Відрядження по Україні:
як правильно розрахувати та відобразити в обліку?

Часто виконання працівниками трудових обов'язків може супроводжуватися поїздками до іншої місцевості. Для одних - це рідкісні поїздки від випадку до випадку, для інших - систематичні роз'їзди. Як би там не було, але це явище має свою назву - «відрядження», і саме йому присвячена ця стаття. Уній розглянуті найактуальніші питання, що виникають при направленні працівників підприємству відрядження: документальне оформлення, відшкодування витрат, порядок видачі авансу, подання звіту, бухгалтерський та податковий облік відряджень.

Операції, пов'язані зі службовими відрядженнями, належать до найбільш поширених у господарській діяльності підприємств. І хоча законодавство про відрядження досить стабільне, неврегульованих питань з податкового та бухгалтерського обліку витрат на відрядження все одно залишається багато.

Про те, як правильно оформити відрядження, а також відшкодувати витрати на відрядження працівнику, і піде мова в цій статті.

Основним документом, що регулює стосунки, які виникають на підприємствах у зв'язку з відрядженнями співробітників, є Інструкція N 59, яка викладена в новій редакції Наказом N 362.

Нині Інструкція N 59 поширюється тільки на відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, повністю або частково фінансованих за рахунок бюджетних коштів. Правда, це не означає, що госпрозрахунковим підприємствам не можна користуватися цією Інструкцією.

Враховуючи те, що ні в ПК України, ні в КЗпП України саме поняття відряджень не розкрите, а регулювання найрізноманітніших питань, пов'язаних з відрядженнями, надто скупо, такі підприємства цілком можуть користуватися Інструкцією N 59 в якості орієнтиру. Найкращий варіант - розробка на підприємстві з урахуванням положень Інструкції N 59 внутрішнього положення про відрядження і узгодження його з трудовим колективом (або з його представниками в особі профспілки) як додатку до колективного договору.

Отже, згідно з Інструкцією N 59, службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника на визначений термін в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Якщо підприємство має філії (відособлені підрозділи) в іншому населеному пункті, то визначення статусу поїздки працівника з головного підприємства в такі філії, і навпаки, буде наступним. Так, постійним місцем роботи працівника вважається той підрозділ (філія, ділянка, інший підрозділ) підприємства, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом). Тобто, якщо працівник уклав трудовий договір з головним підприємством і воно направляє його до своєї філії, розташованої в іншому населеному пункті, це вважатиметься відрядженням. Якщо працівник уклав трудовий договір з філією, яка направляє його до головного підприємства, розташованого в іншому населеному пункті, це також вважатиметься відрядженням.

Звертаємо увагу на те, що службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженням. Виключення складають випадки, прямо передбачені законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і працедавцем.

Так, Мінфіне Листі N 31-03173-03-29/8103 роз'яснив, що якщо колективним договором визначений перелік посад і професій, робота по яких постійно проводиться в дорозі і має роз'їзний (пересувний) характер, або якщо така норма передбачена трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженим ним особою), то службові поїздки таких працівників не вважаються відрядженням, їм встановлюються надбавки до тарифних ставок і посадових окладів та відшкодовуються витрати на проїзд і на наймання житла відповідно до Постанови N 490.

Якщо ж колективним договором такий перелік посад, професій не передбачений або вказане не обумовлене в трудовому договорі (контракті), то службові поїздки працівників для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи є відрядженням.

Слід зазначити, що КЗпП України встановлені обмеження щодо можливості направити працівника у відрядження, що стосуються:

- вагітних жінок та жінок, що мають дітей у віці до 3 років (ст. 176 КЗпП України);

- жінок, що мають дітей у віці від 3 років до 14 років або дітей - інвалідів, без їх згоди (ст. 177 КЗпП України);

- батьків, що виховують дітей без матері (у тому числі у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також опікунів (піклувальників), приймальних батьків (ст. 186-1 КЗпП України).

Для інших категорій працівників необгрунтована відмова від відрядження може бути розцінена працедавцем як дисциплінарний проступок із застосуванням такого стягнення, як догана. Якщо ж подібні дисциплінарні порушення матимуть систематичний характер, то вони можуть служити підставою для звільнення (Лист N 134/06/187-07).

Обґрунтованою може бути визнана відмова від відрядження тільки у тому випадку, якщо виконання службового завдання не охоплюється трудовими обов'язками працівника або якщо в укладеному з ним договорі є пряма норма, яка обумовлює, що він не може бути направлений в службову поїздку до іншого населеного пункту.

Терміни відряджень

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням).

Як правило, наказ (розпорядження) складається працівником кадрової служби, підписується керівником підприємства або уповноваженою ним на це особою.

У наказі (розпорядженні) вказуються:

- прізвище та ініціали особи, що відряджається, її професія (посада), структурний підрозділ;

- місце призначення (країна, місто, організація, куди відряджається працівник);

- термін відрядження;

- мета відрядження та підстава (службове завдання або інший документ).

При необхідності вказуються джерела оплати сум витрат на відрядження, інші істотні умови направлення у відрядження. З наказом під розпис знайомиться працівник.

Документ подається на підпис в одному екземплярі. Потім робиться стільки копій наказів (розпоряджень), скільки необхідно за схемою документообігу підприємства. Великі підприємства зазвичай оформляють декілька екземплярів: один - для керівника (канцелярії), другий - для відділу кадрів, третій - для бухгалтерії, четвертий - для структурного підрозділу, в якому працює особа, що відряджається. Крім того, окремим екземпляром наказу про направлення працівника у відрядження необхідно забезпечити самого працівника, щоб в готельний рахунок не був включений турзбір.

Так, п.1 розд. II Інструкції N 59 встановлено, що термін відрядження визначається керівником або його заступником і не може перевищувати 30 календарних днів. Такий термін визначений для усіх працівників в загальних випадках при відрядженнях в межах України.

Для працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних та будівельних робіт, термін відрядження не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів.

Днем виїзду у відрядження вважається день відправлення потягу, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи працівника, що відряджається, а днем приїзду з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника, що відряджається. При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює працівник, що відряджається, то в строк відрядження зараховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття працівника, що відряджається, до місця постійної роботи.

Слід звернути увагу на те, що в строк відрядження не включаються дні тимчасової непрацездатності, що настала в період відрядження (для працівників бюджетної сфери це закріплено в абзаці 3 п. 9 розд. II Інструкції N 59).

Пунктом 10 розд. II Інструкції N 59 встановлено, що з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтверджувальних документів в оригіналі. У такому разі рішення про подовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття працівника, що відряджається, до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яка оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

При цьому за час затримки у відрядженні без поважних причин працівнику не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються витрати на відрядження, витрати на наймання житла та інші витрати.

Гарантії та компенсації при службових відрядженнях

Для працівників, що направляються у відрядження, КЗпП України та Інструкцією N 59 передбачені певні гарантії та компенсації.

Працівнику, що відряджається, гарантується:

- відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями;

- оплата добових за час знаходження у відрядженні, вартості проїзду до місця призначення і назад, витрат по найму житла в порядку та розмірах, що встановлюються законодавством;

- збереження впродовж усього часу відрядження місця роботи (посади).

Так, в період відрядження працівник не може бути звільнений за ініціативою працедавця, за винятком випадків ліквідації підприємства. Дні відрядження відзначаються в «Табелі обліку використання робочого часу» підприємства. Форма Табеля (типова форма N П-5) затверджена Наказом N 489. Дні відрядження працівника відзначаються буквами «ВД» або цифрами «07».

Часто при оформленні відрядження працівнику на підприємстві виникає питання: як відмічати дні виїзду у відрядження і приїзду, якщо в ці дні працівник знаходився на робочому місці частину дня або увесь робочий день?

Оскільки днем виїзду (приїзду) у відрядження вважається дата відправлення (прибуття) транспортного засобу, то питання про явку працівника на роботу в день виїзду у відрядження або в день повернення може бути обумовлений в колективному договорі або у внутрішньому положенні про відрядження або вирішений за домовленістю з працедавцем. У останньому випадку відповідну умову працедавцю доцільно також обумовити в наказі про відрядження.

Заробітна плата працівників, що відряджаються

При направленні працівника у відрядження виникає питання: в якому розмірі повинна здійснюватися оплата праці такого співробітника за час знаходження у відрядженні?

Так, ч. 4 ст. 121 КЗпП України встановлено, що працівникам, які направлені в службове відрядження, оплата праці за виконану роботу робиться згідно з умовами, визначеним трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижче середнього заробітку. Тобто дні відрядження оплачуються, як і інші робочі дні місяця, за винятком випадків, якщо така оплата буде менше середнього заробітку працівника (наприклад, якщо в попередні місяці він отримував премії і надбавки). У такій ситуації виплачується середній заробіток, оскільки він є більшим з величин.

Обчислення середньої заробітної плати для оплати днів відрядження здійснюється відповідно до норм Порядку N 100.

Так, згідно з п. 2 Порядку N 100, в усіх випадках збереження середньої заробітної плати (окрім оплати часу відпусток) середньомісячна заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за останні два календарні місяці, передуючі події, з якою пов'язана відповідна виплата.

Виплати, які включаються при обчисленні середньої заробітної плати у цих випадках, передбачені п. 3 Порядку N 100, - основна заробітна плата: доплати, надбавки, премії, які мають постійний характер, тощо. При цьому премії включаються в заробіток того місяця, на який вони доводяться згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату.

Пунктом 4 Порядку N 100 визначено, що при обчисленні середньої заробітної плати за останні два місяці не враховуються виплати за час, впродовж якого зберігається середній заробіток працівника (зокрема, за час відрядження), і допомога з тимчасової непрацездатності.

Отже, при обчисленні середньої заробітної плати за два календарні місяці не враховуються суми збереженого середнього заробітку і період (робочі дні), впродовж яких вони зберігаються.

Наведемо розрахунок заробітної плати працівнику, що відряджається, на конкретному прикладі.

Приклад 1. Працівник підприємства знаходився v (іідпядженні з 9 по 16 січня 2012 року (8 днів). На підприємствах за місцем постійної роботи і за місцем відрядження встановлений 5-денний робочий тиждень з двома вихідними днями (субота, неділя). У розрахункивому періоді (листопад - грудень 2011 року) працівнику була нарахована зарплата у розмірі 4500 грн і він відпрацював 44 робочих дня.

З урахуванням того, що в період відрядження на його підприємстві було 2 вихідних дня (14 і 15 січня), «відрядна» зарплата виплачується тільки за 6 робочих днів підприємства.

Середньоденна зарплата працівника в розрахунковому періоді: 4500 : 44 = 702,27 (грн). Зарплата за час відрядження виходячи з середнього заробітку складе: 102,27 (грн) х 6 (р. д.) = 613,62 (грн).

Проте якщо місячний окладу працівника 2250 грн, його заробітна плата за січень 2012 року складе всього 2153,09грн [2250 (грн) : 19 х 13 (р. д.) + 613,62 (грн)], що на 96,91 грн менше посадового окладу, якщо зарплата за час відрядження буде розрахована виходячи з середньої за два місяці. Такий підхід безпідставно зменшує заробітну плату працівника за час відрядження.

Отже, в цьому випадку дні відрядження мають бути сплачені, як і інші робочі дні місяця, виходячи з посадового окладу [2250 (грн) : 19 x 6 (р. д.) = 710,53 (грн)].

Згідно з п. 10 розд. II Інструкції N 59, якщо працівник спеціально відряджається для роботи у вихідні або святкові і неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства. Тобто оплата праці працівника у разі його залучення до роботи у вихідні або неробочі святкові дні робиться в наступному порядку (ст. 72 КЗпП України):

- працедавець повинен сплатити роботу в такі дні не менше ніж в подвійному розмірі;

- за бажанням співробітника робота оплачується в одинарному розмірі, але з наданням іншого дня відпочинку, що не підлягає оплаті.

Питання виходу працівника на роботу в день виїзду у відрядження і в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства.

На працівника, який знаходиться у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджається. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Що стосується працівників, які направляються у відрядження спеціально для роботи у вихідні або святкові і неробочі дні, то, на думку Мінпраці, викладеному в Листі 154/13/116-08, такими працівниками слід вважати тих, кого направляють з обов'язком працювати в ці дні, що повинно бути прямо вказано в наказі про відрядження. Компенсація за роботу в ці дні робиться відповідно до ст. ст. 72, 73, 107 КЗпП України.

Порядок оплати роботи в святкові і неробочі дні регулюється ст. 107 КЗпП України. Так, робота в святковий і неробочий день (ч. 4 ст. 73) оплачується в подвійному розмірі:

1) відрядникам - за подвійними відрядними розцінками;

2) працівникам, робота яких оплачується за годинними або денними ставками, - у розмірі подвійної годинної або денної ставки;

3) працівникам, що одержують місячний оклад, - у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота в святковий і неробочий день проводилася в межах місячної норми робочого часу, і у розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота проводилася понад місячну норму.

Оплата у вказаному розмірі проводиться за час, фактично відпрацьований в святковий та неробочий день.

За бажанням працівника, що працював в святковий та неробочий день, йому може бути наданий інший день відпочинку.

Якщо йдеться про оплату роботи у вихідні дні працівників, що відряджаються, то в цьому випадку треба керуватися також спеціальною нормою - ч. 4 ст. 121 КЗпП України, яка містить обмовку про те, що оплата праці за виконану роботу проводиться згідно з умовами, визначеними трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижче середнього заробітку.

Приклад 2. Працівник підприємства «Тур-транс» знаходився у відрядженні на підприємстві «Бриз» у м. Ялта з 7 по 13 листопада 2011 року. На його підприємстві встановлений 5-денний робочий тиждень з двома вихідними днями (субота, неділя), а на підприємстві «Бриз» встановлений 6-денний робочий тиждень (субота - робочий день). У наказі про відрядження вказано, що працівник працюватиме як в робочі дні (з 7 по 11 листопада) свого підприємства, так і у вихідний день свого підприємства -12 листопада (субота), який є робочим у підприємства за місцем відрядження. За вересень - жовтень 2011 року працівником відпрацьовано 43 робочих дня. Нарахована зарплата за ці місяці склала 4500 грн.

Середньоденна зарплата в розрахунковому періоді: 4500:43 = 104,65 (грн).

Зарплата за час відрядження: 104,65 (грн) х 5 (р д.) = 523,25 (грн), де 5 р. д. -робочі дні з 7 по 11 листопада 2011 року.

Робота у вихідний день 12 листопада (субота) оплачується в подвійному розмірі: 104,65 грн х 2 = 209,30 (грн).

Загальна зарплата працівника за час відрядження: 523,25 + 209,30 = 732,55 грн.

Далі порівняємо суму зарплати за період відрядження, розраховану виходячи з посадового окладу за листопад 2011 року. Середньоденна зарплата в розрахунковому періоді: 2250 : 22 = 102,27 (грн).

Зарплата за час відрядження: 102,27 (грн) х 5 (р. д.) = 511,35 (грн).

Робота у вихідний день 12 листопада (субота) оплачується в подвійному розмірі: 102,27 грн х 2 = 204.54 (грн).

Загальна зарплата працівника за час відрядження: 511,35 + 204,54 = 715,89 грн, що нижче заробітної плати, розрахованої виходячи із середньої заробітної плати, тому працівнику треба нарахувати за час відрядження в листопаді суму 732.55 грн.

Витрати, що відшкодовуються працівнику, що відряджається

Перелік витрат, які відшкодовуються працівнику, що відряджається, наведений в Інструкції N 59, надамо в табл. 1.

Таблиця 1

При цьому слід зазначити, що витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), іншому житлі або в проїзних документах, оплачуються працівником, що відряджається, за рахунок добових витрат.

Витрати на відрядження відшкодовуються тільки за наявності оригіналів документів, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадочного талона і документу про сплату за усіма видами транспорту, у тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання працівника, що відряджається, у тому числі бронювання місць в місцях проживання, страхових полісів та ін.

Для підтвердження витрат на проїзд потрібні:

- у залізничному (окрім приміського) та авіаційному транспорті - оригінали транспортних квитків;

- у приміському залізничному транспорті - квитки приміського сполучення з кодом 101 або 102, які, згідно з п. 13.3 Положення N 614, є формами розрахункових квитанцій, або чек РРО з вказівкою початкового та кінцевого пунктів дотримання і вартості проїзду;

- морським та річковим транспортом - транспортний квиток і касовий чек. Попри те, що вони мають статус документів суворого обліку, Закон про РРО не звільняє суб'єктів господарювання при їх продажу від використання реєстраторів розрахункових операцій;

- автомобільним транспортом - талони, квитанції, квитки з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю. Згідно з п. 2.5 Положення N 614 форма та зміст розрахункових документів (окрім тих, які друкуються реєстраторами розрахункових операцій), використовуваних при наданні послуг пасажирським автомобільним транспортом, повинні відповідати типовим формам, затвердженим Наказом N 503, за винятком квитків на приміські автомаршрути (типу ПА-І, ПА-II), міські автомаршрути (типу МА-І, МА-ІІ), багажних- квитків на приміські автомаршрути (тип КБ-ІІ), форми яких затверджені Положенням N 614.

Якщо на автомобільному транспорті (у салонах автобусів, маршрутних таксі) видаються талони, квитанції, квитки без нанесених друкарським способом серії, номера, номінальної вартості або такі документи автомобільний перевізник не видає, то він зобов'язаний застосовувати реєстратори розрахункових операцій в загальному порядку (Лист N 287/7/23-2117). Отже, саме чек РРО буде в даному випадку підтверджувальним документом.

У разі використання електронного авіаквитка основою для відшкодування витрат на його придбання є наступний пакет документів:

- оригінал розрахункового або платіжного документу, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);

- роздрукування на папері частини електронного авіаквитка по вказаному маршруту (маршрут/квитанція);

- оригінали відривної частини посадочних талонів пасажира.

У випадку якщо електронний авіаквиток частково використаний, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, в якому вказуються прізвище та ініціали працівника, що відряджається, вартість здійсненого перельоту, сума повернених коштів, комісійні та/ або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка.

Документами, що засвідчують вартість витрат на проживання осіб, що відряджаються, і надають право на їх включення до складу витрат платника податків, є рахунки,отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, у тому числі бронювання місць в місцях проживання.

З урахуванням положення Закону про РРО, документом, що підтверджує оплату готельних послуг, тобто розрахунковим документом, є:

- фіскальний касовий чек РРО (розрахункова квитанція) або квитанція до прибуткового касового ордера, якщо послуги надає юридична особа;

- фіскальний касовий чек, якщо послуги надає фізична особа - підприємець на загальній системі оподаткування;

- розрахунковий документ, виписаний в довільній формі, якщо послуги надає особа-підприємець, працюючий на спрощеній системі оподаткування.

На думку Мінфіну, викладеному в Листі N 041-407-133/12-1943, з урахуванням положення Закону про РРО та чинного законодавства з питань службових відряджень, документом, що підтверджує витрати на наймання житла, має бути розрахунковий документ (надрукований РРО або заповнений вручну), в якому вказані прізвище працівника, направленого у відрядження, термін проживання та вартість основних і додаткових послуг, отриманих в готелі (мотелі) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи.

Відразу ж дамо відповідь на питання: чи будуть у підприємства податкові витрати, якщо у відрядженні отримувалися послуги з проживання у ФОП - «єдиноподатника»?

Як відомо, з 01.04.2011 р. по 01.01.2012 p., відповідно до пп. 139.1.12 п. 139.1 ст. 139 ПК України, було заборонено при визначенні оподатковуваного прибутку враховувати витрати, понесені у зв'язку з придбанням товарів (робіт, послуг) та інших матеріальних і нематеріальних активів у фізичних осіб - підприємців, що сплачують єдиний податок (окрім витрат, понесених у зв'язку з придбанням робіт, послуг у фізичних осіб - платників єдиного податку, що здійснюють діяльність у сфері інформатизації).

Але з 1 січня 2012 року ця норма скасована і ніяких обмежень з придбання послуг з проживання у ФОП- «єдинщиків» тепер немає. Те ж саме стосується і витрат на проїзд, а також інших витрат, понесених особами, що відряджаються, на користь підприємців- «спрощенців».

Слід звернути увагу на те, що витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (окрім добових витрат), не відшкодовуються.

Порядок виплати добових

Згідно з п. 4 розд. II Інструкції N 59 за кожен день (включаючи день вибуття і день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, з урахуванням вихідних, святкових і неробочих днів та часу перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові. При цьому кількість днів відрядження для виплати добових визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як два дні.

Сума добових визначається відповідно до наказу про відрядження і відповідних первинних документів. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.

Абзацом 4 пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 розд. III ПК України встановлено, що до складу витрат на відрядження включаються також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з такими відрядженнями:

- в межах території України - не більше 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження;

- для відряджень за кордон - не більше 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

З 1 січня 2012 року розмір мінімальної заробітної плати склав 1073 грн*, отже, максимальний розмір добових, які можна включати у витрати підприємства, у 2012 році складе:

- в межах території України - не більше 214,60 грн в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження;

- для відряджень за кордон - не більше 804,75 грн в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Слід зазначити, що на даний момент Інструкція N 59 на госпрозрахункові підприємства не поширюється і норму про розмір добових для співробітників таких підприємств, аналогічну тій, яка була в колишній редакції, не закріплює.

В той же час ПК України обумовлює виключно верхню межу розміру добових і тільки для цілей включення до витрат і для цілей оподаткування на доходи фізичних осіб.

Таким чином, в чинному на даний момент законодавстві відсутній нормативно-правовий акт, який встановлював би мінімальний розмір добових для працівників підприємств, що не фінансуються за рахунок бюджетних коштів.

У зв'язку з цим підприємства повинні самі визначити, який саме розмір добових вони виплачуватимуть своїм працівникам. Для вирішення цього завдання у підприємств є наступні варіанти:

1) розробити і затвердити після попереднього узгодження з трудовим колективом внутрішнє положення про відрядження, в якому будуть обумовлені усі найбільш суттєві питання, що виникають при направленні співробітників в службові поїздки, і затвердити в такому положенні розмір добових, аналогічний тому, який встановлений Постановою N 98;

2) погоджувати з профспілкою визначений, прийнятний для обох сторін, розмір добових (приміром, 150 грн) і включити його в положення про відрядження;

3) встановити на підприємстві розмір добових, передбачений ПК України.

В зв'язку з цим, ДПАУ в Листі N 1033/5/15-1416 рекомендує для працівників підприємств, які не фінансуються (не утримуються) за рахунок бюджету, встановлювати розмір добових відповідно до наказу про відрядження підприємства і з урахуванням вимог п. 140.1 ст. 140 розд. III ПК України.

Податковим кодексом України встановлено, що Кабміном окремо визначаються граничні норми добових для відрядження членів екіпажів судів/інших транспортних засобів або суми, що спрямовуються на харчування таких членів екіпажів замість добових, якщо такі судна (інші транспортні засоби):

- здійснюють комерційну, промислову, науково-пошукову або риболовецьку діяльність за межами територіальних вод України;

- виконують міжнародні рейси для здійснення навігаційної діяльності або перевезення пасажирів або вантажів за плату за межами повітряного або митного кордону України;

- використовуються для проведення аварійно-рятувальних та пошуково-рятувальних робіт за межами митного кордону або територіальних вод України.

На думку Мінфіну, викладеному в Листі N 31-18030-07-25/28711, якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження співпадають, тобто є одним днем, то і відшкодування витрат на харчування і фінансування особових потреб працівника (добових витрат) здійснюється за один день.

Суми і склад витрат державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабміном. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суми, встановленої абзацом четвертим пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 розд. III ПК України.

Також Мінфін в Листі N 31-18030-07-21/27231 відмічає, що при оформленні поїздки працівника строком на один день як службового відрядження (виданні відповідного наказу) відшкодування добових такому працівнику здійснюється як за повну добу, незалежно від того, чи має працівник можливість повернутися на робоче місце впродовж робочого дня.

Якщо до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлах або в проїзні документи включена вартість харчування, то платники податку, які не утримуються (не фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, мають право включити до складу витрат вартість послуг проживання та проїзду з урахуванням вартості послуг на харчування за умови документального підтвердження вказаних витрат. При цьому зменшення добових витрат, які враховуються при обчисленні податку на прибуток у складі витрат, на вартість харчування, включену в рахунок на проживання, ПК України не передбачено.

Надання авансу і звіту про його використання

Підприємство, направляючи працівника у відрядження, забезпечує його засобами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом)

Суму авансу працедавець визначає самостійно з урахуванням добових витрат, витрат на оплату проїзду і наймання житла працівником, що відряджається.

Конкретні терміни видачі авансу на відрядження чинними нормативними документами не встановлені, що дає можливість працедавцю встановлювати їх самостійно. Проте при ухваленні рішення з цього питання слід дотримуватися наступних рекомендацій: аванс повинен видаватися після підписання наказу (розпорядження) про відрядження і до від'їзду працівника у відрядження, з урахуванням часу, необхідного для проведення працівником, що відряджається витрат, пов'язаних з таким відрядженням, наприклад, для придбання проїзних квитків.

У разі перерахування авансу у безготівковій формі на відповідний рахунок працедавцю слід керуватися Положенням N 223, яке визначає порядок здійснення операцій з використанням спеціальних платіжних засобів. В даному випадку для забезпечення працівника, що відряджається, авансом підприємству треба усього лише зарахувати необхідну суму грошових коштів на платіжну картку, яка дасть можливість її утримувачу (працівнику, що відряджається) здійснювати операції по такому картковому рахунку підприємства.

Кошти, списані з карткового рахунку, вважаються виданими під звіт, можуть бути використані працівником виключно за цільовим призначенням, в нашому випадку - на забезпечення витрат на відрядження, без оприбутковування в касі, і мають бути підтверджені відповідними звітними документами.

Відповідно до п. 7.3 Положення N 223 при здійсненні операцій з використанням платіжних карток повинні оформлятися квитанція платіжного терміналу, чек банкомату, сліп тощо в паперовій формі, які складаються і друкуються на державній мові за місцем проведення операції у кількості екземплярів, необхідному для усіх учасників операції, та/або документи в електронній формі, передбачені правилами платіжної системи.

Після завершення відрядження працівник зобов'язаний:

1) заповнити і надати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою Наказом N 996 (абзац перший пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 розд. IV ПК України), до якого прикласти документи, що підтверджують понесені у зв'язку з відрядженням витрати;

2) повернути суму надмірно витрачених коштів (за наявності).

У Звіті працівник заповнює усі графи, окрім граф:

- «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт, що заповнюються посадовцями підприємства, на яких покладений обов'язок виконання вказаних функцій;

- «Звіт затверджено в сумі», яка підписується керівником (податковим агентом).

У випадку якщо аванс на відрядження видавався в безготівковій формі, в графі «Взято» працівник вказує тільки використану (списану з платіжної картки) суму грошових коштів, а не усю суму, яка була перерахована на таку картку для відрядження.

Відривна частина звіту («РОЗПИСКА») заповнюється і підписується посадовцем підприємства, якому працівник здає Звіт. Для працівника вона є документом, що підтверджує своєчасність надання звіту.

До Звіту додаються оригінали документів, що підтверджують вартість понесених витрат, з вказівкою форми їх оплати. Якщо розрахунки проводилися за допомогою платіжної картки, то до Звіту додаються також документи про отримання готівки з поточного рахунку (чек банкомату, копія витратного ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торгового терміналу тощо).

Згідно з пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 розд. IV ПК України Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що йде за днем, в якому платник податків:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії з доручення і за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

За наявності надмірно витрачених коштів їх сума повертається платником податків в касу або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх видала, до або під час надання вказаного Звіту.

Підпунктом 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 розд. IV ПК України встановлено, що:

- якщо під час службових відряджень особа, що відряджається - платник податків отримав готівку із застосуванням платіжних карток, то він надає Звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надмірно витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;

- якщо під час службових відряджень особа, що відряджається - платник податків застосував платіжні картки для проведення розрахунків в безготівковій формі, а термін надання платником податків звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, то за наявності поважних причин працедавець (само-зайнята особа) може його подовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Пунктом 170.9 ст. 170 розд. IV ПК України розписаний порядок оподаткування суми надмірно витрачених грошових коштів, отриманих платником податку на доходи фізичних осіб на відрядження або в підзвітну суму і не повернених у встановлений термін.

Так, податковим агентом фізичної особи при оподаткуванні суми, виданої йому під звіт і не поверненої ним впродовж встановленого терміну, є особа, що видала таку суму:

а) на відрядження - в сумі, що перевищує суму витрат працівника на таке відрядження, розрахованій згідно з розд. III ПК України;

б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені і за рахунок особи, яка їх видала, - в сумі, що перевищує суму фактичних витрат працівника на виконання таких дій.

У суму перевищення не включаються і не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівки або безготівкових грошових коштів, виданих працівнику в підзвітну суму працедавцем на організацію і проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у рамках граничного розміру таких витрат, передбаченого в розділі III ПК України, які здійснені таким платником та/або іншими особами в рекламних цілях.

Все, що включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, перераховано в п. 164.2 ст. 164 розд. IV ПК України. У цей перелік включається і сума надмірно витрачених грошових коштів, отриманих платником податків (працівником) на відрядження або під звіт і не повернених у встановлені законодавством терміни, розмір якої обчислюється згідно з п. 170.9 ст. 170 розд. IV ПК України (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 розд. IV ПК України).

У свою чергу, загальний місячний оподатковуваний дохід складається із суми оподатковуваних доходів, нарахованих (виплачених, наданих) впродовж такого звітного податкового місяця. База оподаткування для грошових коштів, надмірно витрачених на відрядження, визначається з урахуванням підвищувального коефіцієнта.

Порядок розрахунку коефіцієнта визначений в п. 164.5 ст. 164 розд. IV ПК України.

Вартість отриманого доходу помножується на коефіцієнт (К), розрахований за формулою:

К =100: (100- Сп),

де Сп - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

Сума надмірно витрачених грошових коштів, не здана в строк, обкладається ПДФО за ставками, визначеними п. 167.1 ст. 167 розд. IV ПК України, а саме:

- за ставкою 15% - з суми, що не перевищує 10-кратного розміру мінімальної заробітної плати,встановленого законом на 1 січня звітного податкового року (у 2012 році - 10 730 грн);

- за ставкою 17% - з суми перевищення.

При цьому, оскільки ставка 15 (17)% застосовується до загального місячного оподатковуваного доходу, то з граничним розміром (у 2012 році- 10 730 грн) слід порівнювати загальну суму нарахованого працівнику його працедавцем доходу за місяць.

Порядок застосування підвищувального коефіцієнта розглянемо на конкретному прикладі.

Приклад 3. Сума надмірно витрачених грошових коштів, не здана працівником в строк, складає 7000 грн. Заробітна плата працівника- 3000 грн. Визначимо суму податку, яку повинно утримати підприємство з доходу працівника у вигляді своєчасно не повернених грошових коштів.

Загальний місячний дохід працівника складатиметься з суми заробітної плати за місяць і своєчасно не повернених грошових коштів. База оподаткування доходу у вигляді надмірно витрачених грошових коштів визначається з урахуванням підвищувального коефіцієнта.

Заробітна плата працівника складає 3000 грн. Отже, окрім доходу у вигляді заробітної плати, ставка 15% може бути застосована до доходу у вигляді надмірно витрачених грошових коштів, рівного 7730 грн (10 730 - 3000).

Визначимо «чисту» суму доходу: 7730 : 1,176471 = 6570,5 (грн).

За умовою прикладу 3, «чистий» дохід працівника у вигляді суми надмірно витрачених грошових коштів (7000 грн) перевищує розрахункову величину (6570,5 грн). Таким чином, база оподаткування визначається із застосуванням двох коефіцієнтів:

- коефіцієнт 1,176471 застосовується до частини доходу, рівної 6570,5 грн;

- коефіцієнт 1,204819 - до частини доходу, рівної 429,5 грн (7000 - 6570,5).

База оподаткування доходу у вигляді надмірно витрачених грошових коштів складе:

- у частині, оподатковуваній за ставкою 15%, - 6570,5 х 1,176471 = 7730,01 (грн);

- у частині, оподатковуваній за ставкою 17%, - 429,5 х 1,204819 = 517,47 (грн).

Розрахуємо суму податку на дохід працівника у вигляді своєчасно не повернених грошових коштів: 7730,01 х 15 :100 + 517,47 х 17 :100 = 1247,47 (грн).

Бухгалтерський і податковий облік витрат на відрядження

У бухгалтерському обліку підприємств витрати на відрядження відображаються відповідно до положень П(С)БО 16. Так, відповідно до абзацу другого п. 7 П(С)БО 16, витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом визначеного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені. В той же час, якщо існує можливість їх віднесення на конкретний об'єкт витрат, такі витрати формують виробничу собівартість цього об'єкту.

Для обліку розрахунків з підзвітними особами Інструкцією N 291 передбачений субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

По дебету субрахунку 372 відображаються суми, видані працівникам під звіт, а також суми відшкодування працівникам власних коштів, використаних у відрядженні, в кореспонденції з субрахунками обліку грошових коштів і документів: 301 «Каса в національній валюті», 311 «Поточні рахунки в національній валюті», 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті», 331 «Грошові документи в національній валюті».

По кредиту субрахунку 372 відображаються суми витрачених підзвітними особами коштів, виданих під звіт, в кореспонденції з рахунками обліку витрат і ТМЦ, а також повернення невикористаних працівником, що відряджається, коштів в кореспонденції з субрахунками 301 «Каса в національній валюті» та 311 «Поточні рахунки в національній валюті».

Залежно від мети відрядження, визначеної керівником підприємства у відповідному наказі, і підрозділу, в якому працює працівник, що відряджається, суми витрачених підзвітними особами коштів відображаються на наступних рахунках бухгалтерського обліку:

- 20 «Виробничі матеріали»,

- 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»,

- 28 «Товари» - у разі придбання у відрядженні товарно-матеріальних цінностей і передачі їх на склад підприємства після повернення з відрядження;

- 23 «Виробництво» - у разі відрядження виробничих робітників, яке безпосередньо пов'язане з виготовленням продукції (товарів, робіт, послуг);

- 91 «Загальновиробничі витрати» - у разі відрядження працівників цехового персоналу з метою організації виробництва і управління цехами, ділянками, бригадами та іншими підрозділами основного і допоміжного виробництв;

- 92 «Адміністративні витрати» - у разі службового відрядження працівників адміністративно-управлінського та іншого загальногосподарського персоналу з метою управління підприємством та його обслуговування;

- 93 «Витрати на збут» - у разі службового відрядження працівників відділу збуту, якщо мета їх поїздки пов'язана зі збутом продукції (товарів, робіт, послуг);

- 94 «Інші витрати операційної діяльності» - у випадку якщо у відрядження направляється інший персонал підприємства, який не підпадає ні під одну з перелічених вище категорій.

Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 розд. III ПК України до витрат подвійного призначення віднесені витрати на відрядження фізичних осіб, які знаходяться у трудових відносинах з платником податків або є членами керівних органів платника податків, в межах фактичних витрат особи, що відряджається, на:

- проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

- оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включені в такі рахунки витрати на харчування або побутові послуги (прання, чищення, полагодження та прасування одягу, взуття або білизни);

- наймання іншого житла;

- оплату телефонних розмов;

- оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз);

- обов'язкове страхування;

- інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, у тому числі будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Вказані витрати можуть бути включені до складу витрат платника податків тільки за наявності документів, що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадочного талона та документу про сплату за усіма видами транспорту, у тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, у тому числі бронювання місць в місцях проживання, страхові поліси та ін.

Статтею 89 ХК України визначено, що управління діяльністю господарського товариства здійснюють його органи та посадовці, склад та порядок обрання (призначення) яких визначається залежно від виду товариства, а у визначених законом випадках - учасники товариства.

Посадовцями товариства визнаються голова та члени виконавчого органу, голова ревізійної комісії (ревізор), а у разі створення ради товариства (наглядової ради) - голова та члени цієї ради. Обмеження відносно поєднання однією особою вказаних посад встановлюються законом.

Отже, оскільки голова та члени правління, наглядової ради, а також голова ревізійної комісії акціонерного товариства відповідно до законодавства є членами керівних органів платника податків, то витрати на їх відрядження можуть бути враховані у складі витрат при обчисленні податку на прибуток. Витрати на відрядження засновника товариства враховуватимуться у складі витрат при обчисленні об'єкту оподаткування, у випадку якщо засновник товариства знаходиться з товариством у трудових відносинах або є головою чи членом виконавчого органу. Такий висновок міститься в Єдиній базі податкових знань.

Що стосується направлення у відрядження фізичної особи, що виконує на підприємстві роботи за договорами цивільно-правового характеру, то в цьому випадку такої можливості чинне законодавство не надає.

Уся справа в принциповій відмінності статусу працівника, тобто особи, працюючої на підприємстві і виконуючої обов'язки згідно з трудовою угодою (контрактом), і особи, що виконує на підприємстві роботи за цивільно-правовим договором (наприклад, за договором підряду). Головна відмінність полягає в тому, що для першої з них процес трудової діяльності врегульований трудовим законодавством, зокрема КЗпП України, а для другої - цивільним законодавством.

Статтею 121 КЗпП України, яка й гарантує надання працівникам підприємств компенсаційних виплат у зв'язку зі службовими відрядженнями, відшкодування витрат у зв'язку з поїздками особам, працюючим на підставі цивільно-правових договорів, не передбачено.

Таким чином, підприємство може направляти фізичних осіб, працюючих за цивільно-правовими договорами, в інші населені пункти для виконання завдання керівника. Проте при цьому такі поїздки службовими відрядженнями вважатися не будуть, а витрати, понесені такими фізичними особами в поїздці, за нормами, встановленими КЗпП України для відряджень, відшкодуванню не підлягають. В даному випадку такі витрати доведеться компенсувати у складі винагороди, яка виплачуватиметься за умовами цивільно-правового договору, з відповідним їх оподаткуванням.

Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податків за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю такого платника податків, зокрема (але не виключно):

- запрошення приймаючої сторони, діяльність якої співпадає з діяльністю платника податків;

- укладений договір або контракт;

- інші документи, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

- документи, що засвідчують участь особи, що відряджається, в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться з тематики, співпадаючої з господарською діяльністю платника податків.

Слід зазначити, що відрядне посвідчення роль документу, яким підприємство зможе підтвердити факт поїздки працівника до іншого населеного пункту, її службовий характер, вже виконувати не зможе.

Так, ПК України (на відміну від Закону про оподаткування прибутку) про необхідність наявності відрядного посвідчення для віднесення відрядних витрат до витрат підприємства не говорить а ні слова. Тому при дотриманні усіх інших умов можливість віднесення сум, відшкодованих співробітнику, що відряджається, не залежить від того, чи надав він відрядне посвідчення і чи є в ньому відмітки відряджаючої та приймаючої сторін.

При цьому підприємствам ніхто не забороняє як і раніше використовувати відрядні посвідчення, проставляти в них штампи про прибуття та вибуття. Але в той же час відсутність відрядного посвідчення вже не стане основою для зняття витрат платника податків.

До складу витрат, що враховуються при визначенні об'єкту оподаткування підприємств, установ та організацій усіх форм власності (окрім працівників бюджетної сфери), включають суми добових в розмірі, не більше встановленої пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 розд. III ПК України норми, відповідно до наказу про відрядження, а також документів, що підтверджують зв'язок відрядження з господарською діяльністю платника податків.

Податковий кодекс України не дозволяє включати до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку відповідно до законів країни перебування, а такоя плату за видовищні заходи.

На підприємствах часто зустрічаються випадки використань працівниками, що відряджаються автомобілів, причому як службових, так і власних. При цьому відповідно виникають питання компенсації витрат на проїзд працівників, що відряджаються, при використанні автомобіля.

Так, розділ II Інструкції N 59, який регулює порядок направлення працівників у відрядження в межах України, не містить норм, що визначають порядок відшкодування працівнику, що відряджається, витрат на проїзд службовим автомобілем (витрат на ПММ, стоянку, паркування автомобіля, а також витрат, пов'язаних з його техобслуговуванням).

Такі витрати відшкодовуються у складі витрат на відрядження тільки при відрядженнях за кордон на службовому автомобілі (п. 12 розд. III Інструкції N 59). Тому вказані витрати не можуть бути включені в кошторис витрат на відрядження і компенсовані як витрати на відрядження.

Але при цьому слід зазначити, що підприємство використовує службовий автомобіль для поїздки свого працівника у рамках своєї господарської діяльності, а раз так, то і витрати на нього вважатимуться витратами на господарські потреби. Тому одночасно з авансом на відрядження підприємство повинне видати працівнику підзвітні кошти на госп-потреби (для компенсації витрат на ПММ, стоянку, паркування службового автомобіля, а також витрат на сплату зборів за проїзд по ґрунтових, шосейних дорогах і водних переправах).

Витрати на ПММ у разі використання у відрядженні автомобіля відшкодовуються відповідно до Норм витрат палива за кілометр пробігу і маршруту, погодженого з керівником, що повинно бути відображено в наказі про направлення працівника у відрядження. При цьому слід пам'ятати, що на сьогодні у ПК України не існує ніяких обмежень, пов'язаних з експлуатацією легкового автомобіля (зокрема, щодо витрат на придбання для них ПММ, а також на стоянку та паркування).

При використанні працівником у відрядженні власного автомобіля витрати на ПММ, плата за стоянку та інші витрати на використання автомобіля не включаються ні до складу витрат на відрядження, а ні до складу витрат на господарські потреби. Виходом з ситуації, що склалася, для підприємства буде укладення з власником автомобіля договору оренди транспортного засобу.

Так, пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 розд. III ПК України дозволено включати у витрати платника податків при визначенні об'єкту оподаткування витрати на проїзд на орендованому автотранспорті як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження. При цьому витрати на ПММ, плата за стоянку та інші «автомобільні» витрати відшкодовуватимуться у вказаному вище порядку.

Відображення витрат на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку наведемо на конкретному прикладі.

Приклад 4. Директор підприємства направлений у відрядження з м. Харків дом. Київ на ділові переговори. Термін відрядження - З дні (з 10.01.2012 р. по 12.01.2012 p.). Директору 06.01.2012 р. виданий аванс в сумі 3500 грн. Звіт в бухгалтерію підприємства наданий 13.01.2012 року. До нього додані наступні документи:

1) рахунок готелю з вказівкою індивідуального податкового номера платника ПДВ і касовий чек на оплату послуг проживання - 2400 грн, у тому числі ПДВ - 400 грн;

2) залізничні квитки на проїзд до м. Київ і назад- вартістю 174 грн кожен, у тому числі ПДВ - 29 грн.

Розмір добових на підприємстві на 2012 рік, згідно з Положенням про службові відрядження, встановлений у розмірі 214, б грн. Директору за три доби відшкодовані добові витрати у розмірі 643,8 грн.

Загальна сума витрат на відрядження склала 3391,8 грн. Звіт затверджений в повній сумі. Не використані у відрядженні кошти повернені в касу підприємства в день затвердження Звіту.

У бухгалтерському та податковому обліку витрати на відрядження відображаються таким чином (табл. 2).

Таблиця 2

________________________

* Згідно зі ст. 13 Закону про Держбюджет-2012.

Список використаних документів

КЗпП України - Кодекс законів про працю України

ПК України - Податковий кодекс України

ХК України - Господарський кодекс України

Закон про Держбюджет-2012 - Закон України від 22.12.2011 р. N 4282-VI «Про Державний бюджет України на 2012 рік»

Закон про оподаткування прибутку - Закон України від 08.12.1994 р. N 334/94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємств» в редакції від 22.05.1997 р. N 283-97-ВР (втратив чинність частково)

Закон про РРО - Закон України від 06.07.1995 р. N 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» в редакції від 01.06.2000 р. N 1776-IIІ

Постанова N 98 - Постанова КМУ від 02.02.2011 р. N 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів»

Постанова N 490 - Постанова КМУ від 31.03.1999 р. N 490 «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок та посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних та будівельних робіт, і працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер»

Наказ N 362 - Наказ Мінфіну України від 17.03.2011 р. N 362 «Про внесення змін до Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон»

Наказ N 489 - Наказ Держкомстату України від 05.12.2008 р. N 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці»

Наказ N 503 - Наказ Мінтрансу України від 25.05.2006 р. N 503 «Про затвердження Типових форм квитків на проїзд пасажирів та перевезення багажу на маршрутах загального користування»

Наказ N 996 - Наказ ДПАУ від 23.12.2010 р. N 996 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, і Порядку його складання»

Порядок N 100 - Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений Постановою КМУ від 08.02.1995 р. N 100

Положення N 223 - Положення про здійснення операцій з використанням спеціальних платіжних засобів, затверджене постановою Правління НБУ від 30.04.2010 р. N 223

Положення N 614 - Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. N 614

Інструкція N 59- Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. N 59

Інструкція N 291 - Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств та організацій, затверджена наказом Мінфіну України від 30.11.1999 р. N 291

Норми витрат палива - Норми витрат палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінт-рансу України від 10.02.1998 р. N 43

П(С)БО 16 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну України від 31.12.1999 р. N 318

Лист N 134/06/187-07 - Лист Мінпраці України від 29.05.2007 р. N 134/06/187-07 «Про розірвання трудового договору за ініціативою працівника, оплату праці працівника, порядок направлення у відрядження і про накладення дисциплінарного стягнення»

Лист N 154/13/116-08- Лист Мінпраці України від 19.06.2008 р. N 154/13/116-08 «Про надання іншого дня відпочинку працівнику, що знаходиться у відрядженні у вихідний день»

Лист N 287/7/23-2117 - Лист ДПАУ від 12.01.2004 р. N 287/7/23-2117 «Про порядок розрахунків при продажу квитків на автомобільному та електротранспорті»

Лист N 1033/5/15-1416 - Лист ДПСУ від 06.10.2011 р.N 1033/5/15-1416 «Про мінімальний розмір добових витрат для працівників підприємств, які не фінансуються (не утримуються) за рахунок бюджету»

Лист N 041- 407-133/12-1943 - Лист Мінфіну України від 28.02.2002 р. N 041-407-133/12-1943 «Про документи, що підтверджують витрати працівника на наймання житла під час відрядження»

Лист N 31-03173-03-29/8103 - Лист Мінфіну України від 29.04.2005 р. N 31-03173-03-29/8103 «Про службові відрядження»

Лист N 31-18030-07-25/28711 - Лист Мінфіну України від 29.12.2005 р. N 31-18030-07-25/28711 «Про службові відрядження»

Лист N 31-18030-07-21/27231 - Лист Мінфіну України від 12.10.2009 р. N 31-18030-07-21/27231 «Про відшкодування добових у разі оформлення службового відрядження на один день»

“Консультант бухгалтера” N 4 (648) 23 січня 2012 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)