Довідки бувають різні...

У цій консультації розглянемо різні ситуації - у яких випадках та за якою формою бухгалтерією підприємства повинна видаватися довідка про заробітну плату або доходи своїх працівників.

Багато працівників в своєму житті стикалися з ситуацією, коли потрібно узяти в бухгалтері/довідку про зарплату. Вона потрібна для отримання різної соціальної допомоги, пенсій, субсидій, для звернення в Центр зайнятості, для отримання кредиту та т.п.

В першу чергу, необхідно уточнити, для яких цілей таку довідку потрібно видати. Відзначимо, що необхідність видачі довідки працівнику про його роботу, з вказівкою спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи та розміру заробітної плати в обов'язковому порядку встановлена ст. 49 КЗпроП України. Проте єдиної форми такої довідки на законодавчому рівні не встановлено.

Довідка видається працівникові за необхідний період. Найчастіше, це шість попередніх місяців на момент затребування. Але залежно від цілей, на які вона видається, цей період може бути будь-якій. Так, наприклад, для отримання іпотечних кредитів, деякі банки вимагають довідку про доходи за останні 12 календарних місяців.

У які терміни видаються такі довідки?

Конкретних термінів видачі працівникові довідки про заробітну плату не встановлено. Це питання, як правило, регулюється внутрішніми розпорядливими документами підприємства. У випадку, якщо мова йде про видачу довідки про зарплату працівника на вимогу державних органів слід виходити зі встановлених для таких випадків термінів (наприклад, термін, вказаний в конкретному запиті).

Разом з тим, ряд нормативних актів з питань призначення різного роду державної допомоги, субсидій, пенсій та т. п, встановлюють певну форму довідки, яка повинна бути надана фізичною особою для отримання відповідних виплат. Приведемо нижче види таких довідок встановленої форми.

1. Довідка для розрахунку страхових
виплат з фондів соціального страхування

Такий вид довідки вважається найбільш затребуваним. Так, в порядку № 1266 приводяться 5 типових форм довідок про середню заробітну плату. Для порівняння приведемо короткий зміст цих довідок у вигляді табличного матеріалу.

Таблиця

В усіх вищезгаданих довідках відображається нарахована зарплата працівника, без урахування передбаченої законодавством пільги зі сплати ПДФО або суми, на яку цей дохід зменшується, та з якої сплачувалися страхові внески,

У разі, коли будь-які виплати не включаються до фонду оплати праці (наприклад, страхові внески, сплачені за рахунок коштів підприємства згідно договорам добровільного медичного та пенсійного страхування), то сума таких виплат (страхових внесків) не враховується при обчисленні середньої заробітної плати для призначення допомоги з безробіття та не вказується в довідці про середню заробітну плату.

Окрім вищеперелічених видів довідок, нормативними актами окремих міністерств та відомств можуть вводитися й інші обов'язкові форми довідок про заробітну плату. Так, наприклад, для перерахунку пенсій держслужбовцям також встановлена окрема форма такої довідки.

2. Довідка
про нараховану
та виплачену заробітну
плату “дотаційному”
працівникові

Форма такої довідки затверджена Постановою Фонду на випадок безробіття від 30.08.2007 р. № 463. Наведена довідка надається підприємством до Фонду зайнятості щомісячно протягом 5 робочих днів після виплати зарплати впродовж першого року роботи працівника, працевлаштованого згідно з угодою про працевлаштування безробітного за рахунок дотаційних коштів Фонду зайнятості.

Дана довідка має 14 граф, в яких, зокрема, відображаються нарахована заробітна плата, зокрема:

- основна заробітна плата (гр.-6)

- додаткова заробітна плата (гр.-7)

- інші компенсаційні та заохочувальні виплати (гр.8)

- сума страхових внесків, сплачених працедавцем на:

- пенсійне страхування (гр.9)

- страхування на випадок безробіття (гр.10)

- страхування по тимчасовій втраті працездатності (гр. 11)

- страхування від нещасного випадку на виробництві (гр.12)

- сума виплаченої заробітної плати и сума витрат, з якої обчислюється дотація (гр.6 + гр.7 + гр.9 + гр.10 + rp.11 + гр.12).

3. Довідка для нарахування пенсії

Форма довідки про заробітну плату для обчислення пенсії, яка видається на вимогу працівника, приводиться в Додатку N 1 до Порядку № 22-1.

Вказана довідка згідно підпункту “в” п. 7 Порядку № 22-1 надається за період страхового стажу, а починаючи з 01.07.2000 p., індивідуальні відомості про застраховану особу надаються відділом персоніфікованого обліку формою, наведеною в Додатку № 2 до Порядку № 22-1,

У довідці вказується сума заробітної плати, що враховується при обчисленні пенсії, з розшифровкою по місяцях та роках. Тобто, в довідці відображаються усі виплати працівнику, на які нараховувалися страхові внески Пенсійного фонду.

Дані про заробітну плату відображаються в довідці для нарахування пенсії на підставі особови: рахунків, платіжних відомосте! та інших документів про нара ховану та виплачену заробітну плату підприємством, де працював співробітник, що звернувся за призначенням пенсії.

У випадку, якщо такі підприємства ліквідовані або припинили своє існування по інших причинах, то довідки про зарплату видаються правонаступником цих підприємств або державними архівними установами.

При цьому слід зазначити, що встановлення заробітку для обчислення пенсії на підставі свідчень свідків не допускається. Згідно п. 30 Порядку № 22-1 виписка з штатного розкладу про посадовий оклад, профспілкові квитки, квитки різних партій та рухів, громадських організацій та об'єднань також не можуть служити документом, що засвідчує фактичний заробіток для обчислення розміру пенсії.

Вказана довідка про заробітну плату подається працівником до Пенсійного фонду тільки в о оригіналі згідно п. 30 Порядку № 22-1

4. Довідка для призначення житлових
субсидій та соціальної допомоги

Форма вказаної довідки, яка надається в органи праці та соціального захисту населення для підтвердження суми загального доходу за певний період, затверджена Наказом № 192.

У верхній частині довідки указуються реквізити підприємства та дані працівника, якому видається довідка. Основною частиною довідки є таблиця, що складається з 4 граф. У цих графах, відповідно, указуються:

- місяці певного року;

- нарахована заробітна плата, в т.ч. в натуральній формі (тут відображається саме нарахована, а не виплачена “на руки” зарплата);

- інші нарахування, в т.ч. в натуральній формі (як систематичного, так і разового характеру);

- виплачені аліменти.

Далі у нижньому рядку таблиці дані кожної графи підсумовуються. Під таблицею вказується загальна сума доходу за необхідний період за вирахуванням аліментів. Вказана довідка видається на вимогу працівника.

При заповненні довідки для оформлення усіх видів соціальної допомоги до сукупного доходу сімей (одержувачів) відносять наступні суми:

- нарахована заробітна плата, зокрема за наднормову роботу, за роботу в святкові, неробочі та вихідні дні та за роботу за сумісництвом; плата за роботу в колективному сільськогосподарському підприємстві; надбавки та " доплати усіх видів; премії, встановлені по системах оплати праці на підприємстві, в установі, організації, незалежно від періодичності та джерел їх виплати; процентні надбавки та щорічна винагорода з фонду матеріального заохочення за підсумками роботи за рік підприємства, установи або організації. Премії та щорічні винагороди включаються в сукупний дохід під час їх нарахування, при цьому за рік враховується не більше за одну винагороду за вислугу років;

- інші грошові виплати, що мають систематичний характер (польове забезпечення, доплати за роз'їзний та пересувний характер роботи і тому подібне, окрім виплат на відрядження);

- стипендії, пенсії, допомога (окрім частки допомоги при народженні дитини, виплата якої здійснюється одноразово, допомоги на поховання, одноразової допомоги, яка надається за рішенням органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, підприємств, організацій незалежно від форм власності), допомога на навчання, безпосередньо отримана від підприємства, установи або організації, за винятком коштів, отриманих на умовах позики або кредитів та щомісячні компенсаційні виплати. При цьому в сукупний дохід не включається відповідна допомога, для призначення.якої обчислюється сукупний дохід. При зверненні за призначенням декількох видів допомоги, розмір яких визначається з урахуванням сукупного доходу, в сукупний дохід сім'ї включаються розміри призначених на дату звернення вказаних видів допомоги, окрім допомоги, для призначення якої обчислюється сукупний дохід;

- доходи від підприємницької діяльності та іншої незалежної професійної діяльності, зокрема доходи адвокатів, приватних нотаріусів та від заняття літературною, художньою, музичною, артистичною та іншою творчою діяльністю. Доходи громадян, що займаються цією діяльністю, визначаються на підставі даних державних податкових адміністрацій. Доходи громадян, що сплачують фіксований податок, визначаються на підставі прибуткового податку та розраховуються за шкалою ставок прогресивного оподаткування;

- усі види винагород, які виплачуються штатним (позаштатним) літературним працівникам, художникам, фотокореспондентам та іншим особам з

фонду авторського гонорару, а також винагороди, які виплачуються за публічне виконання творів; при цьому розмір доходу визначається як середньомісячний розмір гонорару за рік, передуючий зверненню за призначенням допомоги, з урахуванням коефіцієнта зростання середньомісячної номінальної заробітної плати працівників, зайнятих в економіці;

- матеріальне забезпечення на випадок безробіття;

- доходи від здачі житлового приміщення (дома) або інших споруд в наймання або в оренду (на підставі довідок органів державних податкових адміністрацій);

- натуральна оплата праці;

- грошове забезпечення військовослужбовців, окрім військовослужбовців строкової служби;

- суми, які виплачуються в порядку відшкодування шкоди, заподіяної працівникові за пошкодження його здоров'я, пов'язане з виконанням ним трудових обов'язків;

- заробіток учнів та студентів, які об'єднують навчання з постійною роботою на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності та господарювання;

- суми, які виплачувалися за час вимушеного прогулу та суми за час вимушеного прогулу при затримці виконання рішення про відновлення на роботі, працівника;

- отримані аліменти;

- фактичний заробіток громадян, що працюють у фізичних осіб;

- суми індексації грошових доходів населення та компенсації працівникам втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням термінів їх виплати;

- доходи від особового селянського господарства, земельних ділянок, наданих для ведення городництва, здійснення сінокосу, випасу худоби та земельної частки (паю), виділеної в результаті розділення на паї землі;

- допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю;

- інші доходи, що підлягають оподаткуванню відповідно до законодавства.

У сукупний дохід включаються також виплати “чорнобильцям”:

- підвищення розміру оплати праці, стипендій та пенсій громадян, які працювали або працюють на територіях радіоактивного забруднення;

- оплата додаткової відпустки;

- різниця між заробітками у разі переведення на нижчеоплачувану роботу;

- середня заробітна плата, яка зберігається за працівником у разі звільнення його з роботи у зв'язку з відселєнням;

- компенсація за час вимушеного простою;

- щомісячна грошова допомога у зв'язку з обмеженням споживання продуктів харчування місцевого виробництва та особового підсобного господарства;

- щорічна допомога на оздоровлення.

Окрім довідок обов'язкової форми, у ряді випадків, якщо форма такої довідки про зарплату не затверджена нормативними актами, довідка видається в довільній формі. Проте така довільна форма все одно передбачає вказівку певних реквізитів в обов'язковому порядку, а саме:

- найменування підприємства, код ЄДРПОУ, адреса, номер телефону;

- вихідний номер довідки та дата її видачі;

- ФІБ особи, якій видається довідка, та її посада;

- нарахована заробітна плата утримані страхові внески, сума чистої заробітної плати (“на руки”);

- заборгованість по неоплаченій зарплаті та т.п.

Остання інформація необхідна, наприклад, якщо довідка видається для її пред'явлення працівником до суду з метою стягнення з підприємства заборгованості по зарплаті. В даному випадку підприємству необхідно вказати саме суму заборгованості, тобто нараховану суму зарплати по місяцях за вирахуванням обов'язкових утримань (ПДФО та внесків до фондів соціального страхування). Інакше, суд може стягнути з підприємства суму нарахованої, але не виплаченої зарплати без урахування утримань. Тоді підприємство за свої грошові кошти погашатиме заборгованість, що утворилася, перед бюджетом та відповідними фондами (Лист ДПАУ від 20.04.2007 р. № 3928/6/17-0716).

Довідка про заробітну плату працівника, незалежно від того, затверджена її форма чи ні, повинна бути підписана керівником підприємства та головним бухгалтером та завірена печаткою підприємства.

Якщо довідку видає підприємець своєму найнятому робітникові, то довідка підписується безпосередньо ним. При цьому, у разі відсутності у підприємця печатки, до довідки повинна бути прикладена копія свідоцтва про його державну реєстрацію.

Список використаних документів

КЗпроП України - Кодекс законів про працю України

Постанова № 463 - Постанова Фонду соцстрахування на випадок безробіття України від 30.08.2007 р. № 463 “Про затвердження форми договору про працевлаштування безробітного з наданням дотації та форми довідки про нараховану та виплачену заробітну плату особі, працевлаштованій по направленню центру зайнятості, та сплаті страхових внесків відповідно до законодавства”

Наказ № 192 - Наказ Мінпраці України від 27.08.2004 р. № 192 “Про затвердження форми Довідки про доходи”

Порядок № 1266 - Порядок обчислення середньої заробітної плати (прибутку) для розрахунку виплат по загальнообов'язковому державному страхуванню, затверджений Постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266

Порядок № 22-1 - Порядок надання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсії відповідно до Закону України “Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування”, затверджений Постановою правління Пенсійного фонду України від 25.11.2005р. № 22-1

“Консультант бухгалтера” № 28-29 (516-517) 13 липня 2009 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)