Про документ
| Дата | 2002-05-14 |
| Тип документу | Консультація Роз'яснення |
| Назва | Как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля |
| Опублiковано | Все про бухгалтерський облік № 43 вiд 2002-05-14 стор.41 |
Как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля
В наше время невозможно представить фирму без легкового автомобиля. Так же, как и любая другая операция в хозяйственной деятельности предприятия, каждая поездка служебного легкового автомобиля должна быть документально засвидетельствована. Для оформления передвижения легкового автомобиля существует путевой лист служебного легкового автомобиля типовой формы N 3 (далее - путевой лист). Форма и порядок использования путевого листа установлен Инструкцией о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 17 февраля 1998 года N 74 (далее - Инструкция N 74).
Выполнять требования этой Инструкции обязаны абсолютно все, независимо от ведомственного подчинения и формы собственности, предприятия, учреждения и организации:
- которые предоставляют служебные легковые автомобили для транспортного обслуживания юридических лиц на коммерческой основе или используют их в служебных поездках для собственных нужд;
- для которых по их заказу осуществляют транспортное обслуживание служебными легковыми автомобилями.
Какие именно автомобили можно отнести к категории служебных легковых автомобилей Согласно Инструкции N 74 это - легковые автомобили, которые находятся на балансе юридических лиц всех форм собственности и которые используют для удовлетворения собственных нужд, их также могут на договорных условиях сдавать заказчику (вместе с водителем).
Для перевозчика путевой лист - основание не только для учета транспортной работы и списания использованного горючего на общий пробег служебных легковых автомобилей, но и для взаимных расчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг. Применение каких-либо других форм путевых листов для учета работы служебных легковых автомобилей не допускается.
Бланки путевых листов изготавливают печатным способом, хранят на складе предприятия и выдают лицу, которое несет ответственность за оформление и выдачу путевых листов водителям. Списывают использованные бланки путевых листов ежеквартально по акту, который утверждает руководитель предприятия, с обязательным указанием их количества. Перевозчики, которые эксплуатируют легковые автомобили как собственные, так и арендованные, обязаны при выезде автомобиля из гаража выдать водителю путевой лист, заполненный согласно требованиям Инструкции N 74.
Его оформляют только на один рабочий день или смену и выдают при условии, что водитель сдал путевой лист за предыдущий рабочий день. На больший срок путевой лист можно выдать только в случае транспортного обслуживания в междугороднем сообщении свыше одних суток, обязательно оформив это приказом или распоряжением перевозчика. Перед тем, как выдать путевой лист регистрируют в диспетчерском журнале по следующим реквизитам:
- дата выдачи;
- номер путевого листа;
- фамилия и инициалы водителя;
- его подпись при получении путевого листа;
- дата возврата путевого листа;
- подпись ответственного лица.
Таблица
Порядок заполнения путевого листа легкового автомобиля
+--------------------------------------------------------------------------+
¦ Лицо, ¦Графы и ¦ Информация ¦
¦ ответствен- ¦строки ¦ ¦
¦ ное за ¦ ¦ ¦
¦ заполнение ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ перед выдачей водителю ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Диспетчер ¦на ¦в верхнем левом углу ставят штамп перевозчика; ¦
¦ (или другое¦лицевой ¦записывают номер путевого листа и дату его ¦
¦ ответствен- ¦стороне ¦выдачи (число, месяц, год), которые должны ¦
¦ ное лицо¦ ¦соответствовать номеру и дате регистрации ¦
¦ перевозчика)¦ ¦путевого листа в диспетчерском журнале; ¦
¦ ¦ ¦указывают наименование и код режима работы ¦
¦ ¦ ¦водителя, согласно которому начисляют ¦
¦ ¦ ¦заработную плату (работа в будние дни, ¦
¦ ¦ ¦командировка, работа в выходные дни и т.д.); ¦
¦ ¦ ¦указывают марку, государственный и гаражный ¦
¦ ¦ ¦номера автомобиля, фамилию, инициалы, номер ¦
¦ ¦ ¦удостоверения и табельный номер водителя, ¦
¦ ¦ ¦который получает путевой лист, а также номер ¦
¦ ¦ ¦колонны и бригады, к составу которых относится ¦
¦ ¦ ¦автомобиль и водитель ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ раздел I "Завдання водієві" ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Диспетчер ¦графа 1 ¦на основании условий договора (заявки) ¦
¦ (или другое¦ ¦заказчика или задания руководства предприятия ¦
¦ ответствен- ¦ ¦(учреждения) записывают наименование и адрес ¦
¦ ное лицо¦ ¦заказчика, к которому должен прибыть автомобиль ¦
¦ перевозчика)¦ ¦для выполнения задания, или фамилию, инициалы и ¦
¦ ¦ ¦должность ответственного лица предприятия ¦
¦ ¦ ¦(учреждения), в распоряжение которого ¦
¦ ¦ ¦предоставляется автомобиль ¦
¦ +---------+-------------------------------------------------¦
¦ ¦графа 2 ¦время прибытия автомобиля к заказчику ¦
¦ +---------+-------------------------------------------------¦
¦ ¦графа 3 ¦время выезда согласно заявке или графика работы ¦
¦ ¦ ¦(часы, минуты) или согласно моменту начала и ¦
¦ ¦ ¦окончания обслуживания должностного лица ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Право изменить задание имеет только перевозчик, в исключительных ¦
¦ случаях - заказчик с соответствующей записью в строке "Особливі ¦
¦ відмітки" на обратной стороне путевого листа. ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ раздел III "Рух пального" ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Диспетчер ¦строка ¦запись об остатке горючего по данным ¦
¦ (или другое¦11 ¦предыдущего путевого листа ¦
¦ ответствен- ¦ ¦ ¦
¦ ное лицо¦ ¦ ¦
¦ перевозчика)¦ ¦ ¦
¦ +---------+-------------------------------------------------¦
¦ ¦строка ¦подписью утверждают достоверность заполненных ¦
¦ ¦"Посвідче¦им реквизитов путевого листа и наличие у ¦
¦ ¦ ння ¦водителя его удостоверения ¦
¦ ¦водія ¦ ¦
¦ ¦перевірив¦ ¦
¦ ¦, ¦ ¦
¦ ¦завдання ¦ ¦
¦ ¦видав" ¦ ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ до выезда автомобиля из гаража ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Медицинский ¦ ¦подписью подтверждает допуск водителя по ¦
¦ работник, ¦ ¦состоянию здоровья к управлению автомобилем ¦
¦ который ¦ ¦ ¦
¦ выполняет ¦ ¦ ¦
¦ медицинский ¦ ¦ ¦
¦ осмотр перед¦ ¦ ¦
¦ рейсом ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ раздел II "Робота водія та автомобіля" ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Механик (или¦строка 4 ¦записывают показания спидометра при выезде ¦
¦ другое ¦ ¦автомобиля из гаража ¦
¦ ответствен- ¦ ¦ ¦
¦ ное лицо¦ ¦ ¦
¦ перевозчика)¦ ¦ ¦
¦ +---------+-------------------------------------------------¦
¦ ¦строка 6 ¦указывает фактическое время (час, минуты) ¦
¦ ¦ ¦выезда автомобиля и подписью подтверждает ¦
¦ ¦ ¦передачу автомобиля водителю в технически ¦
¦ ¦ ¦исправном состоянии и разрешения на выезд ¦
+--------------+---------+-------------------------------------------------¦
¦ Водитель ¦строка ¦подписью заверяет то, что принял автомобиль ¦
¦ ¦"Автомобі¦технически исправным и получил задание ¦
¦ ¦ль ¦ ¦
¦ ¦прийняв" ¦ ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Раздел III "Рух пального" ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Заправщик ¦строки ¦записывает марку, код марки и количество ¦
¦ (или другое¦8-10 ¦выданного горючего и подтверждает эти данные ¦
¦ ответствен- ¦ ¦подписью ¦
¦ ное лицо¦ ¦ ¦
¦ перевозчика)¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ после выполнения задания ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Ответствен- ¦в ¦подписью и штампом подтверждает выполнение ¦
¦ ное лицо, в¦соответс ¦обслуживания ¦
¦ чье ¦твующей ¦ ¦
¦ распоряжение¦строке ¦ ¦
¦ был ¦на ¦ ¦
¦ предоставлен¦обратной ¦ ¦
¦ автомобиль ¦стороне ¦ ¦
¦ ¦путевого ¦ ¦
¦ ¦листа ¦ ¦
+--------------+---------+-------------------------------------------------¦
¦ Представител¦строка ¦делает запись в случае нарушения водителем ¦
¦ ь ¦"Особливі¦Правил дорожного движения или изменения ¦
¦ Госавтоинспе¦ ¦маршрута по непредвиденным обстоятельствам для ¦
¦ кции или¦відмітки"¦выполнения специального задания ¦
¦ другого ¦ ¦ ¦
¦ уполномоченн¦ ¦ ¦
¦ ого органа ¦ ¦ ¦
+--------------¦ +-------------------------------------------------¦
¦ Ответствен- ¦ ¦записывает замечания по качеству обслуживания ¦
¦ ное лицо, в¦ ¦ ¦
¦ чье ¦ ¦ ¦
¦ распоряжение¦ ¦ ¦
¦ был ¦ ¦ ¦
¦ предоставлен¦ ¦ ¦
¦ автомобиль ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ после возвращения автомобиля в гараж ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ раздел III "Рух пального" ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Заправщик ¦строка ¦определяет остаток горючего при возвращении ¦
¦ ¦12 ¦автомобиля в гараж и заполняет строку, ¦
¦ ¦ ¦подтверждая данные подписью ¦
+--------------+---------+-------------------------------------------------¦
¦ Водитель ¦строка ¦подписью подтверждает сдачу автомобиля механику ¦
¦ ¦"Автомобі¦в технически исправном (неисправном) состоянии ¦
¦ ¦ль ¦ ¦
¦ ¦здав" ¦ ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Раздел II "Робота водія та автомобіля" ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Механик ¦строки 5 ¦Указывает соответственно показания спидометра и ¦
¦ ¦и 7 ¦фактическое время возвращения автомобиля в ¦
¦ ¦ ¦гараж (часы, минуты) и подписью подтверждает ¦
¦ ¦ ¦достоверность данных в строках 5 и 7, а также ¦
¦ ¦ ¦то, что автомобиль принят в технически ¦
¦ ¦ ¦исправном (неисправном) состоянии ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Оформленный таким образом путевой лист передают диспетчеру или другому ¦
¦ ответственному лицу для дальнейших расчетов транспортной работы, ¦
¦ стоимости услуг и заработной платы водителю ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ после передачи диспетчеру или другому ответственному лицу для ¦
¦ дальнейших расчетов транспортной работы ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ раздел IV "Результати роботи автомобіля" ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Таксировщик ¦графа 13 ¦определяют, исходя из общего пробега ¦
¦ (диспетчер, ¦"Витрати ¦автомобиля, нормы расхода горючего на пробег и ¦
¦ бухгалтер) ¦пального ¦коэффициента изменения нормы расходов в ¦
¦ ¦за ¦зависимости от условий эксплуатации автомобиля ¦
¦ ¦нормою" ¦ ¦
¦ +---------+-------------------------------------------------¦
¦ ¦графа 14 ¦равна сумме остатка горючего при выезде из ¦
¦ ¦"Витрати ¦гаража (строка 11, раздел III) и выданного ¦
¦ ¦пального ¦горючего (строка 10, раздел III) минус остаток ¦
¦ ¦фактично"¦горючего при возвращении автомобиля в гараж ¦
¦ ¦ ¦(строка 12, раздел III) ¦
¦ +---------+-------------------------------------------------¦
¦ ¦графа 15 ¦равна разнице между показаниями спидометра при ¦
¦ ¦"Загаль- ¦возвращении автомобиля в гараж (строка 5, ¦
¦ ¦ний ¦раздел II) и перед его выездом из гаража ¦
¦ ¦пробіг" ¦(строка 4, раздел II) ¦
¦ +---------+-------------------------------------------------¦
¦ ¦графа 16 ¦равна разнице между данными фактического ¦
¦ ¦"Час у ¦времени возвращения автомобиля в гараж (строка ¦
¦ ¦наряді" ¦7, раздел II) и выезда его из гаража (строка 6, ¦
¦ ¦ ¦раздел II) за минусом времени на обеденный ¦
¦ ¦ ¦перерыв водителя. Круглосуточные простои ¦
¦ ¦ ¦автомобиля из-за бездорожья, технических ¦
¦ ¦ ¦неисправностей и других подобных причин не ¦
¦ ¦ ¦учитывают ¦
¦ +---------+-------------------------------------------------¦
¦ ¦графа 17 ¦определяют согласно действующим расценкам на ¦
¦ ¦"Розраху ¦основании данных о результатах работы ¦
¦ ¦нок ¦автомобиля (графы 15 и 16) и подтверждают ¦
¦ ¦вартості ¦подписью лица, которое выполнило расчет ¦
¦ ¦послуг" ¦ ¦
¦ ¦графа 18 ¦ ¦
¦ ¦"Розраху ¦ ¦
¦ ¦нок ¦ ¦
¦ ¦зарплати ¦ ¦
¦ ¦водієві" ¦ ¦
+--------------------------------------------------------------------------¦
¦ Достоверность расчетов в путевом листе после их проверки подтверждает ¦
¦ подписью бухгалтер перевозчика ¦
+--------------------------------------------------------------------------+
Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля
Затверджено
наказом Держкомстату України
від 17 лютого 1998 р. N 74
Місце печатки (штампу)
підприємства
Подорожній лист службового легкового автомобіля
N
"__" ___ року
| коди | |
| Режим роботи водія _________________________________________ Автомобіль _________________________________________________ марка, державний номер, гаражний номер |
_____________________ _____________________ |
| Водій ______________________________________________________ прізвище, ім'я, по батькові; номер посвідчення водія |
_____________________ |
| колона ____________________ бригада ________________________ | _____________________ |
+---------------------------------------------------------+
¦ I. Завдання водієві ¦ III. Рух пального, літрів ¦
+---------------------------+-----------------------------¦
¦ У чиє ¦Час ¦ Час ¦ Марка ¦ 8 ¦ А-95 ¦
¦ розпорядження¦приб¦ виб ¦ пального ¦ ¦ ¦
¦ ¦уття¦ уття ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+----+-------+------------+------+---------¦
¦ 1 ¦2 ¦ 3 ¦ Код марки ¦ 9 ¦ - ¦
+--------------+----+-------+------------+------+---------¦
¦ ¦ ¦ ¦ Видано ¦ 10 ¦ 15 ¦
+--------------+----+-------+------------+------+---------¦
¦ ¦ ¦ ¦ Залишок: ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ при виїзді ¦ 11 ¦ 3 ¦
+--------------+----+-------+------------+------+---------¦
¦ ¦ ¦ ¦ при ¦ 12 ¦ 10 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ поверненні ¦ ¦ ¦
+--------------+----+-------+-----------------------------¦
¦ ¦ ¦ ¦ Заправник ¦
+---------------------------------------------------------+
+-----------------------------------+ прізвище, підпис
¦ II. Робота водія та автомобіля ¦ Водій за станом здоров'я до
+-----------------------------------¦ керування допущений
¦ Показання ¦ ¦ X ¦ Лікар _________________________________
¦ спідометра ¦ ¦ ¦ прізвище, підпис
+---------------+----------+--------¦
¦ при виїзді ¦ з 4 ¦ ¦ Виїзд дозволений
¦ гаража ¦ ¦ ¦ Механік _______________________________
+---------------+----------+--------¦ прізвище, підпис
¦ при поверненні¦ до 5 ¦ ¦
¦ гаража ¦ ¦ ¦ Автомобіль прийняв ____________________
+---------------+----------+--------¦ підпис водія
¦ Час фактичний ¦ ¦ X ¦
¦ при виїзді ¦ з 6 ¦ ¦ Автомобіль здав _______________________
¦ гаража ¦ ¦ ¦ підпис водія
+---------------+----------+--------¦ Автомобіль прийняв ____________________
¦ при поверненні¦ до 7 ¦ ¦ підпис механіка
¦ гаража ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+
Посвідчення водія перевірив, завдання видав ____________________________________________
підпис диспетчера
Зворотний бік типової форми N 3
+--------------------------------------------------------+
¦ IV. Результати роботи автомобіля ¦
+--------------------------------------------------------¦
¦ Витрати ¦Загаль¦ Час ¦Розраху-¦ Розрахунок ¦
¦ пального, л ¦ний ¦ у ¦ нок ¦ зарплати ¦
¦ ¦пробіг¦ наря¦вартості¦ водієві ¦
¦ ¦, км ¦ ді, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ год.¦ послуг ¦ ¦
+---------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦за нормою ¦ фактично ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+----------+------+-----+--------+------------¦
¦ 13 ¦ 14 ¦15 ¦ 16 ¦ 17 ¦ 18 ¦
+----------+----------+------+-----+--------+------------¦
¦ 6,8 ¦ 8 ¦ 76 ¦10(08¦ за ¦за ¦7,80 ¦
¦ ¦ ¦ ¦) ¦ пробіг ¦пробіг¦ ¦
+----------+----------+------+-----+--------+------+-----¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ за ¦за ¦19,50¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ час у ¦час у ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ наряді ¦наряді¦ ¦
+----------+----------+------+-----+--------+------+-----¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Всього ¦Всього¦27,30¦
+--------------------------------------------------------+
Особа, що користувалася автомобілем ______________________________________________________________________________________
підпис, печатка (штамп)
Особливі відмітки _______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________
Бухгалтер ________________________ підпис
Таксувальник _____________________підпис
"Все о бухгалтерском учете" N 43(796), 14 мая 2002 г.
Подписной индекс 35200