Автошини в обліку: від придбання до списання

У статті ми поговоримо про одну з насущних облікових проблем бюджетних установ, у яких на балансі є хоча б один автомобіль, - про облік шин. Не секрет, що купувати шини установа може як разом з автомобілем, так і окремо. Спосіб придбання - основний критерій того, як далі будуть відображати оприбуткування і сезонну заміну шин в обліку, а також всі операції з ними аж до списання і утилізації. На прикладі розглянемо всі облікові нюанси цих операцій, а також порядок оформлення первинних документів.

Придбання шин

Купівля разом з автівкою

Один з можливих способів надходження шин в бюджетну установу - придбання їх комплекту разом з автомобілем. Звичайно ж, неможна назвати таку операцію власне придбанням шин, оскільки установа купує автомобіль, а комплект шин лише його невід'ємна складова частина. Проте такий комплект (назвемо його основним) може стати окремим об'єктом обліку у певних випадках, про які ми поговоримо нижче. Зазначимо, що витрати на придбання автомобіля установи планують і здійснюють за КЕКВ «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування».

У бухгалтерському обліку вартість придбаних таким чином (у складі автомобіля) шин виділити неможливо і як окремий об'єкт обліку вони не відображаються. Це означає, що придбаний автомобіль оприбутковується і обліковується в подальшому на субрахунку 105 «Транспортні засоби» як одиниця обліку основних засобів (один інвентарний об'єкт) за відповідними правилами, які встановлені Положенням N 611.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! При придбанні комплекту шин у скяаді автомобіля, цей комплект є невід'ємною частиною основного засобу. Вартість його окремо не виділяється і в бухгалтерському обліку на окремих рахунках не відображається - вони будуть обліковуваних тися у складі вартості автомобіля на субрахунку «Транспортні засоби». А ось облік таких шин за місцем зберігання у матеріально відповідальної особи обов'язково ведеться, але без зазначення вартості і тільки якщо вони будуть зняті з автомобіля і замінені відповідними сезонними.

Менше облікових нюансів виникає, якщо основний комплект буде всесезонним, тобто його можна експлуатувати однаково безпечно на літньому розпеченому, весняно-осінньо мокрому асфальті і зимовій ожеледиці. Проте найчастіше характеристики основного комплекту шин, установленого на автомобілі, залежать від сезону його придбання, і зі зміною пори року установі доведеться клопотатися придбанням додаткового, змінного комплекту.

Іноді змінні шини входять до вартості автомобіля як частина комплектації, так автосалони роблять умовну знижку на придбання автомобіля. У цьому випадку вартість шин виділити з вартості авто неможливо, тому й оприбутковувати окремо їх не будуть, але первинний облік організовують незалежно від способу придбання шин.

Зауважте, у разі придбання шин разом з автомобілем знос також нараховується на всю вартість автомобіля, а от у разі придбання шин окремо знос на них нараховуватися не буде, бо до об'єктів необоротних активів вони не належать.

Купівля запасних (змінних) шин

Окремо придбанням шин установі слід потурбуватися щонайменше удвох випадках: якщо необхідно замінити повністю зношені або пошкоджені шини, які не підлягають відновленню та будуть згодом списані, або для того щоб не порушувати вимоги п. 31.4 ПДР.

Зазначимо, що хоч і говоримо ми, як правило, про комплект шин, але це зовсім не означає, що установа купує комплект з чотирьох чи п'яти шин. Якщо установі потрібно купити одну шину і встановити її замість тієї, яка не підлягає ремонту, то й придбавають одну шину, тим більше що в обліку все одно кожна шина фігурує окремо. Це пов'язано з тим, що для своєчасної заміни зношених шин ведеться облік пробігу кожної шини в Картці обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини (далі - Картка пробігу). Для сезонної заміни потрібен саме комплект літніх або зимових шин, заміною тільки однієї шини (або двох) тут не обійтися.

Іноді, особливо в міжсезоння, автосалони додатково пропонують клієнтам придбати «подарунковий» комплект шин за умовну ціну, наприклад 1 грн. Такі шини потрібно обліковувати окремо, незважаючи на таку низьку вартість.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Для заповнення Картки пробігу вам знадобляться технічні дані придбаних шин, і якщо вони не вказані постачальником - запасіться технічною документацією на цей конкретний вид шин. З одного боку, це допоможе вам правильно завести Картку пробігу, а з іншого - раціонально експлуатувати шини і максимально продовжити їм «життя».

Зазначимо, що витрати на придбання шин установа повинна запланувати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

Бухгалтерський облік

У бухгалтерському обліку придбані шини відображаються у складі запасів незалежно від їх вартості і відповідно до Порядку застосування плану рахунків обліковуються на субрахунку 238 «Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання». На нашу думку, такий підхід до обліку шин дещо не відповідає одному з принципів бухгалтерського обліку - превалювання сутності над формою - і загальній логіці обліку оборотних активів. Пояснимо чому.

З одного боку, запаси належать до оборотних активів установи, які, в свою чергу, повинні бути використані протягом 12 місяців з дати балансу або одного операційного циклу. Звісно, що придбані шини не вичерпують свій ресурс за місяців, і логічно було б говорити про те, що їх потрібно відносити до необоротних активів. До малоцінних необоротних матеріальних активів, якщо точніше. Визначення терміна «необоротні активи» в сучасних нормативних документах, що регулюють ведення бюджетного обліку, відсутнє. Інструкція , що втратила чинність, трактувала необоротні активи як матеріальні та нематеріальні ресурси, що належать установі і забезпечують її функціонування, і термін корисної експлуатації яких, як очікується, становить більше одного року. Однак у Положенні N 611, що прийшло на зміну Інструкції N 64, визначення цього терміна хоч і «загубилося», але суть його від цього не змінилася. Водночас бюджетне законодавство дає нам пряму вказівку відносити автомобільні шини до запчастин, тому не будемо порушувати встановлених вимог.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Шини як окремий об'єкт обліку не відповідають критеріям визнання запасами, при цьому повністю відповідають критеріям визнання необоротними активами, але обліковувати їх треба у складі запасів.

Отже, якщо установою шини вже куплені, потрібно їх правильно оприбуткувати в бухгалтерському обліку і закріпити їх за матеріально відповідальними особами. У бухгалтерії облік шин ведеться в кількісному і вартісному вираженні за найменуваннями та в розрізі матеріально відповідальних осіб. Оприбутковують шини за вартістю без ПДВ у гривнях з копійками. Сума ПДВ при цьому або відноситься на фактичні витрати, якщо установа не є платником ПДВ, або до складу податкового кредиту, якщо це передбачено законодавством.

Для ведення аналітичного обліку при великій кількості автомобілів і шин відповідно рекомендуємо для обліку шин на складі і в експлуатації завести субрахунки другого порядку до субрахунку 238. Наприклад, це можуть бути такі субрахунки: 2381 «Шини на складі» і 2382 «Шини в експлуатації».

Документи та облікові регістри

Відомості про кількість та вартість придбаних шин заносять до Книги кількісно-сумового обліку (типова форма N 3-6) або Картки кількісно-сумового обліку (типова форма N 3-7). Облік шин за місцем їх зберігання ведуть у Книзі складського обліку запасів, а для того щоб видати шини зі складу, бухгалтерія установи виписує Накладну (вимогу) (типова форма N 3-3), в якій вказують відповідний вид операції - внутрішнє переміщення. Всі перелічені типові форми затверджено наказом N 130. Зразки заповнення Книги складського обліку запасів і Накладної (вимоги) ви знайдете далі.

Незалежно від того, за рахунок коштів якого фонду були придбані шини (загального чи спеціального), їх аналітичний облік ведеться в однакових облікових регістрах, але за кожним джерелом фінансування (фонду) окремо.

Звірку обліку запасів, і шин втому числі, в бухгалтерії з їх обліком у матеріально відповідальних осіб проводять систематично згідно з п. 16 розд. 2 Положення N 947. Для цього матеріально відповідальні особи надають до бухгалтерії прибуткові та видаткові документи з реєстром прийому-здавання документів, який складається удвох примірниках. Один примірник реєстру після перевірки правильності оформлення первинних документів повертають матеріально відповідальній особі, а другий залишається в бухгалтерії.

Облік за місцем зберігання

Ми вже домовилися, що бухгалтерський облік придбаних шин будемо вести на субрахунку 238. А от їх аналітичний облік ведуть матеріально відповідальні особи установи, за якими закріплені ці шини. Облік шин, як і будь-яких інших запчастин, ведуть за найменуваннями, марками, заводськими номерами, кількістю і вартістю. Крім того, окремо ведуть облік нових шин, тих, що були в експлуатації (змінних) і тих, що підлягають утилізації (списаних).

Нагадаємо, що матеріально відповідальні особи призначаються наказом керівника установи, і з такими особами укладають письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Специфічна особливість ведення обліку шин - заповнення Картки пробігу, форму якої наведено в додатку до Експлуатаційних норм N 488. Таку Картку пробігу заводить і заповнює головний механік (або особа, яка виконує його обов'язки) окремо на кожну шину, яку передають в експлуатацію. У Картці пробігу фіксують всі технічні характеристики і фактичний пробіг шини. Дані про фактичний пробіг шини з цієї Картки пробігу можуть бути однією з підстав для її списання, у разі якщо пробіг шини досяг максимального, встановленого Експлуатаційними нормами N 488. А ось дані для заповнення картки беруть з подорожніх листів автомобілів або документів, які їх замінюють. При сезонній зміні шин в Картку пробігу вносять відповідні записи - дати установки на автомобіль і зняття з нього із зазначенням фактичного пробігу за період експлуатації. Як правильно заповнювати Картку пробігу, ми покажемо на с. 29. У майбутньому правильно заповнена Картка пробігу допоможе обґрунтувати необхідність списання старої шини і придбання нової.

До речі, якщо говорити про облік пробігу запасного колеса, яке встановлюється тимчасово лише уразі пошкодження основного, як його правильно облікувати? Звичайно ж, не можна вписувати в Картку пробігу «запаски» пробіг основного колеса, адже вона постійно не експлуатується. А от якщо виникне необхідність у тимчасовій заміні - водій повинен повідомити про це особу, відповідальну за ведення Карток пробігу, та надати інформацію про дату заміни, фактичний пробіг автомобіля на момент установки і дату зняття запасної шини.

Заміна шин

Сезонна заміна

Що таке сезонна заміна шин і коли вона необхідна? Закон про дорожній рух (ст. 36) наказує власникам транспортних засобів або особам, які їх експлуатують, забезпечувати своєчасне проведення робіт з їх технічного обслуговування і ремонту. А от згідно з п.п. 2.3 ПДР до обов'язків водія входить забезпечення безпеки дорожнього руху. До заходів щодо своєчасного технічного обслуговування та забезпечення безпеки руху, утому числі належить і безпечна експлуатація транспортного засобу.

Технічні характеристики так званої «літньої гуми» роблять її експлуатацію безпечною тільки при температурі більше +7° С, і «зимової» - нижче тієї ж температури. Економний варіант-універсальні «всесезонні» шини. Характеристики таких шин дозволяють безпечну експлуатацію в умовах м'якого клімату, коли взимку температура не опускається нижче -7° С, проте навіть не фізику і не хіміку, а бухгалтеру зрозуміло, що в ожеледицю не тільки універсальна (читай - напівзимова), але й зимова шипована гума не завжди врятує від позаштатної ситуації на дорозі. Але скоротити гальмівний шлях і мінімізувати ризик заносу - цілком може, отже, безпека - понад усе.

Сезонну заміну шин здійснюють незалежно від норм пробігу встановлених на автомобілі шин. Підставою для проведення сезонних робіт з обслуговування автомобіля буде наказ керівника установи про порядок і строки проведення сезонного технічного обслуговування, в якому бажано вказувати весь перелік робіт сезонного технічного обслуговування. Приблизний перелік таких робіт ви знайдете в Положенні N 102.

Встановити шини на автомобіль установа може самостійно, і тоді така операція підтверджується актом установки, який в довільній формі складає комісія. В акті обов'язково вказують всі реквізити як автомобіля, так і знятих і встановлених шин.

Однак частіше доводиться вдаватися до послуг СТО з шиномонтажу, бо сезонна заміна шин вимагає додаткових спеціальних операцій, таких як балансування і розвал-сходження. У такому разі підтвердженням витрат буде договір із СТО та акт про надання послуг. Зауважте, що змінні шини зі складу все одно видають за накладною водію або механіку, який і відправляється на СТО для заміни.

Фактично, при заміні шин відбувається зміна матеріально відповідальної особи: коли шини лежали на складі - це був комірник чи головний механік, а коли встановлені на автомобіль - матеріально відповідальною особою щодо них стає водій. Змінні шини, якщо вони не пошкоджені і не повністю зношені, повертають на склад, де їх обліковують і зберігають окремо від нових і в наступному сезоні проводять таку ж операцію зі зворотної заміни.

Операції з сезонної заміни шин не є реконструкцією, модернізацією, технічним переоснащенням чи іншим поліпшенням автомобіля, і тому в бухгалтерському обліку вартість встановлених шин не може бути включена у вартість автомобіля, тобто шини як окремі об'єкти обліку в установі не перестають існувати.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Сезонна заміна шин не є ані ремонтом, ані будь-яким іншим поліпшенням автомобіля, тому вартість автомобіля не змінюється, а шини не списуються з обліку.

Заміна основного комплекту

Ми вже говорили про те, що п. 31.4 ПДР передбачено деякі обмеження для експлуатації автомобільних шин. Так, згідно з п.п. 31.4.5 ПДР заборонено експлуатацію транспортних засобів, якщо встановлені шини не відповідають таким вимогам:

- шини автомобілів дозволеною максимальною масою до 3,5 т мають залишкову висоту рисунка протектора менше 1,6 мм, вантажних автомобілів з дозволеною максимальною масою понад 3,5 т-1,0 мм, автобусів - 2,0 мм, мотоциклів і мопедів - 0,8 мм;

- шини мають місцеві пошкодження (порізи, розриви тощо), що оголюють корд, а також розшарування каркаса, відшарування протектора і боковини.

У разі якщо щось із цього списку сталося з шиною з основного комплекту, така шина списується в порядку, який ми розглянемо нижче. Звісно, що на місце списаного комплекту (або шини) потрібно встановити новий постійний комплект. В обліку така операція буде відображена як використання запчастин для ремонту.

До речі, списання такого основного комплекту шин проводками не відображають, але при цьому запис у Картці пробігу роблять обов'язково.

Списання шин

Навряд чи у бухгалтера можуть виникнути сумніви втому, що списати шини з обліку можна лише тоді, коли вони перестають відповідати критеріям визнання активом, а простіше кажучи, використовувати їх за призначенням вже неможливо. Безперечними підставами для списання та подальшої утилізації шини є її пошкодження, яке неможливо ліквідувати, повний знос і невідповідність вимогам п.п. 31.4.5 ПДР, які ми перерахували вище. Як відобразити в бухгалтерському обліку списання шин, ми покажемо на прикладі далі.

Норми зношеності

Ми вже згадували про Експлуатаційні норми N 488. Будь-якій установі чи організації при визначенні ступеня зношеності шин слід орієнтуватися на норми, наведені в цьому документі.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Експлуатаційні норми N 488 застосовують для списання шин, тільки якщо їх фактичний пробіг досягає встановлених норм. Однак це не обов'язкова не єдина умова для їх списання.

Але що ж робити, якщо потрібної моделі шин немає в Експлуатаційних нормах N 488? Утакому разі є три варіанти визначення норми зношеності конкретної шини:

- звернутися до технічної документації на шини, якщо така, звичайно, є. Цей спосіб найпростіший і найбільш надійний, і якщо технічна документація збереглася - то фактичний пробіг шини можна порівнювати з інформацією про нормативний пробіг, взяту з технічної документації;

- звернутися із запитом до виробника шин або його офіційного представника. У такому разі норми зношеності виробник (офіційний представник) вкаже у відповіді на запит;

- звернутися до ДП «Державний автотранспортний науково-дослідний і проектний інститут» з листом-заявою про розробку індивідуальних тимчасових норм зношеності для конкретної моделі шин. Така послуга платна, а розроблені тимчасові норми діють усього 24 місяці. Це найскладніший і найбільш витратний варіант, і установи вдаються до нього вкрай рідко.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Кожен із трьох наведених вище варіантів має пріоритет перед Експлуатаційними нормами N 488, оскільки в їх п.п. 3.8 перераховані випадки, коли наведені норми зношеності не застосовують,

Списання шин проводиться на підставі Акта про списання, який складається спеціальною комісією установи за формою 3-2, затвердженою наказом N 130. До цього акту достатньо долучити Картку пробігу, якщо пробіг шини досяг норми зношеності, а от якщо недосяг, але шина не підлягає відновленню - додатково складають акт технічного стану шини. Як правило, його видає СТО. У будь-якому разі підставою для списання шин буде висновок комісії (акт про списання), затверджений наказом керівника.

Після списання шини перетворюються на відходи діяльності установи і вимагають відповідного поводження з ними.

Утилізація

Збір і заготівля шин - один з видів діяльності, що підлягає ліцензуванню згідно з Переліком N 183. А це означає, що списані шини потрібно утилізувати відповідним чином: укласти договір зі спеціалізованим підприємством, у якого є ліцензія на переробку відходів, і здати списані шини на утилізацію. Вартість утилізації залежить від радіуса шини, наприклад утилізація «жигулівської» шини обійдеться вам приблизно у грн. Витрати на утилізацію слід оплачувати за КЕКВ «Оплата послуг (крім комунальних)».

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! При порушенні порядку поводження з відходами, а також за самовільне розміщення відходів установа може понести заслужене покарання: може настати відповідальність згідно зі ст. 42 Закону про відходи.

Екоподаток

Зрозуміло, що при будь-якій операції поводження з відходами у бухгалтера виникне запитання: а чи потрібно платити екоподаток? Хочемо відразу ж вас заспокоїти. Згідно з роз'ясненням, розміщеним у підкатегорії 120.01 ЗІР*, установа, яка здійснює тимчасове зберігання відходів до їх передачі на утилізацію, не єплатником екологічного податку за умови, що зі спеціалізованим підприємством з утилізації відходів буде укладено відповідний договір.

Приклад

Установі, яка повністю фінансується з місцевого бюджету, установою вищого рівня безкоштовно передано автомобіль ГАЗ-3102 «Волга». Згідно з переданою інвентарною карткою його первісна вартість становить 80000 грн, сума нарахованого зносу 54000 грн. Для подальшої його безпечної експлуатації установою придбано:

- новий комплект зимових шин (4 шт.) Continental TS 850 195/65 R15 91Т вартістю 879 грн/шт. з ПДВ (вартість без ПДВ 732,50 грн);

- одна шина літня Continental ContiEcoContact 5195/65 R15 91Н вартістю 885 грн з ПДВ (вартість без ПДВ 737,50 грн), встановлена замість тієї, що стала непридатною і не підлягає відновленню з основного комплекту.

Шина КАМА-501 195/65 R15, що не підлягає відновленню, списана і передана на утилізацію разом з раніше списаним комплектом (усього передано на утилізацію 5 шин). Вартість утилізації - 25 грн за одну шину.

Згідно з наказом про облікову політику для обліку шин на складі і в експлуатації ведуться відповідні субрахунки другого порядку: 2381 «Шини на складі» і 2382 «Шини в експлуатації».

Бухгалтерський облік та документальне оформлення цих операцій покажемо нижче.

* Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс Міністерства доходів і зборів України (ЗІР): zir.minrd.gov.ua.

Зі Зразками заповнення Книги складського обліку запасів та Зразками N 1, N 2, N 3 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Головні тези

- В установу шини можуть надійти як разом з автомобілем, так і купуватися окремо. Від способу надходження залежить і порядок їх бухгалтерського обліку.

- Шини, придбані разом з автомобілем, не обліковуються як окремий об'єкт бухгалтерського обліку - обліковуйте їх у складі вартості автомобіля на субрахунку 105 «Транспортні засоби».

- Шини, придбані окремо, обліковуються на субрахунку 238 «Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання», за необхідності можуть вводитися субрахунки другого порядку для розділення в обліку шин, які є на складі і в експлуатації. Витрати на придбання шин плануйте за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

- На кожну шину незалежно від того була вона придбана окремо, чи разом з автомобілем, в установі відкривається і в міру збільшення пробігу заповнюється Картка обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини.

- Необхідність сезонної заміни шин зумовлена вимогами безпеки дорожнього руху, заміну проводять незалежно від норм пробігу встановлених на автомобілі шин та відповідно з погодними умовами.

- Сезонна заміна шин неє реконструкцією, модернізацією, технічним переоснащенням або іншим поліпшенням автомобіля і тому в бухгалтерському обліку вартість встановлених шин не може бути включена у вартість автомобіля, тобто шини як окремі об'єкти обліку в установі не перестають існувати.

- У бухгалтерському обліку витрати відображають тільки в момент списання шин з обліку.

Не можна списувати на витрати вартість тих шин які передані для сезонної установки, а після закінчен ня відповідної пори року будуть повернуті на склад

- Списати шину можна в кількох випадках шина не підлягає відновленню внаслідок пошкодження або експлуатується понад норми, встановлені п.п. 31.4.5 ПДР. Неможна списати шину тількі/ на підставі того, що її фактичний пробіг досяг встановленої норми.

- Списання шин з основного комплекту не відображається проводками в бухгалтерському обліку, роблять тільки запис в Картці пробігу.

- Списання шин з обліку нічим не відрізняється від звичайного списання запасів установи: комісією складається акт, який затверджує керівник установи. Додатково до акта додається Картка пробігу і, за необхідності, висновок про технічний стан, виданий СТО.

- Якщо потрібної моделі шин немає в Експлуатаційних нормах N 488, можна з'ясувати її нормативний ресурс, звернувшись до технічної документації, до виробника чи його офіційного представника, або в ДП «Державний автотранспортний науково-дослідний і проектний інститут».

- Після списання шини стають відходами і підлягають утилізації. Такі відходи потрібно здавати спеціалізованим підприємствам, у яких є відповідна ліцензія, і не забути передбачити кошти на утилізацію в кошторисі.

- При зберіганні списаних шин до передачі їх на утилізацію, установа не є платником екологічного податку.

Використані документи

Закон про дорожній рух - Закон України «Про дорожній рух» від 30.06.1993 р. N 3353-ХІІ.

Закон про відходи - Закон України «Про відходи» від 05.03.1998 р. N 187/98-ВР.

Положення N 611 - Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджене наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. N 611.

ПДР - Правила дорожнього руху України, затверджені постановою КМУ від 10.10.2001 р. N 1306.

Порядок застосування Плану рахунків - Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом МФУ від 26.06.2013 р. N 611.

Інструкція N 64 - Інструкція з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, затверджена наказом ДКУ від 17.07.2000 р. N 64 (втратила чинність).

Експлуатаційні норми N 488 - Експлуатаційні норми середнього ресурсу пневматичних шин колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затверджені наказом Мінтрансу від 20.05.2006 р. N 488.

Наказ N 130 - Наказ ДКУ «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 р. N 130.

Перелік N 183 - Перелік окремих видів відходів як вторинної сировини, збирання та заготівля яких підлягають ліцензуванню, затверджений постановою КМУ від 28.02.2001 р. N 183.

Юрій Манжола,
експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»