Автомобіль на підприємстві.

Порядок заповнення транспортної документації

1. Постанова Ради Міністрів Української РСР від 27 червня 1969 р. N 401 "Про Статут автомобільного транспорту УРСР" - Статут.

2. Наказ Міністерства транспорту України "Про затвердження Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні" від 14 жовтня 1997 року N 363 - Правила 363.

3. Наказ Міністерства статистики України, Міністерства транспорту України від 7 серпня 1996 року N 228/253 "Про затвердження інструкції про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи" - інструкція 228.

4. Постанова Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. N 116 "Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" - Порядок N 116.

5. Наказ Міністерства транспорту України "Про затвердження Положення про робочий час і час відпочинку водіїв автотранспортних засобів" від 17 січня 2002 року N 18 - Положення 18.

6. Кодекс України про адміністративні правопорушення 7 грудня 1984 року N 8073-X - КпАП.

7. Кримінальний Кодекс України 5 квітня 2001 року N 2341-111 -ККУ.

Спочатку нагадаємо, що відповідно до п. 5.3.9 Закону N 283 не можна віднести до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення податкового обліку.

В свою чергу, для первинного обліку обсягів перевезених вантажів і транспортної роботи автомобільного транспорту підставою для списування товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача, а також для виконання розрахунків між перевізниками і замовниками автомобільного транспорту застосовуються такі типові форми єдиної первинної транспортної документації:

- подорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні типова форма N 1 (міжнародна);

- подорожній лист вантажного автомобіля - типова форма N 2 (що діє у межах України);

- товарно-транспортна накладна - типова форма N 1-ТН;

- талон замовника - типова форма N 1-ТЗ (при роботі автомобіля за погодинною формою оплати транспортних послуг).

Нагадаємо що відповідно до Рішення Державного Комітету України з питань розвитку підприємництва від 16 жовтня 1998 року N 17-02/10 "Про необхідність усунення порушень вимог Указу Президента України від 03.02.98 N 79/98 "Про усунення обмежень, що стримують розвиток підприємницької діяльності" Мінтрансом України та Держкомстатом України" зазначені типові форми транспортної документації не є формами суворої звітності (далі - Рішення ). Але згідно з Правилами 363 основними документами на перевезення вантажів є товарно-транспортні накладні та дорожні листи вантажного автомобіля. А відповідно до п. 11.2 зазначених Правил товарно-транспортні накладні і дорожні листи вантажного автомобіля належать до документів суворої звітності. Отже і виходить явне протиріччя законодавства - один документ відміняє сувору звітність для товарно-транспортних накладних і дорожних листів вантажного автомобіля (Рішення), а інший не менш важливий документ (Правила), говорять про те, що ці документи все ж таки є документами суворої звітності. Якщо звернутися до Статуту, що є чинним на сьогоднішній день, то можна прочитати таке: "товарнотранспортна накладна є єдиним документом для списання товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника, оприбуткування їх у вантажоодержувача, а також для складського, оперативного та бухгалтерського обліку. Облік транспортної роботи і розрахунки за перевезення провадяться виключно на підставі шляхових листів та прикладених до них товарно-транспортних накладних" (ст. 47 Статуту).

Отже, з цього всього нагромадження нормативних документів можна зробити єдиний висновок - транспортна документація, не є документацією суворої звітності, але її використання необхідне і обов'язкове всіма підприємствами незалежно від форм власності.

I тому, тепер є можливість виготовляти їх самостійно - на комп'ютері, вручну або за допомогою ксероксу. Крім того, облік цих документів не потрібно вести на за балансовому рахунку, та за втрату такого бланку законодавством не передбачена відповідальність. Хоча, якщо комплект бланків все ж придбавався у продавця, то за втрату такого комплекту може бути передбачена відповідальність згідно Порядку 116 - в подвійному розмірі їх вартості з урахуванням індексу інфляції.

1. Подорожній лист вантажного автомобіля - типова форма N 2
(що діє у межах України)

Згідно з Правилами 363 Подорожній лист вантажного автомобіля є документом, без якого перевезення вантажів не допускається (п. 11.3.)- Перш ніж перейти до детального опису порядку заповнення Подорожнього листа вантажного автомобіля, необхідно зазначити, що Подорожні листи типових форм, N 2 видаються:

- тільки на один робочий день (зміну). На більший строк подорожні листи типової форми N 2 видаються у випадках, коли водій виконує перевезення вантажів у міжміському сполученні понад одну добу;

- тільки за умови повернення водієм подорожнього листа за минулий день роботи. Заповнення подорожнього листа типової форми N 2 проводиться у такій послідовності.

1. Як правило перші дії по заповненню подорожнього листа здійснює диспетчер. Якщо такого спеціаліста на підприємстві не має, то заповнення здійснює інша уповноважені на це особа, зокрема бухгалтер. Для економії часу читача, не будемо наводити весь текст необхідних записів в строчках подорожнього листа типової форми N 2, нагадаємо тільки що він має відповідати п. 3.2.1. інструкції 228. Але все ж заповнюючи цей лист, бухгалтер чи інша відповідальна особа до видачі його на руки водію, має заповнити графу 10 "Залишок при виїзді" у розділі "Рух пального". Так в цій графі 10 необхідно зафіксувати показання про залишок пального при виїзді автомобіля за даними попереднього подорожнього листа, та визначити загальну кількість пального, що видано водію при виїзді (знаходиться в баках автомобіля).

2. Далі після видачі подорожнього листа на руки водію, на його зворотній стороні у розділі "Паливо" необхідно зазначити кількість палива та мастила (дизельне, бензин, мастило) для виконання завдання по перевезенню. і ці ж дані також потрібно занести у відповідні графи рядка "залишок при виїзді". Крім того в графі 5 "Показання спідометра", необхідно зафіксувати показання спідометра при виїзді автотранспорту із гаража.

3. Після повернення водія із рейсу він має здати подорожній лист диспетчеру, бухгалтеру, чи іншій уповноваженій на це особі. При цьому, в подорожньому листі потрібно також зазначити показання спідометра та витрати пального, по графі 5 "Показання спідометра", по строчці "Повернення до гаража" та по графі "Залишок при поверненні" по розділу "Рух пального, літрів ".

Приклад заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля - типової форми N 21 (Додаток 1)

Вихідні дані:

1. Дата виписки подорожнього листа - 11.03.2002р.

2. Автомобіль - ГАЗ-53, за номером 32-456 КХ.

3. Водій - Пилипко Григорій Миколайович.

4. Виїзд із гаража - 10 год, 30 хв.

5. Повернення до гаража 17 год, 30 хв.

6. Відстань до пункту призначення 22 км.

7. На початок дня кількість пального складала 5л.

8. Кількість пального що видано для поїздки 30л.

9. Марка пального - Бензин А-76.

10. Відпуск дозволив - бухгалтер/диспетчер Галина Федоренко.

2. Товарно-транспортна накладна (типова форма N 1-ТН)

Спочатку нагадаємо читачам, що товарно-транспортна накладна (ТН) не є документом суворої звітності, тому виготовити ви її можете самостійно, відповідно до потреб вашого підприємства. Але, якщо якихось особливих вимог до ТН у вас не має, можете скористатися типовою формою, що наведена в інструкції 228. Отже, відповідно до згаданої інструкції ТН є первинним документом, що є підставою для списування товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника. Крім того, вона є і первинним документом для оприбуткування їх у вантажоодержувача. Одночасно вона являється і документом, що є підставою для складського, оперативного і бухгалтерського обліку. Необхідно також зазначити, що ТН оформляти потрібно окремо на кожну поїздку автомобіля, а також і для кожного вантажоодержувача. Крім того, бажано виписувати її у чотирьох примірниках (для товарних операцій). Адже, перший примірник залишається у вантажовідправника. Саме він і є підставою для списування товарно-матеріальних цінностей у підприємства. А другий, третій і четвертий примірники ТН, передають водію вантажовідправника. Водій по прибуттю до місця призначення передає другий примірник ТН вантажоодержувачу. Якраз другий примірник буде підставою для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей уже у підприємства - одержувача.

Але є ще третій і четвертий примірники. Вони необхідні в тому випадку, коли, перевізником є третя особа. Тобто, третій і четвертий примірники, водій передає перевізнику. Третій примірник, є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг (перевізник надсилає його замовнику автотранспорту для оплати за перевезення). А четвертий примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водію.

Необхідно також зазначити, що другий, третій і четвертий примірники, завіряються і підписами і печатками (штампами) вантажовідправника. Крім того, третій і четвертий примірники, ще й додатково завіряються і підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача.

Товарно-транспортну накладну можна виписувати у трьох примірниках, для тих вантажів, які мають нетоварний характер (тобто їх облік проводиться шляхом заміру, зважування, геодезичного заміру і т. і). При цьому перший примірник також залишається у вантажовідправника. Він призначається для обліку виконаних обсягів перевезень. А другий і третій примірники водій передає перевізнику. Другий примірник, є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг. А третій примірник додається до подорожнього лис- та, і одночасно є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві. При заповненні товарне - транспортної накладної необхідно запам'ятати кілька особливостей. По перше порядок заповнення ТН має відповідати п. 3.5. "Заповнення товарно-транспортної накладної типової форми N 1-ТН" інструкції 228. По друге товарно-транспортна накладна оформляється під копіювальний папір на кожну партію вантажу. По третє, у рядку "Відпуск дозволив" необхідно вказати дані посадової особи, яка несе відповідальність за відвантаження товарно-матеріальних цінностей. Своїм підписом вона повинна засвідчити достовірність зроблених записів і дозволити відправку вантажу.

Приклад заповнення товарно-транспортної накладної у замовника (типова форма N 1- ТН) (Додаток 2)

Вихідні дані.

1. Дата виписки ТН - 11. 03. 2002 р.

2. Автопідприємство - АТ "Пролісок".

3. Вантажовідправник- магазин - склад "СТК".

4. Вантажоодержувач - магазин "Зоря".

5. Пункт навантаження - м. Київ. вул. Мілютен-ка 12, склад N 4.

6. Пункт розвантаження - м. Київ. вул. Григо-ренко 17.

7. Відомості про вантаж: 1. Взуття шкіряне, - 100 пар 2. Взуття шкіряне, - 200 пар 3. Взуття шкіряне, - 300 пар

8. Всього відпущено товару на суму 15000 грн.

9. Відпуск дозволив - бухгалтер Галина Федоренко.

Про відповідальність службових осіб за порушення робочого часу
водіїв та часу відпочинку

Згідно з п.7.4. Положення 18 особи, винні в порушенні встановленого режиму праці і відпочинку водіїв, несуть відповідальність згідно із законодавством України. Для того, щоб визначити конкретно хто і яку відповідальність несе за порушення режиму роботи водія, необхідно звернутися до КпАП. Відповідно до його ст. 41 посадові особи підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та громадяни - суб'єкти підприємницької діяльності винні в порушенні вимог законодавчих та інших нормативних актів про охорону праці притягуються до відповідальності у вигляді штрафу в розмірі від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. А на працівників за таке порушення може бути накладено штраф у розмірі від двох до п'яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Крім того і ККУ передбачена відповідальність за порушення вимог законодавства про охорону праці.

Зокрема, відповідно до ст. 271 ККУ порушення вимог законодавчих та інших нормативно-правових актів про охорону праці службовою особою підприємства, установи, організації або громадянином - суб'єктом підприємницької діяльності, якщо це порушення заподіяло шкоду здоров'ю потерпілого карається штрафом до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або виправними роботами на строк до двох років, або обмеженням волі на той самий строк. А у випадку, якщо порушення законодавства про охорону праці спричинили загибель людей або інші тяжкі наслідки - то таке порушення карається виправними роботами на строк до двох років або обмеженням волі на строк до п'яти років. Крім того, таке порушення може бути покарано і позбавленням волі на строк до семи років, з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до двох років або без такого.
________________________________________
Заповнення подорожнього листа службового легкового автомобіля - типової форми N 3 проводиться аналогічно.

"Київский бухгалтер" N 17(71), червень 2002 р. Підписний індекс 22259