Печатки, штампи, вивіски:
заміна при реорганізації

Під час здійснення фінансово-господарської діяльності майже кожна установа стикається з необхідністю зміни свого найменування, що може бути пов'язано з низкою причин, зокрема з проведенням реорганізації системи, до якої входить ця установа.У зв'язку з цим установі необхідно буде виготовити нові печатки, штампи і вивіски та знищити старі. У цій статті розглянемо, як саме установі здійснити такі дії.

Порядок виготовлення

Необхідність виготовлення печаток, штампів та вивісок визначається безпосередньо керівником установи.

НАГАДАЄМО. На сьогодні немає потреби отримувати дозвіл на виготовлення печаток і штампів в органах внутрішніх справ*.

Отже, за наявності підстав (наприклад рішення вищого органу про реорганізацію установи), керівник видає відповідний наказ (розпорядження) по установі, до якого долучається перелік необхідних печаток і штампів.

Але законодавство все ж висуває певні вимоги до виготовлення печаток та штампів, а саме:

- печатка з найменуванням та ідентифікаційним кодом є атрибутом будь-якої юридичної особи відповідно до ч. 4 ст. 62 ГКУ**;

- зображення Державного Герба України можна розміщувати лише на печатках органів державної влади і державного управління відповідно до вимог постанови N 2137;

- державні вищі заклади освіти та професійно-технічні навчальні заклади України мають право на печатку із зображенням Державного Герба України відповідно до Положення N 1074 та Положення N 1240.

Для виготовлення печаток і штампів слід звернутися до спеціалізованих штемпельно-граверних майстерень, а для виготовлення вивісок - до підприємств і організацій, які виготовляють відповідну продукцію.

Витрати на придбання та виготовлення печаток, штампів і вивісок здійснюють за КЕКВ 2210 "Предмети, матеріали, обладнання та інвентар".

Оскільки вартість виготовлених печаток, штампів та вивісок за одиницю не перевищить 2500 грн, а термін їх експлуатації більше одного року, у обліку такі цінності слід віднести до складу малоцінних необоротних матеріальних активів (далі - МНМА) та враховувати на субрахунку 113 "Малоцінні необоротні матеріальні активи", як це передбачено вимогами Порядку застосування Плану рахунків.

Також слід зазначити, що печатки і штампи з повним найменуванням організацій підлягають обов'язковому обліку відповідно до п. 64 інструкції N 1893. Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток і штампів визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на канцелярії організацій та осіб, відповідальних за діловодство.

Особи, які персонально відповідають за облік і зберігання печаток і штампів, призначаються наказами (розпорядженнями) керівників організацій.

Облік печаток і штампів ведеться у журналі за формою 11 (додаток 11) до Інструкції N 1893.

Журнали обліку печаток і штампів включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і пропечатуються.

Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється щороку комісією, призначеною наказом (розпорядженням) керівника організації.

Про перевірки наявності печаток і штампів робляться відмітки у журналі обліку після останнього запису.

У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток і штампів комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації.

У разі втрати печаток і штампів керівники організацій зобов'язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.

З метою дотримання вищезазначених вимог Інструкції N 1893 вважаємо за необхідне розробити та затвердити в установі відповідне Положення про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів (далі - Положення).

Приклад такого Положення ви знайдете нижче.

Знищення печаток та штампів

Після придбання нових печаток, штампів та вивісок перед установою постають цілком зрозумілі запитання: що ж робити зі старими печатками, штампами та вивісками, як оформити їх знищення, якими документами це оформити?

Вважаємо, що установа може сама визначати, яким чином їх знищувати, адже ніяких спеціальних вимог щодо цього чинні нормативно-правові акти не містять. Цей порядок необхідно визначити в Положенні.

ВАЖЛИВО! При списанні МНМА, які перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, необхідно керуватись рішеннями (положеннями) про порядок списання комунального майна, органів, уповноважених приймати рішення щодо управління об'єктами комунальної власності.

На сьогодні більшість місцевих документів щодо порядку списання майна, яке належить до комунальної власності відповідної територіальної громади, містять норми, які надають повноваження керівникам бюджетних установ приймати самостійне рішення про списання такого майна, як МНМА.

На підставі цього списання МНМА здійснюється безпосередньо за рішенням керівника установи.

У той же час печатки та штампи - це досить специфічний вид МНМА, недостатня увага до списання якого може викликати підозри щодо їх умисного знищення. Тому, списуючи ці об'єкти МНМА, дотримуйтесь такого порядку:

1) створіть комісію зі знищення печаток і штампів, склад якої затвердіть наказом (розпорядженням) керівника установи. Такою комісією може також бути і комі- , сія створена для перевірки наявності печаток і штампів;

2) складіть Акт про відібрання для знищення та знищення печаток і штампів. В ньому зазначте: І склад комісії, підставу для знищення, кількість печаток та штампів, які знищуються, відбитки печаток та штампів, які знищуються.

Акт можете складати за формою, яку ми навели нижче.

Що ж стосується самої процедури фізичного знищення печаток і штампів, то вона нескладна і полягає у розрізанні кліше на малі частини, які неможливо поєднати або відновити.

ВАЖЛИВО! Відповідно до вимог Інструкції N 1893 печатки і штампи, виготевлені з дозволу органів МВС (тобто виготовлені до 21.02.2011 p.), здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій.

Бухоблік: приклад

На прикладі розглянемо порядок відображення у бухгалтерському обліку операцій з придбання та списання печатей, штампів та вивісок.

Приклад. Установою, у зв'язку з реорганізацією, придбані нові печатки, штампи та вивіски на загальну суму 1740 грн, (в тому числі ПДВ 290 грн), з них: 1 печатка з найменуванням та ідентифікаційним кодом вартістю 240 грн, 3 штампи на суму 300 грн та 2 вивіски на суму 1200 гривень. Старі печатки, штампи та вивіски первісною вартістю 950 грн списані за даними бухгалтерського обліку, як такі, що не придатні до подальшого використання.

Приклад

Положення
про порядок виготовлення, обліку, зберігання,
використання та знищення печаток і штампів у виконавчому
комітеті районної у місті ради

І. Загальні положення

1. Це Положення визначає порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у виконавчому комітеті районної у місті ради.

2. Визначення поняття печаток і штампів, їх призначення.

Печатки - це спеціальні форми-кліше із опуклим або заглибленим дзеркальним відображенням текстів, малюнків, інших позначок, які призначені для отримання відбитків на папері.

Штампи - це вид печатки прямокутної форми із опуклим або заглибленим дзеркальним відображенням текстів, малюнків, інших позначок, які призначені для отримання відбитків на папері.

Печатки призначені для підтвердження достовірності документа або підпису посадової особи.

Штампи призначені для нанесення на документах реквізитів виконавчого комітету районної у місті ради, певних написів або підтвердження окремих дій.

Печатки та штампи проставляються на документах з використанням чорнила синього кольору. Штамп, у якому зазначено реквізит "Контроль" або "Повторно", дозволяється проставляти з використанням чорнила червоного кольору.

II. Виготовлення та облік печаток і штампів

1. Печатки і штампи виготовляються з дозволу голови районної у місті ради.

2. Виготовлення печатокта штампів здійснюється при реорганізації або зміні назви виконавчого комітету районної у місті ради, у разі їх втрати, викрадення, зношення, пошкодження.

3. Керівник структурного підрозділу виконавчого комітету районноїу місті ради для виготовлення печатки та штампу готує доповідну записку на ім'я голови районної у місті ради та заявку-погодження на виготовлення печатки, штампу з їх ескізом (далі - заявка).

Указані документи візуються завідувачем загального відділу або особою, відповідальною за облік печаток і штампів у структурних підрозділах, що мають статус юридичної особи, які перевіряють підстави для виготовлення, а саме чи виготовлялася раніше вказаним структурним підрозділом виконавчого комітету районноїу місті ради аналогічна печатка, штамп, чи є відмітки про її втрату або викрадення.

4. Після виготовлення печатки, штампу працівник структурного підрозділу, який визначений відповідальним за її зберігання, передає оригінал заявки-погодження особі, відповідальній за облік печаток та штампів, подає печатку для залишення її відбитка в журналі обліку печаток і штампів та робить запис про її отримання. Запис має такі складові: назву посади, прізвище, ініціали, дату отримання та особистий підпис працівника, який її отримав.

5. Оригінал заявки підшивається до книги обліку печаток і штампів.

6. Структурні підрозділи, що мають статус юридичної особи, забезпечують облік і зберігання власних печаток і штампів, самостійно ведуть журнал обліку власних печаток і штампів.

7. Відбиток печатки чи штампа робиться в журналі обліку печаток і штампів, який повинен бути прошитий, пронумерований та скріплений печаткою на окремому аркуші.

III. Зберігання та використання печаток і штампів

1. Голова районної у місті ради, керівник структурного підрозділу, що має статус юридичної особи, визначає наказом особу, відповідальну за зберігання та користування печаткою, якщо це не передбачено положенням про структурний підрозділ, статутом або іншим норматавно-правовим актом, а також особу, яка в разі тимчасової відсутності визначеного відповідального (відпустка, відрядження, хвороба) буде відповідати за зберігання та користування печаткою.

2. Відповідальна особа отримує печатку або штамп у загальному відділі чи у керівника структурного підрозділу, про що розписується в журналі обліку. У журналі зазначається посада відповідальної особи, яка отримала печатку, прізвище, ініціали та дата отримання печатки.

3. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис голови районноїу місті ради та його заступників засвідчується гербовою печаткою. Примірний перелік інших документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, визначено в Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті районної у місті ради.

Печатка загального відділу ставиться на копіях розпорядчих документів районної у місті ради та її виконавчого комітету, а також на їх розмножених примірниках.

Печатка для паперів ставиться на всіх інших документах (за потреби), які підписуються посадовими особами виконавчого комітету районноїу місті ради, крім тих документів, які підписуються головою районної у місті ради та його заступниками, посадовими особами структурних підрозділів зі статусом юридичної особи.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охопив останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

4. Печатки і штампи в робочий та неробочий час зберігаються в сейфах, металевих шафах або інших сховищах.

5. Передача стороннім особам, винесення її за межі виконавчого комітету районної у місті ради без дозволу голови районної у місті ради, керівника структурного підрозділу, що має статус юридичної особи, а також безоблікова передача іншим працівникам категорично забороняється.

6. Перевірка наявності печаток та штампів здійснюється працівниками загального відділу або спеціально призначеною відповідальною особою один раз на рік, про що доповідається голові районноїу місті ради та складається відповідний акт.

7. Акт про перевірку наявності печаток та штампів зберігається у особи, відповідальної за облік печаток та штампів.

8. Печатки і штампи у разі звільнення, переведення особи, визначеної відповідальною за їх зберігання та використання, передаються керівнику відповідного структурного підрозділу (у разі відсутності такого - завідувачу загального відділу), про що робиться відповідна відмітка в журналі обліку печаток і штампів.

Керівник визначає іншу відповідальну особу, яка отримує їх відповідно до вимог пункту 2 розділу III цього Положення.

9. У разі втрати або викрадення печатки чи штампа особа, яка це виявила, негайно доповідає голові районноїу місті ради та інформує особу, відповідальну за облік печаток та штампів, де ця печатка або штамп обліковані.

10. Голова районної у місті ради організовує проведення службового розслідування та вживає заходів щодо встановлення місцезнаходження втраченої або викраденої печатки чи штампа.

11. За наявності підстав вважати, що печатку або штамп викрали, про це повідомляється правоохоронний орган.

12. У разі якщо в результаті службового розслідування місцезнаходження печатки або штампа не встановлено, таку печатку або штамп визнають недійсними, про що робиться відповідна відмітка в журналі обліку печаток і штампів та узаяві-погодженні. Висновок службового розслідування за фактом втрати або викрадення печаток підшивається до книги обліку печаток і штампів.

13. Про визнання печатки із зображенням Державного Герба України недійсною повідомляються зацікавлені органи державної влади, органи місцевого самоврядування та інші юридичні і фізичні особи, у разі необхідності відповідна інформація оприлюднюється в засобах масової інформації.

IV. Знищення печаток і штампів

1. Печатки і штампи знищуються в разі їх пошкодження або зношення, ліквідації або реорганізації виконавчого комітету районної у місті ради.

2. У разі встановлення факту зношення або пошкодження печатки відповідальна особа доповідає голові районноїу місті ради.

3. Голова районної у місті ради створює комісію у складі не менше 3 осіб.

4. Комісія відбирає печатки і штампи, які підлягають знищенню, і складає акти про відібрання для знищення та знищення печаток і штампів.

Якщо печатки не будуть знищені удень прийняття рішення про їх знищення або відібрання для знищення, такі печатки і штампи після внесення відповідної інформації про відібрання їх для знищення до акта запаковуються в конверт (папку, коробку) та опечатуються печаткою. Конверт з актом про відібрання для знищення та знищення печаток і штампів зберігається в сейфі до їх знищення.

5. Печатки і штампи знищуються шляхом подрібнення кліше печатки або штампа.

Заступник голови районної у місті ради В. Петров

Приклад

Акт
про відібрання для знищення та
знищення печаток і штампів

відібрала для знищення печатки та штампи, що втратили практичне значення або стали непридатними:

Усього підлягає знищенню:________________________________________________________________________________печаток
(кількість прописом)

і______________________________________________________________________________________________________штампів.
(кількість прописом)

Записи акта з обліковими даними звірені:

Після затвердження акта перераховані печатки і штампи перед знищенням звірили із записами в акті та повністю знищили шляхом подрібнення кліше___.___. 20___

Відмітки в журналі обліку про знищення печаток і штампів зробив(ла)_____________________________________________________
(П. І. Б.) (підпис)

________.____________________.20_________

Печатка, штампи, вивіски: бухоблік
придбання та знищення

Використані документи

ГКУ - Господарський Кодекс України від 16.01.2003 р. N 436-IV.

Постанова N 2137 - Постанова ВРУ "Про Державний герб України" від 19.02.1992 р. N 2137-ХІІ.

Положення N 1074 - Положення про державні вищі заклади освіти, затверджене постановою КМУ від 05.09.1996 р. N 1074.

Положення N 1240 - Положення про професійно-технічний навчальний заклад, затверджене постановою КМУ від 05.08.1998 р. N 1240.

Порядок застосування Плану рахунків - Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом МФУ від 26.06.2013 р. N 611.

Інструкція N 1893 - Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затверджена постановою КМУ від 27.11.1998 р. N 1893.

____________

* Це пов'язано з втратою з 21.02.2011 р, чинності Інструкцією про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об'єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затвердженої наказом МВС від 11.01.1999 N 17.

**Зазначимо: до ГКУ з 01.11.2014 р. будуть внесені зміни (Закон України від 15 квітня 2014 року N 1206-VII), відповідно до яких суб'єкт господарювання не буде зобов'язаний мати печатку. Водночас це навряд чи торкнеться бюджетних установ, адже необхідність мати печатку для них передбачена іншими законодавчими актами.

Павло Мороз,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"