Відрядження за кордон

Пошук ділових партнерів за кордоном, укладення та виконання зовнішньоекономічних договорів, участь у міжнародних виставках, семінарах і конференціях - усі ці та багато інших операцій, що проводяться в рамках зовнішньоекономічної діяльності підприємства, пов'язані з обліком відряджень працівників за кордон.

Тому тема оформлення, нарахування та відображення в бухгалтерському і податковому обліку витрат на відрядження за кордон не втрачає своєї актуальності. Сподіваємося, що з відповідей на запитання, які ввійшли до цієї консультації, почерпнуть для себе немало корисного не тільки бухгалтери - новачки в обліку зовнішньоекономічної діяльності, але й ті, кого можна вважати вже асами.

ПИТАННЯ: 1. У якій валюті повинен бути виданий аванс працівникові, відрядженому за кордон?

2. Який розмір добових витрат установлений для відряджень за кордон?

3. Чи має право керівник підприємства прийняти рішення про відшкодування добових витрат у сумі, нижчій від установлених граничних норм?

4. Як правильно визначити суму добових витрат, що підлягають відшкодуванню відрядженому працівникові?

5. Який максимальний термін направлення працівника у відрядження за кордон?

6. Які витрати нарівні з добовими відшкодовуються відрядженому працівникові?

7. Як у бухгалтерському і податковому обліку відображаються розрахунки в іноземній валюті з підзвітною особою, направленою в закордонне відрядження?

1. Підприємство зобов'язане забезпечити відрядженого працівника авансом на поточні витрати у національній валюті тієї країни, до якої його відряджають, або у вільно конвертованій валюті в розмірах, що відповідають установленим нормам.

Обґрунтування сказаного ви знайдете в п. 4 Постанови № 663. Тут же зазначено, що підприємство може видати працівникові аванс як у готівковій формі (з каси підприємства), так і в безготівковій (з використанням платіжних карток).

Зверніть увагу! Якщо розрахована сума авансу в іноземній валюті має дробову частину, можливо застосувати арифметичне округлення величини такої суми до шовної одиниці (це передбачено п. 1.2 розд. II Інструкції № 59).

Якщо аванс на відрядження видається у готівковій іноземній валюті, підприємство повинне взяти до уваги обмеження, передбачені пп. 1.1.1 "б" Правил № 119, які полягають у такому:

- витрати на одного працівника не можуть перевищувати 300 дол. США на добу або еквівалент цієї суми в іншій іноземній валюті за курсом НБУ на день видачі коштів з каси уповноваженого банку для оплати добових і витрат з наймання житла;

- транспортні витрати на одного працівника не можуть перевищувати 1 000 дол. США або еквівалент цієї суми в іншій іноземній валюті за курсом НБУ.

2. Постановою № 663 (п. 1) для підприємств усіх форм власності (крім бюджетних організацій) гранична норма добових витрат на сьогодні встановлена у гривнях у таких розмірах:

- при невключенні в рахунки готелів вартості харчування - 280 грн.;

- при включенні в готельний рахунок вартості харчування:

- одноразового - 224 грн.;

- дворазового - 154 грн.;

- триразового - 98 грн.

Іноді сторона, що приймає, забезпечує відрядженого працівника додатковими валютними коштами у вигляді компенсації:

- поточних витрат (крім транспортних витрат на проїзд до країни призначення і назад та витрат на наймання житла)

- або добових витрат.

У такому випадку підприємство, що відряджає працівника, виплачуючи йому добові витрати, зменшує їх на суму такої компенсації.

Якщо ж сума компенсації стороною, яка приймає, дорівнює або перевищує встановлену суму граничних норм добових витрат, добові витрати не виплачуються (підстава - п. 9 Постанови № 663).

3. Так, має право, але в сумі, не нижчій від норм, установлених для бюджетних установ. Пояснимо.

Відповідно до п. 11-1 Постанови № 663 керівник підприємства може виплачувати відрядженому працівникові добові витрати не нижче від норм, установлених додатком № 1 до Постанови № 663. У цьому додатку наведені норми відшкодування добових витрат на відрядження в межах України і за кордон для працівників бюджетних організацій. Для кожної країни ці норми наведені в доларах США.

Керівник підприємства може прийняти рішення про відшкодування добових:

- або в межах, установлених п. 1 Постанови № 663,

- або в розмірах, прийнятих для бюджетних організацій додатком № 1 до Постанови № 663.

Рішення оформляється в письмовому вигляді, і працівника, який направляється у відрядження, до його від'їзду повинні із цим документом ознайомити.

Зверніть увагу! Інші норми відшкодування витрат на відрядження (на проживання та проїзд), передбачені для державних службовців Постановою № 663, на працівників небюджетних організацій не поширюються. Наприклад, якщо в рахунках за готель буде вказана вартість харчування, то працівнику небюджетної організації добові треба буде відшкодувати в розмірах, передбачених пп. "б" п. 1 Постанови № 663.

Слід також узяти до уваги, що крім обмеження з відшкодування добових витрат власник підприємства може встановити і додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження (пп. 5.4.8 Закону про прибуток). Такі обмеження можуть стосуватися затрат на проїзд тим чи іншим видом транспорту, витрат на наймання житла тощо.

Наведемо для наочності конкретний приклад.

ПРИКЛАД 1

Керівник підприємства прийняв рішення про видачу працівникові, який відряджається до Росії, аванс, виходячи з норм добових, установлених у додатку № 1 до Постанови № 663 для працівників бюджетних організацій.

Розрахунок добових витрат для відрядження до Росії поданий у таблиці (аванс видається в російських рублях).

4. Сума відшкодування добових витрат розраховується при затвердженні авансового звіту. При цьому в розрахунок включається кожний день перебування працівника у відрядженні, у тому числі дні вибуття і прибуття. Фактична кількість днів, виходячи з норм п. 1.5 розділу II Інструкції № 59, визначається в такому порядку:

- при відрядженні до країни, з якою встановлений повний прикордонний контроль, - на підставі відміток контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорту або документі, що його замінює. Добові за дні перетину кордону України в той та інший бік відшкодовуються в цьому випадку відповідно до норм, установлених для відрядження за кордон;

- при відрядженні до країни, з якою прикордонний контроль не встановлений або спрощений, - на підставі відміток, проставлених у відрядній посвідці сторонами, яка відряджає і яка приймає.

За відсутності вищезгаданих відміток добові витрати (так само як і інші) працівникові не відшкодовуються і до складу валових витрат підприємства не включаються.

Від'їзд працівника у відрядження за кордон і повернення в один і той же день уважається одним днем відрядження, і добові при цьому відшкодовуються за нормами, установленими для відрядження за кордон.

У ряді випадків при виїзді або поверненні до країни, прикордонний контроль з якою не встановлений або спрощений, відрядженому працівникові доводиться робити пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі) на території України. Для таких ситуацій порядок відшкодування добових витрат - особливий.

Добові, що належать працівникові за час його проїзду по території України, відшкодовуються за нормами, передбаченими для відряджень по Україні.

Добові витрати за нормами, установленими для відряджень за кордон, відшкодовуються:

- з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю) на території України під час направлення відрядженого за кордон;

- до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі) на території України під час повернення в Україну.

Порядок розрахунку відшкодування добових витрат у разі пересадки відрядженого працівника на інший транспортний засіб розглянемо на умовному числовому прикладі.

ПРИКЛАД 2

Українське підприємство, що знаходиться в м. Дніпропетровську (Україна), відряджало свого працівника до м. Бресту (Білорусь).

Працівник виїхав 24 травня 2004 року поїздом, що прямував за маршрутом Дніпропетровськ - Київ. 25 травня він зробив пересадку на поїзд Київ - Брест, а назад повернувся поїздом Брест - Сімферополь. 3 Бресту поїзд відправився 28.05.04 р., до Дніпропетровська прибув 30.05.04 р.

Здійснимо розрахунок добових, виходячи з установлених норм:

- по Україні: 18 грн. (один день - 24 травня 2004 року);

- за кордон: 280 грн. х 6 днів (з 25.05.04 р. по 30.05.04 р.) = 1 680 грн.

5. Максимальний термін перебування працівника у відрядженні за кордоном не може перевищувати 60 календарних днів* (п. 5 Постанови № 663).

Такий же максимальний термін - 60 днів - передбачений Інструкцією № 59 (п. 1.10 розд. II) і для випадків затримки у відрядженні працівника з поважних причин - таких як:

- захворювання,

- відсутність квитків на проїзд,

- скасування авіарейсів,

- ремонт транспортних засобів та з інших причин, що не залежать від працівника, підтверджених документально.

Якщо ж працівник затримався у відрядженні, не маючи на те поважних причин та/або причина затримки не може бути підтверджена документально, то за час такої затримки працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, затрати на наймання житла тощо.

Рішення про продовження терміну відрядження у разі затримки з поважних причин приймає керівник підприємства. Після прибуття працівника до місця роботи таке рішення оформляється відповідним наказом або розпорядженням на підставі поданих цим працівником доповідної записки та підтвердних документів.

6. Нарівні з добовими витратами відрядженому працівникові відшкодовуються витрати, передбачені розд. II Інструкції № 59 і пп. 5.4.8 Закону про прибуток. Підставою для їх відшкодування є затверджений авансовий звіт та оригінали документів, що підтверджують такі витрати із зазначенням форми оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, у безготівковій формі). Для зручності ми подали ці витрати в табличній формі.

Для того щоб мати право на включення понесених відрядних затрат до складу валових витрат, підприємство повинне виконати вимоги, передбачені пп. 5.4.8 Закону про прибуток:

- фізична особа, яка направляється у відрядження, повинна перебувати у трудових відносинах з підприємством, що направляє її у відрядження, або бути членом його керівного органу;

- витрати, фактично понесені відрядженою особою, повинні мати документальне підтвердження (оригінали документів);

- зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства повинен бути документально підтверджений такими документами, як:

- запрошення сторони, що приймає, якщо її діяльність збігається з діяльністю підприємства, яке направляє працівника у відрядження;

- укладений договір (контракт);

- інші документи, що встановлюють або підтверджують бажання встановити цивільно-правові відносини;

- документи, що підтверджують участь працівника в переговорах, конференціях або симпозіумах, які були проведені за тематикою, що збігається з господарською діяльністю підприємства.

Якщо звітні та підтвердні документи складені іноземною мовою, то за запитом представника податкового органу підприємство зобов'язане забезпечити (за власний рахунок) їх переклад.

7. Бухгалтерський облік розрахунків в іноземній валюті вам слід вести відповідно до норм П(С)БО 21 "Вплив зміни валютних курсів".

Так, дебіторська заборгованість в іноземній валюті, що виникла після видачі суми авансу під звіт, буде вважатися немонетарною статтею і відображатися за курсом НБУ, що діяв на день її виникнення (первинного відображення операції). Перераховувати її у зв'язку зі зміною курсу НБУ не треба - про це сказано в пп. "б", п. 7 П(С)БО 21.

У податковому обліку при відображенні розрахунків з підзвітними особами вам необхідно врахувати таке:

- сума авансу, виданого відрядженому працівникові в іноземній валюті, не включається до складу валових витрат відповідно до пп. 5.4.8 Закону про прибуток;

- сума балансової вартості іноземної валюти відноситься на валові витрати на підставі затвердженого авансового звіту (пп. 7.3.2 Закону про прибуток);

- у разі витрачання відрядженим працівником іноземної валюти понад виданий аванс сума такої перевитрати відноситься на валові витрати згідно з курсом НБУ, що діяв на дату затвердження авансового звіту. У цьому випадку підприємство, відповідно до п. 1.17 розд. II Інструкції № 59, здійснює остаточний розрахунок з підзвітною особою в гривнях, і отже, до складу валових витрат включається сума гривень, що підлягає відшкодуванню.

При відображенні добових витрат у податковому обліку слід дотримати особливий порядок. Передбачається включення таких витрат до складу валових витрат у розмірах граничних норм для відряджень за кордон, виданих (відшкодованих) у гривнях без будь-якого перерахунку.

Наведемо конкретний приклад.

ПРИКЛАД 3

Підприємством Омега працівник відряджений до Польщі. Сума авансу в іноземній валюті на службове відрядження визначена на підставі складеного кошторису витрат на відрядження.

КОШТОРИС
витрат на відрядження до наказу від 12.05.04 р. № 37

1. Добові витрати згідно з нормами, установленими для відряджень за кордон, без включення в рахунки готелю витрат на харчування складають:

280 гри. х 5 днів : 6,45 грн. = 217,05 євро = 217 євро.

2. Проїзд за маршрутом Львів - Краків - 30 євро.

3. Проїзд за маршрутом Краків - Львів - 30 євро.

4. Проживання в готелі без харчування - 150 євро.

Разом: 427 євро (Чотириста двадцять сім євро 00 євроцентів).

Зазначену суму довіряємо отримати Петрову Станіславу Григоровичу

Директор Петров С. Г. Головний бухгалтер Сидоренко С. К.

12.05.04 р.

Валюта придбана на біржі на підставі заявки.

ЗАЯВКА
на купівлю іноземної валюти від 13.05.04 р.

Назва підприємства ТОВ "Омега"

Поштова адреса: м. Донецьк, вул. Артема, 104

Підпис .посадової особи, уповноваженої на вирішення питань за договором: Петров Станіслав Григорович

Зразок підпису: Петров

Поточний рахунок у гривнях: № 26009154173001 в ВАТ "Банк", МФО 308175 а

Рахунок в іноземній валюті: № 26009154173004 в ВАТ "Банк", МФО 308175

Мета використання іноземної валюти: видача авансу на відрядження Петрова С. Г. до м. Кракова, Польща (наказ № 12-до від 14.05.04 р.)

Доручаємо від нашого імені та за наш рахунок здійснити купівлю коштів в іноземній валюті на таких умовах:

Перерахувати відповідно до чинного законодавства суму збору на обов'язкове державне пенсійне страхування від вартості придбаної іноземної валюти.

До початку біржових торгів зобов'язуємося перерахувати гривневий еквівалент у розмірі, необхідному для купівлі валюти за біржовим курсом і для перерахування збору на обов'язкове державне пенсійне страхування.

Зобов'язуємося сплатити комісійну винагороду згідно з тарифами банку -10 евро.

Залишок гривень після купівлі валюти та сплати збору на обов'язкове державне пенсійне страхування просимо повернути на наш поточний рахунок.

Директор Петров С. Г.

Головний бухгалтер Сидоренко С. К.

До затвердженого авансового звіту додані такі документи:

- завірені копії сторінок закордонного паспорта з відмітками про перетин кордону: від'їзд - 18.05.04 р., повернення в Україну - 22.05.04 р.;

- рахунок за проживання в готелі без харчування - на суму 150 євро;

- рахунок за телефонні переговори - на суму 20 євро.

У таблиці подані транспортні витрати і маршрут пересування для розрахунку добових по Україні та за кордоном.

Відшкодування добових у межах затверджених норм:

- по Україні - 54 грн. (три дні: 17.05.04 р., 23.05.04 р. і 24.05.04 р.);

- по Польщі - 217,05 євро (280 грн. : : 6,45 грн. х 5 днів).

Умовний курс НБУ за 1 євро склав на дату:

- зарахування іноземної валюти на поточний рахунок підприємства й отримання авансу в касі уповноваженого банку (17.05.04 р.) - 6,45 грн.

- затвердження авансу (24.05.04 р.) - 6,35 грн.

(євро/грн.)

_____________

* В окремих випадках - не більше року (згідно з постановою КМУ від 26.05.04 р. № 682, яка набула чинності з 08.06.04 р.).

Перелік документів

1. Постанова № 663 - постанова КМУ від 23.04.99 р. № 663 "Про норми відшкодування затрат на відрядження в межах України і за кордон", зі змінами і доповненнями.

2. Інструкція № 59 - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59, у редакції наказу МФУ від 10.06.99 р. № 146, зі змінами і доповненнями.

3. Правила № 119 - Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою НБУ від 26.03.98 р. № 119, зі змінами і доповненнями.

Ольга Орлова,
бухгалтер-експерт фірми “Баланс-Клуб”