Шкільні та вузівські бібліотеки:
поповнення та списання бібліотечних фондів

Кожен навчальний заклад має у своєму складі бібліотеку. Тому питання поповнення бібліотечних фондів та їх списання залишаються завжди актуальними для навчальних закладів. Такі питання розглянемо у цій статті.

Визначення поняття
"бібліотечні фонди"
та їх комплектування

Почнемо з того, що відповідно до ст. 1 Закону про бібліотеки бібліотека - це інформаційний, культурний, освітній заклад (установа, організація) або структурний підрозділ, що має упорядкований фонд документів, доступ до інших джерел інформації та головним завданням якого є забезпечення інформаційних, науково-дослідних, освітніх, культурних та інших потреб користувачів бібліотеки.

Бібліотечний фонд - це упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці.

Бібліотечні фонди формуються відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів.

Комплектування бібліотечних фондів здійснюється шляхом отримання обов'язкового примірника документів у порядку, встановленому законом, документів, що випускаються за цільовими програмами книговидання або закуповуються відповідно до державних цільових програм, придбання документів за готівковий і безготівковий рахунки, документообміну, отримання в дарунок, депонування та з інших джерел.

Як правило, комплектування бібліотечних фондів здійснюється відповідно до регіональних програм поповнення бібліотечного фонду.

Метою таких програм є оновлення бібліотечних фондів, реалізація прав громадян на доступ до інформації, знань, залучення до культурних цінностей. Основними завданнями програм є забезпечення бібліотек мінімумом наукових, соціально значущих періодичних видань, вибірковим, ретельно сформованим репертуаром як вітчизняної, так і зарубіжної друкованої продукції відповідно до їх статусу та складу користувачів.

При розробці проектів регіональних програм можна користуватися і стандартами, розробленими ЮНЕСКО та ІФЛА (Міжнародної організації бібліотечних асоціацій).

До відома: зараз одним із основних показників при формуванні бібліотечного фонду став коефіцієнт оновлюваності (Ко), який обчислюється за формулою:

Ко = Н:Фх100%,

де Н - кількість надходжень на початок року,

Ф - величина фонду на початок року.

Показник оновлюваності фонду бажано мати на рівні 5 %.

Основними джерелами комплектування є: книготорговельні магазини та фірми, бібліотечна серія, соціально значущі видання, клуби читацької ініціативи, благодійні акції тощо.

Облік, зберігання та використання документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, здійснюється відповідно до Інструкції N 22.

Забезпечення навчальних
закладів підручниками та
навчальними посібниками

Кожен вищий навчальний заклад повинен мати у своєму складі бібліотеку, яку очолює директор (завідуючий) - п. 6 ст. 30 Закону N 2984.

Директор бібліотеки вищого навчального закладу III і IV рівнів акредитації обирається вченою радою вищого навчального закладу строком на п'ять років (для національного вищого навчального закладу - строком на сім років).

Механізм забезпечення студентів вищих навчальних закладів, учнів загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів та вихованців дошкільних навчальних закладів підручниками та навчальними посібниками визначений Порядком N 1427.

Загальноосвітні навчальні заклади державної і комунальної форм власності, у тому числі загальноосвітні навчальні заклади при установах кримінально-виконавчої системи, що надають базову та повну загальну середню освіту, професійно-технічні та вищі навчальні заклади І-ІІ рівнів акредитації, які підпорядковані Міносвіти та центральним органам виконавчої влади, вищі навчальні заклади державної і комунальної форм власності І-IV рівнів акредитації, що здійснюють підготовку педагогічних кадрів, та дошкільні навчальні заклади державної і комунальної форм власності забезпечуються з бібліотечних фондів навчальних закладів підручниками і навчальними посібниками, в тому числі навчальними посібниками серії "Шкільна бібліотека", що мають відповідний гриф Міносвіти.

При цьому підручники та навчальні посібники бібліотечних фондів, у тому числі серії "Шкільна бібліотека", використовуються у навчально-виховному процесі не менше п'яти років.

Міносвіти АРК, головні управління (управління) освіти і науки обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій (далі - органи управління освітою), відділи освіти районних, районних у мм. Києві та Севастополі державних адміністрацій, навчальні заклади, щороку у квітні- травні проводять аналіз придатних для використання підручників і посібників бібліотечних фондів навчальних закладів та визначають потребу в підручниках і навчальних посібниках на наступний навчальний рік.

Потреба в підручниках і навчальних посібниках на наступний навчальний рік визначається на підставі відомостей, поданих органами управління освітою, які щороку до 15 листопада за підписом керівників цих органів та завірених печаткою, подаються до Державної наукової установи "Інститут інноваційних технологій і змісту освіти" Міносвіти.

Фінансування видання підручників і навчальних посібників здійснюється відповідно до порядку використання коштів, передбачених у держбюджеті на видання, придбання, зберігання та доставку підручників і посібників для забезпечення студентів вищих навчальних закладів, учнів загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів та вихованців дошкільних навчальних закладів, затвердженого в установленому порядку.

Органи управління освітою здійснюють розподіл підручників і навчальних посібників між відділами освіти районних, районних у мм. Києві та Севастополі державних адміністрацій відповідно до наданих ними відомостей та з урахуванням загального накладу виготовлених підручників і навчальних посібників.

Облік бібіліотечних фондів

Бібліотечні фонди відповідно до Положення N 611 обліковуються у складі інших необоротних матеріальних активів на субрахунку 112 "Бібліотечні фонди".

Видатки на придбання або передплату періодичних, довідкових, інформаційних видань, придбання та виготовлення підручників та книг відповідно до Інструкції N 333 здійснюють за КЕКВ 2210 "Предмети, матеріали, обладнання та інвентар".

Видатки на поповнення бібліотечних фондів, придбання та випуск підручників для бібліотечних фондів навчальних закладів здійснюються за КЕКВ 3110 "Придбання обладнання і предметів довгострокового користування".

Держказначейство у листі від 14.09.2011 р. N 17-08/278-1569 дотримувалось такої ж думки та звернуло увагу на те, що, якщо періодичні видання є бібліотечними фондами, видатки на їх придбання здійснюються за КЕКВ 3110 "Придбання обладнання і предметів довгострокового користування".

При цьому віднесення періодичних видань та іншої літератури до бібліотечних фондів повинно регламентуватися відомчими нормативними актами, норми яких мають узгоджуватися з вимогами Інструкції N 22. Відповідальність щодо розподілу періодичних видань на "бібліотечний фонд" та "небібліотечний фонд" покладається виключно на розпорядника бюджетних коштів.

Відповідно до п. 1.3 Положення N 611 облік необоротних активів ведеться в гривнях без копійок. Сума копійок, сплачених за придбання необоротних активів, відноситься на фактичні видатки установи.

Так, при оприбуткуванні книг суму копійок, сплачених за придбання необоротних активів, слід відносити на фактичні видатки установи з кожного її примірника, оскільки у разі віднесення на фактичні видатки сум копійок із загальної вартості придбаних примірників у кінцевому результаті вартість кожного окремого примірника книги буде включати копійки.

Як визначено у п. 4.9 Інструкції N 22, індивідуальний облік книг і брошур здійснюється шляхом присвоєння кожному примірнику інвентарного номера.

Основними одиницями обліку всіх видів документів, які включені до бібліотечного фонду (крім газет), є назва і примірник. Для газет одиницею обліку є річний комплект газети та її назва.

Самостійні видання, об'єднані в одній оправі (конволют), обліковуються як окремі примірники і окремі назви.

Додатки до друкованих документів (карти, атласи, таблиці, покажчики до географічних назв, ноти, грамплатівки, плакати, оптичні диски і т. ін.), якщо вони не мають самостійного значення, окремо не обліковуються. Вони отримують інвентарний номер основного документа.

Тепер покажемо у таблиці, які документи складаються під час обліку бібліотечних фондів.

Також зазначимо, що відповідно до п. 8.7 Положення N 611 знос бібліотечних фондів нараховується у першому місяці передачі у використання об'єкта необоротних активів у розмірі 50 відсотків його первісної вартості. Решта 50 відсотків первісної вартості нараховується у місяці його ліквідації (списання з балансу).

Списання бібліотечних фондів

Відповідно до ст. 18 Закону про бібліотеки вилучення з бібліотечних фондів документів, у тому числі ветхих, тих, що втратили актуальність, наукову та виробничу цінність або які мають дефект, дублетних здійснюється у порядку, визначеному центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сферах культури та мистецтв. Вилучення документів з бібліотечних фондів за ідеологічними чи політичними ознаками забороняється.

Відповідно до п. 2 Інструкції N 22 під вилученням документів з бібліотечного фонду слід розуміти процес виключення зі складу бібліотечного фонду та зняття з обліку документів, які підлягають списанню.

Списання бібліотечних фондів здійснюється на підставі Акта про списання з балансу бюджетних установ вилученої з бібліотеки літератури за ф. N ОЗ-5 (бюджет) (далі- Акт), яка затверджена наказом N 125/70.

Акт складається у двох примірниках на підставі Опису на вилучення з бібліотеки морально застарілої і фізично зношеної літератури (зворотний бік ф. N ОЗ-5 (бюджет), далі - Опис) та загальних списків книг, що підлягають вилученню з бібліотек. Перший примірник Акта разом з Описом здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. В Описі зазначаються інвентарні номери вилучених видань, автор книги і назва, кількість та ціна за одиницю, сума, на підставі яких документів проведено вилучення*.

Наведемо приклад заповнення Акта.

З Прикладом можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

При списанні бібліотечного фонду не забудьте про нарахування 50 % зносу.

На кожну причину списання бібліотечних фондів складається окремий Акт, до якого долучається Опис. Як правило, до одного Акта включається не більше 300 документів, що вилучаються з однієї причини. Документи до Опису записуються у порядку зростання інвентарних номерів.

Слід зазначити, що окремо Опис складається на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню).

Уся інформація про вилучену бібліотечну літературу відображається у другій частині Книги сумарного обліку бібліотечного фонду (форму наведено у додатку 2 до Інструкції N 22), у формах індивідуального обліку фонду, каталогах та картотеках.

Також слід звернути увагу на списання бібліотечних фондів, що втрачені користувачами. У цьому випадку списання документів, втрачених користувачами, здійснюється шляхом заміни документів або їх грошовим еквівалентом.

Це обумовлено тим, що відповідно до п. 3.5 Типових правил N 275 користувач, який втратив або пошкодив документ з фонду бібліотеки, а також отриманий через міжбібліотечний абонемент (МБА), внутрішньосистемний книгообмін за домовленістю з бібліотекою-фондоутримувачем, повинен замінити його аналогічним чи документом, визнаним рівноцінним, або відшкодувати його ринкову вартість. Розмір відшкодування визначається бібліотекою.

_________

* Такий порядок запропоновано і у листі Держказначейства від 14.09.2011 р. N 17-08/278-1569.

Акти на списання документів, втрачених користувачами і замінених рівноцінними, складаються за загальними правилами на підставі Зошита обліку документів, прийнятих від користувачів замість втрачених. В Акті зазначаються початковий і кінцевий номер документів, що вилучаються/приймаються і відповідають запису в Зошиті, де вказується номер акта і його дата. Додатково складається один примірник акта на прийняття документів, що передаються до відділу комплектування.

Після оформлення відповідних Актів на списання також необхідно зробити записи про вибуття бібліотечних фондів до Інвентарної картки групового обліку основних засобів в бюджетних установах (ф.N ОЗ-9 (бюджет)).

Дані про бібліотечну літературу, що була вилучена з фондів, заносяться до відповідних граф частини 2 Книги сумарного обліку бібліотечного фонду.

Облік макулатури

Як відомо, у процесі списання бібліотечних фондів утворюється макулатура, яку обов'язково оприбутковують. У подальшому її використовують у власній діяльності закладу або здають спеціалізованим підприємствам, які займаються збором та переробкою такого виду вторинної сировини.

Підприємства, які здійснюють операції з вторинною сировиною, проводять розрахунки з установою в безготівковій формі шляхом перерахування належних до виплати коштів на спеціальні реєстраційні рахунки.

Операції зі здавання макулатури регламентовані Законом про відходи.

Так, відповідно до ст. 1 Закону про відходи відходами визначено будь-які речовини, матеріали і предмети, що утворилися у процесі виробництва чи споживання, а також товари (продукція), що повністю або частково втратили свої споживчі властивості і не мають подальшого використання за місцем їх утворення чи виявлення і від яких їх власник позбувається, має намір або повинен позбутися шляхом утилізації чи видалення. При цьому утилізацією відходів є їх використання як вторинних матеріальних чи енергетичних ресурсів.

Звернемо увагу на те, що кошти, одержані від здавання макулатури, зараховуються до доходів спеціального фонду кошторису закладу.

Відповідно до п. 4 ст. 13 БКУ кошти, одержані від реалізації макулатури, належать до четвертої підгрупи першої групи власних надходжень бюджетних установ.

Ці кошти можуть використовуватись на:

- ремонт, модернізацію чи придбання нових необоротних активів та матеріальних цінностей, покриття витрат, пов'язаних з організацією збирання і транспортування відходів і брухту на приймальні пункти;

- господарські потреби бюджетних установ, включаючи оплату комунальних послуг і енергоносіїв.

Підтвердженням про надходження коштів від здавання макулатури буде виписка із спеціального реєстраційного рахунку, надана органом Держказначейства. На підставі цієї виписки у Звіті про надходження і використання коштів, отриманихяк плата за послуги (форма N 4-1д, N 4-1м), відображають такі надходження у рядку 050 "Надходження коштів від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)".

Бухгалтерський облік списання бібліотечних фондів розглянемо на прикладі.

Приклад

У вищому навчальному закладі проведена перевірка застарілої та зношеної літератури в бібліотеці. Внаслідок перевірки комісія визначила, що підлягає списанню бібліотечний фонд на суму 2400 грн. Макулатуру у кількості 300 кг оприбутковано та передано до пункту приймання макулатури. Від здавання макулатури надійшло 250 грн.

Використані документи

БКУ - Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 р. N 2456-VI.

Закон про бібліотеки - Закон України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" від 27.01.1995 р. N 32/95-ВР.

Закон N 2984 - Закон "Про вищу освіту" від 17.01.2002 р. N 2984-ІІІ.

Закон про відходи - Закон України "Про відходи" від 05.03.1998 р. N 187/98-ВР.

Порядок N 1427 - Порядок забезпечення студентів вищих навчальних закладів, учнів загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів та вихованців дошкільних навчальних закладів підручниками та навчальними посібниками, затверджений наказом Міносвіти від 14.12.2012 р. N 1427.

Положення N 611 - Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджене наказом МФУ від 26.06.2013 р. N 611.

Інструкція N 22 - Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затверджена наказом Міністерства культури і туризму України від 03.04.2007 р. N 22.

Інструкція N 333 - Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом МФУ від 12.03.2012 р. N 333

Наказ N 125/70 - Наказ Головного управління Державного казначейства України, Державного комітету статистики України "Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів та Інструкції з їх складання" від 02.12.1997 р. N 125/70.

Типові правила N 275 - Типові правила користування бібліотеками в Україні, затверджені наказом Міністерства культури і мистецтв України від 05.05.99 р. N 275.

Павло Мороз,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"