Особенности сдачи отчетности в электронной форме

Электронная отчетность - это возможность формирования и подачи в электронной (без бумажных носителей) форме регламентированных отчетов. Отчет формируется в соответствующей программе, после чего накладывается электронная цифровая подпись и отчет отправляется в контролирующий орган.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который прилагается к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписанта.

Преимущества предоставления электронной отчетности оценить очень просто (каждый бухгалтер, который уже воспользовался этой возможностью, ощутил все плюсы на собственном опыте). Вот, собственно, преимущества:

- существенное уменьшение времени на составление отчетов;

- невозможность арифметической ошибки при составлении отчета;

- возможность сдачи отчетности через Интернет;

- избежание простоя в огромных очередях (особенно в конце сроков подачи отчетности) до «заветного окошка»;

- исключение ситуации, когда инспектор не хочет принимать отчет с «неприемлемыми» для налоговой инспекции показателями.

И самое главное - у бухгалтеров всегда будет под рукой архив отчетности в электронной форме. Это не только упростит учет налоговой отчетности и ее обработку, но и повысит сохранность документов (можно быстро и дешево сделать сколько угодно копий электронных документов, и при этом каждая из них ничем не будет отличаться от оригинала). С такой программой никакие налоговые проверки, выемки или изъятия документов бухгалтерского учета не смогут парализовать работу предприятия.

Подавать отчетность в электронной форме имеют право все физические лица -предприниматели и юридические лица.

С принятием НК Украины для некоторых категорий плательщиков - предприятий с численностью работников 50 чел. и более и годовым валовым доходом более 70 млн грн право подавать электронную отчетность превратилось в обязанность (п. 49.4 ст. 49 гл. 2 разд. II НК Украины). Остальные категории налогоплательщиков могут сдавать отчетность по своему усмотрению - лично, с помощью уполномоченного лица, по почте или в электронной форме, если иное не предусмотрено Кодексом.

Общие принципы организации информационного обмена при представлении налогоплательщиками налоговой отчетности в органы ГНС в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи определены Инструкцией N 233.

Отправлять отчеты можно круглосуточно, но принимать их налоговая будет только в рабочее время - с 9 до 18 часов ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней (п. 4 разд. III Инструкции N 233) .

При поступлении налогового документа в электронной форме в органы ГНС до 16 часов налогоплательщику в течение двух часов с момента принятия (непринятия) направляется вторая квитанция, в ином случае - в течение первых двух часов следующего рабочего дня.

Важно помнить, что, согласно пп. 49.11.1 п. 49.11 ст. 49 гл. 2 разд. II НК Украины, в течение 5 рабочих дней после подачи электронной декларации плательщику может прийти письменное уведомление об отказе в принятии декларации из-за отсутствия обязательных реквизитов или необходимых приложений. Поэтому лучше сдавать отчеты заранее.

После отправки отчета обязательно должен прийти ответ о принятии либо отказе в принятии отчетности - тоже в электронной форме.

В соответствии с п. 7 разд. III Инструкции N 233 налогоплательщик, подавший отчетность в электронной форме, должен получить две квитанции от органов налоговой инспекции.

Первая квитанция подтверждает передачу налоговых документов органу ГНС телекоммуникационными способами связи. Эта квитанция присылается органами ГНС на электронный адрес налогоплательщика, с которого была прислана налоговая отчетность. Второй экземпляр первой квитанции в электронной форме сохраняется в органе ГНС. Если на адрес налогоплательщика не поступила первая квитанция, то налоговый документ считается не полученным, а значит, отправку нужно повторить.

Датой и временем представления налогового документа в электронной форме в органы ГНС являются дата и время, зафиксированные в первой квитанции.

Затем должна прийти вторая квитанция, которая подтверждает внесение налоговых документов в базу данных ГНС. В ней также указываются реквизиты принятого налогового документа в электронной форме, соответствие этого документа формату электронного документа, результаты проверки ЭЦП, информация о налогоплательщике, дата и время приема, регистрационный номер, налоговый период, за который представлен отчет, и данные об отправителе квитанции. Если присланные налоговые документы сформированы с ошибкой, то вторая квитанция будет уведомлять о не принятии налоговых документов в электронной форме с указанием причин. На эту квитанцию накладывается ЭЦП органа ГНС, осуществляется ее шифрование и отправка налогоплательщику средствами телекоммуникационной связи. Второй экземпляр такой квитанции в электронной форме сохраняется в органе ГНС.

При получении второй квитанции с информацией о не принятии электронного отчета нужно повторно направить электронный отчет, предварительно изменив его по необходимости.

Если налогоплательщик отправил в органы ГНС несколько экземпляров одного налогового документа (в случае исправления, не получения первой квитанции и т. п.), то оригиналом считается электронный документ, отправленный в органы ГНС последним до истечения предельного срока, установленного законодательством для предоставленияналоговой отчетности, при условии, что он был сформирован правильно, принят в базу данных ГНС и налогоплательщику поступила об этом вторая квитанция (п. 8 разд. III Инструкции N 233).

Согласно п. 49.15 ст.49 гл. 2 разд. II НК Украины налоговая декларация, присланная налогоплательщиком или его представителем по почте или средствами электронной связи и заполненная с нарушением норм пунктов 48.3 и 48.4 гл. 2 разд. II НК Украины, считается не предоставленной.

И даже в случае попытки не признать налоговую декларацию орган ГНС обязан предоставить налогоплательщику письменное уведомление об отказе в приеме его налоговой декларации с указанием причин такого отказа (п. 49.11 ст. 49 гл. 2 разд. II НК Украины):

- в случае получения такой налоговой декларации, присланной по почте или средствами электронной связи, - в течение 5 рабочих дней со дня ее получения (пп. 49.11.1 п. 49.11 ст. 49 гл. 2 разд. II НК Украины);

- в случае получения такой налоговой декларации лично от налогоплательщика или его представителя - в течение 3 рабочих дней со дня ее получения (пп. 49.11.2 п. 49.11 ст. 49 гл. 2 разд. II НК Украины).

Следовательно, налоговый орган имеет право после получения второй квитанции прислать письмо налогоплательщику о не признании отчетности с указанием оснований не принятия отчета. В базе данных ГНС эта налоговая отчетность только регистрируется (без внесения показателей) и получает статус «Не признана как налоговая декларация» с обязательным указанием оснований непризнания.

Что может стать причиной получения статуса отчетности
«Не признана как Налоговая декларация»

Согласно Методическим рекомендациям N 827 представленная налогоплательщиком отчетность в электронной форме средствами телекоммуникационной связи подлежит проверке:

- соответствию формата (стандарта) электронного отчета и его целостности;

- силе и достоверности ЭЦП;

- заполнению обязательных реквизитов электронного отчета и обязательных приложений к налоговой отчетности, предусмотренных порядком заполнения соответствующей отчетности, которые являются неотъемлемой частью налоговой декларации или уточняющей отчетности и не могут быть самостоятельным документом. Пунктом 48.3 ст. 48 гл. 2 разд. II НК Украины определены обязательные реквизиты налоговой декларации:

- тип документа (отчетный, уточняющий, отчетный новый);

- отчетный (налоговый) период, за который подается налоговая декларация;

- уточняемый отчетный (налоговый) период (для уточняющего расчета);

- полное наименование (фамилия, имя, отчество) налогоплательщика согласно регистрационным документам;

- код налогоплательщика согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины или налоговый номер;

- регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта (для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и уведомили об этом соответствующий орган ГНС и имеют отметку в паспорте);

- местонахождение (местожительство) налогоплательщика;

- наименование органа ГНС, которому подается отчетность;

- дата подачи отчета (или дата заполнения - в зависимости от формы);

- инициалы, фамилии и регистрационные номера учетных карточек должностных лиц налогоплательщика;

- подписи налогоплательщика - физического лица и/или должностных лиц налогоплательщика, определенных НК Украины, удостоверенные печатью налогоплательщика (при наличии).

В отдельных случаях (п. 48.4 ст. 48 гл. 2 разд. II НК Украины), когда это отвечает сути налога или сбора и необходимо для его администрирования, форма налоговой декларации дополнительно может содержать следующие обязательные реквизиты:

- отметка об отчетности по специальному режиму;

- код вида экономической деятельности (КВЭД);

- код органа местного самоуправления по КОАТУУ;

- индивидуальный налоговый номер и номер свидетельства о регистрации плательщика НДС согласно данным реестра плательщиков НДС за отчетный период.

Таким образом, если предоставленная налогоплательщиком в органы ГНС налоговая отчетность заполнена им с нарушением правил, указанных в утвержденном порядке заполнения, она может быть не признана таким органом ГНС как налоговая декларация (п. 4.5 Методических рекомендаций N 827).

Структурное подразделение органа ГНС, в функции которого входит прием налоговой отчетности, направляет налогоплательщику уведомление о не признании органом ГНС налоговой отчетности (налоговой декларации) с указанием оснований не принятия и предложением представить новую налоговую декларацию, оформленную надлежащим образом. Обратим особое внимание, что после того как налоговая декларация (расчет) уже принята и ее данные внесены в базу данных налогового органа, она проверяется еще и подразделением налогообложения юридических или физических лиц.

В течение 5 рабочих дней со дня ее получения (пп. 49.11.1 п. 49.11 ст. 49 гл. 2 разд. II НК Украины) эти подразделения могут присвоить уже принятой отчетности статус «Не признана как налоговая декларация».

Для таких случаев п. 4.6 Методических рекомендаций N 827 определены основные причины (не предусмотренные п. 4.5 этих Методических рекомендаций), а именно: - предоставление плательщиками НДС отчетности за период, который не соответствует отчетному периоду для каждого конкретного плательщика (месяц, квартал),

- предоставление налогоплательщиками налоговой отчетности, которая не соответствует выбранному режиму налогообложения ( например, очень схожи формы декларации по налогу на прибыль предприятия и декларации по налогу на прибыль совместной деятельности);

- удвоение поданной налоговой отчетности по вине субъекта хозяйствования, (такое удвоение получается при отправке повторного электронного отчета в связи с не получением квитанций о его доставке, при этом оригиналом считается электронный документ, полученный последним до окончания предельного срока представления налоговой отчетности, установленного для подачи отчетности на бумажном носителе).

Проверяется также наличие обязательных приложений к налоговой отчетности, предусмотренных порядком заполнения соответствующей отчетности, которые являются неотъемлемой частью налоговой декларации или уточняющей отчетности и не могут быть самостоятельным документом.

В этих случаях подразделением налогообложения юридических или физических лиц за подписью руководителя органа ГНС направляется уведомление налогоплательщику о не признании такой отчетности налоговой декларации с указанием оснований и с предложением подать новую декларацию, оформленную надлежащим образом.

Следует отметить, что при подаче налогоплательщиком новой декларации с исправленными показателями до окончания предельного срока представления декларации за тот же отчетный период штрафы, предусмотренные законодательством, не применяются. Сложнее будет, если при получении уведомления о не принятии налоговой декларации уже прошел предельный срок ее подачи, и здесь не избежать финансовых санкций за несвоевременное представление отчетности.

В дальнейшем, в случае получения отказа органа ГНС в приеме налоговой декларации налогоплательщик имеет право обжаловать решение органа ГНС в порядке, предусмотренном ст. 56 гл. 4 разд. II НК Украины (пп. 49.12.2 п. 49.12 ст. 49 гл. 2 разд. II НК Украины).

Нюансы, связанные с подачей уточняющих расчетов

В случае если в будущих налоговых периодах (с учетом сроков давности, определенных ст. 102 гл. 9 разд. II НК Украины) налогоплательщик самостоятельно обнаруживает ошибки, которые содержатся в ранее поданной им налоговой декларации (кроме ограничений, определенных этой статьей), он обязан направить уточняющий расчет к такой налоговой декларации по форме действующего на время представления уточняющего расчета (п. 50.1 ст.50 гл. 2 разд. II НК Украины). При этом соблюдаются все те же требования к оформлению налоговой отчетности, и не стоит забывать об обязательных приложениях к налоговой отчетности, которые являются неотъемлемой ее частью и не могут быть самостоятельным документом. При составлении уточняющих отчетов надо учитывать то, что согласно пп. 4.15.2 Методических рекомендаций N 827, формы налоговых отчетов, утвержденные соответствующими порядками составления отчетов, не предусматривают форм уточняющих расчетов:

- для субъектов хозяйственной деятельности - физических лиц, которые находятся на общей или упрощенной системе налогообложения,

- для отчета об использовании регистраторов расчетных операций и книг учета расчетных операций (расчетных книжек),

- для отчета по форме N 1-ПП «О суммах льгот в налогообложении юридических лиц и физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности»;

- для декларации о валютных ценностях,

- для Расчета части чистой прибыли (дохода), подлежащего уплате в общий фонд Государственного бюджета Украины по результатам ежеквартальной финансово-хозяйственной деятельности.

Поэтому для указанных отчетов уточнения в пределах текущего года предоставляются нарастающим итогом в следующем отчетном периоде. Уточнения за предыдущие годы, если плательщик настаивает на предоставлении такого отчета, принимаются органами ГНС с сопроводительным письмом с указанием мотивов его составления.

Изменения в переписке с налоговыми органами

Нельзя не отметить изменения в НК Украины, внесенные Законом N 3609, касающиеся электронной переписки с органами ГНС.

Налогоплательщики, подающие отчетность в электронной форме, могут вести переписку с органами ГНС средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением требований закона об электронном документообороте и электронной цифровой подписи.

По запросу налогоплательщика, получившего документ в электронной форме, орган ГНС предоставляет такому налогоплательщику соответствующий документ на бумажном носителе в течение 3 рабочих дней со дня поступления соответствующего требования (в письменной или электронной форме) налогоплательщика. Но, к сожалению, механизм данной переписки еще не понятен ни налогоплательщикам, ни самим налоговым органам.

О программировании по наложению ЭЦП

У некоторых налогоплательщиков еще остаются вопросы, которые непосредственно касаются работы программ для наложения ЭЦП. Для их решения нужно обращаться в центр сертификации, услугами которых пользуется налогоплательщик. На сегодняшний день налогоплательщику достаточно получить электронный ключ в аккредитованном центре, а договор можно будет зарегистрировать через web-интерфейс «Информационного портала органов ГНС Украины» в электронной форме.

Однако проблемы подачи электронной отчетности отнюдь не ограничиваются необходимостью заключения договора. Ни для кого не секрет, что в июле 2011 года в ГНСУ «обвалился» сервер, через который происходила подача электронной отчетности и который формировал и рассылал квитанции о принятии и обработке отчетности.

Конечно, НК Украины подобных форс-мажоров не предусматривает, трактуя подачу отчетности после отпущенного срока как нарушение. В подобных ситуациях обычно спор разрешает пункт «Форс-мажор» в любом договоре, но, увы, в договоре «Про визнання електронних документів» (приложение 1 к Инструкции N 233) такого пункта нет.

По данным источника в налоговых органах, причина проблемы с отправкой электронной почты кроется в настройках электронных почтовых ящиков, на которые присылались отчеты. Они были рассчитаны на гораздо меньший объем информации, чем тот, с которым им пришлось столкнуться. Время на прохождение документа зависит не только от самого плательщика и работы оборудования органа ГНС, но и от внешних факторов: качества каналов связи, технологической возможности провайдера, который предоставляет услуги пользования сетью Интернет.

Также обращаем внимание налогоплательщиков на то, что, создавая налоговый документ в электронной форме в соответствии с утвержденным форматом, бухгалтер использует установленное программное обеспечение, которое «подсказывает» об ошибках, обнаруженных в документе. Это, конечно, позволяет вовремя их исправить и не тратить время и средства на уточняющие отчеты и штрафы, связанные с арифметическими ошибками.

Также необходимо помнить, что в программное обеспечение по тому или иному виду декларации (расчета) могут вноситься изменения, связанные с нюансами заполнения отдельных строк. Так, например, в первоначальном варианте программного обеспечения по Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия ошибочно в Приложении АВ суммировались данные строк 06.2.3.1 AM и 06.2.3.2 AM и итог автоматически переносился в строку 06.2.3 данного Приложения, хотя этого не должно было быть, так как итог строки 06.2.3 должен был включать еще и расходы на содержание основных средств.

Таким образом, при обновлении программного обеспечения продолжает усовершенствоваться и программа проверки налогового документа, поэтому налогоплательщикам необходимо систематически обновлять программное обеспечение.

Подводя итог изложенному, еще раз обратим внимание на основные правила при сдаче отчетности в электронной форме:

1. Обязательные реквизиты необходимо заполнять в полном объеме и корректно. К примеру, название фирмы или ФИО заполняйте полностью без аббревиатур.

2. Следите за тем, чтобы сданы были все обязательные приложения, если Декларация предусматривает наличие приложений.

3. Отчетность принимается до 18.00 текущего дня. Отчет, отправленный после 18.00, зарегистрирован будет следующим днем.

4. Если отчет отправлен после 16.00, то квитанция о принятии (не принятии) отчета может прийти лишь на следующий день.

5. Фактом доставки отчета является Уведомление доставке. Если в течение 1 часа с момента отправки вам не пришло уведомление, свяжитесь с инспектором и при необходимости отправьте отчет еще раз.

6. Фактом сдачи отчета является Квитанция N 1.

7. Фактом принятия отчета является Квитанция N 2 с регистрационным номером отчета.

8. Обязательно сохраняйте все квитанции об успешной доставке и зашифрованные документы, которые вы отослали! Эти квитанции позволяют подтвердить факт подачи вами документов в органы ГНС.

Список использованных документов

НК Украины - Налоговый кодекс Украины

Закон N 3609 - Закон Украины от 07.07.2011 г. N 3609-VI «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и некоторые другие законодательные акты Украины по усовершенствованию отдельных норм Налогового кодекса Украины»

Инструкция N 233 - Инструкция по подготовке и предоставлению налоговых документов в электронной форме средствами телекоммуникационной связи, утвержденная приказом ГНАУ от 10.04.2008 г. N 233

Методические рекомендации N 827 - Методические рекомендации по централизованному приему и компьютерной обработке налоговой отчетности плательщиков налогов в ОГНС Украины, утвержденные приказом ГНАУ от 31.12.2008 г. N 827

“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, N 37 (819),
12 сентября 2011 г.
Подписной индекс 40783