Придбання бензину бюджетною установою:
особливості різних форм розрахунків

Майже всі бюджетні організації мають на балансі автотранспортні засоби, тож, зрозуміло, що їх експлуатація передбачає заправку пальним. Відпуск пального (дизельного пального, бензину) на АЗС може здійснюватися як за безготівковим розрахунком - за талонами, платіжними картками, так і за готівку. У цій статті ми розглянемо всі аспекти бухгалтерського обліку зазначених форм та видів розрахунків за відпущений бензин.

Придбання бензину за талонами

Перевага застосування талонів на бензин, на нашу думку, є беззаперечною, оскільки при їх придбанні покупцем фактично фіксується ціна бензину надень здійснення оплати, що в подальшому є гарантією виконання постачальником зобов'язань щодо передачі оплаченої кількості бензину покупцю, незважаючи на зміну його ціни в майбутньому.

Слід розуміти, що талон на отримання пально-мастильних матеріалів (ПММ) - це спеціальний талон, придбаний за умовами та відпускною ціною обумовленого номіналу, що підтверджує право його власника на отримання на автозаправній станції (АЗС) фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування і марки, які позначені в талоні (п. 3.1 Інструкції N 281). При цьому відповідно до п.п. 10.3.3.1 Інструкції N 281 форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона (продавець), а необхідними елементами змісту талона є його серійний та порядковий номери.

Для придбання талонів на бензин з постачальником укладається договір, у якому обов'язково необхідно передбачити найменування і марку пального, його вартість, перелік АЗС, які будуть відпускати пальне, та спосіб його отримання ("за талонами") тощо.

Як правило, за умовами договору право власності на ПММ переходить покупцю ще до фактичної заправки автомобіля - у момент передачі талонів. Для отримання талонів у постачальника відповідальна особа покупця, яка отримує талони, повинна надати продавцеві довіреність на одержання цінностей типової форми N М-2. Постачальник передає талони або за накладною, або за актом приймання-передачі талонів довільної форми. Зазначимо: в момент отримання талонів покупець передає на зберігання продавцю придбані ПММ. У подальшому для отримання необхідної кількості пального покупець пред'являє на АЗС тільки талони на ПММ.

Задля контролю за використанням пального матеріально відповідальним особам необхідно вести аналітичний облік придбаних та виданих талонів. Такий облік можна вести в окремих відомостях чи журналах, розроблених установою самостійно, в розрізі марок пального. В них відображайте кількість отриманих та виданих талонів, їх номінал, серії і номери, дату видачі, прізвище та підпис водія, який отримав талони.

У міру необхідності заправки автомобілів талони видаються під звіт водіям, які, в свою чергу, обмінюють їх на необхідну кількість пального на АЗС, перелік яких зазначено в договорі з постачальником.

Факт заправки автомобіля за талонами підтверджують чеки реєстраторів розрахункових операцій (РРО), які водій додає до звіту про використані талони (довільної форми). Цей звіт водій здає до бухгалтерії.

Порядок застосування Плану рахунків та п. 2.6 Порядку N 372 вказують, що талони на пальне бюджетні установи мають обліковувати на субрахунку 331 "Грошові документи в національній валюті" як оборотні активи установи у формі еквівалентів грошових коштів. Але, на наш погляд, у ситуації, коли згідно з умовами договору право власності на пальне переходить до покупця у момент передачі талонів (а це найпоширеніша схема), таке пальне слід обліковувати на субрахунку 235 "Паливо, горючі і мастильні матеріали". Враховуючи, що таке пальне фактично знаходиться у постачальника, до субрахунку 235 варто відкрити субрахунки третього порядку:

- 235/1 "Талони на бензин" або "Пальне на відповідальному зберіганні";

- 235/2 "Пальне в баках автомобілів".

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Талони на пальне не обліковуються як самостійний об'єкт, тобто бланк талону оприбутковувати не потрібно.

На підставі звітів, наданих водіями, бухгалтерія установи проводить бухгалтерський запис за дебетом субрахунку 235/2 "Пальне в баках автомобіля" та кредитом субрахунку 235/1 "Талони на бензин" ("Пальне на відповідальному зберіганні").

Списання використаного бензину проводиться на підставі підтвердних документів відповідно до Норм N 43. У бухгалтерському обліку робіть відповідний запис за дебетом субрахунків 801 "Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи", 802 "Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи", 811 "Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги" та кредитом субрахунку 235 "Паливо, горючі і мастильні матеріали".

Слід звернути вашу увагу на те, що на сьогодні скасовані форми "Подорожній лист службового легкового автомобіля" та "Подорожній лист вантажного автомобіля". Але, враховуючи вимоги Закону про бухоблік, в установі мають бути первинні документи щодо списання пального, складені з урахуванням вимог законодавства. Таким законодавчим документом наразі є Положення N 88, у п. 2.7 якого передбачено, що форму первинного документа для обліку роботи транспортного засобу установа може розробити самостійно.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Розроблена форма має містити усі обов'язкові реквізити, зазначені в п. 2.4 Положення N 88. Розроблену форму і порядок її використання слід затвердити наказом (розпорядженням) керівника установи.

На прикладі розглянемо порядок відображення у бухгалтерському обліку операцій з придбання та списання талонів на бензин.

Приклад 1. Установою, на підставі укладеного з постачальником договору, придбано бензин марки А-95 на загальну суму 159 840 грн (у тому числі сума без ПДВ - 133 200 грн, ПДВ - 26 640 грн). На всю суму коштів постачальником були відпущені талони на 14 400 л бензину, за які установою проведено оплату в повному обсязі. Протягом місяця талони на і200 л бензину (на суму 11 100 грн) передано водіям. Водії отримали за ними весь бензин з АЗС та фактично використали.

Таблиця 1. Придбання бензину за талонами: бухоблік

Придбання бензину за паливними картками

Відпуск ПММ за так званими паливними картками (або смарт-картками) - на сьогодні найпрогресивніший спосіб розрахунків за ПММ.

Що таке паливна картка? Паливна картка (смарт-картка) - це спеціальний засіб у вигляді пластикової або іншого виду картки із вмонтованим мікроконтролером (мікрочіпом) або магнітною стрічкою, що дає право покупцеві чи іншій особі, яка правомірно володіє нею, можливість отримувати нафтопродукти, супутні товари та послуги від продавця за умови її пред'явлення.

Не слід плутати паливну картка з банківською платіжною карткою. Паливна картка (смарт-картка) не є засобом платежу.

Вирізняють два види паливних карток:

1) "літрові": вони підтверджують повноваження представника покупця на отримання ПММ у продавця попередньо оплачених відповідної кількості, марки та виду ПММ. Такі картки видають на окремий вид пального. Після перерахування покупцем коштів за укладеним договором у разі використання "літрової" паливної картки постачальник переведе ці кошти за визначеною у договорі ціні у літри, і через розрахунковий термінал літри пального будуть зараховані на картку. У разі використання "літрової" паливної картки, виходячи зі своїх потреб, покупець пального визначає конкретний його вид (марку) за кожною карткою окремо, згідно із заявкою на видачу карток та встановлення лімітів на них. Тобто, якщо картку відкрито на бензин марки А-92, іншим видом пального водій неспроможний буде заправитись.

2) "грошові": за допомогою цих карток ініціюють переказ грошових коштів з умовного рахунка платника, відкритого на АЗС для оплати за придбані ПММ. Отже, за такою карткою сума авансу буде зарахована на картку у вигляді коштів.

Ми розглянемо саме порядок відпуску та обліку паливних карток, які є технічним засобом отримання покупцем бензину через систему АЗС. Паливна картка має унікальний номер і за необхідності пін-код та дозволяє її пред'явнику отримати бензин.

Такий вид розрахунків є оптимальним способом закупівлі пального для юридичних осіб, оскільки електронна система розрахунків передбачає під-

готовку необхідних даних та звітів в автоматичному режимі, а це значно спрощує складання звітів бухгалтерією установи, які робить постачальник - емітент картки в автоматичному режимі.

Також використання паливної картки дає можливість стовідсоткового здійснення контролю за витратами пального, що реалізують за цими картками (у літрах чи в гривнях). Щомісяця постачальник пального надає замовнику загальну видаткову накладну за попередній місяць відповідно до фактично відпущеного ним пального.

Схему використання обох паливних карток подано на рисунку.

Зі схемою можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

З метою здійснення контролю за використанням пального при використанні паливних карток в установі необхідно визначити відповідальну особу за їх збереження та видачу водіям, розробити відповідний порядок їх використання (видачі та повернення), перелік водіїв, яким будуть видаватись паливні картки, а також вести журнал обліку руху карток, який необхідно розробити самостійно, оскільки законодавчо затвердженої форми не існує.

Слід розуміти, що право власності на товар (пальне) у разі використання "грошової" паливної картки переходить від продавця до покупця в момент фактичної заправки автотранспорту покупця. У разі використання "літрової" картки право власності на пальне переходить у момент передачі карток та зарахування на рахунок покупця певної кількості пального. Саме ця обставина і буде визначальною при вирішенні питання обліку пального придбаного за "грошовими" та "літровими" картками.

Так, при використанні "літрової" картки діємо за аналогією з обліком пального, придбаного за талонами: оприбутковуємо пальне на субрахунку 235 у момент передачі паливних карток та зарахування на картку певної кількості пального.

Бухгалтерський облік пального, придбаного за паливними картками, здійснюється відповідно до Плану рахунків та Положення N 947.

Згідно з Порядком застосування Плану рахунків всі види палива, пального і мастильних матеріалів, що знаходяться на складах або в коморах, а також безпосередньо у матеріально відповідальних осіб, обліковуються на субрахунку 235 "Паливо, горючі і мастильні матеріали".

В обліку пального під час відображення операцій заправки автомобілів за допомогою "літрових" паливних карток доцільно розмежувати субрахунок 235, наприклад, таким чином:

- 235/1 "Пальне на відповідальному зберіганні";

- 235/2 "Пальне в баках автомобілів". Списання використаного пального за паливними картками проводиться так, як і у випадку эталонами, на підставі підтвердних документів відповідно до Норм N 43.

А от при використанні "грошових" паливних карток пальне оприбутковуємо лише після його заправки.

Придбання пального за паливними картками порушує також питання з обліком самих карток. І тут можливі варіанти. Зазвичай використовують такі схеми:

- постачальник продає установі паливну картку. Відповідно право власності на неї переходить бюджетній установі;

- постачальник передає паливну картку установі безоплатно без умови про її повернення;

- постачальник ПММ передає паливну картку бюджетній установі у користування (право власності на неї залишається у постачальника). Надалі можливі два варіанти: (1) установа оплачує заставну вартість картки (ця сума повертається після закінчення строку дії договору або строку використання паливної картки) або (2) установа вносить плату за користування паливною карткою.

У перших двох випадках (коли паливна картка переходить у власніть покупцю) її слід обліковувати на субрахунку 221 "Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації" (п. 2.6 Порядку N 372). Якщо ж паливна картка залишається у власності постачальника ПММ, то бюджетна установа неповинна її оприбутковувати, оскільки вона не відповідає критеріям визнання активом.

На прикладі розглянемо порядок відображення у бухгалтерському обліку операцій з придбання пального за паливними картками.

Приклад 2. Установою, на підставі укладених з постачальником пального договорів, перераховано 15 000 грн, утому числі для зарахування на "грошову" паливну картку 12 000 грн та "літрову" паливну картку 3000 грн (для придбання 200 л бензину марки А-95 за ціною 15 грн за літр). Згідно з умовами договору щодо заправки за допомогою "літрової" паливної картки бензин переходить у власність покупця і перебуває на відповідальному зберіганні у продавця. Протягом місяця водіями заправлені автомобілі з допомогою "грошової" паливної картки на суму 6000 грн (придбано 375 л) та "літрової" паливної картки на 140 л бензину. Весь бензин, отриманий на АЗС, фактично використано відповідно до первинних документів. За умовами договору паливні картки переходять у власність бюджетною установи. Вартість картки становить 25 грн/шт.

Відпуск бензину за готівку

Така форма оплати за відпущений бензин, як оплата готівкою, недуже поширена серед бюджетних установ і здебільшого застосовується під час здійснення відряджень на автомобілі.

Заправка автомобіля за готівку здійснюється за рахунок коштів, виданих водію під звіт.

Відповідно до п.п. 10.3.1 Інструкції N 281 розрахунки під час відпуску нафтопродуктів за готівку здійснюються на АЗС з використанням РРО.

Крім того, паливно-роздавальні колонки мають забезпечувати індикацію ціни нафтопродукту, кількості та загальної вартості виданого об'єму нафтопродукту.

За витрачену на придбання пального готівку водій повинен відзвітувати - надати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі - Звіт про використання коштів), форма та порядок складання якого затверджена наказом N 845. До Звіту про використання коштів долучають оригінали підтвердних документів - чеки РРО, які і будуть підставою оприбуткування пального.

Таблиця 2. Прибання палива за паливними картками: бухоблік

ВАЖЛИВО! Первинними документами для оприбуткування пального, придбаного водіями за готівку, є чеки РРО, видані оператором-касиром або іншою уповноваженою особою АЗС, а також Звіт про використання коштів водія.

Операції з бухгалтерського обліку видачі водію під звіт коштів на придбання бензину відображаються за дебетом субрахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами" та кредитом субрахунку 301 "Каса в національній валюті". При цьому також необхідно зробити бухгалтерський запис з оприбуткування бензину, що був придбаний водіями за готівку за дебетом субрахунку 235 "Паливо, горючі і мастильні матеріали" і кредитом субрахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами".

Списання використаного бензину проводиться на підставі підтвердних документів відповідно до норм N 43. У бухгалтерському обліку робиться відповідний запис за дебетом субрахунків 801, 802, 811 та кредитом субрахунку 235.

На прикладі розглянемо порядок відображення у бухгалтерському обліку операцій з придбання та списання бензину, придбаного за готівку.

Приклад 3. Водію для здійснення заправки автомобіля було видано під звіт з каси установи 450 грн. Водій на АЗС за готівку придбав 40 л бензину марки А-95 на суму 420 грн (у тому числі ПДВ 70 грн). Він надав Звіт про використання коштів у встановлений законодавством строк та повернув залишок невикористаних коштів.

Таблиця 3. Придбання бензини за готівку: бухоблік

Головні тези

- Найпоширенішими способами відпуску пального є відпуск за талонами, за платіжними картками.

- Постачальник передає талони або за накладною, або за актом приймання-передачі талонів довільної форми. У подальшому для отримання необхідної кількості пального покупець пред'являє на АЗС тільки талони на ПММ.

- Як правило, за умовами право власності на ПММ переходить покупцю ще до фактичної заправки автомобіля - у момент передачі талонів.

- 3 метою контролю за використанням пального, придбаного за талонами, необхідно вести аналітичний облік придбаних та виданих талонів (в окремих відомостях чи журналах, розроблених установою самостійно). У міру необхідності заправки автомобілів талони видаються під звіт водіям, які, в свою чергу, обмінюють їх на необхідну кількість пального на АЗС.

- Факт заправки автомобіля за талонами підтверджують чеки РРО, які водій долучає до звіту про використані талони (довільної форми), який він здає до бухгалтерії.

- Паливна картка (смарт-картка) - це спеціальний засіб у вигляді пластикової або іншого виду картки із вмонтованим мікроконтролером (мікрочі-пом) або магнітною стрічкою, що дає право покупцеві чи іншій особі, яка правомірно володіє нею, можливість отримувати нафтопродукти, супутні товари та послуги від продавця за умови її пред'явлення. Вирізняють два види паливних карток: "літрові" та "грошові".

- Право власності на ПММ у разі використання "грошової" паливної картки переходить від продавця до покупця у момент фактичної заправки автотранспорту покупця. У разі використання "лггрової" картки право власності на пальне переходить в момент передачі карток та зарахування на рахунок покупця певної кількості пального. Ця обставина впливає на порядок обліку придбання пального з використанням різних видів паливних карток.

- Первинними документами для оприбуткування пального, придбаного водіями за готівку, є чеки РРО, видані оператором-касиром або іншою уповноваженою особою АЗС, а також Звіт про використання коштів водія.

Використані документи

Закон про бухоблік - Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. N 996-XIV.

Інструкція N 281 - Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затверджена спільним наказом Мінпалива, Мінекономіки, Мінтрансу, Держкомтехрегулювання від 20.05.2008 р. N 281/171/578/155.

План рахунків - План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом МФУ від 26.06.2013 р. N 611.

Порядок застосування Плану рахунків - Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом МФУ від 26.06.2013 р. N 611.

Норми N 43 - Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Міністерства транспорту України від 10.02.1998 р. N 43.

Положення N 88 - Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.1995 р. N 88.

Положення N 947 - Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затверджене наказом МФУ від 14.11.2013 р. N 947.

Наказ N 845 - наказ Міндоходів "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання" від 24.12.2013 р. N 845.

Порядок N 372 - Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов'язань бюджетних установ, затверджений наказом МФУ від 02.04.2014 р. N 372.

Павло Мороз,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"