МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
02.03.2012 N 350/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
6 березня 2012 р. за N 369/20682

Про затвердження Інструкції про порядок розгляду
звернень та організацію проведення особистого прийому
громадян у Державній реєстраційній службі України

Відповідно до підпункту 3 пункту 11 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року N 395, та підпункту 28 пункту 4 Положення про Державну реєстраційну службу України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року N 401, наказую:

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду звернень та організацію проведення особистого прийому громадян у Державній реєстраційній службі України, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Департамент взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.).

Міністр О. Лавринович

Затверджено
Наказ Міністерства
юстиції України
02.03.2012 N 350/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
6 березня 2012 р. за N 369/20682

Інструкція
про порядок розгляду звернень та
організацію проведення
особистого прийому громадян у
Державній реєстраційній службі України

І. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція розроблена згідно із Законами України "Про звернення громадян" та "Про безоплатну правову допомогу", Указом Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348.

1.2. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян потрібно забезпечувати кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням, повною мірою реалізуючи при цьому визначені законодавством повноваження.

1.3. Рішення, дії (бездіяльність) у сфері управлінської діяльності Укрдержреєстру можуть бути оскаржені, якщо:

1.3.1 порушено права і законні інтереси чи свободи громадянина (групи громадян);

1.3.2 створено перешкоди здійсненню громадянином його прав і законних інтересів чи свобод;

1.3.3 незаконно покладено на громадянина які-небудь обов'язки або його незаконно притягнуто до відповідальності.

1.4. Усі звернення громадян, що надходять до Укрдержреєстру, підлягають обов’язковій класифікації за видами, встановленими статтею 3 Закону України "Про звернення громадян" та частиною другою статті 7 Закону України "Про безоплатну правову допомогу".

ІІ. Первинний розгляд та облік звернень громадян

2.1. Усні звернення громадян під час особистого прийому, який проводиться згідно із затвердженими графіками особистого прийому громадян в Укрдержреєстрі, розглядаються безпосередньо Головою Укрдержреєстру, його першим заступником та заступником відповідно до розподілу функціональних повноважень (далі - керівництво Укрдержреєстру) та керівниками самостійних структурних підрозділів відповідно до функціональних повноважень. Якщо розв'язати порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, вони розглядаються в тому самому порядку, що і при письмовому зверненні. Про результати розгляду громадянину повідомляється в письмовій або усній формі на його бажання, про що робиться відмітка в реєстраційно-контрольній картці (додаток 1).

2.2. Письмові звернення громадян підлягають обов'язковому попередньому розгляду структурним підрозділом, який здійснює роботу із зверненнями громадян з метою визначення керівництвом Укрдержреєстру самостійного структурного підрозділу Укрдержреєстру, до функціональних повноважень якого належить вирішення порушеного у зверненні питання.

Визначення безпосереднього виконавця письмового звернення громадянина здійснюється керівником самостійного структурного підрозділу Укрдержреєстру, який є відповідальним за його опрацювання.

2.3. Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

У зверненні мають бути зазначені прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина та викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення має бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко, підписано заявником (групою заявників) із зазначенням дати.

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян". Копія такого звернення залишається у провадженні Укрдержреєстру.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду Укрдержреєстром не підлягає. Не розглядаються повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, які подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівництвом Укрдержреєстру, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

2.4. На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відтиск штампа Укрдержреєстру, на якому вказуються дата надходження звернення та його реєстраційний номер.

Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з матеріалами розгляду до закінчення строків зберігання звернень громадян, після чого підлягають знищенню.

2.5. Усі звернення громадян, що надійшли поштою або прийняті на особистому прийомі, підлягають попередньому розгляду та централізовано реєструються структурним підрозділом, який здійснює роботу із зверненнями громадян, у день їх надходження у реєстраційно-контрольних картках та в журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (додаток 2).

Облік особистого прийому громадян ведеться у картках (журналах) обліку особистого прийому громадян (додаток 3) відповідними посадовими особами Укрдержреєстру.

Журнал реєстрації звернень громадян має бути прошитий, прошнурований, пронумерований, підписаний відповідною посадовою особою Укрдержреєстру та скріплений печаткою.

Письмові звернення, прийняті на особистому прийомі, також підлягають реєстрації у реєстраційно-контрольних картках та в журналі реєстрації звернень громадян.

2.6. Під час реєстрації звернення громадянина йому надається відповідний індекс, який присвоюється один раз на рік. Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення, пропозиції, заяви, скарги, що надійшли, наприклад Д-401, та індексу самостійного структурного підрозділу Укрдержреєстру, до функціональних повноважень якого належить їх розгляд. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук та аналіз звернень громадян.

Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Укрдержреєстру, обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

У такому самому порядку обліковуються та реєструються звернення громадян з одного і того самого питання, надіслані Верховною Радою України, Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України чи іншими установами, організаціями, підприємствами, засобами масової інформації за належністю для їх розгляду і прийняття рішення по суті.

2.7. Повторними вважаються звернення, в яких:

2.7.1. Оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до Укрдержреєстру.

2.7.2. Повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством строк розгляду і відповідь громадянину не надавалась.

2.7.3. Не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні.

2.7.4. Звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні питання, порушеного в попередньому зверненні.

2.8. Повторні звернення реєструються так само, як і попередні. При цьому в правому верхньому куті реєстраційно-контрольної картки робиться позначення "Повторно" і до звернення долучається все попереднє листування.

2.9. Щодо кожного звернення не пізніше ніж у п'ятиденний строк має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до розгляду; передати на вирішення до підприємств, установ, віднесених до сфери управління Укрдержреєстру; надіслати за належністю до іншого відомства, якщо питання, порушені у зверненні, не входять до компетенції Укрдержреєстру, про що одночасно повідомляється заявнику; залишити без розгляду за наявності підстав, визначених у статті 8 Закону України "Про звернення громадян".

2.10. Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції Укрдержреєстру, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування, то при наданні відповіді на звернення громадянину також роз'яснюється порядок вирішення цих питань.

2.11. На кожне звернення заповнюється реєстраційно-контрольна картка у двох примірниках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий разом із зверненням передається до самостійного структурного підрозділу Укрдержреєстру, визначеного відповідальним за його виконання.

2.12. Усе листування щодо звернень громадян ведеться за індексами, присвоєними під час реєстрації. Відповіді на звернення громадян надсилаються на службових бланках Укрдержреєстру за підписом керівництва Укрдержреєстру.

2.13. Звернення, пропозиції, заяви і скарги громадян після їх опрацювання та надання відповіді з усіма матеріалами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються посадовим особам структурних підрозділів Укрдержреєстру, які ведуть діловодство із зазначеного питання, для формування справи. Формування і зберігання справ у самостійних структурних підрозділах Укрдержреєстру забороняється.

2.14. Документи у справах розміщуються за територіальним або алфавітним принципом. Кожне звернення з усіма документами щодо розгляду і вирішення його питань становить у справі самостійну групу і вміщується у м'яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.

При формуванні справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким не прийнято рішення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

Неправильно оформлені документи повертаються для дооформлення, а їх копії залишаються у провадженні самостійного структурного підрозділу Укрдержреєстру.

2.15. Контроль за збереженням документів щодо звернень громадян у самостійних структурних підрозділах Укрдержреєстру покладається на їхніх керівників.

2.16. Строк зберігання документів за зверненнями, пропозиціями, заявами і скаргами громадян визначається затвердженою керівництвом Укрдержреєстру номенклатурою справ.

В Укрдержреєстрі встановлюється п’ятирічний строк зберігання звернень, пропозицій, заяв і скарг та документів, пов’язаних з їх розглядом і вирішенням.

2.17. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу Укрдержреєстру через два роки після завершення діловодства за ними.

Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу Укрдержреєстру за рішенням керівництва Укрдержреєстру.

Після закінчення встановлених строків зберігання документи за зверненнями, пропозиціями, заявами і скаргами підлягають знищенню у порядку, встановленому Державною архівною службою України.

ІІІ. Розгляд звернень громадян

3.1. Керівництво Укрдержреєстру, керівники самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру та безпосередні виконавці письмових звернень громадян при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно їх вивчати, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали для їх перевірки, перевіряти за необхідності на місцях викладені у зверненні обставини, застосовувати інші заходи для об'єктивного вирішення поставлених автором звернення питань, з'ясовувати та приймати рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись.

3.2. Рішення, які приймаються за зверненнями, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства. Керівництво Укрдержреєстру, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов'язане забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обґрунтованою - негайно вжити заходів до поновлення порушених прав громадян.

3.3. Якщо про результати розгляду звернення потрібно повідомити інші підприємства, установи, організації або у зверненні порушуються важливі питання діяльності структурних підрозділів Укрдержреєстру, такі звернення беруться на особливий контроль і розглядаються в першу чергу. У цих випадках на листах і реєстраційно-контрольних картках проставляється штамп "КОНТРОЛЬ" або літера "К".

Звернення, пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, поставлених у таких зверненнях. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймаються керівництвом Укрдержреєстру.

3.4. Звернення громадян, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в строки, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян" та статтею 10 Закону України "Про безоплатну правову допомогу".

3.5. Строк розгляду звернень, пропозицій, заяв та скарг установлюється з дня їх надходження та реєстрації до дня направлення заявнику відповіді на його звернення включно. Якщо останній день строку розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається перший після нього робочий день.

Звернення розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця, а ті, які стосуються надання будь-якого з видів правових послуг, передбачених частиною другою статті 7 Закону України "Про безоплатну правову допомогу", - протягом 30 календарних днів від дня їх надходження.

Звернення, які не потребують додаткового вивчення, а також ті, в яких міститься лише прохання про надання відповідної правової інформації, розглядаються невідкладно, але не пізніше ніж протягом 15 днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, то керівництво Укрдержреєстру встановлює необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

3.6. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуті всі поставлені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення та вжиті необхідні заходи щодо його виконання і заявника повідомлено про результати перевірки звернення і прийняте рішення.

3.7. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов'язковому порядку дається тим самостійним структурним підрозділом Укрдержреєстру, який його отримав і до функціональних повноважень якого входить розв'язання порушених у зверненні питань, за підписом керівництва Укрдержреєстру.

Звернення, пропозиції, заяви та скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються керівництвом Укрдержреєстру.

Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на норми чинного законодавства і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались самостійним структурним підрозділом Укрдержреєстру для перевірки цього звернення. Якщо давалась усна відповідь, то складається відповідна довідка, яка додається до матеріалів перевірки звернення, а у реєстраційно-контрольній картці та журналі реєстрації звернень громадян фіксується, що про наслідки розгляду звернення заявника повідомлено в особистій бесіді.

3.8. Укрдержреєстр, підприємства, установи й організації, що входять до сфери його управління, розглядають звернення громадян без стягнення за це плати.

ІV. Особистий прийом громадян

4.1. Особистий прийом громадян в Укрдержреєстрі проводиться регулярно в установлені дні та години в окремій кімнаті (приймальні), обладнаній належним інвентарем і забезпеченій юридичною літературою та нормативно-правовими актами. Вхід до приймальні вільний, без оформлення перепусток.

4.2. Графіки особистого прийому громадян в Укрдержреєстрі затверджуються наказом Укрдержреєстру.

4.3. Інформація про порядок особистого прийому громадян, графіки особистого прийому громадян із зазначенням прізвищ посадових осіб, які здійснюють прийом відвідувачів, часу й місця прийому розміщуються на офіційному веб-сайті Укрдержреєстру та в приймальні громадян на інформаційному стенді в доступному місці, вільному для огляду громадян.

4.4. Попередній запис на особистий прийом до керівництва Укрдержреєстру здійснюється в установленому порядку.

4.5. Усі звернення громадян, у тому числі звернення щодо надання безоплатної правової допомоги, подані на особистому прийомі, реєструються в загальному порядку. Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, на бажання громадянина.

4.6. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх уповноважені представники, повноваження яких оформлені у встановленому законом порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з такими громадянами.

4.7. Керівництво Укрдержреєстру чи керівники самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру, які проводять особистий прийом, для забезпечення кваліфікованого розв'язання поставлених відвідувачем питань можуть залучити до їх розгляду працівників відповідних самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру або одержати від них необхідну інформацію.

4.8. Особистий прийом іноземних громадян та осіб без громадянства здійснюється у загальному порядку, за потреби - за участю перекладача.

4.9. Особистий прийом громадян починається з пропозиції відвідувачеві назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, а також викласти суть питання, з яким він звертається. Якщо з даного питання громадянин уже звертався до Укрдержреєстру, перед початком бесіди вивчаються наявні матеріали.

4.10. Керівництво Укрдержреєстру чи керівники самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру, які проводять особистий прийом, керуються законодавчими та іншими нормативними актами і відповідно до своїх функціональних повноважень мають право прийняти одне з таких рішень:

4.10.1. Задовольнити прохання чи вимогу й повідомити відвідувача про порядок і строк виконання прийнятого рішення.

4.10.2. Відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення.

4.10.3. Прийняти письмову заяву або скаргу (коли питання потребують додаткового вивчення і перевірки) і пояснити відвідувачеві причини неможливості розв'язання питань під час особистого прийому, а також про порядок і строк розгляду його звернення.

4.10.4. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції Укрдержреєстру, керівництво Укрдержреєстру чи керівники самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру, які проводять особистий прийом, пояснюють йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації необхідно звернутися для його вирішення, і надають необхідну інформацію щодо місцезнаходження, номерів телефонів тощо.

4.11. Керівництво Укрдержреєстру та керівники самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру зобов'язані забезпечити особистий прийом усіх громадян, які записані на особистий прийом, з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку. Несвоєчасний початок особистого прийому та припинення його раніше встановленого часу не допускаються.

4.12. Відомості про особу, що була прийнята на особистому прийомі, а також короткий зміст питань, з якими вона звернулась, і результати їх розгляду записуються у журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян та картках (журналах) обліку особистого прийому громадян.

V. Узагальнення, аналіз письмових і усних звернень
громадян та забезпечення контролю за їх розглядом

5.1. Письмові та усні звернення громадян, а також скарги, які в них містяться, мають систематично, але не менше одного разу на квартал узагальнюватися й аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян, вивчення громадської думки та вдосконалення роботи Укрдержреєстру.

5.2. Звіти про наслідки розгляду звернень та особистий прийом громадян керівниками самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру подаються до структурного підрозділу, який здійснює роботу із зверненнями громадян, порівняно з аналогічним періодом минулого року за І квартал, півріччя, 9 місяців та рік до п'ятого числа місяця, наступного за звітним періодом, за встановленою формою.

5.3. За результатами узагальнення та аналізу структурним підрозділом щодо роботи із зверненнями громадян складається аналітичний звіт, який повинен мати такі дані:

статистичні дані за звітний період щодо кількості звернень громадян, поданих на особистому прийомі та надісланих поштою, порівняно з показниками за попередній рік;

дані щодо змісту основних питань, які порушують громадяни; характерні приклади звернень;

кількісні дані щодо структури звернень за їх видами (пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги, звернення щодо надання правової допомоги, інформаційні запити);

дані аналізу звернень за місцем проживання заявників; порівняння з даними попередніх років; оцінити та навести причини;

дані щодо кількості і питомої ваги звернень Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України та інвалідів Великої Вітчизняної війни. Основні питання, які ними порушуються. Як здійснюються розгляд та вирішення порушених ними питань;

дані щодо кількості і питомої ваги звернень ветеранів війни та праці, інвалідів, непрацездатних осіб, а також осіб, що постраждали від аварії на Чорнобильській атомній електростанції, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки. Які основні питання ними порушуються. Як здійснювалися розгляд та вирішення порушених ними питань;

дані стосовно вжитих заходів щодо забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об'єктивного та своєчасного розгляду звернень громадян, оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням;

дані щодо особистого прийому громадян керівництвом Укрдержреєстру та керівниками самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру, графіків особистого прийому громадян та їх дотримання, наявності приміщень для особистого прийому громадян та їх належного обладнання;

дані щодо звернень громадян, у яких ідеться про недоліки в роботі, оскарження рішень Укрдержреєстру та результати їх розгляду;

дані щодо виявлених фактів порушення Законів України "Про звернення громадян" та "Про надання безоплатної правової допомоги", інших нормативних актів, невирішення порушених у зверненні обґрунтованих питань, що призвело до повторного звернення, тяганини. Навести дані та конкретні приклади про притягнення відповідних осіб до встановленої законом відповідальності, заходи, вжиті для посилення персональної відповідальності посадових осіб Укрдержреєстру;

дані щодо порядку аналізу та узагальнення звернень громадян для виявлення причин, що їх породжують;

пропозиції до вдосконалення.

5.4. Результати аналізу використовуються при перевірках роботи самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру і можуть бути предметом розгляду на оперативних нарадах.

5.5. Голова Укрдержреєстру здійснює контроль за роботою з питань звернень громадян, надання безоплатної правової допомоги та прийому громадян особисто, через своїх заступників, керівників самостійних структурних підрозділів і структурний підрозділ, який здійснює роботу із зверненнями громадян.

5.6. Керівники самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру здійснюють безпосередній контроль за додержанням установленого законодавством і цією Інструкцією порядку розгляду звернень громадян.

5.7. При здійсненні контролю звертається увага на строки й повноту розгляду порушених питань, об'єктивність перевірки звернень, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і направлення відповідей заявникам.

5.8. Якщо взяте на контроль звернення не може бути розглянуто в установлений строк, керівник самостійного структурного підрозділу Укрдержреєстру, визначеного відповідальним за його виконання, заздалегідь, але не пізніше ніж за 5 днів до закінчення цього строку, доповідає про це керівництву Укрдержреєстру і порушує питання про продовження строку в межах, установлених законодавством про звернення громадян. Про продовження вказаних строків своєчасно інформуються керівництво Укрдержреєстру та заінтересовані самостійні структурні підрозділи Укрдержреєстру, а в разі продовження строку розгляду самого звернення - автори звернень.

5.9. У повідомленнях про наслідки розгляду контрольних звернень, які надходять від самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру, мають бути відображені факти, виявлені під час перевірки викладених у зверненні обставин (відомостей); чим підтверджуються або спростовуються докази заявника, якщо виявлені порушення, недоліки або зловживання; яких вжито заходів щодо їх усунення; коли надана відповідь заявникові.

5.10. Рішення про зняття звернень з контролю приймається керівництвом Укрдержреєстру. Попередні відповіді на звернення, взяті на контроль, не є підставою для зняття їх з контролю.

5.11. Стан роботи з питань звернень громадян, надання безоплатної правової допомоги та особистого прийому громадян на підприємствах, в установах і організаціях, що віднесені до сфери управління Укрдержреєстру, перевіряється під час комплексних та цільових перевірок.

Під час перевірок слід всебічно вивчати організацію роботи з питань розгляду усних та письмових звернень громадян, надання безоплатної правової допомоги та проведення особистого прийому громадян, викривати недоліки і надавати практичну допомогу з їх усунення. Результати перевірок відображаються в актах або довідках. Неприпустимо робити висновки про стан цієї роботи, лише виходячи із статистичних показників.

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади О.В. Зеркаль

Додаток 1
до Інструкції про порядок
розгляду звернень та організацію
проведення особистого прийому
громадян у Державній реєстраційній
службі України

Реєстраційно-контрольна картка

З Додатком можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 1 до Наказу Міністерства юстиції України № 350/5 від 02.03.2012 р.

Додаток 2
до Інструкції про порядок
розгляду звернень та організацію
проведення особистого прийому
громадян у Державній реєстраційній
службі України

Журнал
реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

Додаток 3
до Інструкції про порядок
розгляду звернень та організацію
проведення особистого прийому
громадян у Державній реєстраційній
службі України

Картка (Журнал)
обліку особистого прийому громадян