Заповнення нової Форми N 1ДФ

Приступаючи до складання того або іншого податкового розрахунку або декларації, бухгалтери, передусім, замислюються про наслідки неправильного заповнення. А замислитися над складанням Форми Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, та сум утриманого з них податку (Форма N 1ДФ) варто не лише бухгалтерам, але і приватним підприємцям, оскільки хоча Форма N 1ДФ і не зазнала істотних змін, але ознаки доходів змінилися і суттєво.

З податковою звітністю, присвяченою податку на доходи фізичних осіб (ПДФО), законодавці в ПК України так намудрували, що врешті-решт вимушені були в терміновому порядку відмінити один з видів звітності¹, передбачений підпунктом «д» п. 176.2 ст. 176 розд. IV ПК України, а саме щомісячну Податкову декларацію з податку на доходи фізичних осіб, затверджену Наказом N 58.

Вийшло так, що, усупереч всім обіцянкам законодавців про істотне скорочення податкової звітності, приватних підприємців «обдарували» місячною формою звітності з ПДФО. Податкові органи просто не були готові прийняти такий об'єм нової звітності від підприємців. Обуренню підприємців не було межі, оскільки на місцях їм не могли роз'яснити порядок складання Податкової декларації з податку на доходи фізичних осіб. Велика частина підприємців взагалі складала звітність з прочерками, тому користі від такої здачі звітності не було нікому, незважаючи на витрачену силу-силенну часу та нервів.

Зовсім інша справа із звичним усім Податковим розрахунком сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, та сум утриманого з них податку (далі - Форма N 1ДФ), затвердженим Наказом N 1020, дані якого дійсно використовуються Пенсійним фондом України, відділами соціального захисту при нарахуванні субсидій, правоохоронними органами тощо.

Форма N 1ДФ - це Податковий розрахунок, але суть цього розрахунку дещо інша, ніж у інших декларацій та розрахунків. До того ж заповнювати Податковий розрахунок дуже непросто, а запити у податкових органів такі, що вони хотіли б бачити в ньому стільки даних, що підприємствам довелося б розміщати спеціальні підрозділи для збору інформації для цієї податкової звітності і особливо з операцій, які торкаються «виплачуваних доходів» приватним підприємцям.

Звернемо увагу на те, що Наказом N 1020 затверджена не лише форма N 1ДФ, але і Порядок її заповнення (Порядок N 1020).

Хто повинен подавати Форму N 1ДФ?

Податкові агенти зобов'язані щокварталу подавати до податкового органу за своїм місцезнаходженням Форму N 1ДФ, де відображаються дані щодо усіх фізичних осіб, яким в звітному періоді був нарахований або виплачений доход.

Згідно з пп. 14.1.180 п. 14.1 ст. 14 розд. І ПК України податковий агент з податку на доходи фізичних осіб - це юридична особа (його філія, відділення, інший відособлений підрозділ), самозайнята особа, представництво нерезидента - юридичної особи, які незалежно від організаційно-правового статусу та способу обкладення іншими податками та/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій або негрошовій формі) зобов'язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи з доходів, що виплачуються такій особі, вести податковий облік, подавати податкову звітність податковому органу та нести відповідальність за порушення його норм.

В той же час самозайнята особа - платник податку, який є фізичною особою - підприємцем або здійснює незалежну професійну діяльність, за умови, що така особа не є працівником у рамках такої підприємницької або незалежної професійної діяльності (пп. 14.1.226 п. 14.1ст. 14 розд. І ПК України). Тобто приватний підприємець - це й є самозайнята особа. Звідси, якщо підприємець має найнятих робітників, він є податковим агентом, тобто повинен подавати Форму N 1ДФ.

Ця Форма подається незалежно від того, чи виплачував доходи податковий агент впродовж звітного періоду.

Звертаємо увагу на те, що нині підпункт «б» п. 176.2 ст. 176 розд. IV ПК України передбачає, що такий розрахунок повинен подаватися незалежно від того, чи виплачує доходи платникам податку вказана особа впродовж звітного періоду. Це означає, що усі підприємці повинні подавати Форму N 1ДФ навіть у тому випадку, коли у них немає найнятих робітників.

Законопроектом N 8355-д, прийнятим Верховною Радою 07.04.2011 р. і підписаним Президентом України 08.04.2011 p., змінений зміст підпункту «б» п. 176.2 ст. 176 розд. IV ПК України.

Платники податку зобов'язані: «подавати в терміни, встановлені даним Кодексом для податкового кварталу, < якщо інше не визначене нормами даного Кодексу > податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку до органу державної податкової служби за місцем свого розташування.

Такий розрахунок подається лише у разі нарахування вказаних доходів платнику податку вказаною особою впродовж: звітного періоду < Такий розрахунок подається незалежно від того, чи виплачує доходи платникам податку вказана особа впродовж звітного періоду >. Ведення інших форм звітності із вказаних питань не допускається».

Особливу увагу слід приділити цій формі приватним підприємцям, оскільки доки офіційних роз'яснень по окремих нюансах немає, але є така ознака доходу, як «157 - доход, виплачений само-зайнятій особі» (колишня ознака «42 - виплати приватним підприємцям», який був передбачений в порядку N 451).

Більшість підприємств і раніше заповнювали рядки по фізичних особах - підприємцях, що отримали доходи у рамках їх підприємницької діяльності.

Податок на доходи фізичних осіб в цьому випадку не утримується, тому у формі N 1ДФ відображається ознака доходу «157», а в графах «4а» та «4» проставляються нулі.

Раніше підприємці переважно не відображали у формі N 1ДФ доходи, виплачені іншим підприємцям при закупівлі товарів, робіт, послуг. Проте у зв'язку з прийняттям ПК України і збільшенням штрафів за неподання такої звітності їм доцільніше відображати такі дані у формі N 1ДФ. Хоча зміни, внесені до підпункту «б» п. 176.2 ст. 176 розд. IV ПК України, та акцент на слові «у разі нарахування вказаних доходів» дають підстави вважати, що в даному випадку може йтися про нарахування за цивільно-правовими договорами, а не про просту купівлю товарів (наприклад, з видачею чека, товарного чека, прибуткового касового ордера або іншого аналогічного документу).

Перший звітний період

Форма N 1ДФ подається щокварталу впродовж 40 календарних днів, що йдуть за останнім календарним днем звітного кварталу, тобто до 9 лютого, 10 травня, 9 серпня та 9 листопада включно.

Згідно з Наказом N 1020 Форма N 1 ДФ перший раз за новою формою подається за І квартал 2011 року, тобто до 10 травня.

Форма N 1 ДФ подається в органи податкової служби за місцезнаходженням юридичної особи та її структурних підрозділів або за місцем проживання фізичної особи.

Для заповнення Форми N 1ДФ в електронній формі можна скористатися спеціальним програмним забезпеченням, яке можна знайти на сайті ДПАУ в розділі «Платникам податків про електронну звітність» - «Програмне забезпечення».

Основні правила

При заповненні Форми N 1ДФ (його паперовій копії) необхідно пам'ятати наступне:

1) на паперовому носієві формату А4 розрахунок заповнюється машинописним текстом або друкарськими буквами;

2) у інформаційних рядках, які не підлягають заповненню, ставляться прочерки;

3) не допускаються виправлення, уточнення,закреслення;

4) розрахунок заповнюється у 2 екземплярах, один з яких після реєстрації його в податковій повертається податковому агенту;

5) розрахунок подається податковими агентами:

- зі штатною чисельністю працівників до 1000 чоловік єдиним документом на усіх працюючих, з обов'язковим заповненням індивідуального податкового номера (ІПН) або серії та номера паспорта (для фізичних осіб, які зі своїх релігійних переконань відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і повідомили про це відповідний орган державної податкової служби та мають відмітку в паспорті) - однією порцією;

- зі штатною чисельністю працівників понад 1000 чоловік можливе подання розрахунку декількома порціями, кожна з яких являє окремий податковий розрахунок зі своїм номером порції. Термін подання останньої порції не повинен перевищувати встановленого терміну подання податкового розрахунку. Листи окремого податкового розрахунку зшиваються;

6) у відповідній графі обов'язково вказуються номери телефонів посадовців, що підписали розрахунок;

7) останній лист Форми N 1 ДФ має бути завірений:

- підписами головного бухгалтера та керівника, а також печаткою - для юридичної особи;

- підписом фізичної особи та печаткою (за наявності) - для фізичної особи - податкового агента;

8) заповненню підлягають усі обов'язкові реквізити.

Заповнення інформаційних рядків

У верхньому лівому кутку «Податковий номер юридичної особи (податковий номер або серія та номер паспорта* самозайнятої фізичної особи)» вказується податковий номер юридичної особи, податковий номер або серія та номер паспорта податкового агента (для фізичних осіб, які зі своїх релігійних переконань відмовилися від привласнення податкового номера і мають відмітку в паспорті). Якщо кількість цифр в номері менше десяти, то ліворуч додаються нулі, оскільки мінімальна кількість цифр в цій графі - 8, а максимальна - 10. Наприклад: «0078452685»

Навпроти напису «Стор». справа податковим агентом проставляється номер сторінки Податкового розрахунку.

У осередках навпроти «Працювало у штаті» наводиться найбільша з місячних за звітний період (на перше число місяця) облікова кількість штатних працівників облікового складу.

Наприклад, якщо в січні кількість штатних працівників складала 175 чол., у лютому - 180, а в травні - 184, то в графі вказується цифра 184. Облікова кількість штатних працівників облікового складу податкового агента визначається відповідно до Інструкції N 286. Заповнюються осередки тільки за наявності найнятих робітників.

При заповненні осередків «Працювало за цивільно-правовими договорами» необхідно враховувати не лише сумісників, але і осіб, що працювали в звітному кварталі за договорами цивільно-правового характеру.

Наведені вище дані заповнюються тільки за наявності найнятих робітників.

«Звітний період» - вказуються квартал та рік арабськими цифрами, наприклад: за І квартал 2011 року.

У осередках «Сума податкового боргу станом на 01.01.2011»

відображається податковий борг відповідно до п. 1 підрозд. 1 розд. XX ПК України тільки в податковому розрахунку за І квартал 2011 року. Якщо зарплата за грудень 2010 року виплачена в грудні 2010 року, відповідно й боргу на 01.01.2011 р. не буде, тому в цьому осередку ставиться прочерк.

Навпроти напису «Порція» проставляється податковим агентом номер порції.

Графа 1 (N з/п) - відображається порядковий номер заповнюваного рядка.

Графа 2 - вказується податковий номер фізичної особи, якій виплачений/нарахований доход. За наявності у фізичної особи відповідної відмітки в паспорті про право здійснювати платежі без ідентифікаційного номера наводяться серія та номер паспорта (пп. 3.1.13 Порядку N 1020).

Графа 3а - відображається сума нарахованого доходу у звітному кварталі (незалежно від того, чи був виплачений такий доход або ні) окремо по кожному виду доходу (п. 3.2 Порядку N 1020). Тобто якщо одній фізичній особі в звітному кварталі була нарахована заробітна плата у розмірі 2000 грн, а також орендна плата у розмірі 1200 грн за здачу в наймання підприємству особового автомобіля, то нараховані доходи наводяться окремо, а не одним рядком - 3200 грн. Аналогічно в різних рядках вказуються і нараховані доходи, до яких застосовується різний розмір податкової соціальної пільги (ПСП) (п. 3.8 Порядку N 1020). Сума нарахованого доходу відображається без вирахування ПДФО, єдиного соціального внеску (ЄСВ), страхових внесків в накопичувальний та недержавний пенсійні фонди, суми ПСП.

Графа 3 - відображається сума фактично виплаченого фізичній особі доходу (також без вирахування ПДФО, ЄСВ, страхових внесків в накопичувальний та недержавний пенсійні фонди, суми ПСП) за ознаками доходів та ПСП. Якщо заробітна плата виплачується вчасно в заздалегідь встановлені терміни в наступному місяці, то сума, вказана в цій графі, дорівнюватиме сумі нарахованої за звітний квартал зарплати (п. 3.3 Порядку N 1020).

Наприклад, на підприємстві заробітна плата виплачується регулярно в строк до 7 числа. Сума нарахованої зарплати працівнику Левіну 1. Д. склала: грудень - 3250 грн; січень - 2400 грн; лютий - 2800 грн; березень - 3750 грн. В розрахунку за І квартал в цій колонці по цьому працівнику буде відображений виплачений доход в сумі 8950 грн (2400 + 2800 + 3750), а не 8450 грн (3250 + 2400 + 2800).

Графа 4а - відображається сума нарахованого та утриманого ПДФО за цією фізичною особою за ознаками доходу та ПСП.

Графа 4 - наводиться сума фактично перерахованого ПДФО відповідно до вказаної суми фактично виплаченого доходу. Тобто при регулярній виплаті зарплати в цій колонці відображатиметься сума нарахованого ПДФО, відповідно, за січень, лютий, березень, хоча фактично ПДФО за березень перерахований в квітні.

Графа 5 «Ознака доходу» - вказується ознака доходу відповідно до Довідника ознак доходів для заповнення Форми N 1ДФ, приведеним в додатку до Порядку N 1020 (див. с 52 цього номера).

Якщо доходи виплачуються в звітному кварталі не в повному об'ємі і їх остаточна виплата здійснюватиметься в наступних кварталах, то ознака доходу у разі виплати повинна вказуватися відповідно до нарахованого в попередньому кварталі доходу.

За кожною фізичною особою треба заповнювати стільки рядків, скільки є ознак доходів. Для кожної ознаки доходу фізичної особи треба заповнювати тільки один рядок з обов'язковим заповненням графи 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта*».

Графи 6 та 7 «Дата прийняття на роботу», «Дата звільнення з роботи» заповнюються тільки по тих працівниках, які були прийняті або звільнені в звітному кварталі. Наприклад, якщо дата прийому на роботу 13 січня 2011 року, то в графі 6 необхідно вказати «13.01.2011».

Якщо працівник впродовж звітного кварталу був неодноразово прийнятий та/або звільнений з роботи, то на таку фізичну особу заповнюється стільки рядків, скільки разів відбувалося таке звільнення (прийом) (пп. 3.7.1 Порядку N 1020).

У графі 8 наводиться, згідно з Довідником ознак податкових соціальних пільг, приведеним в додатку до Порядку N 1020 (див. с 66 цього номера), ознака ПСП, яка застосовується до цього виду доходу. При цьому кожен вид ПСП вказується в окремому рядку. Якщо фізична особа не мала права на пільгу з цього виду доходу в звітному кварталі, то ставиться прочерк. При заповненні Довідника ознак доходів та Довідника ознак податкових соціальних пільг можливі варіанти їх об'єднання.

Графа 9 заповнюється у разі потреби виправлення помилок, допущених в раніше поданих розрахунках при поданні нового звітного або уточнювального розрахунку.

Як бачимо, особливих змін при заповненні Форми N 1ДФ не сталося, хоча з'явилися нові питання.

Приміром, що робити з ознакою доходу «133 - сума єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування»? До 2011 року в порядку N 451 був аналогічний код «27 - сума збору на державне пенсійне страхування та внесків на загальнообов'язкове державне соціальне страхування платника податків, які вносяться за рахунок його працедавця в розмірах, визначених законом».

Назвати доходом фізичної особи відрахування до соціальних фондів ніяк не можна, оскільки вони не одержуються безпосередньо фізичною особою, не передаються їй у власність та не нараховуються на її користь. Ця вимога ДПАУ відносно соціальних внесків була не лише незаконною, але і практично нездійсненною.

Щоб якось викрутитися із ситуації, що склалася, ДПАУ в Листі N 5264/6/17-2116 роз'яснила, чому в переліку ознак з'явилася ознака «27». Виявляється, дані про суми збору на державне пенсійне страхування, які вносяться за рахунок працедавця в розмірах, визначених законодавством, та враховуються в індивідуальній картці застрахованої особи (найнятого робітника), відображатимуться в податковому розрахунку за формою N 1ДФ лише після набуття чинності законів про впровадження перерахування частини страхових внесків до Накопичувального фонду. Так що відображати та заповнювати дані з ознакою «27» податковим агентам було не треба до 2011 року.

А як бути з ознакою «133», поки незрозуміло. До того ж в новому Довіднику ознак доходів з'явився код «134 - сума страхових внескі в до Накопичувального фонду, а у випадках, передбачених законом, - обов'язкові страхові внески до недержавного пенсійного фонду та фонду банківського управління».

Виходить, що ознака «133» - не наступник ознаки «27», а нова ознака. Як відповіли нашій редакції в інформаційно-довідковому департаменті ДПАУ, поки немає офіційного роз'яснення про порядок відображення цього коду, тому суму нарахованого ЄСВ на доход слід відображати окремим рядком.

Відображення різних видів доходів

У формі N 1ДФ відображаються усі види доходів, незалежно від того, чи підлягають вони обкладенню ПДФО. При отриманні однією фізичною особою різних видів доходів такі суми в розрахунку вказуються в декількох рядках окремо за кожним видом з вказівкою ознаки доходу в графі 5. Заробітна плата, а також інші виплати та винагороди, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору, мають ознаку «101». Під заробітною платою в цілях обкладення ПДФО маються на увазі також інші заохочувальні та компенсаційні виплати або інші виплати та винагороди, що виплачуються (що надаються) платнику податку у зв'язку із стосунками трудового найму згідно із законом (пп. 14.1.48 п. 14.1 ст. 14 розд. I ПК України).

Виправлення помилок

При самостійному виявленні помилки у формі N 1ДФ можна виправити показники одним із способів:

а) при виявленні помилки до настання граничного терміну подання звітності за квартал, в якому вона була допущена, подається новий звітний податковий розрахунок. Наприклад, якщо підприємство за І квартал 2011 року відзвітувало 27 квітня, то при виявленні помилки до 10 травня можна подати новий звітний розрахунок без нарахування штрафів (п. 2.1 Порядку N 1020);

б) якщо ж помилка виявлена після настання граничного терміну подання розрахунку, то необхідно подати уточнювальний податковий розрахунок.

Аналогічним чином виправляються і помилки, про які податкових агентів повідомляють органи податкової служби.

Для подання нового звітного та уточнювального розрахунку використовується та ж форма, що і для звітного розрахунку, тільки в шапці форми робиться відповідна позначка.

Для виправлення неправильно відображених показників заповнюється графа 9, в якій передбачені два види ознак:

1 - «рядок на видалення», проставляється при необхідності видалення помилкового рядка, який є в тому, що вимагає виправлень розрахунку;

0 - «рядок на введення», проставляється при необхідності додавання рядка з правильними даними або пропущеного раніше рядка. При введенні пропущеного рядка йому привласнюється порядковий номер, що йде за номером останнього рядка попереднього розрахунку. При заповненні вищезгаданих рядків заповнюються усі графи, а не тільки ті, в яких містяться помилкові дані.

В уточнювальному (новому звітному) розрахунку необхідно заповнювати тільки ті рядки, які підлягають видаленню, виправленню або додаванню, а рядки з правильними даними попереднього звіту дублювати не треба.

Відповідальність

Нагадаємо, що, згідно з підпунктом «г» п. 176.2 ст. 176 розд. IV ПК України податковий агент несе відповідальність у разі неподання або несвоєчасного подання податкового звіту. За неподання розрахунку за формою N 1ДФ, несвоєчасне подання, подання його не в повному об'ємі, з недостовірними даними або з помилками передбачена відповідальність згідно з п. 119.2 ст. 119 гл. 11 розд. II ПК України - накладення штрафу у розмірі 510 грн. Ті ж дії впродовж року, в якому був застосований штраф, спричиняють за собою штраф у розмірі 1020 грн.

______________________

1. Законопроект N 8355-д від 07.04.2011 р був ухвалений Верховною Радою України 07.04.2011 р

Список використаних документів

ПК України - Податковий кодекс України

Інструкція N 286 - Інструкція щодо статистики кількості працівників, затверджена Держкомстатом 28.09.2005 р. N 286

Наказ N 58 - Наказ ДПАУ від 31.01.2011 р. N 58 «Про затвердження форми Податкової декларації з податку на доходи фізичних осіб»

Наказ N 1020 - Наказ ДПАУ від 24.12.2010 р.N 1020 «Про затвердження форми Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, та сум утриманого з них податку (форма N 1ДФ) та Порядку заповнення і подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, та сум утриманого з них податку»

Порядок N 451 - Порядок заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку та сум утриманого з них податку, затверджений наказом ДПАУ від 29.09.2003 р. N 451 (втратив чинність)

Порядок N 1020 - Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, та сум утриманого з них податку, затверджений наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. N 1020

Лист N 5264/6/17-2116 - Лист ДПАУ від 09.06.2005 р. N 5264/6/17-2116 «Про порядок заповнення та подання податкового розрахунку сум доходу»

“Консультант бухгалтера” N 16 (608) 18 квітня 2011 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)