МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
14.07.2004 N 67/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
14 липня 2004 р. за N 878/9477

Про затвердження Положення про порядок постачання,
зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних
бланків документів інформаційної системи Міністерства
юстиції України та внесення змін до деяких
нормативно-правових актів Міністерства юстиції України

( Із змінами, внесеними згідно
з Наказами Міністерства юстиції
N 2053/5 від 04.11.2009
N 615/5 від 26.03.2010
N 1810/5 від 07.07.2011
N 41/5 ДСК від 10.08.2012
N 974/5 від 16.06.2015
N 1059/5 від 25.06.2015 )

З метою упорядкування системи обігу та застосування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України наказую:

1. Затвердити Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України (далі - Положення), що додається.

2. Установити, що до спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України належать:

бланки документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України, які запроваджені в обіг наказом Міністерства юстиції України від 26.06.2000 N 494/7 "Про запровадження спеціальних бланків документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України" (із змінами, унесеними наказом Міністерства юстиції України від 17.04.2001 N 315/7), зразок та опис яких затверджено наказом Міністерства юстиції України від 06.10.2003 N 121/5 "Про затвердження нового зразка спеціального бланка документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України, його опису та введення бланків в обіг", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 06.10.2003 за N 896/8217;

спеціальні бланки для видачі витягів з Реєстру прав власності на нерухоме майно та свідоцтва про право власності, які запроваджені в обіг наказом Міністерства юстиції України від 07.02.2002 N 7/5 "Про затвердження Тимчасового положення про порядок реєстрації прав власності на нерухоме майно", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18.02.2002 за N 157/6445, зразок та опис яких затверджені наказом Міністерства юстиції України від 22.04.2003 N 39/5 "Про затвердження нових зразків та описів спеціальних бланків для видачі витягів з Реєстру прав власності на нерухоме майно та свідоцтва про право власності", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.04.2003 за N 318/7639.

( Пункт 3 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 41/5 ДСК від 10.08.2012 )

( Пункт 4 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 41/5 ДСК від 10.08.2012 )

( Пункт 5 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 41/5 ДСК від 10.08.2012 )

( Пункт 6 втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2053/5 від 04.11.2009 )

( Пункт 7 втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1810/5 від 07.07.2011 )

8. Установити, що п.7 цього наказу набирає чинності з моменту введення в дію модернізованої версії Єдиного реєстру заповітів та спадкових справ.

( Пункт 9 втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції N 615/5 від 26.03.2010 )

10. Пункт 4 наказу Міністерства юстиції України від 29.07.2003 N 92/5 "Про видачу витягів з Державного реєстру застав рухомого майна, що свідчать про наявність або відсутність у ньому запису про податкову заставу", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.07.2003 за N 654/7975, викласти в такій редакції:

"4. Установити, що звітність про витрачання спеціальних бланків документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України у зв'язку з виготовленням витягів про наявність або відсутність податкової застави здійснюється у порядку, передбаченому Положенням про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України".

11. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства юстиції України:

від 01.07.97 N 49/5 "Про затвердження Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11.07.97 за N 256/2060;

від 20.09.2002 N 85/5 "Про затвердження Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності про витрачання спеціальних бланків для видачі витягів з Реєстру прав власності на нерухоме майно та свідоцтв про право власності", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20.09.2002 за N 774/7062;

від 05.12.2003 N 150/5 "Про внесення змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 05.12.2003 за N 1127/8448.

12. Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату (Павлова Л.М.), Департаменту державної виконавчої служби (Захарченко С.В.), державному підприємству "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України (Добжанський В.Б.):

визначити та передбачити загальну кількість бланків, необхідних для виготовлення документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України, витягів з Реєстру прав власності на нерухоме майно та свідоцтва про право власності, документів виконавчого провадження та нотаріальних документів терміном на три календарних роки;

подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами);

довести наказ до відома начальників Головного управління юстиції, Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, регіональних філій державного підприємства "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України та забезпечити його належне застосування в роботі.

13. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

В.о. Міністра А.П.Заєць

Затверджено
Наказ Міністерства юстиції
України
14.07.2004 N 67/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
14 липня 2004 р. за N 878/9477

Положення
про порядок постачання, зберігання, обліку та
звітності витрачання спеціальних бланків документів
інформаційної системи Міністерства юстиції України

( У тексті Положення слово "Держінформ'юст" у всіх відмінках
замінено словами "державне підприємство "Національні
інформаційні системи" у відповідних відмінках згідно з
Наказом Міністерства юстиції N 1059/5 від
25.06.2015 )

1. Загальні положення

1.1. Спеціальні бланки документів інформаційної системи Міністерства юстиції України виготовляються відповідно до зразка й опису, затверджених Міністерством юстиції України.

1.2. Право інтелектуальної власності на дизайн бланків належить Міністерству юстиції України.

1.3. Організацію постачання, обліку постачання й звітності витрачання бланків здійснює державне підприємство "Національні інформаційні системи" (далі - державне підприємство "Національні інформаційні системи"). ( Пункт 1.3 глави 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1059/5 від 25.06.2015 )

1.4. Для обліку постачання й звітності витрачання бланків утворюється і ведеться Реєстр спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України (далі - Реєстр).

1.5. Держателем Реєстру є Міністерство юстиції України, яке розробляє організаційні, методологічні принципи ведення Реєстру та забезпечує його функціонування.

1.6. Створення та ведення Реєстру покладається на державне підприємство "Національні інформаційні системи", яке є Адміністратором Реєстру, має повний доступ до електронної бази даних і відповідає за матеріально-технічне та технологічне забезпечення, за збереження і захист даних, що містяться в Реєстрі.

2. Порядок замовлення та постачання бланків

2.1. Замовниками бланків є Міністерство юстиції України, приватні нотаріуси, державні нотаріальні контори, особи, які відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень" ( 1952-15 ) можуть виконувати повноваження державного реєстратора з прийому та видачі документів, а також підприємства, установи та організації, категорії або перелік яких установлюється Міністерством юстиції України (далі - суб'єкти). ( Підпункт 2.1 пункту 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 974/5 від 16.06.2015 )

2.2. Постачання бланків здійснюється державним підприємством "Національні інформаційні системи".

2.3. Замовлення бланків здійснюється шляхом подання до державного підприємства "Національні інформаційні системи" чи його регіональної філії письмової заявки.

3. Порядок видачі бланків

3.1. Видача бланків здійснюється на підставі заявки суб'єкта та супроводжується внесенням відповідного запису до Реєстру й складанням відповідного документа.

3.2. Суб'єкти за погодженням з державним підприємством "Національні інформаційні системи" чи його філією можуть передавати бланки між собою, про що складається акт про приймання-передавання з одночасним наданням письмового повідомлення про це до державного підприємства "Національні інформаційні системи" для внесення відповідних змін до Реєстру.

3.3. У разі припинення діяльності суб'єкта особа, яка відповідальна за зберігання бланків, повинна передати бланки, які залишилися невикористаними, до державного підприємства "Національні інформаційні системи", про що складається акт приймання-передавання та вносяться відповідні зміни до Реєстру.

4. Зберігання бланків

4.1. Зберігання бланків повинно бути організовано таким чином, щоб була забезпечена повна схоронність їх від крадіжок, пожеж і пошкодження в усіх місцях збереження в процесі постачання і використання.

4.2. У разі виявлення факту втрати або крадіжки бланків у суб'єкта особа, що відповідає за зберігання бланків, зобов'язана негайно повідомити про це державне підприємство "Національні інформаційні системи" чи його філію (зазначивши дату втрати (крадіжки), серії та номери втрачених чи украдених бланків) для внесення змін до Реєстру, а також органи внутрішніх справ для вжиття заходів з їх розшуку. Суб'єктом за фактом утрати або крадіжки бланків призначається службове розслідування.

4.3. За недбале ставлення до зберігання та витрачання бланків відповідальні особи суб'єктів несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

5. Недійсні бланки

5.1. Недійсними бланками вважаються: зіпсовані (при виготовленні документа), дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на бланках, наявність дубльованих номерів тощо), відсутні (що виявлено при розкритті пачки), утрачені та викрадені.

5.2. Про виявлення дефектних та відсутніх бланків суб'єкти складають акт та надсилають про це письмове повідомлення до державного підприємства "Національні інформаційні системи" чи його філії.

5.3. Суб'єкти знищують зіпсовані, дефектні бланки самостійно, про що складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається на адресу державного підприємства "Національні інформаційні системи".

5.4. В акті про знищення бланків зазначаються:

найменування суб'єкта;

адреса та телефон суб'єкта;

серії та номери бланків;

дата знищення;

підпис відповідальної особи;

печатка суб'єкта.

6. Ведення обліку бланків

6.1. Облік постачання бланків суб'єктам здійснюється державним підприємством "Національні інформаційні системи" на підставі супровідних документів з відображенням їх руху в Реєстрі.

6.2. Суб'єкти здійснюють облік надходження бланків у книзі обліку оприбуткування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України (додаток 1).

6.3. Облік витрачання бланків суб'єктами здійснюється автоматично програмними засобами прикладного програмного забезпечення, за допомогою якого виготовляються документи реєстрів.

6.4. Суб'єкти, що не використовують для виготовлення документів програмного забезпечення, передбаченого пунктом 6.3 цього Положення, здійснюють облік витрачання бланків за допомогою книги обліку витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України (додаток 2).

6.5. Суб'єкти забезпечують зберігання актів про приймання-передавання бланків, виявлення дефектних (відсутніх) бланків, знищення зіпсованих та дефектних бланків.

6.6. Державне підприємство "Національні інформаційні системи" та його філії забезпечують зберігання актів про приймання-передавання бланків, знищення зіпсованих та дефектних бланків, повідомлень про крадіжку (втрату) та виявлення дефектних (відсутніх) бланків, а також звітів про витрачання бланків.

6.7. Строк зберігання документів, передбачених пунктами 6.4 та 6.5 цього Положення, становить 3 роки.

7. Ведення Реєстру

7.1. Реєстр призначений для службового користування.

7.2. За допомогою Реєстру здійснюється облік постачання та витрачання бланків.

7.3. Реєстр організований таким чином, щоб була можливість отримати інформацію про статус кожного бланка (виданий, витрачений, недійсний).

7.4. Унесення даних до Реєстру здійснюється на підставі документів:

видаткова накладна на відправлення бланків державним підприємством "Національні інформаційні системи" (або іншим органом);

акти про виявлення відсутніх або дефектних бланків;

повідомлення про викрадені (втрачені) бланки;

акти про приймання-передавання бланків;

акти про знищення зіпсованих та дефектних бланків.

7.5. Суб'єкти відповідають за своєчасність та вірогідність відомостей, які вони надають державному підприємству "Національні інформаційні системи" або його філіям для внесення до Реєстру.

7.6. Державне підприємство "Національні інформаційні системи" відповідає за своєчасність унесення та відповідність даних у Реєстрі даним, які надаються суб'єктами.

В.о. директора Департаменту цивільного законодавства та підприємництва Л.М.Медвєдєва

Додаток 1
до п. 6.2 Положення про
порядок постачання,
зберігання, обліку та
звітності витрачання
спеціальних бланків
документів інформаційної
системи Міністерства
юстиції України

                              КНИГА
       обліку оприбуткування спеціальних бланків документів
        інформаційної системи Міністерства юстиції України

     Розпочато "___" ________________ 200__ року

     Закінчено "___" _________________ 200__ року

------------------------------------------------------------------
| N |Дата|  Вид   |Серія|      Номер        |Кількість|   Ким    |
|з/п|    | бланка |     |-------------------|         | одержані |
|   |    |        |     |початковий|останній|         |          |
|---+----+--------+-----+----------+--------+---------+----------|
|   |    |        |     |          |        |         |          |
------------------------------------------------------------------

Додаток 2
до п. 6.4 Положення про
порядок постачання,
зберігання, обліку та
звітності витрачання
спеціальних бланків
документів інформаційної
системи Міністерства
юстиції України

                              КНИГА
         обліку витрачання спеціальних бланків документів
        інформаційної системи Міністерства юстиції України

     Розпочато "___" ________________ 200__ року

     Закінчено "___" _________________ 200__ року

------------------------------------------------------------------
|  N  |    Дата      | Вид бланка |     Бланк     |    Ким       |
| з/п | використання |            |---------------| використаний |
|     |              |            | серія | номер |              |
|     |              |            |       |       |              |
|-----+--------------+------------+-------+-------+--------------|
|     |              |            |       |       |              |
------------------------------------------------------------------