МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

Затверджено
Наказ
Міністерства юстиції України
30.12.2013 N 2804/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
31 грудня 2013 р. за N 2242/24774

Перелік
документів, що створюються у сфері державної реєстрації
актів цивільного стану, зі строками їх зберігання

(Із змінами, внесеними згідно з
Наказом Міністерства юстиції
N 1189/5 від 09.07.2015)

(У тексті Переліку слова "головних управлінь
юстиції Міністерства юстиції України в Автономній
Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі"
замінено словами "головних територіальних управлінь
юстиції Міністерства юстиції України в Автономній
Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі"
згідно з Наказом Міністерства юстиції
N 1189/5 від 09.07.2015)

I. Загальні положення

1. Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, із зазначенням строків їх зберігання (далі - Перелік документів) визначає строки зберігання документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану відділами державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, відділами державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції (далі - відділи державної реєстрації актів цивільного стану).

Строки зберігання документів встановлюються незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, електронний).

Строки зберігання документів, визначені у Переліку документів, є обов’язковими для всіх відділів державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Перелік документів включає документи щодо державної реєстрації актів цивільного стану та видачі відповідних свідоцтв; внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання; обліку свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану тощо.

Строки зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану типової управлінської документації, зокрема з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо, визначаються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року N 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884 (із змінами) (далі - Перелік типових документів).

3. Перелік документів використовується для формування відділами державної реєстрації актів цивільного стану справ та класифікації при цьому документів, а також у роботі експертних комісій (далі - ЕК) головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції.

4. Перелік документів та Перелік типових документів використовуються для складання номенклатури справ відділу державної реєстрації актів цивільного стану, що є складовою частиною зведеної номенклатури справ головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районного, районного у місті, міського (міст обласного значення), міськрайонного, міжрайонного управління юстиції.

5. Строки зберігання документів, визначені в Переліку документів, є мінімальними, їх не можна скорочувати. У разі необхідності строки зберігання конкретних видів документів можуть бути продовжені за рішенням ЕК головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районного, районного у місті, міського (міст обласного значення), міськрайонного, міжрайонного управління юстиції.

Документи не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.

II. Структура Переліку документів і
порядок його застосування

1. Перелік документів побудовано за функціонально-галузевою ознакою та відображає окремі спеціальні напрями діяльності відділів державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Види документів у Переліку документів розміщено у логічній послідовності за ступенем їх значущості, а також питань, що в них відображаються.

3. Статті Переліку документів мають єдину наскрізну нумерацію (графа 1). У Переліку документів наведено узагальнені назви видів документів (графа 2). При об`єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються назви всіх видів документів, включених до статті.

4. У графі 3 Переліку документів визначено строки зберігання документів, що створюються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, у графі 4 - у відділах державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управліннях юстиції.

5. Строк зберігання "Постійно" означає, що такі документи належать до Національного архівного фонду і підлягають довічному зберіганню.

6. Строк зберігання "До ліквідації відділу" означає, що документи зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану протягом усього часу його функціонування та передаються у разі ліквідації за описами справ до відділів державної реєстрації актів цивільного стану, які є його правонаступниками, для подальшого зберігання.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, включених до цих книг, і передаються на постійне зберігання до відповідних державних архівних установ.

7. Обчислення строків зберігання документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2012 році, починається з 1 січня 2013 року.

8. Експертиза цінності документів у відділах державної реєстрації актів цивільного стану здійснюється згідно з чинним законодавством.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.

Експертиза цінності документів здійснюється щороку працівниками служби діловодства відділів державної реєстрації актів цивільного стану разом з ЕК головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районного, районного у місті, міського (міста обласного значення), міськрайонного, міжрайонного управління юстиції.

За результатами експертизи цінності документів укладаються описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

9. При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку документів і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ для зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.

10. Документи необхідно відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

11. Відбір документів для подальшого зберігання або для знищення здійснюється після закінчення діловодного року.

ІІІ. Документи, що створюються у сфері
державної реєстрації актів цивільного стану

Директор Департаменту взаємодії з органами влади О.В. Анохін

Схвалено
Протокол засідання Центральної
експертно-перевірної комісії
Державної архівної служби України
25.12.2013 N 9