Учет выдачи проездных билетов
работникам предприятия

Использование проездных билетов
для служебных поездок

Стоимость приобретенного предприятием проездного билета (билетов), который по мере необходимости использовался работником для выполнения производственных заданий:

- во-первых, согласно пп. 3.20 Инструкции № 5 не относится к фонду оплаты труда, а значит, не является объектом для исчисления взносов в Пенсионный фонд (ст. 19 Закона № 1058) и в соответствующие фонды ОГСС (ст. 47 Закона № 1105, ст. 19 Закона № 1533, ст. 21 Закона № 2240);

- во-вторых, не включается в общий месячный доход работника и соответственно не облагается налогом с доходов (пп. 4.2.9 Закона № 889);

- в-третьих, включается в состав валовых расходов предприятия на основании пп. 5.2.1 Закона о прибыли.

Однако, как следует из норм этих документов, избежать налогообложения в данном случае возможно только при наличии ряда документов, подтверждающих приобретение предприятием проездных билетов и их использование сотрудниками предприятия исключительно во время исполнения служебных обязанностей*.

Такими документами могут быть:

1) приказ (распоряжение) по предприятию о приобретении определенного количества проездных билетов, назначении лица, ответственного за хранение и выдачу билетов, установлении круга пользователей билетами, а также о назначении ответственного за исполнение данного приказа;

2) документы на оплату и получение билетов (платежное поручение на перечисление денежных средств продавцу или расходный кассовый ордер, подтверждающие выдачу наличных денежных средств работнику предприятия для приобретения проездных билетов и отчет об использовании подотчетной суммы, а также квитанция к приходному кассовому ордеру и накладная, выданные продавцом);

3) книга учета выдачи и возврата проездных билетов;

4) маршрутные листы, подтверждающие факт перемещения работников во время выполнения производственных заданий;

5) акт на списание использованных проездных билетов.

Отметим, что ни формы, ни требования к ведению последних трех документов из нашего перечня законодательством не установлены. На практике они составляются в произвольной форме, примерно так, как это показано в табл. 1 - 3.

Таблица 1

(Фрагмент)

Начата 01.01.2004 г.

Окончена _____________

Книга учета выдачи и возврата
проездных билетов ООО "Сатурн"

Таблица 2

ООО "Сатурн"

г. Днепропетровск

(Фрагмент)

Маршрутный лист № 1/06.04

Должность и Ф. И. О. пользователя бухгалтер С. И. Новикова

Таблица 3

ООО "Сатурн"

г. Днепропетровск

Акт
на списание проездных билетов
30 июня 2004 г.

Мы, нижеподписавшиеся, комиссия в составе: председатель комиссии - нач. отд. сбыта Сергеев В. В., члены комиссии - гл. бух. Гармаш С. М., ст. кассир Сомова В. П., составили настоящий акт о том, что произведена проверка использования проездных билетов на предприятии ООО "Сатурн" за июнь 2004 года.

При проверке установлено, что проездные билеты использованы для производственных целей и подлежат списанию в июне 2004 года.

Всего использовано и подлежит списанию: два проездных билета общей стоимостью 100 (сто) грн.

А теперь рассмотрим на условном числовом примере порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций по приобретению и списанию проездных билетов, использованных для производственных потребностей (служебных поездок).

ПРИМЕР

В мае 2004 года предприятием по безналичному расчету приобретены в производственном объединении Торэлектротранс" два билета на июнь общей стоимостью 100 грн. -для проезда в трамвае и троллейбусе. Билеты использованы для служебных поездок.

(грн.)

Использование проездных билетов
для личных целей работника

Если проездной билет, предоставленный работнику безвозмездно, использовался им для личных целей, то стоимость билета включается в состав общего месячного дохода, облагаемого налогом с доходов (НДФЛ). При этом для определения базы налогообложения к стоимости проездного билета (доходу, полученному работником в неденежной форме) необходимо применить повышающий коэффициент 1,1494 (п. 3.4 Закона № 889).

Стоимость проездного билета, выданного работнику на таких условиях, относится к фонду оплаты труда, а значит, является объектом для начисления и удержания взносов в Пенсионный фонд и в фонды ОГСС (пп. 2.3.4 Инструкции № 5).

Кроме того, необходимо принять во внимание, что в этом случае не включаются в состав валовых расходов затраты предприятия на приобретение проездного билета и уплату начисленных на его стоимость страховых взносов (пп. 5.3.1, пп. 5.7.1 Закона о прибыли).

Однако если выдача работнику проездного билета предусмотрена коллективным договором, такие затраты предприятие вправе отнести к составу валовых расходов (пп. 5.6.1 Закона о прибыли).

______________

* См. также письмо ГНАУ от 07.04.04. г. № 2635/6/17-3116.

Перечень документов

1. Закон о прибыли (Закон № 334) - Закон Украины от 28.12.94 г. № 334/94-ВР "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. № 283/97-ВР "О налогообложении прибыли предприятий", с изменениями.

2. Закон Украины от 09.07.03 г. № 1058-IV "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании".

3. Закон № 889 - Закон Украины от 22.05.03 г. № 889-IV "О налоге с доходов физических лиц", с изменениями. Закон № 1058

4. Инструкция № 5 - Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Минстата Украины от 13.01.04 г. № 5.

5. Письмо № 2635/6/17-3116 - письмо ГНАУ от 07.04.04. г. № 2635/6/17-3116.