Жоден Закон не передбачає прямого використання факсиміле,
хоча деякі нормативно-правові акти це дозволяють.
Первинні документи не можна підписувати факсимільним підписом.

До 2004 року законодавством України взагалі не було передбачено використання факсимільного підпису на оригіналах документів. Згідно із Цивільним кодексом України письмові угоди повинні підписувати особи, які їх укладають. За постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 р. №1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» засвідчують документи шляхом їх підписання та затвердження і печаткою. Документи підписують посадові особи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

Частиною третьою ст. 45 Закону України «Про нотаріат» передбачено, що якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати угоду, заяву чи інший документ, за його дорученням і в його присутності та в присутності нотаріуса або іншої посадової особи, яка вчиняє нотаріальні дії, документ може підписати інший громадянин.

Таким чином, документи, оформлені з використанням факсимільного підпису, вважалися такими, що не відповідають нормам чинного законодавства. Водночас до 2004 року деякі документи, до речі, вони і тепер чинні, дозволяли застосування факсимільного підпису і без Цивільного кодексу. Відповідно до абзацу другого п. 2.2 Положення про порядок здійснення операцій з чеками в іноземній валюті на території України, затвердженого постановою правління Національного банку України від 29.12.2000 р. №520, використання факсиміле дозволяється при підписуванні чеків, призначених для виплати пенсій (перекази пенсій іноземних держав резидентам України) або в інших випадках, передбачених законодавством країни чекодавця. Крім того відповідно до п. 5.52 Правил ядерної та радіаційної безпеки при перевезенні радіоактивних матеріалів, затверджених наказом Державного комітету ядерного регулювання України від 23.05.2001 р. №18, факсимільні підписи на деклараціях допускаються в тих випадках, коли відповідними законами і правилами визнається юридична сила факсимільних підписів. Стаття 20 Уніфікованих правил та звичаїв для документарних акредитивів передбачає, що для виконання умов акредитива документ може бути підписаний безпосередньо, шляхом факсимільного підпису, штампа, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Але наші банки від вітчизняних клієнтів такі документи не приймали: відповідно до п. 8.1 Інструкції про безготівкові розрахунки, якщо це передбачено в тексті договору, то розрахунки за акредитивами регулюються Уніфікованими правилами та звичаями для документарних акредитивів у редакції 1993 року (публікація Міжнародної торгової палати №500) у частині, що не суперечить законодавству України, у тому числі нормативно-правовим актам Національного банку.

Отже, Україна визнавала лише зовнішні, неукраїнські факсиміле. Хоча є і будуть українські факсиміле голів правління НБУ на національній валюті – банкнотах гривні. Держмитслужба використовує як зразок факсиміле експертів-гомологів при здійсненні митних операцій із коштовним камінням тощо.

_____________

Донедавна Україна визнавала лише зовнішні, неукраїнські факсиміле. Хоча є і будуть українські факсиміле голів правління НБУ на національній валюті – банкнотах гривні. Держмитслужба використовує зразок факсиміле експертів-гомологів при здійсненні митних операцій із коштовним камінням тощо.

_____________

З 2004 року сферу застосування факсиміле в Україні розширено – відповідно до частини третьої ст. 207 Цивільного кодексу України використання при здійсненні операцій факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою угодою сторін, у якій наведено зразки відповідних аналогів власноручних підписів. Таким чином, оскільки жодного закону щодо можливості застосування факсиміле до 2004 року не було (Україна не ратифікувала Уніфіковані правила та звичаї для документарних акредитивів у редакції 1993 року), то можна було вільно користуватися лише вищезгаданими нормативно-правовими актами щодо застосування факсиміле, хоча формально вони і суперечили Цивільному кодексові 2004 року. В угодах можна передбачати і його вільне застосування в господарській діяльності (див. лист Держпідприємництва України від 19.03.2004 р. №1699 «Щодо використання факсимільного підпису»).

Проблема і з первинними документами. На запит щодо застосування факсимільного підпису керівника на довіреності Міністерство фінансів України у листі від 03.08.2009 р. №31-34000-20-16/20991 повідомляє про те, що Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» застосування факсиміле для підпису первинних документів не передбачено.

Зауважимо, що пломбіратори, факсиміле, штемпелі, бракерувальні штампи і тавра, металеві печатки для опечатування шаф, штампи бірок на продукцію із зазначенням відправника вантажу, штампи для вхідної та вихідної пошти, інвентарні штампи для бібліотек тощо виготовляються штемпельно-граверними майстернями (дільницями) без дозволів органів внутрішніх справ, але обов'язково за клопотаннями, підписаними керівниками підприємств, установ і організацій, для яких призначаються ці вироби.