Аренда автомобиля

Без транспортных средств не обойтись ни одному бюджетному учреждению. Что делать, если на балансе нет собственных автомобилей? Ответ прост: арендовать!

О том, как правильно оформить гражданско-правовые отношения с арендодателем транспортного средства, какие расходы осуществляются на содержание автомобиля и как они отражаются в учете, вы узнаете из этой статьи.

Договор аренды транспортного средства

Арендовать автомобиль можно как у юридического лица, так и у физического лица, в том числе у своего работника.

Гражданско-правовые отношения с владельцем автомобиля оформляются договором аренды транспортного средства. Сразу же следует сказать, что типовой формы такого договора не существует. В то же время при его составлении необходимо учитывать существенные условия.

Договор аренды транспортного средства составляется в письменной форме. Если арендодателем выступает физическое лицо, то в соответствии со ст. 799 ГК договор с таким лицом должен быть нотариально удостоверен.

Остановимся подробнее на условиях договора аренды транспортного средства. В соответствии с п. 1 ст. 284 ХК существенными условиями такого договора являются:

- предмет аренды;

- срок, на который заключается договор аренды;

- арендная плата с учетом ее индексации;

- порядок использования амортизационных отчислений;

- восстановление арендованного имущества;

- условия возврата или выкупа.

В п. 1 ст. 638 ГК указано, что договор считается заключенным, если стороны достигли согласия по всем существенным условиям договора. В частности, существенными условиями договора являются условия о предмете договора, условия, которые являются необходимыми для данного вида договоров, а также те условия, в отношении которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто согласие.

Учитывая положения ХК и ГК, конкретизируем, какие же реквизиты и условия может содержать договор аренды транспортного средства.

Итак, в предмете договора следует указать марку автомобиля, его номерной знак, год выпуска, цвет. Можно также указать номера двигателя, шасси и кузова, номер свидетельства о регистрации в органах ГАИ и данные технического паспорта. Рекомендуем также описать оснащение автомобиля. Например, можно сделать такую запись: “Предмет аренды оснащен магнитофоном, подушкой безопасности, огнетушителем, аптечкой”.

В договоре указывается срок аренды транспортного средства, размер арендной платы, сроки ее перечисления арендодателю. Также оговариваются условия о поддержании автомобиля в надлежащем техническом состоянии, о проведении ремонтов и других видов улучшений транспортного средства, о расходовании средств, связанных с использованием автомобиля (в том числе связанных с уплатой налогов и других платежей), а также условия его возврата арендодателю.

Перечисленные реквизиты может содержать договор аренды транспортного средства, заключаемый как с юридическим, так и с физическим лицом.

В договоре аренды по договоренности сторон можно указать и другие условия.

Документальное оформление передачи и эксплуатации автомобиля

После заключения договора аренды арендатор может самостоятельно использовать транспортное средство в своей деятельности и имеет право без согласия арендодателя заключать от своего имени договоры в соответствии с назначением транспортного средства (ст. 800 ГК).

При этом автомобиль считается переданным в аренду с момента оформления соответствующего акта приема-передачи. Поэтому такой документ необходимо составить и подписать сторонами договора. В акте приема-передачи можно дополнительно указать, какие предметы и комплектующие передаются вместе с автомобилем (например, комплект инструментов согласно описи).

Вместе с автомобилем арендодатель должен передать арендатору техническую документацию (технический паспорт, акт технического состояния автомобиля).

После заключения договора аренды транспортного средства и его передачи такой автомобиль для бюджетного учреждения - арендатора будет считаться служебным.

Следует иметь в виду, что арендатору на период действия договора аренды автомобиля необходимо оформить временный регистрационный талон. Об этом указано в п. 15 Правил государственной регистрации и учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов и мотоколясок, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 07.09.98 г. № 1388. Временный регистрационный талон выдается арендатору на основании договора аренды.

Бюджетное учреждение - арендатор на основании временного регистрационного талона передает управление автомобиля водителю.

В свою очередь, согласно п.п. 2.1 Правил дорожного движения, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 10.10.2001 г. № 1306, водитель бюджетного учреждения - арендатора должен иметь при себе:

- свидетельство на право управления транспортным средством соответствующей категории и талон, который прилагается к свидетельству;

- временный регистрационный талон;

- путевой лист и документы на груз;

- полис (сертификат) обязательного страхования гражданско-правовой ответственности собственников наземных транспортных средств.

Путевые листы выдаются водителю учреждением при выпуске автомобиля на линию.

Имея при себе перечисленные документы, водитель автомобиля может избежать многих недоразумений при встрече с работниками ГАИ.

Расходы на содержание арендованного автомобиля

Сразу же отметим, что расходы на аренду автомобиля и его содержание должны быть запланированы в смете бюджетного учреждения.

Расходы на аренду автомобиля и его содержание осуществляются по КЭКР 1135 “Оплата транспортных услуг и содержание транспортных средств”. В соответствии с Разъяснениями о применении экономической классификации расходов бюджета, утвержденными приказом Государственного казначейства Украины от 04.11.2004 г. № 194, по КЭКР 1135 могут осуществляться, в частности, расходы на:

- содержание транспорта;

- приобретение горюче-смазочных материалов, талонов, “смарт-карт”;

- приобретение и установку охранной сигнализации на транспортные средства;

- текущий ремонт;

- планово-технические обслуживание;

- приобретение запчастей к транспортным средствам для замены непригодных, отработанных, независимо от их стоимости (например, шины);

- страхование автомобилей, проведение экспертной оценки транспортных средств;

- оплату за проезд по платным дорогам, плату за стоянки, другие сборы, предусмотренные законодательно-нормативными актами; оплату сбора за загрязнение окружающей среды;

- оформление водительских прав, обучение на курсах водителей, страхование и медицинский осмотр водителя; технический осмотр транспортного средства, страхование гражданско-правовой ответственности владельцев транспортных средств;

- приобретение чехлов для автомобилей, огнетушителей, автомагнитол для всех видов транспортных средств, а также тонировку окон;

- выплату арендной платы по договору аренды транспортного средства.

Обращаем внимание на то, что учреждения, содержащиеся за счет средств бюджета, выплату компенсации работникам за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок не проводят (п. 4 Норм средств на представительские цели, рекламу и выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и порядке их расходования, утвержденных приказом Министерства финансов Украины и Министерства экономики Украины от 12.11.93 г. № 88). Поэтому при необходимости эксплуатации автомобиля, принадлежащего работнику бюджетного учреждения, с таким работником необходимо также заключить договор аренды.

Относительно арендной платы отметим следующее. Размер арендной платы определяется сторонами в договоре. При этом ограничений по размеру арендной платы не существует.

В то же время арендодателю - бюджетному учреждению следует помнить, что расчет арендной платы по транспортным средствам, относящимся к государственному или коммунальному имуществу, должен производиться в соответствии с Методикой № 786 или методикой, утвержденной органом местного самоуправления. Так, в соответствии с п. 7 Методики № 786 размер арендной платы не может быть менее 10 % стоимости арендованного автомобиля. Фактически этой Методикой установлен нижний предел арендной платы. И для того чтобы выполнить это требование, арендодателю необходимо знать стоимость автомобиля. В связи с тем, что при передаче в аренду отдельного индивидуально определенного имущества Методика № 786 не предусматривает обязательного проведения экспертной оценки, для расчета арендной платы стороны могут взять остаточную стоимость объекта аренды. Если остаточная стоимость такого объекта аренды равна нулю, т. е. износ начислен в размере 100 %, то арендодатель может произвести экспертную оценку. Тогда расчет арендной платы за автомобиль будет проводиться по экспертной оценке.

Подчеркнем, что обязанность по выполнению требований Методики № 786 ложится исключительно на арендодателя.

Арендатору в свою очередь следует помнить, что аренда автомобиля может попасть в сферу действия Закона Украины “О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства” от 22.02.2000 г. № 1490-III при условии, если объем арендной платы за год составит или превысит предельный размер, установленный ст. 2 этого Закона. Для услуг таким предельным размером является 20 тыс. грн.

Существенной статьей расходов по содержанию автотранспорта являются расходы на горюче-смазочные материалы. Такие расходы возмещаются в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43. При этом основными документами, на основании которых производится списание ГСМ, являются путевые листы.

Налоги и сборы

Налог с владельцев транспортных средств арендатор не уплачивает. В соответствии с Законом Украины “О налоге с владельцев транспортных средств и других самоходных машин и механизмов” от 11.12.91 г. № 1963-XII обязанность по уплате этого налога возложена на собственника автомобиля, т. е. арендодателя.

В отношении уплаты сбора за загрязнение окружающей природной среды скажем следующее: при использовании в хозяйственной деятельности транспортного средства по договору аренды сбор уплачивает арендатор. То есть сбор уплачивает лицо, фактически эксплуатирующее автомобиль в своей хозяйственной деятельности (п. 2.1 Инструкции о порядке исчисления и уплаты сбора за загрязнение окружающей природной среды, утвержденной совместным приказом Минэкобезопасности и Государственной налоговой администрации Украины от 19.07.99 г. № 162/379). Напомним, что расходы по уплате сбора за загрязнение окружающей природной среды осуществляются по КЭКР 1135.

Рассмотрим ситуацию, когда арендодателем автомобиля выступает физическое лицо. В этом случае бюджетное учреждение - арендатор будет выступать налоговым агентом по отношению к такому физическому лицу. То есть выплаченная (начисленная) сумма арендной платы в соответствии с Законом Украины “О налоге с доходов физических лиц” от 22.05.2003 г. № 889-IV облагается налогом с доходов физических лиц по ставке 15 % (без применения налоговой социальной льготы). При этом выплаченная (начисленная) сумма арендной платы должна отражаться в форме № 1ДФ с кодом признака дохода 14 “Прочие доходы”.

Следует также добавить, что взносы в Пенсионный фонд и фонды социального страхования с суммы выплаченной физическому лицу - арендодателю арендной платы не удерживаются.

Бухгалтерский учет

Арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 01 “Арендованные необоротные активы”. По истечении срока аренды, указанного в договоре, автомобиль возвращается арендодателю согласно акту приемки-передачи основных средств по форме № ОЗ-1. На основании этого акта автомобиль снимается с забалансового счета 01.

Нормативные документы

ГК - Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

ХК - Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-VI.

Методика № 786 - Методика расчета и порядок использования платы за аренду государственного имущества, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 04.10.95 г. № 786.