Факсимиле: пособие по применению

Проблемы, связанные с оформлением и применением документов, не раз обсуждались нами ранее. Так, мы отвечали на вопросы, какие документы являются обязательными при оформлении хозопераций, а какие взаимозаменяемы; какие документы нужно потребовать от партнерского предприятия (предпринимателя) и т. п.

Сегодня мы рассмотрим вопросы, связанные с возможностью применения факсимиле при оформлении различного рода документов.

1. Понятие “факсимиле”

Еще в письме Профессиональной ассоциации регистраторов и депозитариев от 14.09.2001г. № 01-03/313 отмечалось, что на сегодняшний день действующее законодательство Украины не содержит понятия “факсимильная подпись” и, соответственно, не устанавливает порядок применения и использования факсимильной подписи на гражданско-правовых соглашениях или на каких-либо других документах.

Аналогичного мнения придерживается и Госкомпредпринимательства. В своем письме от 12.01.2005г. № 145 он также подчеркивает, что действующим законодательством не установлено четкое определение терминов “факсимиле” и “факсимильная подпись”, а также не урегулирован вопрос о порядке их использования.

Тем не менее Комитет считает, что субъекты хозяйствования имеют право использовать при осуществлении сделок факсимильные подписи, если действующим законодательством не установлен запрет относительно использования таких подписей, а также в случае достижения письменного согласия между сторонами сделки по их применению.

Кстати, слово “факсимиле” на латыни (fac simile) означает “сделай подобное”. Словарь(1) определяет “факсимиле” как точное воспроизведение какого-либо графического оригинала (чертежа, рукописи, рисунка, документа, подписи и т. п.) фотографическим способом, печатью или другой репродукцией, а также как клише, печать, с помощью которых можно неоднократно воспроизводить собственноручную подпись.

А теперь попробуем разобраться, какие документы можно подписывать с помощью факсимиле, а какие - нет.

Начнем с гражданско-правовых договоров.

2. Факсимиле и договоры

Общее требование в отношении собственноручного подписания договоров содержится в ч. 2 ст. 207 ГК:

“Сделка, совершаемая юридическим лицом, подписывается лицами, уполномоченными на это его учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства, и скрепляется печатью”.

Вместе с тем ч. 3 этой же статьи содержит исключение из общего правила:

“Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей”.

Таким образом, чтобы “узаконить” факсимиле для подписания договоров, сторонам необходимо предварительно заключить договор о его применении (или включить в основной договор особое (“факсимильное”) условие). Такой договор может быть заключен в виде одного документа или путем обмена письмами - главное, чтобы в нем был приведен образец факсимиле.

3. Факсимиле и первичные документы

Напомним, что согласно ч. 2 ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” один из обязательных реквизитов первичного документа - “личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции”.

К таким “другим данным”, конечно, может относиться и факсимиле.

В целом законность использования факсимиле подтверждается и п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95г. № 88 (далее - Положение № 88):

“Документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим либо электронным способом заверения. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или другим способом авторизации, дающим возможность однозначно идентифицировать лицо, осуществившее хозяйственную операцию”.

Тем не менее следует отметить, что согласно п. 2.8 и 2.9 Положения № 88 другие подзаконные акты могут предусматривать дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, ТМЦ и других объектов имущества, а также порядок использования первичных документов строгой отчетности.

Поэтому, перед тем как подписывать с использованием факсимиле какой-либо первичный документ, целесообразно ознакомиться со специальным нормативным актом, которым форма данного документа утверждена, и убедиться, что этот акт не содержит никаких соответствующих противопоказаний.

И действительно, в некоторых случаях (например, при оформлении банковских документов) применение факсимиле не допускается.

Так, НБУ в своем письме от 30.10.2006г. № 25-113/2453-11507 сообщил, что с применением факсимиле нельзя подписывать, в частности, кассовые и расчетные документы, такие как: денежные чеки(2), платежные требования, поручения и прочее(3).

В то же время НБУ подчеркивает, что с использованием факсимиле можно подписывать чеки в иностранной валюте, предназначенные для выплаты пенсий (переводы пенсий иностранных государств резидентам Украины), или в других случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя(4).

Наиболее беспроблемным в этом отношении является подписание с использованием факсимиле документов, отражающих хозяйственную деятельность внутри самого предприятия.

Мы считаем, что с использованием факсимиле можно подписывать: документы по учету сырья и материалов (приходные ордера, лимитно-заборные карточки, накладные-требования, карточки складского учета материалов и т. п.); документы по учету заработной платы (расчетные, платежные ведомости и т. п.); документы по движению личного состава и учету использования рабочего времени (приказы о приеме на работу, табели учета рабочего времени и т. п.); счета, акты приема-передачи результатов работ (услуг) по гражданско-правовым договорам, - если в договорах не указано иное.

Однако, для того чтобы факт законности применения факсимиле при оформлении вышеуказанных документов не вызывал сомнений, разрешение на использование факсимиле целесообразно оформить соответствующим приказом руководителя о порядке применения на предприятии факсимиле. При этом в приказе необходимо указать, например, перечень документов, которые разрешено подписывать с использованием факсимиле, перечень лиц, которые могут применять факсимиле, а также утвердить образцы факсимиле.

Иногда факсимилизация предприятия оформляется путем утверждения отдельной Инструкции о порядке использования факсимиле.

4. Налоговые накладные, налоговая отчетность и факсимиле

А вот с налоговыми накладными не все так просто.

По мнению Госкомпредпринимательства (см. его письмо от 19.03.2004г. № 1699), налоговые накладные - в отличие от договоров - должны подписываться уполномоченным лицом собственноручно, то есть без использования факсимиле. В обоснование своей позиции Комитет ссылается на п. 18 Порядка заполнения налоговой накладной.

В принципе, мы согласны с таким выводом. Факсимиле полноценным заменителем подписи не является, а специально оговоренных случаев, разрешающих его применение, “налогово-накладное” законодательство не содержит.

Тем не менее истории известны случаи, когда плательщикам удавалось отстоять “факсимильные” налоговые накладные.

Так, ВХС Украины принял решение в пользу плательщика в своем постановлении от 01.07.2004г. № 5/1961-3/213. Он, в частности, отметил, что применение факсимильной подписи в налоговой накладной правомерно. При этом ВХС сослался на п. 2.5 Положения № 88, в котором говорится, что первичный документ может быть подписан лично или, например, с применением факсимиле.

А вот в постановлении Вадсуда от 18.09.2007г. по делу № АС- 04/65-06, также принятом в пользу плательщика, приведены уже иные аргументы. Разрешая спор, Вадсуд указал, что подпись не установлена законом в качестве обязательного реквизита налоговой накладной (п/п. 7.2.1 Закона об НДС), поэтому наличие факсимиле вместо подписи при имеющихся всех обязательных реквизитах, установленных законом, не является основанием для неприема налоговой накладной.

Но даже несмотря на столь прогрессивные выводы высших судебных инстанций, мы считаем, что применение факсимиле довольно рискованно. Ведь в Порядке заполнения налоговой накладной о факсимиле вообще не упоминается.

Ситуация с налоговой отчетностью тоже не проста. В п. 3.4 Порядка заполнения и представления налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость говорится, что достоверность данных в декларации подтверждается подписями ответственных должностных лиц (руководителя, главного бухгалтера) и печатью. Аналогичная фраза фигурирует и в п. 1.6 Порядка составления декларации по налогу на прибыль предприятия.

Более конкретными в вопросе заполнения документов налоговой отчетности являются Методические рекомендации по приему и компьютерной обработке налоговой отчетности плательщиков налогов в ОГНС Украины, утвержденные приказом ГНАУ от 15.04.2008г. № 250 (далее - Методрекомендации).

Согласно п/п. 4.1.2 Методрекомендаций документы налоговой отчетности должны быть подписаны соответствующими должностными лицами, скреплены печатью плательщика налогов. Причем на этапе приема указанных документов работники ГНС, осуществляющие прием, контролируют правильность их заполнения, в частности наличие подписей должностных лиц.

В п/п. 4.1.4 Методрекомендаций одним из оснований для признания отчетности недействительной названо: отсутствие подписи соответствующих должностных лиц, а также скрепленных печатью подписей плательщика налогов (факсимиле не разрешается).

При этом плательщик, принесший “факсимильную” декларацию, получает в устной форме предупреждение о выявленных недостатках и о последствиях приема такой налоговой отчетности(5), а также предложение представить новую, оформленную надлежащим образом(6).

Интересно, что в отличие от налоговой накладной и налоговой отчетности жалоба может быть подписана с применением факсимиле. В этой связи обратим внимание на постановление ВХС от 14.03.2006г. по делу № 14/2464, в котором четко указано (речь шла о жалобе, подписанной с помощью факсимиле председателем ГНА в Житомирской области), что использовать факсимиле можно, поскольку указанное не запрещено законодательством. При этом наличие факсимиле вместо собственноручной подписи не означает, что документ подписан неизвестным или не уполномоченным на это лицом.

В общем, в факсимильном вопросе суды ну просто пионеры.

5. Изготовление факсимиле

В соответствии с п. 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденных приказом МВД Украины от 11.01.99 г. № 17, с изменениями, факсимиле изготовляются штемпельно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно по ходатайствам предприятий, для которых предназначаются эти изделия. Наряду с другими печатями и штампами факсимиле (а по сути они являются штампами) учитываются в журнале учета и выдачи печатей и штампов (приложение 12 к Инструкции № 17)(7). А изношенные и подлежащие ликвидации факсимиле передаются для уничтожения в органы внутренних дел. В случае хищения (утери) факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску. Так что факсимиле - штука серьезная.

____________________

1) Великий тлумачний словник сучасної української мови / Уклад, і голов, ред. В. Т. Бусел.- К.; Ірпінь: ВТФ “Перун”, 2001.- С. 1314.

2) Пункт 7 гл. 1 разд. III Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. № 337, с изменениями.

3) Пункт 2.8 Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004г. № 22, с изменениями.

4) Пункт 2.2 Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2000г. № 520, с изменениями.

5) Напомним, что в соответствии с п/п. 4.1.2 Закона “О порядке погашения...” налоговая отчетность, полученная контролирующим органом от плательщика налогов как налоговая декларация, если она не подписана соответствующими должностными лицами, может быть не признана таким контролирующим органом налоговой декларацией.

6) О возможном развитии дальнейших взаимоотношений с органами ГНС, если плательщик настаивает на приеме отчетности, - см. п/п. 4.1.4 Методрекомендаций.

7) Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядке выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, утвержденная приказом МВД Украины от 11.01.99г. № 17, с изменениями.

“Бухгалтер” № 42, ноябрь (II) 2008 г.
Подписной индекс 74201