Враховуємо ПММ для заправлення автомобілів

Кількість автомобілів в Україні зростає, постійно збільшується і вартість пально-мастильних матеріалів (ПММ). Якщо ще врахувати те, що порядок віднесення ПММ щодо легкових автомобілів у платників податку на прибуток має свої особливості, то цілком є зрозумілим інтерес облікових працівників до теми обліку та списання ПММ.

На цей час витрати на ПММ складають чималу питому вагу у собівартості автопослуг, якщо мова йде про виробничий транспорт. Якщо ж говорити про адміністративні витрати, то у них також витрати на ПММ займають пристойну статтю витрат, тому що власники підприємств і уповноважені ними органи полюбляють дорогі автомобілі і не шкодують витрат на їх кількість. Усі ми вже звикли до того, що ціни на автозаправках змінюються не лише щодня, але й щогодини. Природно, що така нестабільність з цінами на ПММ спричиняє певні труднощі обліку і на автозаправних станціях, а також у одержувачів ПММ.

Практично будь-яке підприємство, у якого є автотранспортні засоби, змушено придбавати ПММ. Придбавати ПММ можна як за безготівковим розрахунком, так і за готівку.

Можливі такі варіанти заправки автомобіля на АЗС:

1) за готівкові кошти;

2) з використанням платіжних карток;

3) за відомостями;

4) з використанням паливних карток;

5) з використанням талонів.

Крім того, можливе одержання ПММ з оптових складів і баз, якщо у підприємства є ємності для зберігання ПММ і бензоколонки.

Заправка за готівкові кошти

Розрахунки при заправці автотранспорту споживачів за готівку здійснюються АЗС з використанням реєстраторів розрахункових операцій (далі - РРО). При цьому кількість відпущеного нафтопродукту визначається за показниками лічильників паливно-роздавальних колонок, а сума виручки фіксується РРО з обов'язковою видачею водію касового чека.

На вимогу водія оператор зобов'язаний зробити відмітку у подорожньому листі про кількість і вартість відпущеного нафтопродукту і засвідчити зазначений запис своїм підписом та штампом АЗС (пп. 4.1.7.16 Інструкції № 81). Придбання ПММ за готівку широко застосовується при використанні службового автотранспорту в службових відрядженнях.

Можливі випадки заправлення службового автомобіля як за рахунок власних коштів водія (небажано, але в разі потреби дозволяється), так і за рахунок коштів, виданих у підзвіт. В обох випадках водій зобов'язаний скласти з дотриманням порядку, встановленого наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440, Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, і додати до нього касовий чек.

Згідно з п. 2.11 Положення № 637 видача грошових коштів під звіт на господарські потреби, у тому числі на купівлю ПММ, дозволяється на строк не більше двох робочих днів з урахуванням дня отримання готівкових коштів, а у разі відрядження зазначений строк може бути продовжено до закінчення строку відрядження. Отже, якщо водію видано готівку на придбання бензину у відрядженні, то відзвітуватися за використання цих коштів йому необхідно не пізніше наступного робочого дня після закінчення відрядження.

Заправка з використанням платіжних карток

Заправка по платіжних електронних картках передбачена пп. 4.1.7.28 Інструкції № 81.

У Положенні № 637 корпоративна картка визначена як “...платіжна картка, емітована на ім'я довіреної особи клієнта - юридичної особи або підприємця”.

Цим Положенням чітко встановлено, на які цілі можна використовувати кошти з корпоративної картки, а на які - ні. Зокрема, держателі корпоративних пластикових карток (далі - КПК) можуть здійснювати розрахунки в гривнях, пов'язані з господарською діяльністю в безготівковій формі. Наявність платіжних терміналів на АЗС для оплати в цьому випадку є обов'язковою умовою.

Згідно з п. 3.10 Положення № 137 держателі КПК можуть не лише здійснювати операції з безготівкової оплаті товарів (послуг), але й отримувати готівку для розрахунків, пов'язаних з господарськими потребами, у тому числі й для оплати витрат у відрядженні. Використання коштів КПК повинно підтверджуватися документально (п. 3.12 Положення № 137). Підтвердними документами в цьому випадку є: чек банкомата, квитанція платіжного термінала, оформлені відповідним чином.

Згідно з п. 3.12 Положення № 137 грошові кошти, списані з карткового рахунка юридичної особи, вважаються виданими під звіт держателю пластикової картки. Ці кошти можуть бути використані виключно за цільовим призначенням. Датою видачі коштів під звіт вважається дата списання коштів з карткового рахунка відповідно до банківської виписки. Граничним строком складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або підзвіт, при використанні коштів на придбання ПММ є день, наступний за днем видачі готівки.

Якщо ж при розрахунках за пальне працівник скористався особистою пластиковою карткою, весь процес придбання пального прирівнюється до готівкових розрахунків за власні кошти працівника.

N.B. Думка Мінпаливенерго щодо використання підприємствами паливних карток під час одержання палива на АЗС викладена в листі від 21.02.2008 р. № 02/31-351. Про переваги використання “паливних” карток говорить Держдепартамент автотранспорту в листі від 25.02.2008р. № 563-04/09/14-08.

Заправка за відомістю

Заправка автотранспорту за безготівковим розрахунком здійснюється АЗС на підставі договорів, укладених між АЗС-постачальником та установою-споживачем, за відомостями (що виписуються у двох примірниках, один з яких залишається на АЗС, а другий передається споживачу) форми 24-нп (додаток 24 до Інструкції № 81). При цьому в подорожньому листі водія робиться відмітка про кількість і вартість відпущеного нафтопродукту, що підтверджується штампом АЗС і підписом змінного оператора АЗС.

У лівому верхньому куті відомості споживач проставляє свій штамп із зазначенням номера договору, на підставі якого здійснюється заправка автотранспорту.

Згідно з пп. 4.1.7.26 Інструкції № 81 підприємства, які забезпечуються ПММ, на підставі відомості про відпуск нафтопродуктів періодично, але не рідше одного разу на місяць, виписують зведені відомості-рахунки на кожного споживача за видами нафтопродуктів за цінами, що діяли протягом місяця. У рахунках обов'язково відображаються кількість і загальна вартість відпущених нафтопродуктів, у тому числі ПДВ. На їх підставі здійснюються розрахунки підприємства з постачальником ПММ. Звірення розрахунків зі споживачами за відпущені нафтопродукти повинні здійснюватися щомісяця не пізніше 5-го числа наступного місяця.

Заправка з використанням паливних карток

Паливна картка (далі - ПК) є одним з винаходів нових технологій і є своєрідною пластиковою карткою з мікрочипом або магнітною стрічкою (смарт-картка). Суттєва різниця між ПК і банківською платіжною карткою полягає в тім, що перша є підставою для одержання пального, адруга використовується як засіб для розрахунків.

Заправка з використанням ПК має такі переваги:

- позбавляє водія необхідності користатися готівкою з дотриманням твердих строків звітності за її використання;

- забезпечує мобільність і своєчасність заправки, що набуває особливої важливості під час службових відряджень;

- поповнювати ПК можна через розрахунковий картковий рахунок незалежно від того, де й у кого вона знаходиться;

- при втраті ПК блокується.

Недоліками ПК є обмеження мережі заправок визначеним переліком, доданим до договору, і обов'язкова наявність спеціальних терміналів на АЗС.

При укладанні договору обов'язково зазначається вид ПК: в літрах або в гривнях. Грошові ПК, безумовно, більш вигідні для постачальників ПММ, враховуючи нестабільність цінової політики ринку. Якщо ж застосовуються ПК в літрах, перераховані грошові кошти переводяться в літри (обсяг пального за ціною договору), і зміна ціни на обсяги поставки у подальшому не впливає, що є вигіднішим для споживача.

Зберігають ПК, як правило, в бухгалтерії, а за умови частого використання і тривалих відряджень їх можна видавати водіям. При заправці за ПК водію видають чек термінала про рух за ПК і чек РРО з відображенням кількості літрів пального та його вартості. Для відображення обліку одержання ПММ чеки здаються водієм до бухгалтерії.

Заправка на АЗС з використанням талонів

На практиці це найпоширеніший спосіб заправки автомобілів на АЗС, незважаючи на те, що у пп. 4.1.7.27 Інструкції 81 передбачено: “...використання талонів на пальне як засіб розрахунків на АЗС заборонено”. Талони не можуть бути засобом розрахунків, оскільки оплата за ПММ здійснюється за безготівковим розрахунком на банківський рахунок постачальника (АЗС), а талон є документом, що підтверджує право покупця на одержання ПММ на АЗС.

Для того щоб АЗС відпускала ПММ за талонами, фірмі потрібно укласти з нею договір купівлі-продажу. Після того, як фірма перерахувала гроші, постачальник ПММ видасть талони або паливні карти на нафтопродукти, за якими водії будуть одержувати бензин на АЗС.

У талоні можуть бути зазначені:

- марка і кількість палива;

- просто сума, на яку водій може одержати бензин за цінами на момент заправки;

- і те і інше.

Облік талонів залежатиме від того, у який момент до фірми переходить право власності на ПММ, і від виду талонів. У договорі зазвичай зазначають, що право власності на бензин переходить до фірми лише після того, як водій заправився за талоном. У цьому випадку розрахунки з постачальниками бензину відбуваються так. Спочатку фірма авансом оплачує ПММ. Потім вона отримує талони і видає їх водіям. Таким чином, оплачене пальне зберігається на АЗС (цей момент треба відобразити у договорі), оскільки у покупця немає можливості забрати весь оплачений бензин. Талони зберігаються, як правило, у касі установи разом з іншими документами та грошовими коштами або у матеріально-відповідальної особи.

Щоб заправити машину, водій передає працівнику заправки талон і одержує на АЗС чек, який потім здає до бухгалтерії.

Оператор АЗС щодня звітує за отриманими талонами. На підставі цього звіту наприкінці місяця постачальник складає акт, де докладно розписує, скільки палива одержала ваша фірма. Використовуючи цей акт, ви повинні оприбуткувати паливо в обліку фірми. Касові чеки АЗС необхідні тільки для контролю.

Щоб уникнути зловживань, потрібно вести ретельний облік талонів. Для цього фірма повинна розробити форму книги руху талонів. Відповідати за ведення книги і видачу талонів повинен матеріально відповідальний співробітник. У книзі він реєструє отримані від постачальника і видані водіям талони. Ця книга повинна бути пронумерована, прошнурована, підписана керівником та головним бухгалтером і скріплена печаткою.

Протягом місяця талони на ПММ видаються водіям під звіт. Після заправки на АЗС водій повинен подати звіт про використання талонів до бухгалтерії.

Слід пам'ятати: звірення розрахунків за відпущені нафтопродукти повинно здійснюватися зі споживачами щомісяця (пп. 4.1.7.26 Інструкції № 81). Крім того, рекомендуємо здійснювати звірення з АЗС наприкінці місяця щодо заправки кожного автомобіля по днях.

Одержання пального з оптових складів і баз

На перший погляд найпривабливішим виглядає варіант закупівлі пального прямо на оптовій базі, так ще й за оптовою ціною.

Однак такий варіант можливий лише в тому випадку, якщо в установі є відповідна тара і спеціально обладнане з дотриманням пп. 7.10.2 Правил пожежної безпеки місце для зберігання ПММ. Якщо такого місця зберігання на підприємстві немає, то воно може укласти договір відповідального зберігання з АЗС або оптовою базою.

При вивезенні нафтопродуктів з оптової бази автотранспортом одержувача на підставі довіреності споживача оформляється товарно-транспортна накладна (далі - ТТН), а централізоване вивезення здійснюється на підставі дорожнього листа автотранспортної організації.

Згідно з пп. 4.2.2.4 Інструкції № 81 у ТТН обов'язково зазначаються: найменування нафтопродуктів, густота, температура, об'єм і загальна маса нафтопродуктів (на вимогу покупця до накладної додається паспорт якості нафтопродукту).

Вищеперелічені дані ТТН застосовуються для переведення ПММ з тонн (кілограмів) у літри. Нагадуємо, що згідно з пп. 4.1.1.1 Інструкції № 81 облік нафтопродуктів на підприємствах, які здійснюють забезпечення нафтопродуктами, ведеться в одиницях маси (тоннах, кілограмах), а пп. 4.2.4.5 цієї ж Інструкції приписує підприємствам-споживачам здійснювати видачу водіям пального в одиницях об'єму (літрах), а масел - в одиницях маси (кілограмах).

Облік талонів на бензин

Відповідно до Плану рахунків талони на бензин враховуються на субрахунку 331 “Грошові документи в національній валюті” та позабалансовому рахунку 08 “Бланки суворої звітності”.

При оформленні операцій з надходження талонів на склад (у касу) та їх видачі зі складу (каси) використовується Прибутково-видаткова накладна на бланки суворої звітності (форма № СЗ-1), затверджена Наказом № 67.

Рух талонів на бензин підлягає відображенню у Прибутково-видатковій книзі щодо обліку бланків суворої звітності (форма № СЗ-2), затвердженої Наказом № 67.

Талони на бензин видаються водіям, які є матеріально відповідальними особами, підзвіт. Наприкінці місяця вони складають авансові звіти про використання талонів (талони переводяться в бензин на підставі відмітки у дорожньому листі про заправку або відомостей з АЗС, де зазначені дати заправки, марки машин, кількість відпущеного пального).

Аналітичний облік надходження та витрати талонів на бензин ведеться на підставі прибутково-видаткових накладних на бланки суворої звітності.

А тепер розглянемо кілька конкретних прикладів.

Приклад 1. Право власності на ПММ переходить до фірми у момент заправки. На початку місяця вона перерахувала АЗС 66 000 грн. Протягом місяця водії одержали за талонами бензин на суму 58 800 грн, у тому числі ПДВ - 9 800 грн. На талонах зазначені лише марка та кількість палива.

У зв'язку з тим, що на талонах відсутня вартість ПММ, до моменту заправки автомобілів облік таких талонів краще вести тільки на позабалансовому рахунку 08 “Бланки суворої звітності” у штуках за вартістю придбання.

Проводки, які в обліку повинен зробити бухгалтер, наведені у табл. 1.

Таблиця 1

Приклад 2. Скористаємося умовами першого приклада. Змінимо лише один момент: талони виписані на певну суму. У цьому випадку їх потрібно враховувати на субрахунку 331 “Грошові документи в національній валюті”.

Проводки, які в обліку повинен зробити бухгалтер, наведені у табл. 2

Таблиця 2

Список використаних документів

Наказ № 67 - Наказ Міністерства статистики України від 11.03.1996 р. № 67 “Про за твердження типових форм первинного обліку бланків строгої звітності”

Положення № 637 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004р. №637

Положення № 137 - Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їхнім використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 19.04.2005 р. № 137

Інструкція № 81 - Інструкція про порядок прийняття, транспортування, збереження, відпустки й обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і в організаціях України, затверджена наказом Державного комітету нафтової, газовий і нафтопереробної промисловості України, Мінекономіки України, Мінтрансу України, Державного комітету зі стандартизації, метрології і сертифікації України, Державного комітету статистики України від 02.04.1998 р. № 81/38/101/235/122

План рахунків - План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджений наказом Мінфіну України від 30.11.1999 р. № 291

Правила пожежної безпеки - Правила пожежної безпеки, затверджені наказом Міністерства з питань надзвичайних ситуацій України від 19.10.2004р. № 126

“Консультант бухгалтера” № 22 (458) 02 червня 2008 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)