Электронная форма налоговой отчетности

Электронная почта, электронные деньги, электронные книги... Сколько вещей в нашей жизни стали использоваться в электронном виде! Хорошо это или плохо?

Спросите любого, и он ответит “Конечно, хорошо!” Ведь по электронной почте письмо можно получить в десятки и сотни раз быстрее, чем по обычной, электронными деньгами можно расплачиваться, не отрываясь от компьютера, а за электронной книгой не нужно идти в магазин...

И логично возникает вопрос - нельзя ли таким образом облегчить участь бухгалтеров, вынужденных простаивать многочасовые очереди с целью сдать отчет и переворачивать кипы бумаг с целью этот отчет составить?

Логичный ответ: можно! Во многих странах мира давно и успешно используется такая форма передачи информации, как электронный документ.

Нашими законодателями еще в 2003 году был принят Закон Украины от 22.05.2003 г. № 851-IV “Об электронных документах и электронном документообороте”, (далее - Закон № 851) правда до недавнего времени в стране не существовало необходимой инфраструктуры - специальных государственных органов. С началом деятельности центрального заверительного органа (в июле этого года) это препятствие было преодолено, так как теперь стало возможным использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) - важного атрибута электронного документа.

Попробуем разобраться в том, как может выглядеть электронный документ и как правильно организовать на предприятии электронный документооборот.

Электронный документ представляет собой документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Он может создаваться, храниться, передаваться и преобразовываться с помощью электронной техники в традиционный бумажный документ. При этом своей юридической силы документ в электронной форме не теряет, хотя он не может быть применен как оригинал:

- свидетельства о праве на наследство;

- документа, который в соответствии с законодательством может быть создан лишь в одном оригинальном экземпляре, кроме случаев существования централизованного хранилища оригиналов электронных документов;

- в других случаях, предусмотренных законом.

Совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости - с подтверждением факта получения таких документов, называется электронным документооборотом предприятия.

Разберемся по порядку.

Отправка и передача электронных документов

Отправка и передача электронного документа осуществляется автором этого документа или посредником с помощью информационных, телекоммуникационных систем или электронных носителей информации.

Датой и временем отправки документа считаются дата и время, когда отправка уже не может быть отменена.

Еще одним преимуществом электронного документооборота является то, что получение документа не нужно подтверждать, как при передаче документа заказным письмом или распиской, то что документ получен, можно подтвердить, не выходя из-за рабочего стола.

Получение электронных документов

Датой и временем получения электронного документа являются дата и время получения адресатом информации о полученном документе. Если же сообщения о получении не было, то считается, что документ не был получен адресатом.

Если автор и адресат не договорились о другом, то электронный документ считается отправленным автором и полученным адресатом по их местонахождению (для физических лиц - месту проживания), в том числе если информационная, телекоммуникационная, информационно-телекоммуникационная система, с помощью которой получен документ, находится в другом месте. Местонахождение (место проживания) сторон определяется в соответствии с законодательством.

Порядок засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени утвержден Постановлением КМУ от 26.05.2004 г. № 680 “Об утверждении Порядка засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени”.

Согласно этому Порядку процедура засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени путем присоединения к нему или логического сочетания с ним отметки времени называется услугой фиксации времени.

Под отметкой времени понимают совокупность электронных данных, созданных с помощью технических средств и засвидетельствованных ЭЦП центра сертификации ключей, подтверждающих наличие электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени.

Предоставление услуги фиксации времени включает:

- регистрацию обращений, на основании которых формируется отметка времени;

- формирование отметки времени с помощью личного ключа центра сертификации;

- передачу пользователю услуги фиксации времени сформированной отметки времени;

- регистрацию и сохранение отметки времени, переданной пользователю услуги фиксации времени.

Время, которое используется в отметке времени, устанавливается надежным средством ЭЦП. по киевскому времени на момент ее формирования, которое синхронизировано со Всемирным координированным временем (ЦТС) с точностью до одной секунды.

Услуги фиксации времени предоставляются аккредитованными центрами сертификации ключей или центрами сертификации ключей.

Центры сертификации ключей предоставляют услуги фиксации времени на договорных основах.

Аккредитованные центры сертификации ключей предоставляют услуги фиксации времени согласно техническим требованиям к отметке времени, которые определяются в установленном порядке специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере криптографической

защиты информации, с помощью личного ключа, засвидетельствованного в центральном заверительном органе или заверительном центре.

Методика и регламент предоставления услуги фиксации времени определяются центральным заверительным органом.

Кроме того, аккредитованный центр сертификации ключей во время предоставления услуги фиксации времени обязан:

- обеспечить хранение данных о предоставленных услугах фиксации времени;

- обеспечить защиту персональных данных пользователей в соответствии с законодательством;

- оказывать консультационно-методическую помощь пользователям услуг фиксации времени относительно порядка предоставления этих услуг;

- посылать в соответствии с законодательством контролирующему и центральному заверительному органам информацию о предоставлении услуги фиксации времени.

Аккредитованный центр сертификации ключей обеспечивает предоставление услуги фиксации времени круглосуточно.

В случае предоставления пользователю услуги фиксации времени с нарушением требований этого Порядка, в частности несоблюдение требований точности времени, использования упраздненного или блокированного усиленного сертификата ключа, отметка времени считается недействительной.

Проверка целостности электронного документа

Проверка целостности электронного документа проводится путем проверки ЭЦП.

Хранение электронных документов
и архивы электронных документов

Согласно Закону № 851 электронные документы должны храниться в форме, дающей возможность проверить их целостность. Причем срок хранения электронного документа такой же, как и обычного, бумажного. Если же это невозможно, то необходимо периодически копировать электронный документ, проверяя при этом целостность данных. Если же и это невозможно, то нужно хранить бумажную копию этого документа.

При хранении электронных документов необходимо соблюдать следующие требования:

1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для ее последующего использования;

2) должна быть обеспечена возможность возобновления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;

3) при наличии должна храниться информация, дающая возможность установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправки или получения.

Для хранения электронных документов можно воспользоваться услугами посредников или архивных учреждений.

Организация электронного документооборота

Субъекты электронного документооборота (автор, подписыватель, адресат и посредник, которые приобретают предусмотренные законом или договором права и обязанности в процессе электронного документооборота), осуществляющие его на договорных основах, самостоятельно определяют режим доступа к электронным документам, которые содержат конфиденциальную информацию, и устанавливают для них систему (способы) защиты.

При этом при обмене электронными документами, содержащими информацию, которая является собственностью государства, или информацию с ограниченным доступом, должна обеспечиваться защита этой информации в соответствии с законодательством.

Если в процессе организации электронного документооборота возникает необходимость в определении дополнительных прав и обязанностей субъектов электронного документооборота, которые не определены законодательством, то такие права и обязанности могут устанавливаться этими субъектами на договорных основаниях.

Использование электронного документа в хозяйственной
деятельности предприятия

Электронный документ создан для упрощения работы предприятий, но в Украине не был распространен до последнего времени, так как не было института ЭЦП.

Так как теперь инфраструктура электронного документооборота создана, то он должен получить широкое распространение. Вот только не все понимают, в каких сферах деятельности. Итак, разберемся, где же можно использовать электронный документ?

Законодательством разрешено представление налоговой отчетности органам ГНС в электронном виде.

Согласно Временному порядку поступления и компьютерной обработки налоговой отчетности налогоплательщиков в электронном виде в органы ГНС Украины, утвержденному приказом ГНАУ от 26.11.2004 г. № 672, налоговая отчетность в органы ГНС может быть подана (послана):

на бумажных носителях в ГНИ по месту регистрации (собственноручно, через уполномоченное лицо или почтовым отправлением);

комбинировано в ГНИ по месту регистрации (как XML-файл на электронном носителе, с приложением оригиналов налоговой отчетности на бумажных носителях);

в электронном виде в приемный шлюз органа ГНС Украины с помощью программных средств и любых средств телекоммуникационной связи, которые гарантируют доставку электронного пакета отчетных документов налогоплательщика в орган ГНС в течение одного часа.

Налоговая отчетность в электронном виде (далее - электронная налоговая отчетность) подается в орган ГНС Украины при условии наличия:

- программного обеспечения у плательщика, который осуществляет формирование электронной налоговой отчетности в формате, определенном приказом ГНАУ от 19.08.2005 г. № 351 “Об утверждении формата (стандарта) электронного документа отчетности плательщиков налогов” (далее - Приказ № 351); встроенного модуля обеспечения целостности, подлинности и конфиденциальности информации при передаче электронной налоговой отчетности от налогоплательщика в приемный шлюз органа ГНС; модуля реализации протокола обмена информацией между налогоплательщиком и приемным шлюзом органа ГНС Украины;

- программного обеспечения генерации личных ключевых элементов и заявки на сертификат открытого ключевого элемента;

- ключевых элементов для обеспечения функционирования модуля обеспечения целостности, подлинности и конфиденциальности информации при передаче электронной налоговой отчетности от налогоплательщика к приемному шлюзу органа ГНС.

Электронная налоговая отчетность подается в приемный шлюз органа ГНС непосредственно налогоплательщиком или через посредника. Деятельность посредников регулируется действующим законодательством.

Программное обеспечение формирования электронной налоговой отчетности и передачи ее в орган ГНС Украины должно иметь:

- модуль формирования форм налоговой отчетности в электронном формате, определенном Приказом № 351;

- модуль генерации личных ключевых элементов и заявки на сертификат открытого ключевого элемента;

- модуль шифровки и наложения электронной подписи;

- модуль передачи сформированного и подписанного пакета в приемный шлюз органа ГНС Украины и обмена с ним сообщениями;

- модуль ведения архива отосланной электронной налоговой отчетности и извещений (квитанций).

Для включения в систему представления налоговой отчетности в электронном виде субъект предпринимательской деятельности обязан:

- осуществить генерацию личного ключевого элемента и заявки на сертификат открытого ключевого элемента на базе сертификатов открытых ключевых элементов органа ГНС, в приемный шлюз которого будет осуществляться предоставление электронной налоговой отчетности. Генерация личного ключевого элемента и заявки на сертификат осуществляется отдельными компонентами Модуля безопасности. При генерации ключевых элементов следует учитывать маски файлов ключевых элементов;

- подать в ГНИ по месту регистрации заявку на принятие сертификата открытого ключевого элемента по утвержденной форме. Заявка подается на каждое физическое лицо, имеющее право подписывать налоговую отчетность с приложением гибкого магнитного диска (ГМД), на котором записана сформированная программным обеспечением заявка на сертификат открытого ключевого элемента. Отдельно подается заявка на принятие сертификата открытого ключевого элемента - аналога отпечатка печати;

- получить сертификат открытого ключевого элемента на предоставленном магнитном носителе в ГНИ по месту регистрации в течение 10 рабочих дней;

- получить в ГНИ по месту регистрации, заполнить, подписать и направить в орган ГНС, где размещен приемный шлюз, два экземпляра Соглашения о передаче отчетности налогоплательщика к ГНИ в электронном виде. Соглашение подписывается субъектом предпринимательской деятельности и руководителем органа ГНС, в приемный шлюз которого будет подаваться электронная налоговая отчетность. В Соглашении обязательно указывается название программного продукта по формированию и передаче электронной налоговой отчетности в налоговый орган и в случае необходимости - название посредника.

Базовые ключевые элементы, необходимые для генерации личных ключевых элементов, предоставляются органами ГНС бесплатно.

Плательщик налога имеет право блокировать или отзывать сертификат открытого ключевого элемента. Первичная блокировка осуществляется налогоплательщиком средствами клиентского программного обеспечения. После этого в течение одного рабочего дня подается в орган ГНС, в приемный шлюз которого посылается электронная налоговая отчетность, - Заявка на блокировку или отзыв сертификата открытого ключевого элемента. В заявке отмечаются причины отзыва сертификата открытого ключевого элемента или срок блокировки.

Для возобновления действия блокированного сертификата открытого ключевого элемента налогоплательщик посылает в орган ГНС, где размещен приемный шлюз, заявку утвержденной формы.

После получения органом ГНИ налоговой отчетности, налогоплательщик получает квитанцию, подтверждающую факт передачи налоговой отчетности.

Формат электронного документа отчетности налогоплательщиков утвержден Приказом № 351. Согласно этому приказу каждый документ отчетности является файлом, содержащим информацию лишь по одному отчету, декларации, дополнению к декларации и т. п. Налоговые отчеты могут подаваться как отдельными файлами, так и пакетом.

Пакет отчетных документов - это определенный перечень документов одного типа или разных типов, которые подаются налогоплательщиком в одном отчетном периоде. Физически пакетом документов является набор XML-файлов, которые именуются согласно формату (Стандарту) электронной отчетности и подаются на одном носителе или посылаются одним электронным письмом.

Имена файлов формируются согласно справочнику отчетных документов (SPR_DOC.XML), справочнику государственных налоговых инспекций (SPR_STI.XML) и коду плательщика по такому принципу:

- позиции с 1 по 2 - код области, на территории которой располагается налоговая инспекция (или отделение), в которую подается документ;

- позиции с 3 по 4 включительно содержат код административного района, на территории которого располагается налоговая инспекция (или отделение), в которую подается документ;

- позиции с 5 по 14 включительно содержат код ЕГРПОУ для юридических лиц или идентификационный номер ГРФЛ для физических лиц, дополненный слева нулями до 10 знаков;

- позиции с 15 по 17 включительно содержат код документа и отвечают значению элемента С_DOC;

- позиции с 18 по 20 содержат подтип документа и отвечают значению элемента С_DOC_SUB;

- позиции с 21 по 22 содержат номер версии документа и отвечают значению элемента С_DOC_VER, дополненного слева нулем до двух позиций;

- позиции с 23 по 27 содержат трехзначный порядковый номер (дополненного слева нулями до 5 знаков) для документов, которые могут подаваться несколько раз в одном отчетном периоде. Если отчет подается лишь один раз, то позиции 23...27 будут содержать значение 00001;

- позиции с 28 по 29 содержат значение отчетного месяца, дополненного слева нулями до 2 знаков;

- позиции с 30 по 33 содержат значение отчетного года;

- файл имеет расширение xml.

Например:

23010000223816j010010500000120041.xml

Каждый поданный отчетный документ должен отвечать всем правилам построения XML-документа и в соответствии с открытым стандартом W3С (http:// www.w3.org/TR/REC-xml). Для контроля за целостностью структуры и правильностью заполнения для каждого типа отчета добавляется файл, который содержит XML-схему, что отвечает стандарту W3С - (http://www.w3.org/2001/XML.Schema-instance).

Файл с XML-схемой именуется по такому принципу:

- позиции с 1 по 3 включительно содержат код документа и отвечают значению элемента С_DOC;

- позиции с 4 по 6 содержат подтип документа и отвечают значению элемента С_DOC_SUB;

- позиции с 7 по 8 содержат номер версии документа и отвечают значению элемента С_DOC_VER, дополненного слева нулем до двух позиций;

- файл имеет расширение xsd. Например: j0100105.xsd

Каждый документ начинается с директивы XML , которая набрана в нижнем регистре. Кодовой страницей является “windows-1251”.

Порядок следования элементов должен точно отвечать порядку их следования в шаблоне.

Все элементы документа именуются в верхнем регистре. Корневым элементом является элемент с именем DECLAR, при объявлении данного элемента указывается ссылка на схему контроля данных (XML-схему) Например:

Между элементами не допускаются знаки пробелов, табуляций и т. п.

Заглавие документа содержится в элементе DECLARHEAD. В заглавии размещается информация, которая полностью идентифицирует тип документа, принадлежность данного документа плательщику, отчетный период и т. п. Детальное описание всех его дочерних элементов для DECLARHEAD приведено в таблице 1.

Таблица 1

Ни один из описанных выше элементов (кроме элемента SOFTWARE), которые входят в заглавие документа (элемент DECLAR-HEAD), не может иметь пустое значение.

Тело документа содержится в элементе DECLARBODY. Каждый его дочерний элемент строится по такому принципу: 
<Код показателя > Значения показателя</Код показателя>. 

Кодировка показателей определяется шаблоном отображения, который прилагается к каждому документу. Все шаблоны, свободно распространяются ГНАУ в формате Adobe Portable Document Format (PDF) и имеют аналогичное с XML-схемой имя файла с расширением pdf.

Отчетные формы условно распределяются на 2 группы:

- таблицы, имеющие предварительно известное количество строк;

- таблицы, в которых количество строк - переменная, хоть и имеет определенное предельное значение.

В первом случае кодировки данных однозначные, согласно шаблону документа, во втором же все цифры, которые содержатся в одной колонке, кодируются однотипно, а на номер строки указывает значение атрибута ROWNUM.

<Код показателя ROWNUM = “Номер рядка”>Значения показателя</Код показателя>.

Например, в таблице 2 приведен фрагмент шаблона, в соответствии с которым идентификационный номер имеет код RXXXXG-02, а его принадлежность к 10 строке отчета определится как ROWNUM=“10”:

<RXXXXG02ROWNUM=“99910”>2222222222</RXXXXG02>

Соответственно сумма начисленного дохода из 12 строки запишется:

<RXXXXG03AROWNUM=“99912”>10-00.32</RXXXXG03А>

Таблица 2

Основные требования к заполнению значений показателей таковы:

1. Значения показателей денежного типа заполняются в гривнях с копейками. Разделителем десятичных разрядов обязательно является точка. Если значение показателя равняется нулю, то оно записывается как

<Код показателя>0.00</Код показателя>
Например:<R011G3>0.00</R011G3>

2. Значения показателей символьного типа не могут содержать символы:

> - больше;

< - меньше;

“ - двойные кавычки;

' - апостроф;

@ - амперсанд;

“ “ - пропуск;

© - copyright.

Вместо них используются соответствующие макроподстановки, которые приведены в таблице 3. (С таблицей 3 можно ознакомиться: раздел “Справочники”, подраздел “Приложения к документам”, папка “Консультации”).

3. Значения показателей типа “дата” хранятся в формате ддммрррр, где дд - день, мм - месяц, а рррр - год. Например: 15 января 2004 года запишется в виде 15012004.

4. Элементы, которые имеют пустое значение, записываются в виде

<Код показателя xsi:nil=“true”/>

или

<Код показателя xsi:nil=“true”></Код показателя>, причем атрибут xsi:nil=“true” является обязательным.

Например:<R011G3xsi:nil=“true”/> 

или

<R011G3xsi:nil=“true”></R011G3>

Если элемент отсутствует в теле документа (элемента DECLARBODY), то его значение тоже считается пустым.

5. При передаче электронного документа между разными уровнями налоговой службы XML-документ может содержать дополнительные служебные элементы и атрибуты, которые не описываются данным Стандартом.

Структура электронного документа налоговой отчетности:

<?xml version="1.0" encoding="windows-1251"?><DECLAR xmlns:xsi=http://www.
w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:
noNamespaceSchemaLocation= "имя файла, который содержит XML-схему">
<DECLARHEAD>
<TIN><!--КОД ПЛАТЕЛЬЩИКА--></TIN>
<С_DOC<!--КОД  ДОКУМЕНТА--></С_ DOC>
<С_DOC_SUB><!--ПОДТИП ДОКУМЕНТА--></С_DOC_SUB>
<С_DOC_VER><!--НОМЕР ВЕРСИИ ДОКУМЕНТА--></С_DOC_VER>
< С_DOC_TYPE><!--№ ИСПРАВИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА (0-ОСНОВНОЙ (ПЕРВЫЙ ПОДАННЫЙ))--></С_DOC_TYPE>
<С_DOC_CNT><!--№ ОДНОТИПНОГО ДОКУМЕНТА В ПЕРИОДЕ--></С_DOC_CNT>
<С_REG><!--КОД ОБЛАСТИ-></С_REG>
<С_RAJ><!--КОД  АДМИНИСТРАТИВНОГО РАЙОНА--><С_RAJ>
<PERIOD_MONTH><!--ОТЧЕТНЫЙ МЕСЯЦ(ПОСЛЕДНИЙ В ОТЧЕТНОМ ПЕРИОДЕ)--></PERIOD_MONTH>
<PERIOD_TYPE><!--ТИП ПЕРИОДА-><PERIOD_TYPE>
<PERIOD_YEAR><!--ОТЧЕТНЫЙ ГОД--></ PERIOD_YEAR>
<D_FILL><!--ДАТА ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА ПЛАТЕЛЫЦИКОМ--></D_FILL>
<SOFTWARE><!--СИГНАТУРА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ--></SOFTWARE>
<DECLARHEAD>
<DECLARHEAD>
<Код показателя><!--Значение показателя-->
</Код показателя>
<DECLARBODY>
<DECLAR>.

Пример сформированного электронного документа (С примером можно ознакомиться: раздел “Справочники”, подраздел “Приложения к документам”, папка “Консультации”).

Справочник государственных налоговых инспекций

<?xml version="1.0" encoding="windows-12-51"?>
<DECLARxmlns:xsi=http://www.w3.org/20-01/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation="j0100105.xsd">
<DECLARHEAD>
<TIN>223816<TIN>
<С_DOC> JO1 </С_DOC>
<С_DOC_SUB>001/С_DOC_SUB>
<С_DOC_VER>5</С_DOC_VER>
<С_DOC_TYPE>0</С_DOC_TYPE>
<С_DOC_CNT> 1 </С_DOC_CNT>
<С_REG>23</С_REG>
<С_RAJ>1</С_RAJ>
<PERIOD_MONTH>6</PERIOD_MONTH>
<PERIOD_TYPE>3</PERIOD_TYPE>
<PERIOD_YEAR>2003</PERIOD_YEAR>
<D_FILL>01072003</D_FILL>
<SOFTWARE XSI:NIL="trae"></SOFTWARE>
</DECLARHEAD>
<DECLARBODY>
<R001G1S>24.15,0</R001G1S>
<R002G1S>18014</R002G1S>
<R003G1S>146317</R003G1S>
<R010G3>710645400.00</R010G3>
<R011G3>676231600.00</R011G3>
<R012G3>393800.0</R012G3>
<R014G3>578400.0</R014G3>
<R016G3>33441600.00</R016G3>
<R020G3>110613400.00</R020G3>
<R023G3>110613400.00</R023G3>
<R030G3>821258800.00</R030G3>
<R040G3>803398500.00<R040G3>
<R0410G3>16239600.00</R0410G3>
<R0412G3>41513900.00</R0412G3>
<R041G3>717296300.00</R041G3>
<R043G3>18835300.00</R043G3>
<R044G3>6962900.00</R044G3>
<R046G3>2550500.00</R046G3>
<R060G3>803398500.00</R060G3>
<RD70G3> 15184100.00</R070G3>
<R080G3>2676200.00</R080G3>
<R110G3>2676200.00</R110G3>
<R111G3>2676200.00</R111G3>
<R120G3>802900.00</R120G3>
<R121G3>802900.00</R121G3>
<R140G3>802900.00</R140G3>
<R150G3>625400.00</R150G3>
<R170G3>177500.00</R170G3>
<R190G3>21600.00</R190G3>
<R192G3>20100.00</R192G3>
<R193G3>1500.00</R193G3>
</DECLARBODY>

Справочник государственных налоговых инспекций

Справочник отчетных документов

Справочник отчетных периодов документов