиції, що проводили такі цільові перевірки, подають до Департаменту взаємодії з органами державної влади у встановлений наказом строк довідки про проведення цільових перевірок.

20. Департамент взаємодії з органами державної влади надає інформацію про результати комплексної та контрольної перевірок державному секретарю Міністерства юстиції.

Державний секретар Міністерства юстиції приймає рішення про способи реалізації висновків та пропозицій за результатами комплексної, цільової та контрольної перевірки, про що повідомляється Міністру юстиції. ( Пункт в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1084/5 від 31.03.2017 )

21. Керівник органу, що перевірявся, протягом трьох робочих днів після ознайомлення з довідкою (довідками, які були підготовлені в рамках комплексної перевірки шляхом об'єднання ряду цільових перевірок) затверджує план заходів щодо усунення порушень, виявлених під час перевірки.

22. Керівник органу, що перевірявся, в установлені у плані заходів строки інформує Міністерство юстиції про проведену роботу з усунення виявлених недоліків та порушень, а також про вжиті заходи.

23. Контроль щодо реалізації прийнятих рішень та рекомендацій щодо усунення виявлених недоліків здійснюють структурні підрозділи апарату Міністерства юстиції згідно з переліком питань, доданих ними до плану перевірки.

24. За результатами перевірок державним секретарем Міністерства юстиції може бути ініційовано дисциплінарне провадження стосовно керівників територіальних органів юстиції та їх заступників, яке здійснюється дисциплінарною комісією з розгляду дисциплінарних справ Міністерства юстиції відповідно до Закону України "Про державну службу". ( Пункт в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1084/5 від 31.03.2017 )

( Пункт 26 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1084/5 від 31.03.2017 )

25. Довідка (довідки цільових перевірок, які були об'єднані з метою проведення комплексної перевірки) та інші оформлені в установленому порядку матеріали за результатами комплексних перевірок та контрольних за їх наслідками зберігаються у Департаменті взаємодії з органами державної влади, а за результатами цільових перевірок та контрольних за їх наслідками - у структурному підрозділі апарату Міністерства юстиції, що відповідав за їх здійснення.

26. Структурні підрозділи апарату Міністерства юстиції, що відповідали за здійснення перевірок, інформацію про їх результати подають в установленому порядку Департаменту взаємодії з органами державної влади.

27. Структурні підрозділи апарату Міністерства юстиції можуть здійснювати позапланові перевірки за дорученням Міністра юстиції.

Позапланові перевірки проводяться без попереднього повідомлення територіальних органів юстиції за наявності однієї з таких обставин:

встановлення фактів, які є підставою для ініціювання дисциплінарних проваджень стосовно керівників відповідного територіального органу юстиції; ( Абзац третій пункту 27 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2325/5 від 10.07.2018 )

виявлення недостовірності інформації в поданих територіальними органами юстиції документах, у тому числі звітах про стан виконання планів роботи;

обґрунтоване звернення фізичних та юридичних осіб про порушення територіальними органами юстиції нормативних-правових актів;

неподання в установлений строк територіальними органами юстиції звітності;

систематичне порушення виконавської дисципліни;

відсутність інформації про усунення порушень, установлених за результатами планової перевірки.

Директор Департаменту взаємодії з органами влади О.В.Зеркаль