Як обліковувати канцтовари суб'єктам господарювання

Незважаючи на стрімкий перехід до безпаперового документообігу та глобальну комп'ютеризацію, навряд чи знайдеться підприємство чи організація, які не використовують у своїй діяльності канцелярські товари. Адже це предмети, без яких просто неможливо обійтися. Вони допомагають працівникам організовано, комфортно та успішно виконувати свої трудові обов'язки.

У зв'язку з цим виникає багато запитань щодо обліку придбання такої необхідної категорії товарів, бо виникає особливий вид витрат - витрати на канцтовари.

Суб'єктами господарювання канцтовари можуть придбаватися як за готівковий, так і безготівковий розрахунок.

Для придбання канцелярських товарів за готівковий розрахунок, працівникові видаються кошти під звіт. Так само працівник може використовувати і власні грошові кошти в інтересах підприємства чи організації. Але в обох варіантах працівник повинен скласти Звіт про використання коштів, виданих під звіт за формою, встановленню Наказом N 841 (далі - Звіт про використання коштів).

Але, зазначимо, що Звіт про використання коштів не є тим первинним документом, яким оформлюється оприбуткування або списання придбаних канцтоварів за готівкові кошти. Підзвітні кошти вважаються використаними підзвітною особою за цільовим призначенням лише за наявності підтверджуючих документів, доданих до Звіту про використання коштів. Такими підтвер-джувальними документами є чек РРО, товарний чек, накладна та податкова накладна, що складені і видані продавцем.

Придбані канцтовари здаються матеріально відповідальній особі, яка перевіряє відповідність записів у супровідних документах з фактичною їх кількістю.

Бухгалтерський облік канцтоварів

Для правильного обліку канцтоварів необхідно правильно їх оцінити. У загальному порядку механізм відображення витрат на придбання канцтоварів у бухгалтерському обліку підприємства залежить від строку корисного використання таких предметів.

Як правило, термін використання канцтоварів та іншого офісного приладдя не перевищує одного року (ручки, олівці, папір, папки, файли, блокноти, скріпки, кнопки та інші канцелярські дрібниці). При цьому орієнтуватись необхідно не на фактичний, а на передбачуваний (очікуваний) термін корисного використання.

Отже, на вибір підприємства така категорія канцтоварів може враховуватися:

- або як виробничі запаси з відображенням на рахунку 20 "Виробничі запаси", а саме на субрахунку 209 "Інші матеріали";

- або як малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП) з відображенням на рахунку 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети".

Облік канцтоварів як виробничих запасів

Для варіанту обліку канцтоварів як виробничих запасів, а саме на субрахунку 209 "Інші матеріали", бажано обліковувати основну масу канцелярських дрібниць, які після початку використання повністю або частково використовуються або втрачають первісну якість і цінність, тобто канцелярські вироби одноразового використання (папір, клей, олівці, ручки, файли, блокноти, нотатники,скрепки,кнопки, диски (CD-R, DVD-R) та інш.).

Такі канцтовари та інше офісне приладдя доцільно передати в експлуатацію (тобто списати з обліку) відразу після їх надходження, з урахуванням правил, встановлених пп. 16-22 П(С)БО 9. При цьому подальший оперативний кількісний облік вибулих матеріальних цінностей не ведеться.

Зорієнтуватись з порядком документального оформлення надходження та обліку канцто-варів-запасів допоможуть Методичні рекомендації N 2.

Згідно п. 3.6 р. 3 Методичних рекомендацій N 2 приймання та оприбуткування запасів, які надійшли від постачальників, оформляється товарно-транспортною накладною з використанням штампу (позначення) про оприбуткування або прибутковим ордером (типова форма N М-4, затверджена Наказом N 193). Облік їх наявності за видами та кількістю відображається у відомості обліку залишків матеріалів на складі (типова форма N М-14, затверджена Наказом N 193).

При передачі в експлуатацію канцтоварів-запасів складається накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів за типовою формою N М-11, затвердженою Наказом N 193, яка у подальшому слугуватиме підставою для складання акта про їх списання. В акті про списання важливо відзначити, що придбані канцтовари-запаси використані за призначенням для забезпечення роботи співробітників підприємства чи організації.

Зауважимо, що дійсно канцтовари належать за своєю суттю до запасів, але як правило, не є матеріалами, сировиною, облік ведення яких передбачають форми, затверджені Наказом N 193, тому обліковувати канцтовари за зазначеними формами досить незручно.

Згідно із п. 1.4 Методичних рекомендацій N 2, з метою організації бухгалтерського обліку запасів розпорядчим документом, затвердженим (схваленим) власником (уповноваженим органом), визначаються форми первинних документів, що використовуються для оформлення руху запасів, які не передбачені типовими формами первинного обліку.

Тобто для обліку придбаних канцтоварів, віднесених до складу запасів, можуть бути використані документи довільної форми, але такі, що відповідають ознакам первинних документів, встановлених ст. 9 Закону про бухоблік.

Передачу канцтоварів в експлуатацію (вибуття зі складу виробничих запасів) відображають в обліку в залежності від напряму використання за допомогою запису: дебет рахунків 91 "Загальновиробничі витрати", 92 "Адміністративні витрати", 93 "Витрати на збут", 94 "Інші витрати операційної діяльності" - кредит субрахунку 209 "Інші матеріали".

Облік канцтоварів як МШП

Для варіанту обліку канцтоварів як МШП на однойменному рахунку 22, підходить облік канцелярських виробів багаторазового використання. Тобто, таких канцтоварів, які при використанні не видозмінюються, не зменшуються, не зникають або до кінця строку використання не втрачають своїх властивостей і функцій (теки) папки, диски (CD-RW, DVD-RW), Flash-накопичу-вачі, степлери, органайзери та інш.). Але пам'ятати необхідно, що строк використання таких товарів повинен бути не більше року.

За дебетом рахунку 22 відображається придбані (отримані) МШП, за кредитом - їх відпуск в експлуатацію із списанням на рахунки обліку витрат (дебет 91, 92, 93, 94), а також списання нестач і втрат від псування таких предметів.

Бухгалтерський облік МШП регламентується П(С)БО 9. Вартість канцтоварів, віднесених до МШП, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу), але на відміну від запасів, з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідними особами продягом строку їх фактичного використання (п. 23 П(С)БО9).

Облік, передача чи списання МШП здійснюється відповідно до форм первинного обліку, затверджених Наказом N 145:

- Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма N МШ-2);

- Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма N МШ-4);

- Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма N МШ-8).

Також передача в експлуатацію канцтоварів (зі списанням на рахунки обліку витрат) може бути оформлена:

- лімітно-забірною карткою (ф. NN М-8, М-9; М-28, М-28а);

- заявкою господарського підрозділу (наприклад, відділу продажів) і актом списання, складеними за формами, розробленими підприємством самостійно;

- актом вибуття канцтоварів, складеного комісією підприємства в довільній формі.

Поверненні на склад з експлуатації МШП оприбутковуються за дебетом рахунку 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" та кредитом субрахунку 719 "Інші доходи від операційної діяльності".

Слід враховувати, що не всі канцтовари використовуються швидко і одразу - навіть з переліку, який би відповідав МШП (калькулятори, лотки для паперу, діркопробивачі, настільні набори), а можуть бути використані і більше року, тобто відноситись до складу малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА) або основних засобів.

Облік канцтоварів як МНМА

Якщо певні придбані канцтовари заплановано використовувати більше року, то їх можна відносити до складу МНМА та обліковувати на субрахунку 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи". Для обліку МНМА, які включаються до складу основних засобів, підприємствам рекомендується застосовувати типові форми обліку основних засобів, затверджені Наказом N 352, а саме форми:

- "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів" (форма N 03- 1);

- "Акт списання основних засобів" (форма N 03-3);

- "Інвентарна картка обліку основних засобів" (форма N 03-6).

Одну облікову картку можна заповнювати на кілька одиниць МНМА.

Амортизація малоцінних МНМА, окрім методів, передбачених п. 26 П(С)БО 7, може нараховуватися у першому місяці використання об'єкта у розмірі 50 % його вартості, яка амортизується, та решта 50 % вартості, яка амортизується, у місяці їх виведення з активів (списання з балансу) внаслідок невідповідності критеріям визнання активом або в першому місяці використання об'єкта 100 % його вартості (п. 27 П(С)БО 7).

Обраний метод нарахування амортизації МНМА повинен бути відображений в наказі про облікову політику підприємства.

Передача в експлуатацію МНМА відображається: дебет субрахунку 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи" - кредит субрахунку 153 "Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів".

Сума нарахованої амортизації включається до складу витрат підприємства в залежності від їх напрямку використання: дебет рахунків 91 "Загальновиробничі витрати", 92 "Адміністративні витрати", 93 "Витрати на збут", 94 "Інші витрати операційної діяльності" - кредит субрахунку 132 "Знос інших необоротних матеріальних активів".

Облік канцтоварів як основних засобів

Канцтовари, термін корисного використання яких перевищує один рік також можуть бути зараховані до складу основних засобів.

Для цього їх доцільно враховувати на рахунку 10 "Основні засоби", а саме на субрахунку 106 "Інструменти,пристосування та інвентар" або 109 "Інші основні засоби".

У бухгалтерському обліку такі канцтовари відображають у відповідності із П(С)БО 7. По аналогії з МНМА облік ведеться згідно форм обліку основних засобів, затверджених Наказом N 352.

З місяця, наступного за місяцем передачі об'єкта, його починають амортизувати за одним з методів, передбачених п. 26 П(С)БО 7.

Припиняється нарахування амортизації, починаючи з місяця, наступного за місяцем вибуття об'єкта основних засобів.

Передача в експлуатацію основних засобів відображається: дебет рахунку 10 "Основні засоби" - кредит субрахунку 152 "Придбання (виготовлення) основних засобів". Сума нарахованої амортизації включається до складу витрат підприємства в залежності від їх напрямку використання: дебет рахунків 91 "Загальновиробничі витрати", 92 "Адміністративні витрати", '93 "Витрати на збут", 94 "Інші витрати операційної діяльності" - кредит субрахунку 131 "Знос основних засобів".

Податковий облік канцтоварів

Податок на прибуток. В податковому обліку для розподілення активів на оборотні та необоротні слід враховувати не тільки термін їх експлуатації, а ще й вартісний показник, встановлений пп. 14.1.138 п. 14.1. ст. 14 розд. І ПК України, а саме 6000 грн*.

Отже, якщо запланований строк експлуатації канцелярських виробів більше року, а вартість не перевищує межу 6 000 грн, то їх варто обліковувати як МНМА.

Якщо строк корисного використання більше одного року, але вартість перевищує 6 000 грн - обліковуємо його як необоротний актив у складі основних засобів. Прикладом може слугувати дорогий ексклюзивний канцелярський набір, подарункові глобуси, мапи, ручки з прикрасами та інше.

При нарахуванні амортизації канцтоварів, віднесених до складу. МНМА або основних засобів, треба пам'ятати про обмеження, встановлені ПК України щодо застосування виробничого методу нарахування амортизації (пп. 138.3.1 п. 138.3 ст. 138 розд. III ПК України).

Також відповідно до пп. 138.3.2 п. 138.3 ст. 138 розд. III ПК України, не підлягають амортизації та проводяться за рахунок відповідних джерел фінансування витрати на придбання/самостійне виготовлення та ремонт, а також на реконструкцію, модернізацію або інші поліпшення невиробничих основних засобів.

Термін "невиробничі основні засоби" означає основні засоби, які не використовуються в господарській діяльності платника податку.

Тобто, по придбаних канцтоварах, які враховуються як МНМА або основні засоби для невиробничих підрозділів, платниками податку на прибуток, які проводять коригування фінансового результату на встановлені ПК України різниці, податкова амортизація не нараховується.

При цьому, залишкова вартість таких основних засобів буде дорівнювати первісній вартості визначеній бухгалтерським обліком (Лист N 26522/10/28-10-06-11). В свою чергу, фінансовий результат повинен бути відкоригований (збільшений) на суму нарахованої бухгалтерської амортизації, за правилами відповідно до національних П(С)БО або МСФО.

ПДВ. Головним обмеженням на сьогодні щодо віднесення до податкового кредиту суми податку, сплаченого (нарахованого) у зв'язку з придбанням товарів/послуг, є не підтвердження таких операцій зареєстрованими в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) податковими накладними (п. 198.6 ст. 198. розд. V НК України).

Датою віднесення сум ПДВ до податкового кредиту вважається дата тієї події, що відбулася раніше: або дата списання коштів з банківського рахунка платника податку на оплату товарів/послуг, або дата отримання платником податку товарів/послуг (п.198.2. ст. 198. розд. V HK України). Але, у разі придбання канцтоварів за готівкові кошти не слід забувати про-своєчасно складений і затверджений керівником Звіт про використанні кошти.

- Як виключення із загального правила, підставою для нарахування сум податку, що відносяться до податкового кредиту без отримання податкової накладної, також є касові чеки, які містять суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника). При цьому з метою такого нарахування загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 грн за день (без урахування ПДВ). В цьому випадку датою відображення податкового кредиту повинна бути дата, зазначена у касовому чеку.

Обмеження щодо суми розрахунків у 200 грн (загальна сума з ПДВ - 240 грн) стосується всіх проведених розрахунків протягом дня і не залежить від дати звітування працівником по виданих під звіт коштів (Лист N 116/4/15-33-13).

Тому за відсутності податкової накладної підприємство матиме право на відображення лише 40 грн ПДВ за цей день за всіма готівковими розрахунками і не залежить від дати надання авансового звіту.

Приклад. У листопаді 2015 року підприємство придбало канцтовари: папір офісний, папки (теки), калькулятори, настільний канцелярський набір. Для придбання канцелярських товарів праціниці Смоляній І. В. видано під звіт готівку у сумі 1800 грн. Для зручності вихідні дані по канцтоварам наведемо у таблиці 1.

Таблиця 1

Решту готівкових коштів у розмірі 115,00 грн було повернуто робітником разом із складеним Звітом про використані кошти. Придбані матеріальні цінності передані у користування для забезпечення роботи бухгалтерії підприємства. Відображення операцій в бухгалтерському обліку наведемо в табл. 2

Таблиця 2

__________________________

* Згідно з пп. 14.1.138 п. 14.1. ст. 14 розд. І ПК України з 01.09.2015 р. до основних засобів відносяться необоротні активи, вартість яких перевищує 6000 грн.

Список використаних документів

ПК України - Податковий кодекс України

Закон про бухоблік - Закон України від 16.07.1999 p. N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"

Методичні рекомендації N 2 - Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджені наказом Мінфіну України від 10.01.2007 р. N 2

Наказ N 145 - Наказ Мінстату України від 22.05.1996 р. N 145 "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів"

Наказ N 193 - Наказ Мінстату України від 21.06.1996 р. N 193 "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів"

Наказ N 352 - Наказ Мінстату України від 29.12.1995 р. N 352 "Про затвердження типових форм первинного обліку"

Наказ N 841 - Наказ Мінфіну України від 28.09.2015 р. N 841 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання"

П(С)БО 7 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 "Основні засоби", затверджене наказом Мінфіну України від 27.04.2000 р. N 92

П(С)БО 9 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 "Запаси", затверджене наказом Мінфіна України від 20.10.1999 р. N 246

Лист N 116/4/15-33-13 - Лист ДПСУ від 21.03.2013 р. N 116/4/15-33-13 "Щодо податкового обліку з податку на додану вартість"

Лист N 26522/10/28-10-06-11 - Лист ДФСУ від 04.12.2015 р. N 26522/10/28-10-06-11 "Щодо відображення в податковому обліку реалізації невиробничого основного засобу"

"Консультант бухгалтера" N 1 (797) 11 січня 2016 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)