Звіт про використання коштів у закордонному відрядженні:
заповнення та строки подання

Про те, як оформити наказ про направлення в за­кордонне відрядження, а також скласти кошторис ви­трат і технічне завдання, ми розповідали в журналі «Державний бухгалтер & аудитор» № 6 за 2014 рік. А нині розглянемо, як скласти авансовий звіт.

Після повернення з відрядження працівник зобов'я­заний до закінчення п'ятого банківського дня, наступно­го за днем прибуття до місця постійної роботи, подати Звіт про використання коштів, наданих на відряджен­ня або під звіт за формою, затвердженою наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845 (далі - авансовий звіт).

Суму надміру витрачених коштів (залишок ко­штів понад суму, витрачену згідно з авансовим звітом і підтверджену документами) працівник повертає до каси підприємства або вона зараховується на відповідний рахунок установи (пп. 170.9.2 ПКУ). Повертається залишок невикористаного авансу в гро­шових одиницях, у яких було надано аванс.

У разі якщо під час службових відряджень відря­джений працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає авансовий звіт і повер­тає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відря­дження (банківського дня, наступного за днем при­буття до місця постійної роботи).

У разі якщо під час службових відряджень від­ряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі та строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може подовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Разом зі звітом подаються документи (в оригі­налі), що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безго­тівковий розрахунок).

Відповідно до п. 4.2. р. IV Порядку бухгалтер­ського обліку окремих активів та зобов'язань бю­джетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372 (далі - Порядок № 372):

- фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, які визначаються згідно з авансовим звітом, перераховуються у валюту звітності за валютним курсом на дату отримання авансу;

- якщо фактичні витрати працівника в інозем­ній валюті в затвердженому авансовому звіті біль­ші за отриманий аванс, таке перевищення підлягає перерахунку у валюту звітності за валютним кур­сом на дату затвердження звіту про використання коштів;

- виплата додаткових коштів при остаточно­му розрахунку здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день пога­шення заборгованості.

Слід зазначити, що вже в серпні очікуються зміни до Порядку № 372, про які ми розповімо в наступно­му номері.

Виплата перевитрати коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затверджен­ня керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження (п. 19 р. III Інструкції про службові від­рядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59).

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом трьох робочих днів із дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, у яких було видано аванс. У разі не­повернення працівником залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку.

З огляду на це, кожному керівнику підприємства варто було б зробити й затвердити власне положення про відрядження в межах дії норм чинного законодав­ства, відповідно до якого регулюватимуться ті чи інші аспекти відряджень.

Припустімо, працівнику видали аванс на відряджен­ня: у гривнях - 7300 грн та у доларах США - $1000, що на день видачі авансу за курсом НБУ становить 11227,40 грн (11,2274 х 1000), усього - 18527,40 грн

Тоді при оформленні авансового звіту за офіційним курсом НБУ на дату видачі авансу (11,2274) перера­ховується сума в межах $1000, а решта $25 ($725 + $300 - $1000) - за офіційним курсом НБУ на дату затвердження звіту (11,4016). Того ж дня перевитрату було видано працівнику з каси.

Зразок заповненого авансового звіту наведено в додатку.

З Додатком можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Олена ФІЛОНИЧ,
головний бухгалтер Полтавського національного
технічного університету імені Юрія Кондратюка, к.е.н.,
доцент кафедри фінансів і банківської справи