Относительно присоединения Украины к конвенции,
отменяющей требование легализации иностранных официальных документов

22 декабря 2003 года вступила в силу Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. В связи с этим упростилась процедура официального признания иностранных документов.

По правилу, существовавшему до вступления в силу Конвенции, документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства, могут быть использованы на территории другого государства только после их соответствующего заверения, если иное не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются государства. Наиболее широкое распространение получили 2 способа такого заверения - консульская легализация и проставление специального штампа (апостиля).

Процедура легализации, существовавшая до вступления в силу Конвенции, была достаточно сложной и требовала значительных затрат, и в то же время была несовершенной - документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для того государства, консульская служба которого его легализовала.

Законом Украины "О присоединении Украины к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" от 10.01.2002 года № 2933-Ш Украина присоединилась к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов.

Настоящая Конвенция распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства.

Данными Правилами был утвержден исчерпывающий перечень документов, на которых проставляется апостиль:

- документах, исходящих от органов судебной власти Украины;

- документах, исходящих от органов прокуратуры Украины, органов юстиции;

- административных документах;

- документах об образовании и ученых званиях;

- документах, оформленных государственными и частными нотариусами;

- официальных свидетельствах, выполненных на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких, как официальные свидетельства о регистрации документа или факта, существовавшего на определенную дату, и официальных и нотариальных заверениях подписей.

Обращаем ваше внимание, что апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых выводов относительно их применения, документов, имеющих характер переписки.

Апостиль также не проставляется на оригиналах официальных документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, за исключением копий этих документов, заверенных на территории Украины.

В качестве официальных документов в настоящей Конвенции рассматриваются:

а) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

б) административные документы;

в) нотариальные акты;

г) официальные отметки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не заверенном у нотариуса.

Вместе с тем эта Конвенция не распространяется на:

а) документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

б) административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Это означает, что в тех случаях, когда это предусмотрено внутренним законодательством страны, на территории которой будут использоваться данные документы, они должны легализовываться обычным путем, т. е. применяется консульская легализация, включающая в себя последовательное проставление заверительной надписи в нескольких учреждениях. Сохранение многоступенчатости при легализации такого рода документов позволяет осуществлять более строгий контроль за деятельностью коммерческих предприятий.

Согласно Конвенции единственной формальностью, которая может быть потребована для заверения подлинности подписи, полномочий лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был выдан.

В соответствии со ст. 12 Конвенции присоединение к Конвенции действительно лишь в отношениях между присоединяющимся государством и договаривающимися государствами, которые не выскажут возражения против этого в течение шести месяцев после получения уведомления, В проставлении апостиля на документе может быть отказано, если документ предназначен для использования в стране, которая не присоединилась к Конвенции или является участницей Конвенции, но выразила свои возражения против присоединения Украины в соответствии с Конвенцией.

Так, Бельгия и Германия выразили свои возражения относительно отмены требования легализации иностранных официальных документов в отношениях с Украиной.

Таким образом, документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории указанных стран после 22 декабря 2003 года (момента вступления в действие норм Конвенции в Украине), могут быть использованы на территории Украины только после их соответствующего заверения, т. е. для Бельгии и Германии сохранится действующий ранее порядок легализации иностранных документов. Аналогичная ситуация сложилась и в отношении документов, выданных на территории Украины и использующихся на территории Бельгии и Германии.

Также хотим отметить, что возражения относительно отмены требования легализации иностранных официальных документов были высказаны Бельгией, Германией и США и в отношении Либерии.

Апостиль обычно необходим в двух случаях:

1. Иностранные документы необходимо представить на территорию Украины.

Например, документы иностранной компании для открытия представительства или дочернего предприятия. Как правило, документы заверяются нотариально по месту их происхождения, затем апостилем (там же), затем делается заверенный перевод (его можно сделать в Украине и заверить у украинского нотариуса).

2. Украинские документы необходимо представить за рубеж.

Например, диплом или свидетельство о браке. Так, совместным Приказом № 237/803/151/5 Министерства иностранных дел Украины, Министерства образования и науки Украины, Министерства юстиции Украины 5 декабря 2003 года были утверждены Правила проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, которые регулируют порядок проставления апостиля на официальных документах, составленных на территории Украины, которым утверждается подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ и аутентичность оттиска печати или штампа, которым скреплялся документ.

Для проставления апостиля необходимо подать следующие документы:

- оригинал документа, на котором проставляется апостиль, или его копию, заверенную в установленном порядке;

- документ банковского учреждения об оплате услуг по проставлению апостиля или копию документа, подтверждающего право на освобождение от уплаты.

В соответствии с Приказом Министерства иностранных дел Украины "О размере и порядке оплаты услуг по проставлению апостиля" от 22 декабря 2003 года № 253 за предоставление услуг по проставлению апостиля на официальных документах устанавливается плата для граждан Украины, иностранных граждан и лиц без гражданства - 3 необлагаемых минимума доходов граждан, т. е. 51 гривня, для юридических лиц - 5 необлагаемых минимумов доходов граждан, т. е. 85 гривен.

Согласно п. 1 Постановления Кабинета Министров Украины "О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" от 18.01.2003 № 61 (далее - Постановление № 61), документы, поданные для проставления апостиля, рассматриваются соответствующими компетентными органами в течение 5 рабочих дней, а в случае необходимости получения дополнительной информации этот срок может быть продлен до 20 рабочих дней.

Обращаем ваше внимание на тот факт, что данная процедура легализации действительна в отношении тех стран, которые присоединились к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов.

В соответствии с п. 1 Постановления № 61 полномочия на проставление апостиля предоставлены:

- Министерству образования и науки - на официальных документах, изданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, касающихся сферы образования и науки;

- Министерству юстиции - на документах, выдаваемых органами юстиции и судами, а также на документах, оформляемых нотариусами Украины;

- Министерству иностранных дел - на всех прочих видах документах.

Апостиль проставляется либо на самом документе, либо на отдельном листе, скрепляемом с документом по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

Таким образом, присоединение к данной Конвенции значительно упростило процедуру легализации официальных документов как по срокам их легализации, так и по стоимости.

“Бухгалтерия, налоги, бизнес”, № 27, 9 июля – 15 июля 2004г.
подписной индекс 33822