Списання зношеної офісної техніки:
думка Держфінінспекції

(коментар до листа Держфінінспекції
від 10.06.2014 р. N 25-14/677)

У сучасному світі офісна та комп'ютерна техніка старіє рекордними темпами, а в бюджетних установах завжди особливо гостро стоїть питання оновлення офісного технопарку. Погодьтеся, поки що нам не в дивину лампові монітори в бухгалтерії, а якщо і вдається купити новий персональний комп'ютер, то списувати старий бухгалтери не поспішають. Почасти це пов'язано з не дуже зручною процедурою списання, про що ми поговоримо нижче, а почасти і з тим, що "нехай стоїть на чорний день". Іноді установи, у яких старенька, але поки ще робоча техніка є на балансі, користуються правом, наданим абз. 3 п.4 Порядку списання об'єктів державної власності, затвердженого постановою КМУ від 08.11.2007 р. N 1314 (далі - Порядок N 1314): передають її іншим установам. Безумовно, певною мірою це порятунок від проходження всіх кругів процедури списання, але рано чи пізно настає момент для того, щоб остаточно позбутися запилених експонатів і придбати сучасні робочі екземпляри. У листі, що коментується, Держфінінспекція якраз і акцентує увагу на деяких моментах процедури списання комп'ютерної техніки. І хоча суттєвих новацій в цьому листі немає, але на деякі моменти все ж слід звернути увагу.

Загальні питання списання

Загалом щодо порядку списання Держфінінспекція лише в черговий раз описує нормативну базу, виділяючи основні віхи цієї процедури: яке майно можна списувати, порядок створення комісії зі списання майна, складання документації за результатами роботи цієї комісії.

Наявність дорогоцінних металів у
списаній техніці

Головним документом, що регулює питання списання, є Порядок N 1314, в якому детально прописано процедуру списання об'єктів державної власності. Однак деякі нюанси, що стосуються порядку утилізації відходів від списання необоротних активів, врегульовані спеціальними нормативними актами. Що стосується комп'ютерної та іншої офісної техніки, то питання утилізації відходів (особливо відходів у вигляді дорогоцінних металів, що містяться в техніці) майже завжди виникає і у комісії при її списанні, і у фахівців фінінспекції під час перевірки таких операцій. Це пов'язано з тим, що в старих моделях комп'ютерної техніки (випущеної в середньому до 1995-1998 pp.) дійсно містилися дорогоцінні метали, і навіть у паспорті виробів ця інформація була вказана. Наявність дорогоцінних металів тягне за собою облікову специфіку та перерахування частини доходу від їх реалізації до держбюджету. Бухгалтерам тих установ, у яких донині є на балансі така техніка, слід пам'ятати про особливості списання дорогоцінних металів з обліку, які ми розглянемо нижче.

Ближче до 2000 року черговий технічний ривок дозволив використовувати дорогоцінні метали у звичайних персональних комп'ютерах в мізерно малих кількостях, настільки малих, що їх не вказують у технічній документації та при утилізації можуть не визначати. Відповідно процедуру ліквідації дещо спрощено, і після прийняття рішення комісією з ліквідації установі слід укласти договір на утилізацію, сплатити її вартість і здати техніку спеціалізованому підприємству.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Одна з відповідей листа, що коментується, стосується самостійної ліквідації офісної техніки (комісія списала - викинули). Так от, фахівці Держфінінспекції звертають увагу на те, що установа зобов'язана забезпечувати максимальну утилізацію відходів, і за наявності централізованих пунктів збору та демонтажу техніки персональний комп'ютер здають цілим комплексом, без розбирання і вилучення будь-яких деталей (мова не йде про окремі конструктивні елементи, наприклад такі як CD-дисковод або відеокарта). Така операція буде належним чином документально оформлена і не викличе у перевіряючих зайвих запитань.

Однак повернемося до тих "щасливців", для яких все ще актуальне питання списання техніки з вмістом дорогоцінних металів. Для них рекомендуємо наступний алгоритм (див. Схему).

Зі схемою можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Які підприємства можуть
надавати послуги з утилізації

У листі, що коментується, Держфінінспекція ще раз звертає увагу на те, що операції з металобрухтом (у тому числі і з брухтом дорогоцінних металів) можуть здійснювати виключно спеціалізовані підприємства та їх приймальні пункти і тільки на підставі ліцензії.

Як ми вже сказали, установа відповідає за переробку відходів у максимальній кількості, саме тому установа і повинна самостійно вибрати підприємство з утилізації відходів і передати йому списану техніку. Проте все ж радимо вам переконатися в наявності ліцензії у майбутнього контрагента і запастися її ксерокопією.

Це один важливий момент, на якому акцентує увагу Держфінінспекція в листі, що коментується: письмова форма договору. Це означає, що договір на утилізацію або договір на надання послуг переробки повинен бути обов'язково укладений у письмовій формі. Але, загалом, інакше й бути не може, як мінімум тому, що оплата послуг з переробки повинна бути проведена казначейством, а для цього потрібно підтвердження витрачання коштів. Очевидно, що документом, який свідчить про виконання такого договору і на який вказує Держфінінспекція в листі, є акт виконаних робіт (наданих послуг).

Юрій Манжола,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"