Учет командировок по Украине и за границу

Мы рассмотрим некоторые нюансы первичного, бухгалтерского и налогового учета командировок.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Служебные командировки регулируются Кодексом законов о труде Украины, Законами “О налогообложении прибыли предприятий” и “О налоге с доходов физических лиц”, Постановлением КМУ от 23.04.99 г. № 663 “О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границу” (далее - Постановление КМУ № 663), Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее - Инструкция о командировках), и рядом других нормативных актов.

Направление работника в командировку по Украине.

Гарантии и компенсации

Командировка оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия или его заместителя с указанием: пункта назначения, названия предприятия, куда командирован работник, срока и цели командировки. Срок командировки определяется руководителем, но, как правило, не может превышать 30 календарных дней.

Согласно ст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Им выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы на наем жилья. За командированным работником сохраняются в течение всего времени командировки место работы (должность) и средний заработок. При этом средний заработок рассчитывается исходя из графика, установленного по месту постоянной работы.

Предприятие, командирующее работника, обязано обеспечить его авансом, который выдается наличными или перечисляется на специальный карточный счет для использования с помощью платежных карточек.

За каждый день командировки, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в пути (вместе с вынужденными остановками), работнику выплачиваются суточные в пределах норм, установленных Постановлением КМУ № 663:

а) если в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах не включаются расходы на питание - 25 грн;

б) если в счета включаются расходы на питание:

при одноразовом - 20 грн;

при двухразовом - 15 грн;

при трехразовом - 10 грн.

Для расчета суточных день выбытия в командировку и день возвращения засчитываются как два дня.

Согласно п/п. 1.6–1.7 раздела I Инструкции о командировках также возмещаются расходы на:

- наем жилья, в том числе за время вынужденной остановки в пути;

- бронирование мест в гостинице;

- проезд к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

- проезд транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный, или за пределами места командирования.

Размер аванса рассчитывается исходя из предполагаемой суммы расходов на командировку.

Собственник (уполномоченное им лицо) в соответствии с п/п. 5.4.8 Закона “О налогообложении прибыли предприятий” может своим приказом ввести дополнительные ограничения в отношении расходов на наем жилья, на бытовые услуги, транспортных расходов и т. д. Однако при этом работодатель должен учитывать наличие в законодательстве минимальных гарантий для работников. В качестве такого гарантированного минимума выступают нормы возмещения суточных и других расходов, установленные Кабмином для работников предприятий, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.

Наличность выдается в кассе предприятия. В соответствии с приказом (распоряжением) руководителя бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер (по форме, утвержденной приказом Минстата от 15.02.96 г. № 51), по которому подотчетное лицо получает у кассира деньги. В расходном кассовом ордере обязательно проставляются подписи получателя средств и должностного лица, разрешившего расходную операцию.

Кроме того, на имя работника оформляется командировочное удостоверение по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260, и задание на командировку в произвольной форме. В задании допустима любая степень детализации (время отъезда и приезда, вид транспорта, запрет на осуществление тех или иных расходов и т. д.).

Командировка не отменяет требований КЗоТ относительно работы в выходные дни. Согласно ст. 71 КЗоТ работа по выходным запрещена. Привлечение отдельных работников в эти дни допускается только с разрешения профсоюза и только в исключительных случаях:

- для предупреждения или ликвидации последствий стихийного бедствия, эпидемий, эпизоотий, производственных аварий;

- для предупреждения несчастных случаев, которые ставят или могут поставить под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей, гибель или порчу имущества;

- для выполнения неотложных, заранее не предусмотренных работ, от немедленного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа предприятия, учреждения, организации в целом или их отдельных подразделений;

- для выполнения неотложных погрузочно-разгрузочных работ с целью предупреждения или устранения простоя подвижного состава или сосредоточения грузов в пунктах отправления и назначения.

Привлечение работников к работе по выходным дням производится по письменному приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа. Если указанные ситуации отсутствуют или нет письменного приказа руководителя, командированный может отказаться выехать в командировку в выходной день.

В соответствии со ст. 72 КЗоТ работа в выходные может компенсироваться по согласию сторон предоставлением других дней отдыха или оплатой в двойном размере.

Расходы в пути

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельными принадлежностями в поездах, а также страховых платежей на транспорте.

Командированному работнику возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный, или до места пребывания в командировке. При наличии нескольких видов транспорта, связывающего место постоянной работы с местом командировки, администрация может указать командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться. Если такое указание отсутствует, работник выбирает вид транспорта самостоятельно. Командированному работнику возмещаются также расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) по месту командировки (согласно подтверждающим документам) в соответствии с маршрутом, согласованным руководителем (п/п. 1.7 раздела I Инструкции о командировках).

Сверх установленных норм работнику возмещаются также расходы на уплату НДС при приобретении проездных документов, пользовании в поездах постельными принадлежностями и найме жилого помещения согласно подтверждающим документам в оригинале (п/п. 1.8 раздела I Инструкции о командировках).

Расходы на проживание

Согласно п/п. 1.6 раздела I Инструкции о командировках предприятие при наличии подтверждающих документов в оригинале возмещает расходы на наем жилья в размере фактических расходов с учетом бытовых услуг, предоставляемых в гостиницах (стирки, чистки, ремонта и глажки одежды), а также платы за пользование холодильником, телевизором, телефоном (кроме расходов на телефонные переговоры) и т. п.

Работнику, командированному в пределах Украины, возмещается плата за бронирование места в гостиницах в размере не более 50% его стоимости за одни сутки согласно представленным подтверждающим документам в оригинале.

На практике командировочные расходы гораздо разнообразнее, чем упомянуто в нормативных актах. Поэтому большое внимание следует уделить составлению внутрипроизводственных (внутрихозяйственных) положений об оплате командировочных расходов, а также конкретных распоряжений руководства предприятия.

Время, проведенное в командировке

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Если работник командирован в несколько населенных пунктов, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом пункте.

Такие отметки заверяются печатью, которой предприятие пользуется в своей хозяйственной деятельности для удостоверения подписи должностного лица, осуществляющего регистрацию лиц, отбывающих в командировку и прибывающих из нее (п/п. 1.3 раздела I Инструкции о командировках).

Если работник в командировке заболеет, то в соответствии с п/п. 1.9 раздела I Инструкции о командировках ему на общих основаниях возмещаются расходы на наем жилья (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться домой, но не более двух месяцев.

Временная нетрудоспособность и невозможность по состоянию здоровья вернуться в место постоянного проживания должны быть удостоверены в установленном порядке.

За этот период командированному на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, причем период болезни не включается в срок командировки.

Отчет о средствах, израсходованных в командировке

После возвращения из командировки работник обязан отчитаться за полученную сумму и осуществленные расходы по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440.

Общие сроки представления авансового отчета и сдачи излишне израсходованной наличности* в кассу предприятия установлены подпунктом 9.10.2 Закона “О налоге с доходов физических лиц”: отчет представляется до конца третьего банковского дня, следующего за днем окончания командировки или завершения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет предприятия, а излишне израсходованные (неутвержденные) денежные средства сдаются в кассу до сдачи отчета или одновременно с ним.

Если командированный возвращает излишне израсходованные средства позднее предельного срока, но до конца отчетного месяца, на который приходится предельный срок, то предприятие начисляет штраф в размере 15% от суммы таких средств.

Если возврат происходит в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок, то такая сумма подлежит обложению налогом с доходов физлиц за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) с начислением штрафа в размере 15% излишне израсходованной суммы.

Если в будущих налоговых периодах командированный возвращает сумму излишне израсходованных средств или она взыскивается с него по решению суда, перерасчет налоговых обязательств такого физлица не осуществляется и сумма штрафа не возмещается.

Штрафные санкции могут налагаться и на предприятие. В частности, превышение подотчетными лицами сроков возврата в кассу неиспользованной наличности или выдача подотчетных сумм лицу, которое не отчиталось за предыдущие суммы, грозит предприятию санкциями, установленными Указом Президента Украины от 12.06.95 г. № 436 “О применении штрафных санкций за нарушение норм регулирования обращения наличности”.

Порядок оформления отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, изложен в п/п. 1.11 и 1.12 раздела I Инструкции о командировках и в упомянутом выше приказе ГНАУ № 440. Все прилагаемые к авансовому отчету документы, подтверждающие стоимость расходов, представляются в оригинале, с указанием формы оплаты (наличными, чеком, кредитной карточкой, безналичным перечислением). Разрешение руководителя предприятия на возмещение расходов сверх установленных норм оформляется письменно в произвольной форме.

По-прежнему остаются актуальными вопросы, связанные с приобретением работниками за свой счет товаров для нужд предприятия с последующим возмещением израсходованной суммы. Согласно ст. 1159 Гражданского кодекса лицо, которое совершило действия в интересах другого лица без его поручения, обязано немедленно по завершении этих действий предоставить лицу, в имущественных интересах которого были совершены действия, отчет об этих действиях и передать ему все, что при этом было получено.

Когда действия в имущественных интересах другого лица совершены без его поручения, совершившее их лицо согласно ст. 1160 ГК вправе требовать возмещения фактически понесенных расходов, если они оправданы обстоятельствами.

Кроме того, отношения между работником и работодателем регулируются законодательством о труде, согласно которому работник исполняет обязанности, обусловленные трудовым договором (должностной инструкцией); если ему дается какое-либо служебное поручение, связанное с расходованием собственных средств, он имеет право требовать от работодателя возмещения таких расходов.

В спорных случаях может потребоваться документальное подтверждение того, что расходы осуществлялись по распоряжению руководства (приказ, распорядительная записка, письменная доверенность).

Налоговый учет

Командировочные расходы Законом Украины “О налогообложении прибыли предприятий” отнесены к расходам двойного назначения. Следовательно, для признания их валовыми затратами необходимы наличие прямой связи их с основной деятельностью предприятия, соблюдение ряда специальных норм и подтверждение определенными документами. В частности, согласно п/п. 5.4.8 Закона расходы на командировки могут быть включены в состав валовых затрат лишь при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов, в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховых полисов и т. п.

Не могут быть включены в валовые затраты расходы на стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, “чаевых” (если они не включены в счета), платы за зрелищные мероприятия и т. п.

Бухгалтерский учет

Для непосредственного учета командировочных и других подотчетных расходов используется субсчет 372 “Расчеты с подотчетными лицами”. По дебету отражаются суммы, выданные работникам предприятия под отчет (на административно-хозяйственные расходы, командировки), по кредиту - суммы утвержденных целевых расходов, а также сдача в кассу неизрасходованных средств.

Сворачивание дебетовой и кредитовой части субсчета 372 вряд ли имеет какой-то смысл. Для анализа состояния расчетов с подотчетными лицами лучше пользоваться развернутыми дебетовыми и кредитовыми остатками и оборотами, причем по каждому конкретному работнику отдельно. При таком варианте учета удобно назначить каждому подотчетному лицу персональный субсчет второго или третьего порядка.

Дебетовое сальдо подобного субсчета укажет на наличие у работника подотчетных сумм, по которым он еще не рассчитался с предприятием, а кредитовое - на наличие задолженности предприятия перед работником, который за счет своих средств оплатил командировочные расходы, приобрел материальные ценности, работы или услуги для предприятия.

Средняя зарплата, которая согласно ст. 121 КЗоТ сохраняется за работником за все время пребывания его в командировке, рассчитывается в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Основные проводки:

- Дт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - Кт 301 “Касса в национальной валюте”, Кт 302 “Касса в иностранной валюте” - получение работником предприятия наличности на командировку или компенсация перерасхода (только Кт 301);

- Дт 23 “Производство”, Дт 92 “Административные расходы”, Дт 93 “Расходы на сбыт” - Кт 66 “Расчеты по оплате труда” - начисление средней зарплаты командированному работнику;

- Дт 23 “Производство”, Дт 92 “Административные расходы”, Дт 93 “Расходы на сбыт” - Кт 65 “Расчеты по страхованию” - начисление взносов в страховые Фонды;

- Дт 20 “Производственные запасы” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - оприходование производственных запасов, приобретенных через подотчетное лицо;

- Дт 22 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - оприходование МБП, приобретенных через подотчетное лицо;

- Дт 281 “Товары на складе” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - оприходование товаров, приобретенных через подотчетное лицо.

Если предприятию важно иметь информацию о закупках запасов, МБП и товаров в разрезе поставщиков, то три эти проводки составляются с использованием субсчетов счета 631 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” (Дт 20, 22, 281 - Кт 631 и Дт 631 - Кт 372);

- Дт 23 “Производство” - Кт 372 “Расчеты с под­отчетными лицами” - отнесение на затраты производства стоимости приобретенных (оплаченных) подотчетным лицом материальных ценностей, работ, услуг или командировочных расходов;

- Дт 301 “Касса в национальной валюте”, Дт 302 “Касса в иностранной валюте” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - возвращение подотчетным лицом неизрасходованных (“излишне израсходованных”) сумм.

В случае непредставления в назначенный срок авансового отчета и невозврата денежной суммы в кассу выполняются следующие проводки:

- Дт 66 “Расчеты по заработной плате” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - взыскание задолженности из зарплаты работника;

- Дт 66 “Расчеты по оплате труда” - Кт 641 “Расчеты по налогам” - начисление дополнительного налога в связи с несвоевременной сдачей подотчетной суммы.

Пример 1

Работник предприятия направлен на три дня в командировку на территории Украины для проведения переговоров с контрагентами и приобретения за наличный расчет материалов и запчастей в фирменных магазинах промышленных предприятий. Работнику выданы аванс и железнодорожные билеты на проезд туда и обратно.

Аванс на командировочные расходы выдан из расчета 430 грн (суточные - 75 грн, проезд местным транспортом - 15 грн, оплата проживания в гостинице - 340 грн). Стоимость железнодорожных билетов - 60 грн (без НДС). На закупку материалов и запчастей выдано 650 грн.

Работник провел переговоры, приобрел указанные запчасти (на 510 грн с НДС) и материалы (на 84 грн с НДС), своевременно сдал авансовый отчет, который был утвержден руководителем в таких суммах: суточные - 75 грн, поездки в местном транспорте - 15 грн, проживание в гостинице - 300 грн (в том числе НДС 50 грн). Оставшаяся сумма (106 грн) сдана в кассу.

Бухгалтерский и налоговый учет см. в таблице 1.

Таблица 1

Теперь рассмотрим на примере, как отражаются в учете факты нецелевого расходования выданных средств, неправильного оформления первичных документов и нарушения сроков сдачи отчета.

Пример 2

Работник производственного цеха в соответствии с приказом о командировке получил в кассе предприятия 940 грн на командировочные расходы, 1300 грн на приобретение у предприятия-контр­агента новых образцов упаковки и 100 грн на приобретение справочников по местным производителям товаров. В ходе командировки работник израсходовал:

- на проезд автобусом к месту командировки - 87 грн;

- на проезд общественным транспортом по месту командировки - 55 грн;

- на оплату съемного жилья - 540 грн;

- на приобретение образцов упаковки - 1140 грн;

- на приобретение справочников - 81 грн;

- на оплату перевозки багажа - 93 грн.

По возвращении из командировки работник сдал приобретенные материальные ценности на склад, но отчет представил на утверждение лишь через 10 дней. Бухгалтерией были установлены следующие факты:

1. Отчет представлен с нарушением срока, хотя и до истечения календарного месяца, в котором работник вернулся из командировки.

2. Расходы на приобретение образцов упаковки в сумме 1140 грн (в том числе НДС 190 грн) подтверждены первичными документами и могут быть приняты предприятием.

3. Расходы на приобретение справочников не могут быть приняты, поскольку не подтверждены первичными документами. Поэтому справочники должны быть возвращены работнику и затем с его согласия приобретены у него как у частного лица.

4. Расходы на проезд по месту командировки документально не подтверждены и не могут быть приняты предприятием.

5. Командировка длилась 6 дней, поэтому суточные составили 150 грн (25 грн х 6).

6. За рабочим остается задолженность в размере:

(940 + 1300 + 100) – (150 + 87 + 540 + 1140 + + 93) = 330 грн.

Сумма этого не возвращенного в срок аванса дол­жна быть взыскана из зарплаты работника.

7. На работника в соответствии с п. 9.10 Закона Украины “О налоге с доходов физических лиц” должен быть наложен штраф по ставке 15% (330 ? 0,15 = = 49,50 грн).

Бухгалтерское заключение по авансовому отчету было утверждено директором предприятия.

Бухгалтерский и налоговый учет см. в таблице 2.

Таблица 2

Особенности оформления и учета командировок за границу

Срок командировки

Согласно п. 1.1 раздела II Инструкции о командировках срок командировки за границу определяется руководителем, но не может превышать 60 календарных дней, кроме командировок работников, направляемых за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для осуществления монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-изыскательских, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, шефмонтажа и авторского надзора в ходе строительства (для них срок не должен превышать одного года).

Фактическое время пребывания в командировке за границей определяется в соответствии с п. 1.5 разд. II Инструкции:

- в случае командировки из Украины в страны, с которыми установлен полный пограничный таможенный контроль, - по отметкам контрольно-пропускных пунктов Погранвойск Украины в загранпаспорте или заменяющем его документе;

- в случае командировки из Украины в страны с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, - в соответствии с отметками командирующей и принимающей сторон в командировочном удостоверении.

Обеспечение авансом

Работник, направляемый предприятием в командировку за границу, должен быть обеспечен авансом на текущие расходы. Аванс выдается в иностранной валюте (в национальной валюте страны командирования или в свободно конвертируемой валюте, то есть в валюте 1-й группы Классификатора валют). Аванс может как выдаваться наличными, так и перечисляться на карточный счет. Валютные средства для командировки берутся с валютного счета предприятия.

Суточные выплачиваются в сумме, эквивалент которой по официальному курсу гривни к иностранным валютам не превышает установленных предельных норм суточных расходов. Такие нормы определены в п. 1 Постановления № 663:

- без учета расходов на питание - 280 грн;

- с учетом одноразового питания - 224 грн;

- с учетом двухразового питания - 154 грн;

- с учетом трехразового питания - 98 грн.

Кроме того, существуют ограничения (лимиты) по валютным статьям командировочных расходов, которые введены Правилами использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденными постановлением Правления НБУ от 26.03.98 г. № 119.

В соответствии с п/п. 1.1.1 этих Правил иностранная валюта выдается на командировку за границу с текущего счета предприятия согласно представленному расчету расходов. Для оплаты суточных и расходов на наем жилья за границей установлена сумма на одного работника не более 300 долларов США в сутки (или эквивалент этой суммы в другой иностранной валюте). Для обеспечения транспортных расходов работника за границей в течение всего времени командировки выдается наличными не более 1000 долларов США на одного работника.

Официальный курс Национального банка принимается на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка.

Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, то применяется арифметическое правило округления до полной единицы.

Возмещаемые расходы

Суточные расходы за время пребывания в командировке возмещаются в пределах установленных норм за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия.

Согласно п. 1.4 раздела II Инструкции о командировках в загранкомандировке работнику помимо суточных возмещаются расходы:

- на проезд (включая предварительный заказ билетов, пользование постельными принадлежностями в поездах, оплату аэропортовых сборов, перевозку багажа) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки;

- на оплату счетов за проживание в гостиницах (мотелях) или наем других жилых помещений, а также включенных в такие счета расходов на питание и бытовые услуги (стирку, чистку, ремонт и глажку одежды, белья, обуви), пользование холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые установлена отдельная плата), кондиционером;

- на оплату телефонных счетов;

- на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), на комиссионные (в случае обмена валютных денежных средств), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Указанные расходы могут быть возмещены только при наличии подтверждающих документов в оригинале в виде счетов гостиниц (мотелей) или других субъектов, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, транспортных билетов или счетов (багажных квитанций), страховых полисов и т. п.

Расходы на питание и финансирование других личных потребностей командированного не требуют документального подтверждения и возмещаются в составе суточных.

Расходы в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.) при наличии документа, подтверждающего расходы.

Кроме того согласно п. 1.8 раздела II Инструкции командированному работнику возмещаются расходы на проезд до вокзала, аэропорта или пристани и с вокзала, аэропорта или пристани (если эти пункты расположены за пределами города) в местах отправления, назначения и пересадки, а также расходы на проезд по месту командировки на городском транспорте (рейсовые автобусы, метро, троллейбусы, трамваи и т. п. (кроме такси), при условии что работнику не предоставлялись бесплатно средства передвижения.

При необходимости передвижения по стране командирования руководитель предприятия может указать командированному вид транспорта, которым тот должен пользоваться. Если такое указание не поступает, работник самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта. Расходы на пользование такси или аренду автотранспорта могут быть возмещены только с разрешения руководителя.

Если командировка за границу осуществляется на служебном автомобиле, то расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются в соответствии с действующими нормами за километр пробега и утвержденным маршрутом, что должно быть определено в приказе (распоряжении) руководителя предприятия. Кроме того, возмещаются сборы за проезд по грунтовым и шоссейным дорогам и водным переправам, а также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля. (п. 1.13 раздела II Инструкции).

Задержки в командировке

Решение о продлении срока командировки принимается руководителем только по прибытии командированного в место постоянной работы на основании его докладной записки и оформляется соответствующим приказом (распоряжением).

За время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и т. п.

Отчет об использовании аванса

Порядок сдачи отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, практически совпадает с аналогичным порядком для внутриукраинских командировок. Отличия связаны лишь с валютно-гривневыми нюансами:

- если в итоге предприятие оказывается в долгу перед командированным, то деньги выплачиваются ему в гривнях по курсу НБУ на день погашения задолженности;

- если командированный задолжал предприятию, то остаток денежных средств он возвращает в кассу или перечисляет на счет предприятия в той валюте, в которой выдавался аванс, до или одновременно с представлением отчета.

Штрафные санкции за несвоевременный возврат остатка инвалютных средств в кассу такие же, как для гривневой наличности.

Бухгалтерский учет валютных курсов осуществляется в соответствии с положениями П(С)БУ 21 “Влияние валютных курсов”. Рост курса с момента выдачи командированному валюты до момента утверждения отчета отмечается проводкой Дт 372 “Расчеты с подотчетными лицами” - Кт 714 “Доход от операционной курсовой разницы”, снижение курса - проводкой Дт 945 “Потери от операционной курсовой разницы” - Кт 372 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Пример 3

Предприятие командирует за границу работника на 8 дней для проведения переговоров с контрагентами. Условия проживания в месте командировки неизвестны.

Предварительный расчет расходов на командировку:

1) суточные рассчитываются исходя из нормы 280 грн в день, что на момент выдачи аванса по курсу НБУ 6,71 грн/евро соответствует 41,73 евро в день или 334 евро на всю командировку;

2) наем жилого помещения - 80 евро/день х 8 = = 640 евро;

3) транспортные расходы - всего 300 евро;

4) командировочные расходы на территории Украины - всего 800 грн.

По прибытии из командировки работник отчитался в установленный срок и внес в кассу предприятия неизрасходованные средства. Согласно утвержденному отчету расходы командированного за границей составили:

- суточные - 334 евро, что по курсу НБУ на день выдачи составляет 2241,14 грн;

- наем жилья - 450 евро, что по курсу НБУ на день выдачи составляет 3019,50 грн;

- транспортные расходы - 320 евро, что по курсу НБУ на день выдачи составляет 2147,20 грн.

Всего: 1104 евро или 7407,84 грн.

Расходы командированного на территории Украины: 440 грн, в том числе НДС 55 грн.

Курс евро на день утверждения отчета - 6,74 грн.

Бухгалтерский и налоговый учет см. в таблице 3.

Таблица 3

__________________

* В налоговом учете курсовая разница будет определена в конце отчетного периода в разрезе валютных счетов согласно п/п. 7.3.3 Закона “О налогообложении прибыли предприятий”.

Иван Ешко,
экономист-аналитик еженедельника “Фортекс”

Газета “Фортекс” № 19-20/2007 (№ 227-228), от 16.05.2007 г.