Як скласти графік документообігу
бюджетній установі

Насправді цей документ надзвичайно важливий у діяльності бюджетної установи та значно полегшує роботу бухгалтерської служби, через яку проходить більшість документів, пов'язаних із фінансово-господарською діяльністю. Адже за порушення деяких термінів законодавство передбачає відповідальність (зокрема, за порушення строків реєстрації зобов'язань, оформлення авансових звітів, граничних строків надання звітності) і саме за допомогою затвердженого графіка документообігу й дотримання строків, передбачених ним, можна уникнути порушень строків.

Загальні правила для організації діловодства в бюджетних установах, як правило, установлюють відомчі інструкції з діловодства. Проте є й загальні приписи законодавства, які вказують на обов'язковість організації ведення належним чином діловодства, яке зокрема включає й затвердження графіка документообігу.

Так, бюджетна установа повинна затвердити правила документообігу й технологію обробки облікової інформації (абз. 5 ч. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.1999 р. № 996-ХІV). Виконання цієї норми мають забезпечувати відділи діловодства (документального забезпечення, загальні відділи, канцелярії).

Основний документ, який може зорієнтувати в питаннях із діловодства, - Типова інструкція з діловодства у центральних виконавчих органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 30.11.2011 р. № 1242 (далі - Типова інструкція). У згаданому документі наведено чіткі вимоги до оформлення всього розмаїття документації, закріплено обов'язкові реквізити та роз'яснено, як їх розміщувати на бланках, а в додатках 6 і 7 до Типової інструкції наведено примірні переліки документів, на яких проставляються грифи затвердження, підписи, гербова печатка.

Саме керівник установи повинен створити необхідні умови для правильного ведення бухобліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами, працівниками правомірних вимог головного бухгалтера стосовно дотримання порядку оформлення та обліку подання первинних документів.

Відповідно до пп. 7 п. 13 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.2011 р. № 59, головний бухгалтер має надати керівникові пропозиції щодо:

- визначення облікової політики, у т.ч. форм і систем внутрішньогосподарського (управлінського) обліку;

- правил документообігу;

- додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку, звітності й контролю за господарськими операціями.

На розсуд керівника та головного бухгалтера можна затвердити окремо порядок, правила та графік документообігу.

У графіку документообігу чітко прописують, який документ хто створює, у які терміни, хто перевіряє та його подальше проходження крок за кроком.

Усім структурним підрозділам варто взяти до керівництва пп. 174-186 Типової інструкції. Так, для забезпечення ритмічності роботи й своєчасного виконання документів служба діловодства розроблює графіки передання кореспонденції керівництву установи та структурним підрозділам, а в зазначених пунктах прописано послідовність дій для виконавців і відповідальних осіб. Проте графіки документообігу для кожного структурного підрозділу служба діловодства може розробити тільки в разі тісної взаємодії з безпосереднім керівником структурного підрозділу.

Примірний графік документообігу наведемо в додатку до консультації. Це універсальний графік, який ураховує рух основних документів, котрі створюються під час діяльності бюджетної установи. Звісно, ним охоплені не всі документи, і він не враховує специфіки діяльності та галузевої приналежності бюджетної установи, зате може стати основою для розробки власного графіка документообігу.Графік документообігу має включати оремо кожен структурний підрозділ бюджетної установи. Але основну увагу в зразку графіка документообігу ми приділили документообігу саме в бухгалтерській службі бюджетної установи.

   Погоджено:                                                                         Затверджую:
головний бухгалтер          Соколова                                    керівник       Сидоров     Сидоров В.І.

     посада                  підпис                                      посада         підпис   прізвище ініціали 

Графік докуметообігу бюджетної установи

Додаток

Графік документообігу склав:    головний спеціаліст із діловодства    Кривцова    К.І. Кривцова

                                        (посада)                      (підпис)  (ініціали,прізвище)