ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ УКРАЇНИ

НАКАЗ
N 67 від 11.11.99
м.Київ

Зареїстровано
в Міністерстві юстиції України
29 листопада 1999 р. за N 816/4109

Про затвердження Порядку здійснення централізованого
державного обліку документів історико-культурної
спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів
іноземного походження, що стосуються історії України

Відповідно до статті 17 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ) НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок здійснення централізованого державного обліку документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України (додається).

2. Зазначений документ направити центральним державним архівам України, галузевим державним архівам, Державному архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державним архівам областей, мм. Києва і Севастополя, Міністерству культури і мистецтв України, Національній академії наук України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду Г.П.Рижкову.

Начальник Головного управління Р.Я.Пиріг

Затверджено
Наказ Головного архівного
управління України
11.11.99 N 67

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
29 листопада 1999 р. за N 816/4109

Порядок
здійснення централізованого державного обліку
документів історико-культурної спадщини, що
знаходяться за кордоном, та документів іноземного
походження, що стосуються історії України

1. Цей порядок, розроблений відповідно до ст.17 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ), визначає здійснення централізованого державного обліку документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

2. Централізованому державному обліку підлягають усі види зазначених документів з паперовою основою, плівковими та іншими носіями незалежно від форм власності.

3. Виявлення документів здійснюється:

на підставі міжвідомчих міжнародних угод про співробітництво в галузі архівної справи;

в процесі дослідницької роботи працівників державних архівних установ у архівах за кордоном;

у ході тематичного виявлення інформації про документи, що стосуються історії України, на бібліографічному рівні (вивчення науково-інформаційних та науково-довідкових видань).

4. Роботу щодо виявлення та обліку зазначених документів здійснюють центральні державні архіви, галузеві державні архіви, державні архівні установи Автономної Республіки Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя.

5. Документи, виявлені під час закордонних відряджень або за довідниками та іншими науково-інформаційними виданнями, описуються на картках централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки встановленого зразка (додаток).

6. Документи, а також копії архівних документів, у т.ч. на правах оригіналу, юридичних та фізичних осіб, що надійшли з-за кордону на підставі міжнародних угод про співробітництво в галузі архівної справи, шляхом придбання на аукціоні, тендері, за договорами купівлі-продажу, дарування, за заповітом, підлягають фондуванню, описуванню та державному обліку згідно з чинним законодавством.

7. Картки централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки складаються у двох примірниках. Один примірник облікової картки постійно зберігається в державній архівній установі за місцем її складання.

Другий примірник облікової картки державні архівні установи разом із відомостями про зміни у складі та обсязі фондів подають до Головархіву України, який створює банк даних "Зарубіжна архівна україніка" (далі - ЗАУ). Картки цих документів повинні мати у правому верхньому куті позначку "ЗАУ".

8. Керівництво та контроль за централізованим державним обліком документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, здійснює Головархів України через Центральний фондовий каталог (далі - ЦФК).

9. Картки в ЦФК ведуться окремо для кожного центрального державного архіву, Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архіву області, міст Києва та Севастополя.

10. Цей Порядок може бути застосований також у процесі виявлення документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, якщо таке виявлення здійснюється, представниками інших установ, підприємств і організацій та громадянами.

Додаток
до пункту 5 Порядку здійснення централізованого
державного обліку документів історико-культурної
спадщини, що знаходяться за кордоном, та
документів іноземного походження, що стосуються
історії України

Картка
централізованого державного обліку документів
зарубіжної архівної україніки

     ------------------------------------------------------------------
     1. Країна            |2. Назва архіву,        |3. Шифр документа |
                          |   його належність      |                  |
     ---------------------+------------------------+------------------|
     ---------------------+------------------------+------------------|
     ---------------------+------------------------+------------------|
     4. Дата створення    |5. Заголовок документа  |6. Назва          |
        документа         |                        |   фондоутворювача|
     ---------------------+------------------------+------------------|
     ---------------------+------------------------+------------------|
     ---------------------+------------------------+------------------|
     7. Обсяг одиниці     |8. Джерело надходження  |9. Мова документа |
        обліку            |                        |                  |
     ---------------------+------------------------+------------------|
     ---------------------+------------------------+------------------|
     ---------------------+------------------------+------------------|
     -----------------------------------------------------------------|
                        10. Короткий зміст документа                  |
     -----------------------------------------------------------------|
     -----------------------------------------------------------------|
     -----------------------------------------------------------------|
     -----------------------------------------------------------------|
     11. Правовий статус документа   |  12. Умови доступу до документа|
     --------------------------------+--------------------------------|
     --------------------------------+--------------------------------|
     --------------------------------+--------------------------------|
     13. Умови репродукування        |  14. Фізичні характеристики    |
     --------------------------------+--------------------------------|
     --------------------------------+--------------------------------|
     --------------------------------+--------------------------------|
     15. Примітки                    |  16. Посада, підпис укладача   |
                                     |      картки, дата та місце     |
                                     |      складання                 |
     --------------------------------+--------------------------------|
     --------------------------------+--------------------------------|
     --------------------------------+--------------------------------|
     ------------------------------------------------------------------