Инкассация выручки через банк:
практические советы
В целях ускорения обращения наличных средств НБУ введено строгое требование к предприятию оставлять во внерабочее время в своих кассах наличную выручку (наличность) только в пределах, не превышающих установленный лимит остатка наличности в кассе предприятия (Постановление № 637). Вся наличная выручка, превышающая установленный лимит, обязательно сдается предприятием в банки для ее зачисления на собственные банковские счета предприятия.
НБУ в этих обстоятельствах соглашается с тем, что предприятие может осуществлять сдачу наличной выручки для зачисления на любой собственный счет:
- самостоятельно
- или через соответствующие службы, которым согласно законодательству Украины предоставлено право на перевозку валютных ценностей и инкассацию* средств.
Таким образом, предприятие самостоятельно принимает решение о том, как будет сдаваться наличная выручка и в какое учреждение банка.
Перед принятием окончательного решения о привлечении подразделения перевозки валютных ценностей и инкассации средств для сдачи наличности на счет в банк рекомендую вам задать себе вопрос об экономической обоснованности этого решения. Следует учесть то, что на стоимость услуг по инкассации влияют, в первую очередь:
- среднедневные (среднемесячные) объемы наличной выручки;
- местонахождение клиента банка, его отдаленность от учреждения банка, в которое планируется инкассировать наличность;
- периодичность и время инкассации. Понятно, что чем больший объем наличных средств и ближе место расположения клиента к учреждению банка, тем меньше стоимость инкассационных услуг.
Обратите внимание на то, что подразделения инкассации предлагают несколько вариантов определения стоимости инкассационных услуг:
- фиксированный процент от суммы инкассированных в банк средств (наиболее распространенный тариф в пределах от 0,1 % до 0,5 %);
- фиксированная сумма платы, согласованная сторонами, за определенный период (например, месяц), в течение которого клиенту были предоставлены инкассационные услуги;
- фиксированная сумма платы, состоящая из платы за один час предоставления услуг вооруженным работником и из платы за один километр пробега спецавтотранспорта.
Договор об инкассации средств
В случае обоснованной необходимости в привлечении подразделения перевозки валютных ценностей и инкассации средств вам необходимо обратиться для подписания договора об инкассации наличности в письменной форме в одну из согласованных НБУ служб инкассации:
- подразделение инкассации территориального управления НБУ;
- службу инкассации коммерческого банка, который имеет право заниматься этой деятельностью при условии получения соответствующей лицензии (Постановление № 275);
- службу инкассации МВД (Письмо № 29-012, Приказ № 643).
Виды договоров об инкассации средств представим в таблице.
Количество сторон договора |
Между кем заключается договор |
Преимущества договора |
Трехсторонний |
Заключается между: 1) предприятием, 2) учреждением банка, в котором открыт текущим счет предприятия, 3) выбранным подразделением инкассации |
Предприятие может привлечь для сдачи наличной выручки наиболее привлекательное подразделение перевозки валютных ценностей и инкассации средств |
Двусторонний |
Заключается между: 1) предприятием, 2) банком, в котором открыт текущий счет предприятия и который предоставляет услуги по инкассации средств |
Как правило, банк в случае, если клиент пользуется широким спектром услуг, устанавливает невысокие тарифы на эти услуги |
Стоит подчеркнуть, что какой бы вариант договора вы ни избрали, количество договоров об инкассации средств будет всегда равняться количеству банков, в которые вы будете осуществлять сдачу наличной выручки.
Во время заключения договора составляется и согласовывается сторонами график заезда инкассаторов с учетом потребности максимального поступления наличности в кассу учреждения банка и местонахождения предприятия. Также на каждого клиента банком ежемесячно составляется явочная карточка, заверенная оттиском печати подразделения инкассации.
Подготовительный этап предприятия
и подразделения инкассации
Как показывает опыт, наибольшим спросом пользуются услуги подразделений инкассации банков. Поэтому рассмотрим на примере действия предприятия и подразделения инкассации банка.
После подписания договора каждому клиенту в зависимости от объема наличной выручки учреждение банка выдает необходимое количество инкассаторских сумок с указанными на них названием этого банка и порядковым номером сумки.
Клиент самостоятельно приобретает пломбиратор у организации, осуществляющей их продажу, и представляет в банк на отдельных кусках шпагата два четких оттиска пломбиратора, которые будут выполнять функцию образцов. Обратите внимание на то, что на оттиске должны быть указаны номер регистрации (код из ЕГРПОУ) и сокращенное название предприятия. Банк заверяет оттиск пломбиратора клиента путем наложения на шпагат (непосредственно под оттиском пломбиратора клиента) оттиска собственного пломбиратора банка. Один экземпляр заверенного оттиска передается банком в кассу предприятия для осуществления инкассатором контроля оттиска пломбы на сумке во время принятия сумки с денежными средствами в кассе предприятия.
Действия кассира перед инкассацией
Кассир должен пересчитать наличность, рассортировать ее по номиналу и заполнить Сопроводительную ведомость к каждой сумке с наличной выручкой с обязательным указанием банкнотного и монетного состава наличности. Акцентируем ваше внимание на том, что этот документ состоит из трех экземпляров, каждый из которых имеет свое название:
первый экземпляр - сопроводительная ведомость к сумке с наличной выручкой - она вкладывается кассиром в сумку вместе с наличностью, после чего сумка опломбировывается;
второй экземпляр - накладная к сумке с наличной выручкой - передается инкассатору одновременно с опломбированной сумкой;
третий экземпляр - копия сопроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой - остается у кассира клиента после заполнения инкассатором расписки о получении сумки.
Рекомендация кассиру предприятия: перед опломбированием сумки с денежными средствами обязательно проверьте правильность заполнения и тождественность (если документ был заполнен не под копирку) всех экземпляров вышеописанного документа, наличие подписей уполномоченных лиц клиента.
Процесс инкассации
Бригада инкассаторов прибывает в кассу предприятия в соответствии с утвержденным графиком заезда. Инкассатор перед принятием сумки с денежными средствами предъявляет кассиру клиента банка:
- служебное удостоверение с фотокарточкой;
- поручение на инкассацию средств (содержит заверенную личную подпись инкассатора, которому поручено получение от клиентов банка опломбированных инкассаторских сумок);
- явочную карточку.
Кассир клиента во время сдачи сумки с денежными средствами инкассатору делает в явочной карточке все предусмотренные записи: время сдачи, номер сумки с денежными средствами, сумму вложенных средств, номер принятой у инкассатора пустой сумки и подпись уполномоченного служебного лица клиента (кассира, заведующего кассой клиента банка). Инкассатору делать какие-либо записи в явочной карточке запрещено. Если инкассатору сдают две и более сумок, то в явочной карточке вместо номера сумки с денежными средствами и номера пустой сумки вписывается словами количество таких сумок.
Принимая сумки, инкассатор проверяет:
- неповрежденность сумки, целость швов;
- правильность ее опломбирования;
- целость шпагата, на котором оттиснута пломба;
- четкость оттиска пломбиратора, тождественность его образцу;
- соответствие номера принимаемой сумки номеру, указанному в явочной карточке, накладной и копии сопроводительной ведомости;
- наличие даты, подписей уполномоченных лиц клиента банка на накладной;
- соответствие суммы средств, указанной в явочной карточке, записям в накладной и копии сопроводительной ведомости и соответствие между суммами, указанными цифрами и прописью в этих документах;
- наличие подписи сдатчика в явочной карточке.
После принятия сумки инкассатор передает кассиру клиента банка пустую сумку, расписывается на копии сопроводительной ведомости, указывает на ней дату и ставит оттиск печати. Подчеркиваю, что никакой другой документ не может подтвердить факт инкассации средств из кассы клиента в учреждение банка. Копия сопроводительной ведомости хранится на предприятии и является приложением к расходному кассовому ордеру.
Таким образом, бухгалтер предприятия на основании вышеуказанных документов отражает в бухгалтерском учете факт инкассации наличной выручки следующим образом:
- если предприятие осуществляет расчеты с оформлением их кассовыми ордерами:
Дт 333 "Денежные средства в пути в национальной валюте"
Кт 301 "Касса в национальной валюте",
- в случае осуществления предприятием наличных расчетов с применением регистраторов расчетных операций:
Дт 333 "Денежные средства в пути в национальной валюте"
Кт 303 "Операционная касса в национальной валюте".
С момента принятия сумки материальная ответственность за сохранность средств возлагается на членов бригады инкассаторов.
В случае предъявления инкассаторами к сдаче в банк поврежденных сумок** их раскрытие (на усмотрение руководителя учреждения банка) может осуществляться в присутствии представителей клиентов, которым эта наличность принадлежит. Обо всех случаях принятия поврежденных сумок и результатах пересчета вложенных в них средств банком составляется соответствующий акт в трех экземплярах. Первый экземпляр остается в учреждении банка вместе с сопроводительным документом. Второй - с уведомлением о факте недостачи ценностей и вещественными доказательствами в случае необходимости передается правоохранительным органам. Третий экземпляр высылается клиенту, сдавшему ценности инкассатору.
Вниманию клиентов банков!
С точки зрения автора, для предприятия с разветвленной сетью и большими объемами наличной выручки привлечение службы инкассации для сдачи наличности в банк является экономически обоснованным решением, которое обеспечит надлежащий уровень хранения средств предприятия.
_________________________
* Инкассация - это сбор и доставка средств в кассу учреждения банка.
** Вызывает сомнение пломба, имеются отрыв пломбы от шпагата, повреждение сумки, несоответствие записей в накладной о сумме проинкассированной наличности между цифрами и словами, несоответствие данным явочной карточки.
Перечень документов
1. Постановление № 275 - Положение о порядке выдачи банкам банковских лицензий, письменных разрешений и лицензий на выполнение отдельных операций, утвержденное постановлением Правления НБУ от 17.07.01 г. № 275.
2. Постановление № 637 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.
3. Постановление № 644 - постановление Правления НБУ от 15.12.04 г. № 644 "Об утверждении изменений в Инструкцию по организации перевозки валютных ценностей и инкассации средств в учреждениях банков Украины".
4. Приказ № 643 - приказ МВД Украины от 23.09.97 г. № 643 "О создании в системе государственной охраны при МВД Украины Службы инкассации, охраны перевозимых денежных знаков и ценных бумаг и утверждении нормативных актов по вопросам деятельности этой Службы".
5. Письмо № 29-012 - письмо НБУ "Об упорядочении деятельности служб инкассации и перевозки ценностей в Украине" от 29.05.2000 г. № 29-012/17-3422.
Ирина Малая,
начальник отдела денежного обращения
и кассовых операций ДФ АО ВАБанк