“Суворий” облік
і списання бланків суворої звітності

З точки зору консультанта

Довіреність на отримання матеріальних цінностей є первинним документом, що фіксує рішення керівника підприємства про наділення конкретної фізичної особи повноваженнями отримувати для підприємства товарно-матеріальні цінності певного найменування та кількості. Без довіреності не можуть бути виписані первинні документи: накладна-вимога, товарно-транспортна накладна, що є дозволом для здійснення господарської операції з відпуску цінностей та підставою для її бухгалтерського обліку згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік. Довіреність видається під розписку довіреній особі і реєструються в журналі реєстрації довіреностей, аркуші якого повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені печаткою та підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.

Списання бланків довіреностей здійснюється за актом списання бланків довіреностей (ф. № М-2а). Для списання довіреностей на підприємстві, як і у разі списання всіх інших бланків суворої звітності, створюється комісія, яка проводить перевірку не лише використання виписаних бланків довіреностей, але й повернення невикористаних. Джерелом даних для акта ф. № М-2а є журнал реєстрації за ф. № М-3. Списання довіреностей необхідно здійснювати не рідше одного разу на квартал.

У бухгалтерському обліку довіреності враховуються на субрахунку 209 “Інші матеріали”. Одночасно вартість “суворих” бланків враховують на позабалансовому рахунку 08 “Бланки суворого обліку”.

Слід зазначити, що в деяких випадках такі бланки на рахунку 209 і на позабалансовому рахунку 08 будуть враховані за різною вартістю.

Тобто на рахунку 209 - “суворі” бланки відображаються за вартістю, яка складається з витрат на їх придбання і доставку. Щодо рахунка 08, то в Інструкції, затвердженій Наказом № 291, з цього приводу зазначено, що “суворі” бланки відображаються за умовною вартістю у встановленому порядку.

Розібратися з тим, що вважати умовною вартістю, допоможе Постанова № 116, яка передбачає визначення збитків виходячи з:

- номінальної вартості, зазначеної на бланках цінних паперів та документів суворої звітності;

- вартості документів суворої звітності, встановленої законодавством;

- вартості придбання (виготовлення) бланків цінних паперів та документів суворої звітності, на яких не зазначена номінальна вартістю або вартість яких не встановлена законодавством.

Саме за однією з цих вартостей і треба враховувати “суворі” бланки на позабалансовому рахунку.

Вартість таких “суворих” бланків установлена законодавче. Так, наприклад, на бланки довіреностей вартість встановлена у розмірі 1,50 грн за 1 бланк згідно з п. 14 Інструкції № 99.

Нагадаємо читачам, що Наказом № 37 було внесено зміну до зазначеної Інструкції. Однак цей Наказ втратив свою чинність згідно з Наказом № 787.

При цьому слід зазначити, що абзацом 7 п. 2.33 Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України і проведення їх державної реєстрації, затвердженого Наказом № 34, встановлено, що визнання нормативно-правового акта таким, що втратив свою чинність не відновлює дію актів, які, у свою чергу, були визнані ним такими, що втратили свою чинність.

Аналогічно, визнання нормативно-правового акта таким, що втратив свою чинність, не скасовує зміни, внесені цим актом до інших нормативно-правових актів.

Враховуючи вищенаведене, бланки довіреностей зараховують на позабалансовий рахунок 08 “Бланки суворого обліку”, виходячи з ціни за 1 бланк 1 гривня 50 копійок.

У податковому обліку вартість придбаних бланків включається до складу валових витрат і перераховується за п. 5.9 Закону про оподаткування прибутку.

Працівники підприємства несуть матеріальну відповідальність, згідно зі ст. 130 КЗпП України, за шкоду, завдану підприємству, внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків.

У той же час не завжди при псуванні бланків суворої звітності працівник буде притягнутий до відповідальності. Залежно від причин псування бланків, матеріально відповідальна особа до відповідальності може й не притягатися. Така межа покарання визначається переважно керівництвом підприємства. Підставою для цього є норма вищезазначеної статті КЗпП України, згідно з якою на працівників не може бути покладена відповідальність за шкоду, що відноситься до категорії нормального виробничо-господарського ризику.

Отже, якщо працівник, відповідальний за заповнення бланків довіреностей, допустився помилки при її заповненні, то зіпсований бланк треба віднести до збитку, що відноситься до категорії нормального виробничо-господарського ризику, оскільки в процесі виробничо-господарської діяльності підприємства ніхто не застрахований від помилок.

Таким чином, у керівника підприємства підстав притягати працівника до матеріальної відповідальності за псування бланка довіреності небагато, оскільки до цієї ситуації цілком застосовний термін “нормальний господарський ризик”.

За втрату “суворих” бланків відповідальність несе матеріально відповідальна особа.

Розрахунок розміру збитку при псуванні та втраті бланків суворої звітності має свої особливості.

Для визначення розміру збитку при псуванні бланків суворої звітності необхідно користатися Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим Постановою № 116, згідно з яким розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) бланків цінних паперів та документів суворої звітності обчислюється із застосуванням таких коефіцієнтів:

- 5 - до номінальної вартості, зазначеної на бланках цінних паперів та документів суворої звітності, або до вартості документів суворої звітності, встановленої законодавством;

- 50-до вартості придбання (виготовлення) бланків цінних паперів та документів суворої звітності, на яких не зазначена номінальна вартість або вартість яких не встановлена законодавством.

При цьому слід зазначити, що, згідно з п.10 Постанови № 116, спочатку із сум, стягнутих з винної особи, здійснюється відшкодування збитків, завданих підприємству, установі, організації, а вже залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.

Розглянемо ситуацію щодо списання бланків довіреностей на конкретному прикладі.

Приклад. Підприємство “Сирена” придбало два блоки довіреностей (по 50 шт.):

- один - за безготівковим розрахунком за 14,40 грн, у тому числі ПДВ - 2,40 грн (вартість 1 шт. без ПДВ - 0,24 грн);

- другий - через підзвітну особу за 18,00грн, у тому числі ПДВ

- 3 грн (вартість 1 шт. без ПДВ - 0,30 грн).

Протягом місяця:

- підприємство списало 50 бланків довіреностей по 0,24 грн за 1 шт. і 17 довіреностей по 0,30 грн за 1 шт.;

- працівником підприємства була загублена одна видана довіреність первісною вартістю 0,30 грн за 1 шт., збитки від втрати якої за рішенням директора були утримані з його заробітної плати.

При списанні довіреностей використовувався метод Ідентифікованої собівартості.

У таблиці наведено відображення у бухгалтерському і податковому обліку операції з придбання та списання бланків довіреностей.

Насамкінець необхідно нагадати читачам, що з 01.01.2008р. до вищезазначених документів суворого обліку додається також прибуткові і видаткові касові ордери, згідно з Постановою № 809.

З точки зору юриста

Міністерство фінансів України проводить діяльність з приведення нормативно-правових актів у відповідність із законодавством України, і робить це таким чином, що у бухгалтера виникають питання: що ж тепер робити і як далі бути?

А суть справи полягає в наступному.

Міністерство фінансів України Наказом № 787 визнало таким, що втратив чинність, свій же Наказ №37.

Наказ № 37 вносив зміни до Інструкції № 99.

Після внесених Наказом № 37 змін абзац 1 п. 14 Інструкції № 99 став виглядати таким чином:

“Бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві, відображаються на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю, що складається з витрат на їх виготовлення (придбання) та доставку, за дебетом рахунка 05 “Матеріали” субрахунок З “Інші матеріали”. Одночасно на позабалансовий рахунок 004 зараховується вартість вказаних бланків виходячи з ціни за 1 бланк 1 гривня 50 копійок. В аналітичному обліку наводяться дані про місце зберігання, нумерацію, кількість і вартість таких бланків.”.

До внесення змін цей пункт Інструкції № 99 виглядав таким чином:

“Бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві, відображаються на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю, що складається з витратна їх виготовлення (придбання) та доставку, за дебетом рахунка 05 "Матеріали" субрахунок 3 "Інші матеріали". Одночасно на позабалансовий рахунок 004 зараховується вартість зазначених бланків виходячи з ціни за 1 бланк не менше 0,1 мінімального розміру заробітної плати. В аналітичному обліку наводяться дані про місце зберігання, нумерацію, кількість і вартість таких бланків”.

Таким чином, Наказ № 37 змінив вартість, за якою повинні враховуватися бланки довіреностей. І після того, як Міністерство фінансів України визнало Наказ № 37, таким, що втратив чинність, виникло запитання: чи втратили чинність також зміни, внесені цим наказом? За якою вартістю необхідно враховувати бланки довіреностей - за вартістю 0,1 від мінімального розміру зарплати чи по 1,50 грн за 1 бланк?

Майже усі фахівці зробили висновки, що абзац 1 п. 14 Інструкції № 99 повинен тепер виглядати так, як виглядав до прийняття Наказу № 37, тобто вартість бланка довіреності з дати набрання чинності Наказом № 787 (з 22.07.2007 р.) повинна складати не менше 0,1 мінімального розміру заробітної плати. Розмір мінімальної заробітної плати з 01.10.2007 р. встановлений у розмірі 460 грн. Отже, 0,1 від 460 грн складає 46 грн і бланки довіреностей необхідно враховувати по 46 грн.

Ніхто 6 не надав цьому факту великого значення, якби не положення Порядку визначення розміру збитку від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого Постановою № 116, згідно з яким розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) бланків документів суворого обліку обчислюється із застосуванням коефіцієнта 5 - до номінальної вартості, зазначеної на бланках цінних паперів та документів суворого обліку, або до вартості документів суворого обліку, встановленої законодавством.

Тобто за нестачу, знищення (псування) бланків довіреностей необхідно утримати з винної особи половину мінімальної заробітної плати!

Ясність у ситуацію внесло Міністерство фінансів України, яке Листом № 31 роз'яснило, що абзацом 7 п. 2.33 Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України і проведення їх - державної реєстрації, затвердженого Наказом № 34, встановлено, що визнання нормативно-правового акта таким, що втратив чинність не відновлює дію актів, які, у свою чергу, визнані ним такими, що втратили чинність.

Аналогічно, визнання нормативно-правового акта і таким, що втратив чинність, не скасовує зміни, що були внесені цим актом до інших нормативно-правових актів.

Враховуючи вищенаведене, і довіреності зараховують на позабалансовий рахунок 08 : “Бланки суворого обліку” виходячи з ціни за 1 бланк 1 гривня 50 копійок”.

Питання поки закрите за нестачу, знищення (псування) бланків довіреностей необхідно утримувати з винної особи 7,50 грн (1,50x5)

Список використаних нормативно-правових актів

КЗпП України- Кодекс законів про працю України

Закон про бухоблік - Закон України від 16.07.1999 p. № 996-XIV “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”

Закон про оподаткування прибутку - Закон України від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР “Про оподаткування прибутку підприємств” у редакції від 22.05.1997 р. № 283/97-ВР

Постанова № 116 - Постанова КМУ від 22.01.1996 р. № 116 “Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей”

Постанова № 809 - Постанова КМУ від 06.06.2007 р. № 809 “Про доповнення додатка до постанови Кабінету Міністрів України від 19 квітня 1993 року № 283” (набере чинності з 01.01.2008 р.)

Наказ №291 - Наказ Мінфіну України від 30.11.1999р. №291 “Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та Інструкції з його застосування”

Інструкція № 99 - Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом Мінфіну України від 16.05.1996 р. № 99.

Наказ №37 - Наказ Мінфіну України від 19.02.1998р. №37 “Про квартальний бухгалтерський звіт підприємств” (втратив чинність з 04.07.2007 р.)

Наказ №787 - Наказ Мінфіну України від 04.07.2007р. №787 “Про визнання наказів Міністерства фінансів України від 23.08.1996р. № 175 і від 19.02.1998 р. № 37 такими, що втратили чинність”

Наказ №34 - Наказ Мін'юсту України від 12.04.2005р. №34/5 “Про вдосконалення порядку державної реєстрації нормативно-правових актів у Міністерстві юстиції України і скасування рішення про державну реєстрацію нормативно-правових актів”

Лист № 31 - Лист Мінфіну України від 22.10.2007 р. № 31-34000-10-10/21625 “Щодо застосування Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей”

“Консультант бухгалтера” № 49 (433) 3 грудня 2007 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)