Інвентаризація в бюджетних установах:
оновлена процедура й основні правила

Положення про інвентаризацію активів і зобов'язань затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі - Положення № 879) діє починаючи з 1 січня 2015 року, тому більшість установ у поточному році вперше проводять інвентаризацію за оновленими правилами.

Тож розглянемо, як організувати інвентаризацію за новими правилами та як змінилася процедура інвентаризації порівняно з приписами Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженій наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.1998 р. № 90 (далі - Інструкція № 90).

Склад інвентаризаційної комісії

Перелік осіб, яких керівник може включити до складу інвентаризаційної комісії, визначено п. 1 р. II Положення № 879 і їх список суттєво розширено. Так інвентаризаційна комісія створюється з представників апарату управління установи, бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії) та досвідчених працівників установи (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).

Також до складу інвентаризаційної комісії можна включати представників структурного підрозділу (служби) з внутрішнього аудиту. До речі, Держфінінспекція вважає, що ця норма спонукає до конфлікту інтересів.

Як і раніше, інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник.

Зверніть увагу! Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та у присутності матеріально відповідальної особи, але матеріально відповідальних осіб не включають до складу зазначених комісій (абз. 5 п. 1, абз. п. 2.4 р. II Положення № 879).

Для бюджетних установ така норма в Інструкції № 90 не була передбачено, через що часто виникали запитання. Однак бюджетні установи, як і раніше, до складу інвентаризаційних комісій (робочих інвентаризаційний комісій) можуть включати представників централізованої бухгалтерії, яка їх обслуговує.

Робочі інвентаризаційні комісії: організація роботи

Тепер у бюджетних установах утворюються інвентаризаційні й робочі інвентаризаційні комісії (раніше були центральні й місцеві інвентаризаційні комісії). Робочі інвентаризаційні комісії утворюють в установах, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути проведено однією комісією. Тобто їх утворюють для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва утворюються робочі інвентаризаційні комісії, голову і склад яких розпорядчим документом затверджує керівник підприємства (установи). При цьому, як і раніше, забороняється призначати головою інвентаризаційної робочої комісії два роки підряд одного й того самого працівника - для перевірки активів, що знаходяться на зберіганні у тих самих матеріально відповідальних осіб (п. 2.4 р. II Положення № 879).

До складу робочих інвентаризаційних комісій включають представників апарату управління, бухгалтерської служби, досвідчених працівників підприємства (установи), які знають об'єкт інвентаризації, ціни та первинний облік.

Також до робочих інвентаризаційних комісій можуть включатися члени інвентаризаційних комісій. Однак матеріально відповідальних осіб не включають до складу робочих інвентаризаційних комісій для перевірки активів, які знаходяться на їхньому зберіганні.

Завдання та повноваження інвентаризаційних комісій

Метою інвентаризації тепер є перевірка фактичної наявності та відповідності даним бухобліку, а також стану активів, а не їх умов і порядку їх зберігання (п. 5 р. І Положення № 879).

Перелік завдань та повноважень інвентаризаційних комісій змінився. Насамперед їх тепер не зобов'язують відстежувати забезпечення зберігання матцінностей, адже це має забезпечити матеріально відповідальна особа.

Оскільки робочі інвентаризаційні комісії у бюджетних установ - це дещо нове явище, покажемо схематично, що входить до повноважень інвентаризаційних і робочих інвентаризаційних комісій.

Схема 1

Слід зазначити, що така послідовність дій передбачена для випадку, коли утворюються робочі інвентаризаційні комісії. Якщо ж їх не утворюють, то всі перелічені завдання і функції покладаються на інвентаризаційну комісію.

Процедура інвентаризації: послідовність дій

Процедура інвентаризації практично не змінилася, але тепер її більш детально виписано, зокрема:

- як бути, коли інвентаризацію в приміщенні, де зберігаються матцінності, в один день не закінчено;

- як проводити інвентаризацію матеріалів, які зберігаються навалом;

- що копії звіряльних відомостей за активами, які належать іншим підприємствам, надсилаються власникам.

У Положенні № 879 враховано частково норми з Інструкції № 90, тому озвучимо найважливіші моменти під час проведення інвентаризації. Послідовність кроків під час проведення інвентаризації активів зобразимо на схемі 2.

Зверніть увагу! Матеріали інвентаризації, описи, акти, звіряльні відомості, протоколи оформлюються не менш ніж у двох примірниках (п. 21 р. II Положення № 879).

Для відображення результатів інвентаризації бюджетні установи ї застосовують типові форми, затверджені наказом Мінфіну від 17.06.2015 р. № 572.

Бюджетні установи повинні складати окремі описи на активі, що їм не належать, але знаходяться у їх розпорядженні з розподілом на: орендовані, прийняті на відповідальне зберігання, комісію, переробку тощо (п. 11 р. II Положення № 879).

Установи можуть утворювати уповноважені комісії (призначати відповідальних осіб) з метою аналізу результатів інвентаризації активів і зобов'язань на предмет відповідності критеріям визнання і оцінки, вимогам П(С)БО, П(С)БОДС, міжнародним стандартам та іншим нормативним актам (абз. 4 п. 20 р. II Положення № 879).

Відповідно до п. 22 Положення № 879 міністерства та відомства можуть розробляти метод рекомендації, що враховують галузеві особливості на основі цього Положення. У свою чергу підприємства та бюджетні установі порядок проведення інвентаризації та оформлення її результатів можуть визначати у внутрішньому положенні, розробленому зі врахуванням норм Положення № 879 та галузевих методрекомендацій.

Схеми 1, 2 для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".