Меморіальний ордер - у студію!
Або документування бухгалтерського обліку

Продовжуючи осягати ази бюджетного обліку, сьогодні ми поговоримо про меморіально-ордерну форму бухгалтерського обліку. З'ясуємо, що ж таке меморіальний ордер, як правильно переносити інформацію для його заповнення з первинних документів та які облікові регістри складають на підставі меморіальних ордерів.

Теорія та історія

Вивчення системи побудови бухгалтерського обліку в бюджетній установі варто почати з пильного штудіювання Закону про бухоблік. Усього розрізняють чотири форми ведення бухгалтерського обліку:

- меморіально-ордерна;

- журнальна (журнально-ордерна);

- спрощена;

- автоматизована.

Незважаючи на те, що абз. третій ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік приписує установам і організаціям самостійно обирати форму бухгалтерського обліку*, за бюджетників це зробив ще Мінфін СРСР у далекому 1987 році. Так, згідно з п. 5 Інструкції N 61 бюджетними установами бухгалтерський облік здійснюється за меморіально-ордерною формою, і лише в окремих випадках установам можуть дозволити журнально-ордерну форму обліку.

Про засади організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах за меморіально-ордерною формою ми вже писали в статті "Бюджетний процес та його учасники" (газета "Бухгалтерія: бюджет" N 31/2014, с 15).

Первинні документи

На підставі первинних документів будується вся система обліку в установі, адже тільки первинний документ може "народити" запис в обліку - бухгалтерську проводку.

Нагадаємо, що первинний документ - це документ, створений у паперовій або електронній формі, який фіксує та підтверджує господарську операцію, включаючи розпорядження та/або дозвіл адміністрації на її проведення. Первинні документи можуть бути разовими, призначеними для оформлення окремих операцій, або груповими, призначеними для оформлення низки однорідних господарських операцій за певний період.

Зауважимо, що первинний документ має бути належним чином оформлений і містити такі обов'язкові реквізити (п. 2.4 Положення N 88):

- найменування установи, від імені якої складений документ;

- назва документа (форми);

- дата і місце складання;

- зміст та обсяг господарської операції;

- одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);

- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, їх особистий чи електронний підпис;

- печатку, якщо того вимагає форма документа;

- інші реквізити залежно від характеру операції.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Без наявності всіх обов'язкових реквізитів первинний документ не може бути прийнятий до обліку до особливого розпорядження керівника установи.

Також Положення N 88 висуває низку вимог до первинних документів у цілому. Основні з них такі:

- первинний документ складають під час проведення господарської операції, а якщо це неможливо - відразу після її завершення;

- заповнюють документи темним чорнилом або за допомогою принтера;

- незаповнені рядки потрібно прокреслювати;

- на первинних документах, які пройшли обробку (зроблено проводку у відповідному меморіальному ордері), проставляється дата запису в обліковий регістр. Це дозволить виключити їх повторну обробку та уникнути облікової помилки.

Порядок і строки надання первинних документів до бухгалтерії регламентуються графіком документообігу, який складає головний бухгалтер і обов'язково затверджує керівник установи.

На підставі кожного первинного документа (в деяких випадках- групи первинних документів) у міру надходження його до бухгалтерії установи роблять записи у відповідний меморіальний ордер (див. приклад нижче), перед цим обов'язково перевіряючи первинний документ як за формою, так і за змістом.

Облікові регістри

Факт, що абсолютна більшість бюджетних установ ведуть бухгалтерський облік за меморіально-ордерною формою, а це означає, що на підставі перевірених і систематизованих за певною ознакою первинних документів складають меморіальні ордери. Що ж це за "звір" такий - меморіальний ордер? Трохи моторошна назва на практиці виявляється зовсім не страшною. Отже, меморіальний ордер - це обліковий регістр** затвердженої форми, в якому відображаються бухгалтерські проводки. У меморіальному ордері зазначаються: номер ордера, місяць, рік, зміст запису, суми, найменування рахунків, що дебетуються і кредитуються (кореспонденція рахунків). Меморіальні ордери складаються на спеціальних бланках і підписуються головним (старшим) бухгалтером або його заступником. До них додаються первинні документи, а кожному меморіальному ордеру надається порядковий номер.

Нагадаємо, що форми меморіальних ордерів для бюджетних установ затверджено наказом N 68, а правила їх складання описано в Інструкції N 68 (див. таблицю). Загалом наказом N 68 затверджено 16 форм меморіальних ордерів, кожен із яких має двійника - ідентичну основному меморіальному ордеру форму, окремо затверджену для автоматизованого ведення бухгалтерського обліку. Наприклад, меморіальний ордер N 1 "Накопичувальна відомість за касовими операціями" затверджений у вигляді двох форм: форма N 380 (бюджет) та форма N 380-авт (бюджет). Ордери-двійники заповнюються за тими самими правилами, що й основні форми, тому окремо на них зупинятися ми не будемо.

Загальні особливості складання меморіальних ордерів такі:

- за загальним і спеціальним фондом відкривають різні меморіальні ордери за однією і тією ж формою. Нумерують їх, наприклад, так 14-1 - за загальним фондом, і 14-2 - за спеціальним;

- записи в меморіальних ордерах залежно від форми роблять: за дебетом одного рахунку і за кредитом декількох, за кредитом одного і дебетом декількох, за дебетом одного і кредитом іншого рахунку;

- обороти за місяць та залишки на кінець місяця за кожним меморіальним ордером переносяться до книги "Журнал-головна";

- меморіальний ордер підписує особа, яка його склала, та головний бухгалтер установи;

- установа може застосовувати не всі форми ордерів. Наприклад, якщо закупівля продуктів харчування не провадиться, то й меморіальний ордер N 11 не складають. І навпаки, якщо в установі проводять господарські операції, для фіксації яких не затверджено окремий меморіальний ордер, установа може відкрити стільки меморіальних ордерів N 17, скільки потрібно для відображення всіх операцій.

Крім меморіальних ордерів і книги "Журнал-головна" ведуться також групувальні й оборотні відомості та Касова книга, а аналітичний облік ведеться в книгах обліку, картках обліку окремих об'єктів, накопичувальних відомостях. Наприкінці звітного періоду дані бухгалтерського обліку узагальнюються для складання фінансової та бюджетної звітності.

Приклад

Цього року, на жаль, ситуація для бюджетних установ склалася так, що практично всі "нажили" собі не ворогів, але кредиторів. Іноді установам, що "народилися під щасливою зіркою", вдається отримати дозвіл казначейства на проплату і сплатити хоча б частину своїх боргів. Саме тому на прикладі розглянемо порядок складання меморіального ордера N 6 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами" та N 3 "Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)". Щоб заповнити ці облікові регістри, припустимо, що в липні установа провела такі операції:

1. 21 липня надійшла орендна плата від орендарів у сумі 5000 грн, операцію оформлено проводкою Дт 324 - Кт 711.

2. 31 липня установа перерахувала в порядку планових платежів оплату за медикаменти на наступний місяць у сумі 10000 грн (Дт 361 - Кт 324) та сплатила за отримані раніше канцтовари суму 1200 грн (Дт 675 - Кт 324).

Покажемо, як ці операції буде відображено в меморіальних ордерах N 3 (за субрахунком 324), N 6 (за субрахунком 675), N 7 (за субрахунком 361), N 14 (за субрахунком 711) та в книзі "Журнал-головна".

З Прикладами заповнення меморіальних ордерів можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Особливості заповнення меморіальних ордерів

Головні тези

- Бухгалтерський облік у бюджетних установах ведуть за меморіально-ордерною формою.

- Система бухгалтерського обліку будується на підставі правильно оформлених первинних документів, які певним чином систематизують, а інформацію з них переносять до меморіальних ордерів.

- Усього для бюджетних установ затверджено 17 форм меморіальних ордерів, кожен із яких має ордер-двійник для ведення автоматизованого обліку.

- Меморіальний ордер відкривають на календарний місяць, наприкінці якого інформація за кожним меморіальним ордером у розрізі субрахунків переноситься до книги "Журнал-головна".

___________

* Форма бухгалтерського обліку - це певна система регістрів обліку, порядок і спосіб реєстрації та узагальнення інформації в них із додержанням єдиних засад, встановлених Законом про бухоблік, та з урахуванням особливостей діяльності і технології обробки облікових даних.

** Облікові регістри - це паперові або машинні носії інформації спеціального формату у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, які були прийняті до обліку.

Використані документи

Закон про бухоблік - Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні від 16.07.1999 p. N 996-XIV.

Наказ N 68 - наказ ДКУ "Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання" від 27.07.2000 р. N 68.

Інструкція N 68 - Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена наказом ДКУ від 27.07.2000 р. N 68.

Інструкція N 61 - Інструкція щодо бухгалтерського обліку в установах і організаціях, що перебувають на Державному бюджеті СРСР, наведена в наказі Мінфіну СРСР від 10.03.1987 р. N 61.

Положення N 88 - Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.1995 р. N 88.

Ганна Даниленко,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"