Службові відрядження. Гарантії та компенсації

У практиці господарської діяльності часто виникають питання щодо правил обліку витрат, пов'язаних з відрядженнями. Стаття, що пропонується, присвячена питанням обліку витрат, гарантій та компенсацій, пов'язаних зі здійсненням відряджень на території України.

Для початку визначимося, що є службовим відрядженням.

Згідно з положеннями Інструкції № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи, Не вважаються відрядженням службові поїздки працівників, робота яких має роз'їзний характер, якщо інше не передбачено колективним або трудовим договором.

При направленні у відрядження працівника необхідно :

- видати наказ про відрядження з указівкою пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку і мети відрядження;

- видати відрядженому працівнику посвідчення про відрядження;

- зареєструвати посвідчення про відрядження працівника у спеціальному журналі для реєстрації відряджень.

Відрядженого працівника підприємство зобов'язане забезпечити грошовими коштами у вигляді авансу в межах суми, визначеної на оплату проїзду, найму жилого приміщення і добових. Аванс працівнику може видаватися у готівковій сумі або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Невидача авансу працівнику, що відряджається, вважається порушенням його трудових прав, і спричиняє накладення на керівника підприємства адміністративного штрафу в розмірі від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 41 КУпАП).

У зв'язку з питанням видачі авансу відрядженому працівнику виникає питання - за скільки днів до початку відрядження можна видавати працівнику аванс, не порушуючи порядку ведення касових операцій?

Прямої відповіді на це питання ми не знайшли. Лист НБУ від 25.09.2006 р. № 11-113/3548-10084 для відповіді на це питання відсилає тих, хто цікавиться цим, до Інструкції № 59, в якій інформація з цієї тем й також відсутня, (пункт 1.11 Інструкції № 59). Тому ми взяли на себе сміливість викласти свій підхід до вирішення цієї ситуації. Працівник повинен отримати аванс для відбуття у відрядження у день підписання наказу, який має бути підписаний напередодні від'їзду працівника, що відряджається.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця перебування постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця його постійної роботи. (При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття вважаються поточні доба, а з 0 години - наступна доба).

Строк відрядження в межах України не може перевищувати 30 календарних днів.

Строк відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати строку будівництва об'єктів.

Строк відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, яка приймає, і за рішенням Віце-прем'єр-міністра України відповідно до функціонального розподілу обов'язків - 18 місяців.

Строк відрядження працівників авіаційних компаній, направлених за кордон для виконання авіаційних перевезень пасажирів і вантажів у миротворчих місіях ООН відповідно до контрактів між авіаційними компаніями України та ООН, не повинен перевищувати 6 місяців.

Строк відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, направлених для проведення контрольних перевірок, не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження. Якщо відрядження працівника припускає відвідування кілька населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника засвідчуються тією печаткою, якою підприємство користується у своїй господарській діяльності. Така інформація ще раз підтверджується Мінфіном у Листі від 16.02.2007 р. № 31-18030-07-25/3102.

Відшкодування витрат відрядженого працівника

За наявності оригіналів підтвердних документів підприємство відшкодовує витрати, понесені відрядженим працівником:

- за найм жилого приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, за користування холодильником, телевізором, телефоном (крім витрат на телефонні переговори) тощо;

- бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 % вартості за одну добу;

- витрати на найм приміщення за час змушеної зупинки в дорозі;

- витрати на проїзд до місця відрядження і назад транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в потягах, та страхових платежів на транспорті, а також витрати, пов'язані з проїздом міським транспортом до місця перебування роботи відрядженого працівника (крім таксі). У зв'язку з таким трактуванням відшкодування витрат на проїзд міським транспортом, у листі ДПАУ від 12.07.2006 р. № 13098/7/15-0317 зазначається, що витрати на проїзд до місця відрядження і назад автобусними маршрутами загального користування (у режимі маршрутного таксі) відшкодовуються відрядженому працівнику в розмірі вартості такого проїзду;

- витрати, пов'язані з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб. Такі витрати відшкодовуються з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про скасування відрядження, тощо) за наявності документа, що підтверджує витрати;

- відшкодуванню також підлягає податок на додану вартість, що входить у вартість рахунків, квитків та інших документів, що підтверджують витрати відрядженого працівника.

Додатково до вищеперелічених витрат відшкодуванню відрядженому працівнику підлягають також добові. Розмір добових витрат не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених законодавче. На цей час розмір добових складає 25 грн. Розмір добових може складати меншу суму, якщо у вартість рахунка на проживання або інших документів включена сума витрат на харчування. У цьому випадку сума добових залежить від кількості наданого харчування:

- при одноразовому харчуванні сума добових складає 20 грн.;

- при дворазовому - 15 грн.;

- при триразовому - 10 грн.

Добові виплачуються за кожний день перебування працівника у відрядженні (включаючи святкові та вихідні дні)

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися, добові відшкодовуються як за повну добу.

Якщо відсутні відмітки у посвідченні про відрядження
добові не виплачуються

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівнику не відшкодовуються ні витрати на найм житлового приміщення, ні добові, ні інші витрати.

Для підприємств, що здійснюють свою діяльність за рахунок власних коштів, обмежень для відшкодування проживання Постановою № 663 не передбачено, однак для підприємств, які повністю або частково фінансуються за рахунок коштів бюджету, граничні норми відшкодування витрат на найм житлового приміщення складають не більше 120 грн. на добу з урахуванням побутових послуг, що включаються у рахунок проживання (право користування холодильником, телевізором і телефоном, що знаходиться в номері).

Оскільки відшкодування витрат на відрядження може здійснюватися з використанням корпоративної картки, то виникає питання про можливість оплати витрат інших осіб, які одночасно перебувають у відрядженні з власником корпоративної картки. Відповідь на це питання міститься в листі НБУ від 07.04.2006 р. № 25-209/827-3767. У цьому документі підтверджується можливість власника корпоративної платіжної картки оплачувати даною карткою витрати, пов'язані з оплатою проживання, за себе, а також за інших осіб, які одночасно з ним перебували у відрядженні за межами України.

У разі направлення у відрядження працівника одночасно підприємствами, на яких він числиться за основним місцем роботи та за сумісництвом, відшкодування витрат на відрядження здійснюється підприємствами за їх взаємним узгодженням.

Компенсації днів роботи у вихідні дні і збереження
середнього заробітку за відрядженим працівником

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Дні відпочинку, не використані за час відрядження, після повернення з відрядження не надаються.

Відрядженому працівнику надається додатковий день відпочинку у випадках, коли:

- він відбуває у відрядження у вихідний день;

- наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день;

- працівник змушений відбути у відрядження у вихідні або святкові та неробочі дні.

Компенсація за роботу в ці дні виплачується згідно з чинним законодавством.

Стаття 121 КЗпП України передбачає гарантію відрядженій особі її середнього заробітку на увесь період відрядження.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається за всі робочі дні тижня. Заробітна плата відрядженому працівнику може переказуватися поштою на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило.

На час відрядження працівника, який працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що його відрядило.

У разі відрядження працівника одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах.

За час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин заробітна ллата працівнику не виплачується.

При обчисленні середньої заробітної плати у разі її збереження за час відрядження слід керуватися положеннями Порядку № 100. Згідно з цим Порядком середня заробітна плата відрядженого працівника, що зберігається, визначається виходячи з виплат за останні 2 календарних місяці роботи, що передують від'їзду відрядженого у службове відрядження. Працівникам, які пропрацювали на підприємстві менше двох календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час.

Якщо протягом двох останніх місяців відряджений не працював, то середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за попередні два місяці роботи.

Якщо протягом цих попередніхдвох місяців відряджений працівник не працював з поважної причини, то середня заробітна плата обчислюється виходячи з установленої договором тарифної ставки або місячного окладу.

Працівникам плаваючого складу суден флоту рибної промисловості і працівникам, зайнятим на підприємствах із сезонним характером виробництва, з урахуванням значного коливання протягом року заробітної плати, для випадку її збереження на період відрядження, заробітна плата може обчислюватися виходячи з виплатза 12 календарних місяців.

Час, протягом якого відряджений працівник не працював з поважних причин і за ним не зберігався заробіток (або зберігався частково), не включається до розрахункового періоду для обчислення середньої заробітної плати для випадків її збереження на період відрядження.

Нарахування виплат за заробітною платою працівнику, який перебуває у службовому відрядженні здійснюється шляхом множення середньоденного (серед ньоогодинного) заробітку на число робочих днів (годин), що припадає на час перебування у відрядженні.

При обчисленні середньої заробітної плати в усіх випадках її збереження включаються:

- основна заробітна плата;

- доплати і надбавки:

- за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад;

- розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт працівниками-почасовиками;

- високі досягнення в праці;

- керівництво бригадою,

- вислугу років та інші;

- виробничі премії та премії:

- за економію конкретних видів палива, електроенергії і тепловой енергії;

- винагорода за підсумками роботи за рік та вислугу років тощо.

При обчисленні середньої заробітної плати у випадках її збереження згідно з чинним законодавством не враховуються:

- одноразові виплати за виконання окремих доручень, не пов'язаних з виконанням трудових обов'язків;

- одноразові виплати {компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога);

- компенсаційні виплати на відрядження;

- премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції,

- грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо;

- пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати;

- літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором;

- вартість безоплатно виданого спецодягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту і гігієни, молока та лікувально-профілактичного харчування;

- дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку;

- виплати, пов'язані з ювілейними датами, днем народження;

- вартість безоплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування;

- заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством);

- суми відшкодування шкоди, заподіяної працівнику каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я;

- доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства;

- компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням строків її виплати;

- виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток (за час виконання державних обов'язків, щорічної і додаткової відпусток, відряджень);

- допомоги по тимчасовій непрацездатності.

Середньоденна (годинна) заробітна плата визначається діленням заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі дні на число відпрацьованих робочих днів (годин).

Середньомісячне число робочих днів розраховується діленням на 2 сумарного числа робочих днів за останні два календарних місяці згідно з графіком роботи підприємства, установи, організації.

У випадках підвищення тарифних ставок і посадових окладів на підприємстві, в установі, у розрахунковому періоді, в якому за працівником зберігається заробітна плата, вона коригується на коефіцієнт підвищення. На госпрозрахункових підприємствах і в організаціях коригування заробітної плати та інших виплат здійснюється з урахуванням їх фінансових можливостей.

У разі зміни тарифної ставки (посадового окладу) працівнику у зв'язку з присвоєнням вищого розряду, переведенням на іншу вищеоплачувану роботу таке коригування середньої заробітної плати не провадиться.

Працівникам бюджетних устаноє і організацій, яким відповідно де законів України щомісяця перераховуються посадові оклади до рівня середньої (подвійної) заробітної плати в промисловості, такі щомісячні доплати у розрахунок середньої заробітної плати включаються, якщо це передбачено колективним договором по підприємству.

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати за найм житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання. Такі відшкодування провадяться на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також його неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівнику на загальних підставах виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

Оподаткування витрат на відрядження

Оподаткування витрат на відрядження регулюється нормами пп. 5.4.8 Закону про оподаткування прибутку.

Нормами цього пункту Закону передбачено, що у складі валових витрат підприємства враховуються витрати фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з підприємством, яке направило такого працівника у відрядження.

Витрати на відрядження включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю підприємства.

Такими документами є:

- запрошення сторони, яка приймає, і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє працівника у відрядження;

- укладений договір;

- документи, які відрегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини між підприємством, що знаходиться в місці відрядження;

- документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства.

Крім того, до складу валових витрат включаються витрати на відрядження, підтверджені оригіналами документів:

- квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій) на проїзд, перевезення багажу до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження;

- рахунків на оплату за проживання в готелях і мотелях, а також тих, що включаються до таких рахунків, на харчування або побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни) а також рахунків від інших осіб, які підтверджують наш жилих приміщень. (Звертаємо увагу на той факт, що податкова акцентує увагу на такому первинному документі, як рахунок на оплату за проживання);

- рахунків за телефонні переговори;

- страхових полісів;

- інших документально оформлених витрат, пов'язаних з правилами в'їзду і перебування в місці відрядження. Такими підтвердними документами є розрахункові документи (фіскальні чеки, розрахункові касові документи, інші документи, видані відрядженій особі згідно із Законом про РРО та Законом про оподаткування прибутку).

Окремим видом витрат, які не підтверджуються оригіналами документів, є добові витрати (витрати на харчування і фінансування інших особистих потреб фізичної особи), Включення до складу валових витрат добових витрат провадиться згідно з нормами та умовами відшкодування, встановленими Постановою № 663.

Сума добових витрат не залежить е ід статусу населеного пункту перебування відрядженого працівника.

Добозі витрати за відрядженнями в межах України визначаються відповідно до відміток сторони, яка відряджає, та сторони, яка приймає, на посвідчення про відрядження. У разі відсутності відміток у посвідченні про відрядження добові до складу валових витрат не включаються

Згідно з пунктом 9.10 Закону № 889 і пункту 1.11. Інструкції № 59 звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження, повинен бути поданий до бухгалтерії підприємства до закінчення третього банківського дня, наступ ного за днем повернення працівника з відрядження. Разом з звітом подається посвідчення про відрядження, оформлене у встановленому порядку, і документи в оригінал які підтверджують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.

Законом № 889 передбачений, особливий порядок надання звіту з витрат на відрядження, оплачених при використанні корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або персональних чеків та інших платіжних документів.

Строки подання звіту відрядженим працівником про використання грошових коштів за допомогою корпоративної картки складають:

- 3 дні - у разі здійснення розрахунків у готівковій формі;

- 10 днів - у разі здійснення розрахунків у безготівковій формі (за наявності поважних причин такі строки можуть бути продовжені до 20 банківських днів)

Сума виданих відрядженому працівнику коштів, не використаних або не підтверджених оригіналами видаткових документів, підлягає поверненню працівником у касу або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства.

Законом № 889 передбачено оподаткування з доходів фізичних осіб невитраченої суми авансу, отриманого на витрати на відрядження, у разі неповернення або поверненню його пізніше встановленого строку.

Якщо відряджена особа повертає суму надміру витрачених грошових коштів пізніше граничного строку, але до закінчення звітного місяця, то йому нараховується штраф у розмірі 15 % суми не повернутих коштів.

Якщо платник не повертає суму надміру витрачених грошових коштів до закінчення місяця, на який припадає граничний строк її повернення, то така сума підлягає оподаткуванню з доходів фізичних осіб. Крім того, нараховується штраф у розмірі 15 % від сум и не повернутих коштів. Податковим агентом при оподаткуванні не повернутої суми витрат на відрядження є підприємство, яке виплатило ці кошти.

Якщо в майбутніх періодах працівник повертає суму наміру витрачених грошових коштів або вона стягується з працівника за рішенням суду, то перерахунок податкових зобов'язань не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.

Щодо питань про оподаткування надбавок до тарифних ставок працівників, робота яких має роз'їзний характер, думка ДПАУ, висловлена в листах № 4890/6/17-0716, 10029/7/17-0717 від 21.05.2007 р., полягає в такому.

За умови визначення у колективному договорі, трудовому договорі службових поїздок працівників, робота яких має роз'їзний характер, надбавки на витрати на відрядження до тарифних ставок і посадових окладів не розглядаються як об'єкт оподаткування. Як зазначено в цьому листі, розмір таких надбавок до посадових окладів не повинен перевищувати граничних норм витрат, понесених у зв'язку з відрядженням (зокрема, добових витрат), відповідно до положень Постанови № 663.

У цій статті ми намагалися викласти тему, пов'язану з відрядженнями по Україні, з урахуванням питань, що надходять від читачів. Питанням, пов'язаним з відрядженнями за межі України, буде присвячена стаття в наступних наших випусках.

Список використаних нормативно-правових актів

КЗпП України - Кодекс законів про працю України

КУпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення

Закон № 889 - Закон України від 22.05.2003 р. № 889-IV “Про податок з доходів фізичних осіб”

Закон про оподаткування прибутку - Закон України від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР “Про оподаткування прибутку підприємств у редакції від 22.05.1997 р. № 283/97-ВР

Закон про РРО - Закон України від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” у редакції від 01.06.2000 р. № 1776-III

Постанова № 663 - Постанова КМУ від 23.04.1999 р. № 663 “Про норми відшкодування витрат на відрядження а межах України та за кордон”

Порядок № 100 - Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений Постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100

Інструкція № 59 - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59

“Консультант бухгалтера” № 29-30 (413-414) 16 липня 2007 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою),
22789 (російською мовою)