Облік спирту
в медичних установах

Кожна медична установа у своїй діяльності використовує спирт. У зв'язку з цим виникає багато запитань: як його правильно обліковувати, як правильно списувати, як інвентаризувати? Про нюанси обліку спирту ви дізнаєтесь з цієї статті.

Загальні положення обліку спирту

Основним нормативним документом, який на сьогодні регламентує облік медичних препаратів, є Інструкція N 747. Ця Інструкція дуже застаріла і не враховує всіх аспектів сучасної діяльності лікувально-профілактичних закладів (далі - ЛПЗ), але ніяких нових нормативних документів з цього приводу на сьогодні не прийнято, а отже, до затвердження нової інструкції ЛПЗ продовжують керуватися Інструкцією N 747.

Відповідно до п. 6 Інструкції N 747 серед інших лікарських засобів та препаратів етиловий спирт також підлягає предметно-кількісному обліку.

Бухгалтерський облік спирту

Відповідно до п. 44 Інструкції N 747 до обов'язків бухгалтерії ЛПЗ входить:

- забезпечення правильної організації бухгалтерського обліку лікарських засобів;

- здійснення контролю за своєчасним і правильним оформленням документів та законністю здійснюваних операцій;

- контроль за правильним, економним та за призначенням витрачанням грошових коштів, що виділяються на придбання лікарських засобів, за їх збереженням і рухом;

- постійний контроль за правильним веденням у відділеннях (кабінетах) установи предметно-кількісного обліку лікарських засобів;

- участь у проведенні інвентаризації лікарських засобів, своєчасне і правильне визначення результатів інвентаризації та відображення їх в обліку.

Спирт є складовою частиною запасів бюджетних установ, тому його облік має здійснюватись відповідно до вимог Положення N 947.

Бухгалтерський облік розрахунків за медикаменти, в тому числі спирту, що здійснюються в порядку планових платежів, ведеться в Меморіальному ордері N 7 "Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів" ф. N 410 (бюджет).

Облік ведеться окремо щодо кожного постачальника, для якого відводиться необхідна кількість рядків з метою відображення операцій протягом місяця в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Записи в накопичувальній відомості здійснюються за кожним документом (платіжним дорученням, рахунком та ін.) в міру здійснення операцій.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Облік спирту ведеться окремо від інших медикаментів.

Операції за розрахунками в порядку планових платежів, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому меморіальному ордері, який підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.

Відповідно до Порядку застосування Плану рахунків медикаменти, компоненти, бактерицидні препарати, дезинфекційні засоби, сироватки, вакцини, кров, плівка для рентгенівських знімків, матеріали для проведення аналізів та перев'язувальні засоби, дрібний медичний інвентар (термометри, ланцети, пінцети, голки тощо) установ обліковуються на субрахунку 233 "Медикаменти і перев'язувальні засоби". На цьому субрахунку також обліковуються допоміжні та аптекарські матеріали в медичних закладах, які мають свої аптеки. Тара від спирту (як повна, так і порожня) повинна обліковуватись на субрахунку 236 "Тара". У кошторисах ці видатки передбачені за КЕКР 2220 "Медикаменти та перев'язувальні матеріали".

Для обліку операцій про витрачання медикаментів, у тому числі спирту, застосовується Меморіальний ордер N 13 "Накопичувальна відомість витрачання матеріалів".

Записи за дебетом субрахунків, що кореспондують з матеріальними субрахунками, здійснюються в розрізі КЕКР.

Наведемо основні бухгалтерські проводки, пов'язані з надходженням та списанням спирту.

Списання спирту

Для початку зазначимо, що підставою для списання бухгалтерією ЛПЗ медикаментів з обліку є звіт, який складається матеріально відповідальними особами відділень закладу.

У звіті відображається списання тільки тих медикаментів, які вже фактично використані на лікування хворих. Не слід відображати у звіті медикаменти як такі, що використані та підлягають списанню, якщо вони лише видані матеріально відповідальною особою відділення на пост або іншим структурним підрозділам відділення для подальшого використання на лікування хворих або здійснення іншої медичної діяльності.

Заклади охорони здоров'я, що не мають своїх аптек, забезпечуються спиртом з госпрозрахункових аптек.

Спирт відпускається в установи (відділення, кабінети) з госпрозрахункової аптеки за накладними (вимогами).

При цьому накладні (вимоги) на етиловий спирт виписуються окремо від інших медикаментів.

Відпуск спирту у відділення (кабінети) амбулаторно-поліклінічного закладу проводиться тільки для поточної потреби за накладними (вимогами), затвердженими керівником.

Після закінчення кожного місяця головна (старша) медична сестра подає в бухгалтерію звіт про рух лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, за ф. N 2-МЗ, який затверджується керівником установи.

При цьому головній (старшій) медичній сестрі всі матеріально відповідальні особи (старші медичні сестри відділень, постові медичні сестри) також подають відповідні звіти.

На підставі звіту головної медичної сестри бухгалтер проводить списання спирту з бухгалтерського обліку.

Відділенням, які в своєму складі мають структурні підрозділи (пост, маніпуляційну тощо), доцільно організовувати подання такими підрозділами щомісяця матеріально відповідальній особі відділення оперативну інформацію про фактичне використання спирту перед складанням звіту. Медикаменти, в тому числі спирт, списуються бухгалтеріями ЛПЗ на підставі таких звітів, які виконують функцію актів списання.

Списання етилового спирту проводиться згідно з нормативами, затвердженими наказом N 245.

Норми споживання спирту етилового залежать від профілю підрозділу ЛПЗ. Списання етилового спирту проводиться з розрахунку на одне амбулаторне відвідування (для поліклінік та поліклінічних відділень), на один ліжко-день (для стаціонарів), на одну процедуру (для лабораторій, маніпуляційних та інших процедурних кабінетів). Крім того, етиловий спирт використовується для обробки медичних інструментів.

Для занесення кількості списаного спирту до звіту матеріально відповідальна особа відділення має підрахувати кількість проведених процедур (відвідувань, маніпуляцій тощо) за звітний період та помножити їх на норму списання спирту згідно з наказом N 245.

Усі нормативи використання етилового спирту, наведені у наказі N 245, визначені у грамах, тому й облік спирту має вестись у грамах (кг).

При цьому досить часто трапляюсться випадки, коли ЛПЗ отримують етиловий спирт з аптек у флаконах, де кількість спирту вказана в одиницях об'єму - мілілітрах.

Такий спирт підлягає переведенню у грами. Для того щоб провести таке переведення, слід знати щільність спирту, яку можна знайти у спеціальних таблицях.

Приклад 1. ЛПЗ отримав з аптеки спирт етиловий 70 %-й 40 флаконів по 100 мл кожний. Відомо, що маса спирту = об'єм спирту х щільність спирту.

Для того щоб визначити щільність 70%-го спирту, слід скористатись алкоголеметричними таблицями, в яких наведено такі дані*.

Отже, відповідно до алкоголеметричної таблиці 70%-го спирту відповідає щільність приблизно 0,886.

Маса спирту = 100 мл х 0,886 = 88,6 г.

Таким чином,100 мл 70%-го спирту дорівнює 88,6 г 70%-го спирту.

ЛПЗ отримало 40 флаконів 70% спирту по 100мл, що дорівнює 3544 г 70% спирту (88,6 г х 20 фл.).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! ЛПЗ не мають права самостійно розводити спирт та отримувати необхідні для діяльності розчини. Відповідно до ст. 2 Закону N 481 виробництво спирту етилового (у тому числі як лікарського засобу) може здійснюватися лише на державних підприємствах за наявності відповідної ліцензії.

Інвентаризація спирту

Інвентаризація спирту проводиться відповідно до вимог Інструкції N 90, в п.п. 9 п. 1.5 якої визначено, що ЛПЗ зобов'язані проводити інвентаризацію спирту не менше одного разу на квартал. Такі самі вимоги передбачені Інструкцією N 288, якою також передбачено і проведення раптових інвентаризацій спирту.

Відповідно до п. 4.1 Інструкції N 90 інвентаризація матеріальних запасів проводиться за місцями зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записуються в описи за кожним окремим найменуванням із зазначенням виду, групи, сорту і кількості (рахунком, вагою або мірою).

Кількість спирту визначають за допомогою мірників, а у місцях зберігання, де використовується ваговий вимір спирту, шляхом зважування.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! При проведенні інвентаризації спирту необхідно визначати не тільки його кількість, але й міцність. Для цього застосовують спиртометр (прилад для визначення концентрації водних розчинів етилового спирту за їх щільністю).

З метою визначення фактичної наявності спирту необхідно врахувати обсяг водно-спиртового розчину, концентрацію етилового спирту в об'ємних відсотках та обсяг безводного спирту, що міститься в ньому. Для цього слід скористатись таблицею, що є додатком 8 до Інструкції N 197, в якій наведені масові кількості (в г) води та етилового спирту концентрації 96,1-96,7%, що необхідно змішати, щоб одержати 1 кг етилового спирту різної концентрації.

При виявленні недостачі етилового спирту необхідно враховувати природний убуток у розмірі 0,45% від розфасованої кількості згідно з наказом N 817.

Приклад 2. Під час проведення інвентаризації у відділенні ЛПЗ встановлено, що фактично в наявності є спирт 70 %-й у кількості 10 кг, тоді як за даними бухгалтерського обліку значиться 10 кг спирту 96,1 %-го.

Нагадаємо, що міцність спирту вимірюється спеціальним приладом - спиртометром.

Для того щоб визначити результати такої інвентаризації, слід скористатись таблицею, що є додатком 8 до Інструкції N 197- Масові кількості (в г) води та етилового спирту концентра ції 96,1 - 96,7%, які необхідно змішати, щоб одержати 1 кг етилового спирту концентрації 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90, 95, 96%.

Так, за допомогою таблиці визначимо, що для отримання 1 кг спирту 70%-го необхідно 0,664 кг спирту 96,1 %.

Таким чином, 10 кг 70%-го спирту відповідає 6,64 кг спирту 96,1 %-го (10 х 0,664). Недостача спирту 96,1 %-го в даному випадку становить 3,36 кг (10 кг-6,64 кг).

Для відображення результатів інвентаризації матеріальних запасів застосовується Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 5 до Інструкції N 90). Цей Інвентаризаційний опис складається на підставі перерахунку, зважування, виміру цінностей окремо за кожним місцезнаходженням і матеріально відповідальною особою чи групою осіб, на зберіганні яких знаходяться цінності.

Після оформлення у встановленому порядку Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів передається у бухгалтерію для складання Порівняльної відомості результатів інвентаризації інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 6 до Інструкції N 90).

Порівняльна відомість результатів інвентаризації запасів застосовується для відображення результатів інвентаризації. На підставі даних Інвентаризаційного опису інших необоротних матеріальних активів та запасів розбіжності, які виникли між фактичними показниками та даними бухгалтерського обліку, відображаються у графі "Результати інвентаризації".

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! На сьогодні сума збитків визначається відповідно до вимог Методики N 1891, а отже, суму збитків від недостачі спирту етилового необхідно буде визначити за результатами незалежної оцінки.

Головні тези

- Етиловий спирт підлягає предметно-кількісному обліку, який ведеться окремо від інших медикаментів на субрахунку 233 "Медикаменти і перев'язувальні засоби". Облік витрачання спирту ведеться в Меморіальному ордері N 13.

- Списання фактично використаного спирту проводять на підставі звіту, що складається матеріально відповідальними особами.

- Облік спирту ведеться у грамах (кг), якщо кількість отриманого спирту вказана у мілілітрах, її потрібно переводити у грами на основі щільності спирту, яку можна знайти в алкоголеметричних таблицях у Державній Фармакопеї України.

- Закладам не дозволяється самостійно розводити спирт до концентрації розчину, необхідного для використання. Це здійснюють лише на спеціальних державних підприємствах.

- Інвентаризацію спирту проводять не рідше одного разу на квартал. Одночасно передбачено і проведення раптових інвентаризацій спирту. Під час проведення інвентаризації спирту визначають не тільки його кількість, а й міцність. Якщо при проведенні інвентаризації спирту будуть виявлені недостачі, то суму збитків визначатимуть за результатами незалежної оцінки.

Використані документи

Закон N 481 - Закон України "Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв та тютюнових виробів" від 19.12.1995 р. N 481/95-ВР.

Постанова N 1404 - постанова КМУ "Питання попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти" від 09.10.2006 р. N 1404.

Методика N 1891 - Методика оцінки майна, затверджена постановою КМУ від 10.12.2003 р. N 1891.

Інструкція N 747 - Інструкція з обліку медикаментів, перев'язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних закладах охорони здоров'я, що перебувають на Державному бюджеті СРСР, затверджена наказом МОЗ СРСР від 02.06.1987 р. N 747.

Інструкція N 264 - Інструкція з приймання, зберігання, відпуску, транспортування та обліку спирту етилового, затверджена наказом Мінагрополітики від 13.04.2009 р. N 264.

Інструкція N 197 - Інструкція по приготуванню в аптеках лікарських форм з рідким дисперсійним середовищем, затверджена наказом МОЗ України від 07.09.1993 р. N197.

Наказ N 817 - наказ МОЗ СРСР "Про затвердження тимчасової норми природного убутку етилового спирту" від 11.11.1988 р. N 817.

Інструкція N 288 - Інструкція про порядок отримання, приймання, зберігання та відпуску етилового спирту аптечними складами (базами) системи Міністерства охорони здоров'я СРСР, затверджена наказом МОЗ СРСР від 28.02.1986 р. N 288.

Наказ N 245 - наказ МОЗ СРСР "Про нормативи споживання етилового спирту для установ охорони здоров'я, освіти та соціального забезпечення" від 30.08.1991 р. N 245.

Положення N 947 - Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затверджене наказом МФУ від 14.11.2013 р. N 947.

Інструкція N 90 - Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.1998 р. N 90.

Порядок застосування Плану рахунків - Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом МФУ від 26.06.2013 р. N 611.

__________________

* Алкоголеметричні таблиці можна знайти у Державній Фармакопеї України (ДФУ), іцо введена в дію з 01.10.2001 р. наказом МОЗ від 12.03.2001 р. N 95. Розробником ДФУ є Державне підприємство "Український науковий фармакопейний центр якості лікарських засобів". ДФУ та додатки до неї видаються окремим виданнями. З 2001 року до ДФУ видано три доповнення. Алкоголеметричні таблиці містяться у доповненні 1 на с 227.

Павло Мороз,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"