Відрядження: оформлення та облік витрат

Основні правила
при виконанні службових відряджень

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника по розпорядженню керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний термін в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Філії, ділянки та інші підрозділи підприємства, що знаходяться в іншій місцевості, також можуть направляти своїх працівників в інший населений пункт для виконання службового доручення.

Не вважаються відрядженнями службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або носить роз'їзний характер, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором або трудовим договором між працівником та працедавцем.

Відрядження входять в коло службових обов'язків деяких працівників. Відмова від них без поважних причин вважається дисциплінарною провиною. Виняток становлять:

- жінки, що мають дітей до З років, або вагітні (направлення їх у відрядження заборонено ст. 176 КЗпроП України);

- жінки, що мають дітей від З до 14 років (направлення їх у відрядження можливо тільки при їх згоді).

Працівникові, що відряджається, надається додатковий день відпочинку у випадках:

- якщо він відбуває у відрядження у вихідний день;

- якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день;

- якщо працівник вимушений відправитися у відрядження у вихідні або святкові та неробочі дні.

За працівником, що відряджається, зберігаються місце роботи та середній заробіток за усі робочі дні тижня під час відрядження, у тому числі і за час перебування в дорозі.

При обчисленні середньої заробітної плати у разі її збереження за час відрядження слід керуватися Порядком обчислення середньої зарплати.

Згідно цьому Порядку, середня заробітна плата що зберігається працівника, що відряджається, визначається виходячи з виплат за останні 2 календарних місяця роботи, передуючих від'їзду відрядженого в службове відрядження. Працівникам, що пропрацювали на підприємстві менше двох календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час.

Якщо протягом цих попередніх двох місяців відряджений не працював з поважної причини, то середня заробітна плата обчислюється виходячи з встановленої договором тарифної ставки або місячного окладу.

Час, протягом якого працівник, що відряджається, не працював з поважних причин, та за ним не зберігався заробіток (або зберігався частково), не включається в розрахунковий період для обчислення середньої заробітної плати для випадків її збереження на період відрядження.

При визначенні середньої заробітної плати в усіх випадках її збереження включаються:

- основна заробітна плата;

- доплати та надбавки за:

- наднормову роботу та роботу в нічний час;

- поєднання професій та посад;

- розширення зон обслуговування або виконання підвищених об'ємів робіт працівниками-тимчасовими виконавцями:

- високі досягнення в праці;

- керівництво бригадою;

- виробничі премії та виплати:

- за економію конкретних видів палива, електроенергії та теплової енергії;

- як винагорода за підсумками річної роботи та т. п.

При обчисленні середньої заробітної плати у випадках її збереження, згідно чинному законодавству, не враховуються:

- разові виплати за виконання окремих доручень, не пов'язаних з виконанням трудових обов'язків;

- разові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам при виході на пенсію, вихідна допомога);

- компенсаційні виплати на відрядження;

- премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції;

- грошові та матеріальні винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах та т. п.;

- пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати;

- літературний гонорар штатним працівникам газет та жypналів за авторським договором;

- вартість безкоштовно виданого, спецодягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту та гігієни, молока та лікувально-профілактичного харчування;

- дотації на обіди, проїзд, вартість сплачених підприємством путівок в санаторії та дома відпочинку;

- виплати, пов'язані з ювілейними датами, днем народження;

- вартість безкоштовно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, паїлива та сума коштів на їх відшкодування;

- заробітна плата за роботу за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її в середній заробіток передбачено чинним, законодавством);

- суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим пошкодженням здоров'я;

- доходи (дивіденди, відсотки), нараховані по акціях трудового колективу та внесках членів трудового колективу в майно підприємства;

- компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням термінів її виплати;

- виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток (за час виконання державних обов'язків, щорічної та додаткової відпустки, відряджень);

- допомога з тимчасової непрацездатності.

Середньоденна (почасова) заробітна плата визначається шляхом ділення заробітної плати за фактично відпрацьовані робочі дні протягом двох місяців на число відпрацьованих робочих днів (годин).

Якщо в розрахунковому періоді, було підвищення тарифних ставок та посадових окладів, то середня зарплата коректується на коефіцієнт підвищення. На госпрозрахункових підприємствах та в організаціях коректування заробітної плати та інших виплат здійснюється з урахуванням'їх фінансових можливостей.

Дні відпочинку, не використані за час відрядження, після повернення з відрядження не надаються.

Компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

На працівника, що знаходиться у відрядженні, розповсюджується режим робочого часу того підприємства, на яке він направлений.

Головною умовою для відшкодування витрат на відрядження, згідно п.п. 1.6, 1.8, 1.11 розділу І Інструкції про відрядження, є наявність оригіналів документів, підтверджуючих витрати на проїзд, наймання житлового приміщення, бронювання місць в готелях, оплату постільного приладдя та ін. (далі - докладніше).

Витрати у зв'язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (окрім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Відповідно до п. 1.18 розд. II Інструкції про відрядження, не дозволяється направляти у відрядження працівника та видавати йому аванс, якщо він не відзвітував про витрачені в попередньому відрядженні кошти.

Відповідно до п. 3.15 Інструкції № 5, витрати на відрядження - добові (у повному об'ємі), вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення, компенсація виплат та добові, які виплачуються при переїзді на роботу в іншу місцевість - до фонду оплати праці не включаються.

Нарахування та утримання внесків до Фондів на загальнообов'язкове державне соціальне страхування по таких витратах не проводиться.

Оформлення відрядження

Згідно Листу Держкомпідприємництва України від 12.02.2002 р. № 1-221/805 направлення у відрядження повинне супроводжуватися оформленням наступних документів:

- завдання на відрядження;

- наказ (розпорядження) керівника підприємства;

- попередній кошторис витрат на відрядження;

- посвідчення про відрядження та запис в журналі реєстрації посвідчень;

- документи про зв'язок відрядження з діяльністю підприємства (за наявності).

Необхідність наказу, посвідчення про відрядження, журналу реєстрації посвідчень та документів про зв'язок з діяльністю підприємства виходить з норм пп. 5.4.8 ст. 5 Закону про оподаткування прибутку та Інструкції про відрядження. А завдання на відрядження та попередній кошторис при відрядженнях по Україні не являються обов'язковими.

На підприємстві призначається посадова особа, на яку покладається обов'язок по веденню необхідних документів по відрядженнях.

1. Наказ на відрядження

Згідно п. 1.1 розд. 1 Інструкції про відрядження, направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником та оформляється наказом (розпорядженням) з вказівкою:

- пункту призначення;

- назви підприємства, куди відряджається працівник;

- терміну та мети відрядження.

Приведемо зразок наказу про відрядження.

Зразок 1

ТОВ “Славутич”

НАКАЗ № 13-ком

про службове відрядження

м. Харків 16.05.2009р.

1. Відрядити Перепелицю Едуарда Романовича
(прізвище, ім'я та по батькові)

Менеджер
(найменування підрозділу, посада)

Дані паспорту відрядженого: КП № 589455, виданий Московським ГУ УМВС України в Харківській обл. 25.09.1998.

Пункт (пункти) призначення: м. Одеса.

Організація: ТОВ “Промінь”

на 5 днів, з 18.05.2009 р. по 22.05.2009 p..

Мета відрядження: укладення договору про постачання устаткування, ведення переговорів про подальшу співпрацю, узгодження плану постачань на II півріччя 2009 p..

Транспорт: залізничний

Маршрут руху: м. Харків - м. Одеса

2. Бухгалтерії видати гроші (аванс) в розмірі, встановленому нормативно-правовими актами про службові відрядження.

3. Перепелиці Е.Р. після повернення з відрядження відзвітувати про використання у відрядженні коштів згідно чинному законодавству.

Інші відомості: дозволяється користуватися купе в м'якому та спальному вагонах поїзда, проживання в номерах люкс готелів, вести службові міжміські телефонні переговори, орендувати автотранспорт, користуватися міським транспортом (окрім таксі) .

Підстава:

1) завдання на службове відрядження нач. відділу збуту Колесник І.П. від 10.05.2009;

2) план постачань на І півріччя 2009 р

Керівник підприємства __________________ О. Б.Сидоров
(підпис)

З наказом про направлення у відрядження ознайомлений: ______ (підпис) Е. Р. Перепелиця
(прізвище, ім'я та по батькові відрядженого)

2. Посвідчення про відрядження

На підставі наказу про відрядження виписується посвідчення про відрядження. Посвідчення про відрядження - це основний документ, відповідно до якого здійснюється відрядження працівника. Форма посвідчення про відрядження затверджена Наказом № 260. Застосування інших зразків посвідчення не вирішується.

Зразок форми посвідчення про відрядження.

Зразок 2

Посвідчення про відрядження

Державній герб України

Штамп підприємства

установи, організації

Видано_____Перепелиці Едуарду Романовичу
(прізвище ім'я, по батькові)

_______________________менеджер___________________
(посада, місце роботи)

відрядженому до м. Одеса .
(пункти призначень)

_______________ТOB “Славутич” .
(найменування підприємства, встанови, організації)

Термін відрядження “5” днів укладення договору про постачання устаткування, ведення .
(мета відрядження)

переговорів про подальшу співпрацю, узгодження плану постачань на II півріччя, 2009 p..

Підстава: наказ від “16” травня 2009 р. № 13-ком

Дійсне по пред'явленні паспорти серії КП № 589455

Керівник_____О.Б. Сидоров

М.П.

(Зворотній бік посвідчення про відрядження)

Відмітки
про вибуття у відрядження, прибуття в пункти призначень,
вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи

На зворотному боці посвідчення про відрядження робляться відмітки про вибуття у відрядження, прибуття в пункти призначення, вибуття з них та прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівник відправлений до різних населених пунктів, то відмітки про дні прибуття та вибуття проставляються в кожному пункті.

Згідно Інструкції про відрядження, відмітки в посвідченні про відрядження про прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою підприємство користується в своїй господарській діяльності.

Напис на печатці повинен відповідати назві, вказаній в свідоцтві про державну реєстрацію підприємства, повинна бути круглою або трикутною.

На печатці повинен бути вказаний ідентифікаційний код суб'єкта підприємницької діяльності.

3. Журнал реєстрації посвідчень

Особа, відповідальна за оформлення документів на відрядження, здійснює реєстрацію особи, що вибуває у відрядження, та посвідчення про відрядження в спеціальному журналі формою, вказаною в Додатку 1 до Інструкції про відрядження.

На кожному посвідченні ставляться порядковий номер та дата, які записуються в Журнал, а також вказуються номер та дата наказу керівника про направлення у відрядження, дата від'їзду працівника у відрядження та дата прибуття його з відрядження.

Фрагмент зразка заповнення Журналу реєстрації посвідчень про відрядження.

3pазок 3

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження

4. Звіт про використання коштів у відрядженні

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження та під звіт формою, затвердженою Наказом № 440.

Якщо підприємством підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі і для закупівлі у населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини), то термін, на який видана готівка під звіт на ці цілі, продовжується до завершення терміну відрядження.

Разом з Звітом про використання коштів у відрядженні подаються:

- заповнене в установленому порядку посвідчення про відрядження;

- документи в оригіналі, підтверджуючі вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.

Працівник, що отримав кошти на відрядження, заповнює усі графи Звіту, окрім: граф “Звіт перевірений”, “Залишок внесений (перевитрата видана) по касовому ордеру”, поля для бухгалтерських проводок, розрахунку штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернені кошти на відрядження або під звіт, доцільності проведених витрат та графи “Звіт затверджений”, які підписуються керівником.

На титульній частині бланка Звіту про використання коштів щодо відрядження підзвітна особа вказує: найменування організації, що направила його у відрядження, відділ (сектор), в якому вона працює, посаду та професію, свої прізвище, ім'я та по батькові, дату заповнення звіту та призначення отриманого для виконання завдання авансу (придбання цінностей, оплата послуг, витрати на відрядження та ін.).

Перед заповненням зворотної сторони звіту про відрядження підзвітна особа систематизує первинні документи (транспортні квитки,транспортні рахунки, багажні квитанції, рахунки з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання громадянина, страхові поліси, акти закупівлі, рахунки-фактури, податкові накладні та т. п. в хронологічному порядку та нумерує їх, вказуючи номер на документах.

Після перевірки наявності усіх підтверджуючих документів Звіт про використання коштів затверджується в сумі фактичних витрат.

Зразок 4

Зі зразком 4 можна ознайомитись, звернувшись у відділ "Консультант".

Розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт:

При несвоєчасності повернення суми надміру сплачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну:

Сума штрафу___ (грн) = несвоєчасно повернута сума___(грн) х 15 : 100.

При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін повернення:

Сума податку ___ (грн) = неповернута сума___(грн) х ставка оподаткування (пункт 7.1 статті 7 Закону України "Про податок з доходів фізичних осіб”) : 100.

Сума штрафу___(грн) = неповернута сума___(грн) х 15 : 100.

Підпис особи, що склала розрахунок ___________ Дата складання розрахунку ______________ 200__р.

З розрахунком ознайомлений: підпис__________________________Дата____________р.
(прізвище, ім'я, по батькові)

(Зворотній бік)

Підпис підзвітної особи _______ Перепелиця Є.Р. Дата 27.05.2009

Терміни повернення невикористаних готівкових
коштів, виданих під звіт та штрафні санкції,
встановлені за перевищення цих термінів

При перевірці дотримання порядку видачі готівки під звіт та її використання (пункти 7.36, 7.37,7.39,7.43 Положення № 637) особлива увага контролюючими органами приділяється дотриманню підзвітними особами встановлених термінів надання відповідних звітів, аналізуються та розглядаються факти невчасного повернення в касу підприємств залишків невикористаних коштів, перевіряється наявність оригіналів підтверджуючих документів.

Відповідно до пп. 4.2.15 Закону про податок з доходів фізосіб, сума надмірно витрачених грошових коштів, отримана на відрядження та не повернена у встановлені терміни, включається в загальний дохід оподаткування фізичної особи, що отримала такі кошти.

Прибувши в м. Харків 22 травня 2009 р. (вважається ще вдень відрядження), працівник повинен надати Звіт про використання коштів протягом 25, 26, 27 травня 2009 р. (з урахуванням вихідних днів). У нашому прикладі Звіт наданий 27.05.2009 p., тобто своєчасно. У цей же термін працівник також повинен повернути (за наявності) залишок невитрачених коштів!

Аванс на відрядження виданий з каси 16.05.2009 р. в сумі 900,00 грн, а, згідно Звіту про використання грошових коштів (зразок 4), витрачено більше - 912,25грн.

Добові розраховані виходячи з 30 грн на добу (30 х 5 = 150), оскільки, згідно рахунку готелю, у вартість проживання не включені витрати на харчування. Якби в рахунку готелю була включена вартість дворазового харчування, відповідно добові тоді склали б 90 грн(18x5 = 90).

У бухгалтерському обліку ці операції відобразяться таким чином (табл. 1):

Таблиця 1

Цей варіант можна назвати ідеальним, але на практиці можуть бути та інші випадки.

Другий варіант

Наприклад, аванс виданий в сумі 1000 грн. Тоді витрачено у відрядженні, згідно Звіту про використання коштів, менше суми отриманого авансу на 87,75 грн. В цьому випадку виходить залишок невикористаних коштів, тобто ця різниця підлягає поверненню працівником в касу або на відповідний банківський рахунок підприємства згідно ч. 3 п. 4 Постанови № 663 та п. 1.11 Інструкції про відрядження до закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем завершення відрядження, тобто до закінчення 27 травня 2009 р.

Припустимо, Перепелиця Е. Р. надав Звіт про використання коштів 27.05.2009 p., а повернув в касу залишок невикористаних коштів 29 травня 2009 p., таким чином порушивши термін повернення таких коштів, але протягом одного звітного місяця - травня.

Порядок оподаткування підзвітних сум, своєчасно не повернених працівником, що відряджається, передбачений пп. 9.10.3 Закону про податок з доходів фізосіб.

Якщо відряджений повертає суму надмірно витрачених (або не витрачених) коштів пізніше за граничний термін, але не пізніше за звітний місяць, на який доводиться останній день такого граничного терміну, то підприємство, що надало таку суму, нараховує штраф у розмірі 15% суми таких надмірно витрачених коштів.

В цьому випадку сума штрафу складе: 87,75 грн х 15% = 13,16 грн.

Сума штрафу вказується в Звіті про використання коштів в розділі “Poзрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт” таким чином:

Зразок 5
Витяг зі Звіту Перепелиці ЕР.

Розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт:

При несвоєчасності повернення суми надміру сплачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну:

Сума штрафу 13.16 (грн) = несвоєчасно повернута сума 87,75 (грн) х 15:100.

При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін повернення:

Сума податку _-__(грн) = неповернута сума _-__(грн) х ставка оподаткування (пункт 7.1 статті 7 Закону України “Про податок з доходів фізичних осіб”) : 100.

Сума штрафу _-__(грн) = неповернута сума _.__(грн) х 15 : 100.

Сума нарахованого штрафу (13,16 грн) повинна бути утримана з доходу (зарплати) Перепелиці за травень 2009 р. При цьому не слід забувати про те, що розмір усіх відрахувань не повинен перевищувати 50% заробітної плати, призначеної до виплати працівникові (ст. 128 КЗпроП України).

У бухгалтерському обліку ці операції відобразяться таким чином (табл. 2):

Таблиця 2

Третій варіант

Допустимо, працівник Перепелиця Е. Р. повернув у касу залишок невикористаних коштів не 29 травня, а 1 червня 2009 p., тобто в наступному звітному місяці. Якщо особа, що відряджається, не повертає суму надмірно витрачених коштів протягом звітного місяця, на який доводиться граничний термін, то така сума підлягає оподаткуванню та нарахуванню штрафу у розмірі 15% суми таких надмірно витрачених коштів. Крім того, згідно Листу ДПАУ від 17.05.2005 р. № 4347/6/17-3116, такі суми оподатковуються з доходів фізичних осіб із застосуванням підвищуючого коефіцієнта.

Порядок визначення об'єкту оподаткування для сум надмірно витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження або під звіт й не повернених у встановлений термін, встановлений в п. 3.4 ст. 3 Закону про податок з доходів фізосіб, відповідно до яким суму надмірно витрачених коштів слід помножити на коефіцієнт, що розраховується за наступною формулою:

К = 100 : (100 - СП),

це: К- коефіцієнт;

СП - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент такого нарахування (в даний момент-15%).

Вартість такого нарахування визначається виходячи зі звичайної ціни, збільшеної на суму:

- ПДВ, якщо особа, що здійснює таке нарахування, є платником ПДВ;

- акцизного збору, якщо надається підакцизний товар.

Якщо підставимо в цю формулу ставку податку в розмірі 15%, то отримаємо коефіцієнт 1,176471.

У цьому варіанті повинен бути утриманий штраф у розмірі 15%, а також з цієї ж суми - 87,75 грн, буде утриманий ПДФО за ставкою 15%, який нараховується урахуванням підвищуючого коефіцієнта, 1,176471.

У результаті:

1. Сума штрафу складе 13,16 грн.

2. Сума ПДФО, утримана з суми несвоєчасно повернених грошових коштів, складе 15,48 грн. (87,75 грн х 1,176471 х 0,15).

Так само, як і в другому варіанті, сума нарахованого штрафу та податок з доходу повинні бути утримані з доходу (зарплати) Перепелиці Е. Р. за травень 2009 р.

У бухгалтерському обліку ці операції відобразяться таким чином (табл. 3):

Таблиця 3

Але і це ще не все! При порушенні термінів повернення готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повної звітності щодо раніше виданих коштів, до підприємства ще й застосовується фінансова санкція у вигляді штрафу у розмірі 25% виданих під звіт сум. Ці санкції будуть застосовані навітьу випадку, якщо не будуть порушені терміни надання Звіту про використаний коштів, а тільки видача готівкових коштів під звіт без повної звітності щодо раніше виданих коштів.

Якщо звіт про відрядження наданий у встановлений термін, а повернення невикористаної готівки відбулося після закінчення встановленого терміну, то це теж є порушенням у вигляді перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки, яке спричиняє за собою застосування штрафу у розмірі 25% виданих під звіт сум.

Підсумувавши сказане, надамо в Таблиці 4 терміни повернення та фінансові санкції.

Таблиця 4

Якщо підзвітні грошові кошти на відрядження були перераховані на корпоративну банківську платіжну картку, та розрахунки проводилися тільки в безготівковій формі, тоді термін надання Звіту про використання коштів - не пізніше 10 днів, а за наявності поважних причин працедавець може його подовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питань з виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Якщо в майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму надмірно витрачених коштів, або вона стягується за рішенням суду, перерахунок податкових зобов'язань такого працівника не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.

Штраф та оподаткована сума стягуються за рахунок будь-якого оподатковуваного податком доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а при недостатності суми такого доходу - за рахунок оподатковуваних податком доходів наступних звітних місяців, до повної сплати нарахованих сум.

Непогашена частина боргу, пов'язаного з невчасним поверненням виданих під звіт коштів у випадку, якщо “боржник”, що відряджається, припиняє трудові або цивільно-правові відносини з підприємством, яке надало такі кошти, то нараховані суми боргу утримуються за рахунок останньої виплати оподатковуваного податком доходу під час проведення остаточного розрахунку, а при недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до складу податкового зобов'язання за наслідками звітного податкового року.

Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим в результаті смерті платника податку або визнанні його за рішенням суду безвісно відсутнім або померлим, то така сума утримується при нарахуванні доходу за останній для такого платника податковий період, а непогашена частина визнається безнадійною до сплати

Терміни відрядження,
дні вибуття та прибуття

Згідно п. 5 Постанови № 663, термін відрядження по Україні визначається керівником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

У разі перевищення терміну відрядження або його невідповідності терміну, вказаному в наказі, він може бути продовжений за дозволом керівника підприємства, оформленому відповідним наказом (розпорядженням).

Пунктом 1.1 Інструкції про відрядження та п. 5 Постанови № 663 передбачені терміни відрядження, що перевищують 30 днів, для наступних випадків:

- відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних та будівельних робіт (не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів);

- відрядження працівників Державшої контрольно-ревізійної служби, направлених для проведення контрольних перевірок (не повинен перевищувати період проведення таких заходів).

У разі затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата та не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Згідно п. 1.3 розд. 1 Інструкції про відрядження, фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження про вибуття з місця постійної роботи та прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівник відряджається в різні населені пункти, то відмітки про день прибуття та день вибуття проставляються в кожному пункті.

Під час заповнення посвідчення про відрядження необхідно враховувати, що днем вибуття у відрядження вважається день відправлення потягу, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з населеного пункту, де знаходиться місце постійної роботи відправленого працівника, а днем прибуття - день прибуття транспортного засобу в населений пункт, де знаходиться місце постійної роботи відправленого працівника.

У разі відправлення транспортного засобу до 24 годин включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години та пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, в строк відрядження зараховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відправленого працівника до місця постійної роботи.

Добові та наднормативні добові

Окремим видом витрат, що не потребує спеціального документального підтвердження, як вказано в пп. 5.4.8 Закону про оподаткування прибутку, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших особових потреб громадянина).

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як два дні відповідно до абз. 2 п. 1.5 розд. 1 Інструкції про відрядження. У нашому прикладі день вибуття 18.05.2009 р. вважається як один день (доба), так само як і день прибуття - 22.05.2009 р.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

У випадку, якщо день прибуття з попереднього відрядження та день вибуття в наступне відрядження співпадають, тобто є одним днем, то добові виплачуються за один день (Лист Мінфіну України від 29.12.2005 р. № 31-18030-07-25/28711).

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в розмірах граничних норм за кожен день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття.

Норми відшкодування добових витрат встановлені Постановою № 663. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту. Згідно п. 1.5 Інструкції про відрядження, добові виплачуються за кожен день перебування працівника у відрядженні (в т.ч. день від'їзду та приїзду), включаючи вихідні, святкові та неробочі дні та за час перебування відрядженого в дорозі (разом з вимушеними зупинками).

Граничні норми добових витрат для відряджень в межах України встановлені п. 1 Постанови № 663 (табл. 5).

Таблиця 5

Граничні розміри добових при відрядженнях по Україні

Встановлення розміру добових, виплачуваних працівникам, направленим у відрядження підприємствами усіх форм власності нижче за граничні розміри, встановлені Постановою № 663, або невиплата добових взагалі - є порушенням підприємством норм законодавства про працю.

В той же час, на підставі колективного договору (важлива умова) та наказу, працедавцем можуть бути встановлені розміри добових витрат, що перевищують норми, встановлені Постановою № 663. Відповідно до пп. 5.4.8 Закону про оподаткування прибутку до складу валових витрат відносяться витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з відрядженням, в межах норм за кожен повний день відрядження, включаючи день від'їзду та приїзду. Тобто, якщо відправленому працівникові виплачується підвищений розмір добових, то сума перевищення розміру добових не відноситься до валових витрат підприємства.

Але з суми перевищення граничного розміру добових, отриманих працівником, необхідно утримати податок з доходу фізичної особи (ПДФО) за ставкою 15%, оскільки це є його додатковим благом (п. 7.1 ст. 7 Закону про податок з доходів фізосіб).

Якщо відряджений своечасно подає звіт про відрядження проте в сумі, що перевищує норми, встановлені Постановою № 663, але в межах сум, встановлених працедавцем, то штраф у розмірі 15% не нараховується, а утримання податку з доходів фізичних осіб (ПДФО) з сум перевищення здійснюється без застосування коефіцієнта, встановленого п. 3.4 ст. 3 Закону про податок з доходів фізосіб.

Нарахована сума ПДФО на понаднормативні добові може бути:

- внесена відрядженим в касу підприємства одночасно з наданням звіту;

- утримана з будь-якого доходу оподаткування відрядженого за відповідний місяць.

Що стосується терміну перерахування податку до бюджету, то в цьому випадку датою отримання працівником доходу буде або дата затвердження керівником підприємства авансового звіту, або - якщо аванс на відрядження не видавався - дата фактичної виплати добових вже після повернення з поїздки.

Тобто, податок з доходу необхідно перераховувати до бюджету не пізніше за банківський день, наступний за днем, протягом якого відбулася одна з цих подій.

Внески до Пенсійного фонду та Фонди соціального страхування на командировочні кошти, використані понад встановлену законодавством граничну норму, не нараховуються та не утримуються (Лист ФССзТВП від 07.07.2006 р. № 01-16-1457).

У Формі № 1ДФ виплата таких наддобових відображається окремим рядком з ознакою доходу “09”.

Також, у разі перевищення граничного терміну перебування у відрядженні, встановленого Постановою № 663 та Інструкцією про відрядження, добові не відшкодовуються.

Вимоги до документів відряджених,
що пред'являються, як підтвердження
своїх витрат

Прикладені до звіту про відрядження підтверджуючі документи повинні відповідати наступним основним вимогам:

1. Підтверджуючі документи подаються в оригіналі.

2. Формою вони повинні відповідати прийнятим в Україні вимогам для оформлення та заповнення первинних документів.

3. По характеру операцій повинен бути встановлений зв'язок підтверджуючих документів з цільовим призначенням виданого підзвітної особі грошового авансу.

4. У документах, якщо це необхідно, повинне бути вказане найменування підприємства, що направило підзвітну особу у відрядження.

Згідно п. 1.12 Інструкції про відрядження, витрати на відрядження відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, підтверджуючих вартість цих витрат,

а саме:

- транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції);

- рахунки готелів (мотелів);

- страхові поліси та т. п.

Витрати у зв'язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (окрім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

За наявності оригіналів підтверджуючих документів підприємство відшкодовує витрати, понесені працівником, що відряджається:

- за наймання житлового приміщення у розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються Їв готелях (прання, чищення, полагодження та прасування одягу, користування холодильником, телевізором, телефоном (окрім витрат на телефонні переговори) та т. п.;

- за бронювання місця в готелях в розмірі не більше 50% вартості за одну добу;

- за наймання приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі;

- за проїзд до місця відрядження та назад транспортом загального користування (окрім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків та користуванням постільної білизни в поїздах, та страхових платежів на транспорті, а також витрат, пов'язаних з проїздом міським транспортом до місця знаходження роботи працівника, що відряджається (окрім таксі);

- витрати, пов'язані з поверненням відрядженого квитка на.потяг, літак або інший транспортний засіб. Такі витрати відшкодовуються з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження та т. п.) за наявності документа, підтверджуючого витрати;

- податок на додану вартість (далі - ПДВ), який входить у вартість рахунків, квитків та інших документів, підтверджуючих витрати відрядженого (див. далі розділ “Коли касовий чек підтверджує право на податковий кредит”).

Згідно пп. 5.4.8 ст. 5 Закону про оподаткування прибутку такими документами можуть бути:

- запрошення приймаючої сторони, діяльність якої співпадає з діяльністю платника податку;

- укладений договір (контракт);

- інші документи, встановлюючі або засвідчуючі наміри встановити цивільно-правові відносини;

- документи, що засвідчують участь особи, що відряджається стороною, в переговорах, конференціях або симпозіумах, що проводяться з тематики, співпадаючої з основною діяльністю платника податку.

Витрати на проживання

Відповідно до абз. З п. 2 Постанови № 663, витрати на наймання під час відрядження житлового приміщення відшкодовуються у разі надання оригіналів підтверджуючих документів.

Згідно п. 1.6 розд. І Інструкції про відрядження, підприємство за наявності підтверджуючих документів (у оригіналі) відшкодовує працівникам, що відряджаються, фактичні витрати на наймання житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готельному номері за кожну добу такого проживання з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чищення, полагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, телефоном (окрім витрат на телефонні переговори).

Якщо працівник, знаходячись у відрядженні, проживав в приватному секторі або здійснював оплату за проживання громадянам, що не являються суб'єктами підприємницької діяльності, а тобто не може надати відповідні підтверджуючі документи про сплату ним коштів за проживання, такі витрати не відшкодовуються.

Що стосується проживання відрядженого у двомісному номері в готелі, то у Листі Мінфіну України від 30.03.2007 р. № 31-18030-07-7/6449 затверджується, що відшкодування працівникові, направленому у відрядження, витрат на оплату проживання в готелі проводиться у розмірі вартості одного місця в готельному номері незалежно від того, за яку кількість місць в готелі їм сплачено.

Документом, підтверджуючим витрати на наймання житлового приміщення, є рахунок готелю, в якому вказано прізвище працівника, направленого у відрядження, термін проживання та вартість основних та додаткових послуг; отриманих в готелі (мотелі) або від інших осіб, що надали послуги з розміщення та проживання громадянина, а також документ, підтверджуючий прийняття готівки. Замість рахунку готелю, надати до оплати тільки касовий чек не достатньо. Як вказується в Листі Держкомпідприємництва України від 11.10.2004 p. № 6830, касовий чек тільки разом з рахунком готелю за надані послуги в період відрядження являється документом, підтверджуючим витрати на відрядження.

Працівникові відшкодовується також плата за бронювання місця в готелі в розмірі не більше 50% його вартості за одну добу згідно оригіналам поданих підтверджуючих документів (п. 1.6 Інструкції про відрядження).

Витрати на наймання житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, підтверджені відповідними документами, відшкодовуються в такому ж порядку та розмірах.

Керівник підприємства може ухвалити рішення про можливість щоденного повернення працівника, що відряджається, до місця його постійного проживання. Якщо керівником таке рішення ухвалене, то в посвідченні про відрядження щоденні відмітки про прибуття та вибуття не проставляються. В цьому випадку працівникові відшкодовуються витрати на проїзд у розмірі проїзду транспортом загального користування (за наявності підтверджуючих документів) та добові витрати. У випадку, якщо працівник самостійно ухвалює рішення не повертатися до місця проживання, а скористатися послугами готелю, витрати на проживання підприємством-працедавцем йому не відшкодовуються.

Витрати на проїзд

Витрати на проїзд до місця відрядження та назад відшкодовуються у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування (окрім таксі), з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків та користуванням постільним приладдям в потягах, та страхових платежів на транспорті (п. 1.7 розд. І Інструкції про відрядження).

Працівникові, що відряджається, відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (окрім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, в якому постійно працює відряджений або куди працівник відряджається.

За наявності декількох видів транспорту, які пов'язують місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати працівникові, що відряджається, вид транспорту, яким йому слід користуватися (як вказано в зразку наказу)"У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Відшкодування витрат на проїзд міським транспортом включає й витрати на проїзд маршрутним таксі. Як відмічено в Листі Мінфіну України від 15.10.2003 р. № 31-03173-07-29/3801, відправленому працівникові за наявності підтверджуючих документів (транспортного квитка) відшкодовуються витрати на проїзд маршрутним таксі як автобусним транспортом загального користування. Документом на перевезення пасажирів в режимі маршрутного таксі є квиток на проїзд в автобусі та на перевезення багажу, форма якого затверджена у встановленому законодавством порядку.

Витрати, пов'язані з поверненням працівником, що відряджається квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, відшкодовуються з дозволу керівника підприємства тільки з поважних причин (рішення про відміну відрядження та т. п.) за наявності документа, підтверджуючого витрати. При поверненні авіаквитка документом, підтверджуючим факт повернення квитка та грошей, є довідка, видана перевізником. У Листі Мінфіну України від 25.05.2006 р. № 31-14010-03-25/11239 вказано, що при поверненні авіаквитка первинним документом, підтверджуючим факт повернення авіаквитка, служить довідка, оформлена належним чином.

Відшкодуванню також підлягає ПДВ, який входить у вартість рахунків, квитків та інших документів, підтверджуючих витрати відрядженого.

У Листах Мінфіну України від 21.09.2005 р. № 31-03173-07-13/20079 та від.17.08.2005 р. № 31-03173-07-18/17365 затверджується, що відшкодування витрат за користування платним залом очікування на залізничних вокзалах та послугами камери схову Інструкцією про відрядження та Законом про оподаткування прибутку не передбачено. Тому ці витрати можуть бути відшкодовані працівникові, що відряджається, з дозволу керівника підприємства без віднесення на валові витрати підприємства.

Електронний документ

Електронний квиток – це електронний документ, що включає роздрукування маршруту, електронні купони та, у разі використання, документ для посадки. Електронний квиток складається з трьох частин: електронного купона, що існує тільки у вигляді запису в базах даних, роздрукування маршруту та посадочного талона. Але одне тільки роздрукування маршруту не може підтверджувати понвсині витрати.

Посадка на літак здійснюється на підставі паспорта та номера авіаквитка, який вказаний в роздрукуванні маршруту. Доказом здійснення перевезення являється посадочний талон, який залишається у пасажира після закінчення польоту.

Посадочні талони свідчать про отримання транспортних послуг.

Введення електронних квитків на літак та вимоги про документальне підтвердження витрат на відрядження на проїзд породили чергове “що робити?” з електронним квитком, який не має матеріальної форми?

Роз'яснення із цього приводу надав “профільний” Мінфін в Листі від 10.01.2008 р. № 31-18030-07-21/147, яке зводиться до цитування положень “відряджувальної” Інструкції № 59 про обов'язкове “документо-оригінальне” підтвердження витрат на проїзд, у тому числі і повітряним транспортом, а також про форму та зміст розрахункових документів “витратно-підтверджуючого” характеру. Висновком з цього листа є: “Що стосується роздрукування маршруту, то він не являється документом, підтверджуючим вартість понесених працівником витратна проїзд, і тому не може бути підставою для відшкодування таких витрат”.

У Листі від 16.02.2009 р. № ДПАУ роз'яснила деякі питання документального підтвердження витрат на відрядження, зокрема - яким повинен бути електронний документ. Він може бути створений, переданий, збережений та перетворений електронними засобами у візуальну форму. “Візуальною формою надання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері в формі, придатній для сприйняття його змісту людиною”.

Висновок: необхідний документ у візуальній формі.

Щодо визнання електронного авіаційного квитка первинним документом Мінфін України в останньому своєму Листі від 23.04.2009 р. № 31-34000-10-9/11608 повідомив, що згідно Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” підставою для відображення в регістрах бухгалтерського обліку господарських операцій являються первинні документи, що фіксують факти здійснення господарських операцій та визначені Законом та маючи обов'язкові реквізити.

У разі складання первинних документів на машинних носіях інформації, підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів в межах їх повноважень, передбачених законами.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, за узгодженням з Міністерством статистики України та Міністерством внутрішніх справ України, первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України.

У разі оформлення електронного авіаквитка для відображення в регістрах бухгалтерського обліку операції з використання авіапослуг первинним документом буде копія електронного авіаквитка. Сплата коштів за придбання електронного авіаквитка відображається в бухгалтерському обліку на підставі платіжних документів (касовий чек, квитанція до прибуткового касового ордеру, банківські платіжні документи та т.п.).

Що ж найчастіше відбувається на практиці?

При покупці електронного квитка в офісах продажу Авіакомпаній видаються окремі розрахункові документи, залежно від форми розрахунків: чек РРО, касовий ордер, чек платіжної системи, виписка по картковому рахунку та т.п. Краще потурбуватися про наявність таких документів, ніж потім сперечатися з перевіряючими.

Або, наприклад, придбання авіаквитка в режимі on-line через систему Інтернет передбачає наявність у покупця роздрукування маршруту за цим квитком та документа про його (квитка) оплату (чека РРО, квитанції платіжної системи про оплату пластиковою платіжною карткою або квитанцію до прибуткового касового ордера).

Цих документів цілком достатньо для підтвердження понесених витрат та урахування їх у складі валових витрат в податковому обліку.

Ще простіше йдуть справи з документальним підтвердженням покупки електронного квитка в агентстві - в цьому випадку пасажир автоматично отримає на руки бланк BSP - універсальний бланк, який агентства “BSP-Україна” використовують для оформлення квитків на рейс будь-якої авіакомпанії. Він вже являється документом суворої звітності.

Коли касовий чек підтверджує право
на податковий кредит

Оскільки більшість підприємств являються платниками ПДВ, розглянемо касовий чек, що служить документом, підтверджуючим витрати працівника у відрядженні як підстава для податкового кредиту з ПДВ. В цьому випадку повинні виконуватися деякі умови. За загальним правилом пп. 7.2.6 Закону про ПДВ підставою для віднесення сум ПДВ до податкового кредиту служить податкова накладна. Проте дана норма Закону про ПДВ передбачає виключення з цього правила, дозволяючи відносити до податкового кредиту суми ПДВ без податкової накладної при розрахунках готівкою або картками платіжних систем, банківськими або персональними чеками.

Але при цьому повинні виконуватися 2 умови:

Платіж не повинен перевищувати граничної суми, визначеної Національним банком України для готівкових розрахунків. На даний момент діє Постанова № 32, згідно якої гранична сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня поодинці або по декільком платіжним документам затверджена у розмірі 10 тис. грн.

Належно оформлений товарний чек або інший документ, що підтверджує оплату готівкою, містить:

- загальну суму платежу;

- суму ПДВ;

- податковий номер постачальника.

Якщо ж в касовому чеку не буде вказаний податковий номер постачальника (що найчастіше зустрічається), тоді спрацьовує інше обмеження. Суму ПДВ по касовому чеку без податкового номера постачальника можна віднести в податковий кредит тільки по тих витратах, які за день не перевищують 200 грн (без ПДВ) або з урахуванням ПДВ - 240 грн.

Обмеження в 10 000 грн
при готівковому розрахунку

Трапляються випадки, коли під час відрядження необхідно провести готівковий розрахунок з іншим підприємством. Протягом одного дня відрядження від імені підприємства (підприємця) має право розрахуватися готівкою з іншим суб'єктом підприємницької діяльності в сумі, що не перевищує 10 тис. грн Така вимога передбачена абз. 1 п. 2.3 Положень № 637та Постановою № 32. При цьому не важливо, проведені вони поодинці або по декількох платіжних документах, а кількість контрагентів може бути будь-яка, тобто можна заплатити, наприклад, трьом підприємствам по 10 тис. грн.

Але разом з цим, згідно абз. 3 п. 2.3 Положення № 637, вказані обмеження не розповсюджуються на:

а) розрахунки підприємств з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами;

б) добровільні пожертвування та добродійну допомогу;

в) розрахунки підприємств за спожиту ними електроенергію;

г) використання коштів, виданих на відрядження;

г) розрахунки підприємств (підприємців) між собою при закупівлі сільськогосподарської продукції.

Якщо таке обмеження не виконується, сума грошових коштів у розмірі перевищення розрахунково додається до фактичних залишків готівки у касі на кінець дня платника готівки (підприємства, від імені якого розраховується готівкою відряджений) один раз на день здійснення такої операції з подальшим порівнянням отриманої розрахункової суми із затвердженим лімітом каси. Таким чином, стежити за обмеженням в сумі розрахунків необхідно саме при видачі з каси під звіт для розрахунків з іншим підприємством (підприємцем).

Застосування корпоративних платіжних карток

Грошові аванси на відрядження можуть видаватися працівникам за допомогою корпоративних платіжних карток або особових платіжних карток.

Кошти, зараховані на особовий картковий рахунок (картрахунок) працівника, вважаються виданими йому під звіт. Використання коштів повинне бути підтверджене відповідними звітними документами.

Утримувачі корпоративних карток, як передбачено п. 3.10 Положення про платіжні картки, можуть здійснювати операції безготівкової оплати або отримувати готівкові кошти у випадках оплати витратна відрядження по території України з урахуванням обмежень, встановлених нормативно-правовими актами НБУ з питань регулювання готівкового обороту. Сліп, квитанція платіжного терміналу, чек банкомату, оформлені з урахуванням вимог Положення про платіжні картки мають статус первинного документа, за яким виконана операція.

Кошти, списані з корпоративної платіжної картки, можуть бути використані виключно за цільовим призначенням та підтверджені відповідними документами.

Якщо довірені особи юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців не мають корпоративних платіжних карток, то грошові аванси на відрядження їм можуть видаватися через особові платіжні картки.

Терміни надання Звіту про використання грошових коштів за допомогою корпоративної платіжної картки складають:

- 3 дні, у разі здійснення розрахунків за допомогою платіжної картки в готівковій формі;

- 10 днів, у разі здійснення розрахунків в безготівковій формі. За наявності поважних причин продавець може його продовжити до 20 банківських днів до з'ясування питань про виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами.

Порядок оформлення документів для
відправлення працівника
у відрядження на службовому
легковому автомобілі

Для цього необхідно:

1) видати наказ про відрядження, з вказівкою, що відрядження здійснюватиметься на службовому автомобілі підприємства;

2) затвердити маршрут руху;

3) виписати посвідчення на відрядження:

4) виписати подорожній лист службового легкового автомобіля (типова форма № 3);

5) видати аванс на відрядження згідно затвердженому кошторису.

При оформленні документів у разі відрядження працівника на власному автомобілі застосування подорожнього листа (типова форма № 3) власником автомобіля не являється обов'язковим. Інструкцією про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженої наказом Держкомстату України від 17.02.1998 р. № 74, визначено, що “Подорожній лист службового легкового автомобіля” (типова форма № 3) застосовується тільки при експлуатації службових легкових автомобілів.

При доставці вантажу легковим автомобілем, що належить юридичній особі, оформляється “Товарно-транспортна накладна” (форма № 1-ТН), яка виписується при передачі вантажу (товару) для перевезення.

У відрядження за сумісництвом

Відповідно до п. 1.4 розд. І Інструкції про відрядження, при відрядженні працівника, що працює за сумісництвом, за ним зберігається середній заробіток тільки на тому підприємстві, яке його відряджало.

У разі направлення у відрядження працівника одночасно з основної роботи та роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним в обох посадах, а витрати для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між працедавцями. Оскільки Інструкція про відрядження вимагає наявність угоди між підприємствами, що відряджають працівника, про розподіл між ними витрат на відрядження, то таку угоду краще оформити у письмовій формі. Оскільки працівник відряджається одночасно двома підприємствами, повинні оформлятися два накази на відрядження та виписуватися два посвідчення про відрядження.

Якщо під час відрядження за одним місцем роботи виконання трудових обов'язків за іншим місцем роботи не представляється можливим, то працівник, що направляється у відрядження з основного місця роботи або з роботи за сумісництвом, може скористатися правом на відпустку без збереження заробітної плати на термін не більше 15 календарних діб відповідно до ст. 10 та ст. 26 Закону про відпустки.

Якщо працівник направляється у відрядження з роботи за сумісництвом, то за основним місцем роботи йому може бути нядяня відпустка без збереження заробітної плати.

Оскільки оригінали документів можуть знаходитися тільки у одного з підприємств, що відряджали працівника, то й відшкодувати витрати на відрядження зможе тільки це підприємство. В зв'язку з цим розподіл витрат на відрядження між підприємствами, що відряджали працівника, в певній пропорції неправомірно, оскільки працівник не зможе надати два оригінали підтверджуючих документів.

Отже, в угоді про розподіл витрат на відрядження, про яке говорилося вище, доцільно вказати, які саме витрати (на проїзд, харчування, проживання та т. п.) відшкодовує кожна зі сторін. Відповідно, працівник повинен буде надати підприємствам оригінали саме тих підтверджуючих документів, відшкодувати витрати за якими ці підприємства зобов'язалися відповідно до вказаної угоди.

Якщо працівник захворів у відрядженні

У разі тимчасової непрацездатності працівника, що відряджається, йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення окрім випадків, коли працівник, що відряджається, знаходиться на стаціонарному лікуванні) та оплачуються добові протягом всього часу, доки він не може за станом здоров'я приступити до виконання службового доручення або повернутися назад до місця свого постійного проживання. Такі відшкодування проводяться в строк не більше двох місяців

Тимчасова непрацездатність працівника, що відряджається, та його нездатність за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені у встановленому порядку.

Згідно ч. 1 ст. 51 Закону № 2240 підставою для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності, а у разі роботи за сумісництвом - копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника та печаткою за основним місцем роботи.

В цьому випадку за період тимчасової непрацездатності працівникові, що відряджається, на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності.

Як вказується в Листі Мінфіну від 14.06.2007 р. № 31-18030-07/23-4049/4432, у разі захворювання працівника, що відряджається, з дозволу керівника може прийматися до уваги вимушена затримка у відрядженні за наявності підтверджуючих документів в оригіналі. Рішення про подовження терміну відрядження керівник ухвалює після прибуття працівника, що відряджається, до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки. Таке рішення необхідно оформити відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Надання звіту про використання коштів з порушенням встановлених термінів дозволяється тільки у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин (що виключають провину особи, перешкоджаючи їй своєчасно скласти та подати звіт), підтверджених документально (п. 7.39 Положення № 637).

Список використаних документів

КЗпроП України - Кодекс законів про працю України

Закон про оподаткування прибутку - Закон України від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР “Про оподаткування прибутку підприємств” в редакції від 22.05.1997 р. № 283/97-ВР

Закон про ПДВ - Закон України від 03.04.1997 р. № 168/97-ВР “Про податок на додану вартість”

Закон про податок з доходів фізосіб - Закон України від 22.05.2003 p. № 889-IV “Про податок з доходів фізичних осіб”

Закон про відпустки - Закон України від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР “Про відпустки”

Закон № 2240 - Закон України від 18.01.2001 р. № 2240-ІІІ “Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, обумовленими похованням”

Указ № 436 -Указ Президента України від 12.06.1995 p. № 436/95 “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки”

Постанова № 663 - Постанова КМУ від 23.04.1999 р. № 663 “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон”

Постанова № 32 - Постанова Правління НБУ України від 09.02.2005 р. № 32 “Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку”

Положення № 637 - Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 p. NP 637

Положення про платіжні картки - Положення про порядок емісії платіжних карток та здійснення операцій з їх застосуванням, затверджене постановою Правління НБУ України від 19.04.2005 г . № 137

Порядок обчислення середньої зарплати - Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений Постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100

Наказ № 260 - Наказ ДПАУ від 28.07.1997 р. № 260 “Про затвердження форми посвідчення про відрядження”

Наказ № 440 - Наказ ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440 “Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту”

Інструкція № 5 - Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5

Інструкція про відрядження - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59

“Консультант бухгалтера” №25 (513) 22 липня 2009 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)