Удержания из заработной платы: как и что можно удерживать

В настоящее время в условиях недостатка оборотных средств, и в частности денежных средств у предприятий, последние предпочитают выплату заработной платы в денежной форме свести до минимума. Достигается это путем удержаний из заработной платы в счет погашения каких-либо видов задолженности работника. Удержания из заработной платы могут также осуществляться независимо от решения или желания предприятия либо работника в случаях, предусмотренных законодательством. При осуществлении удержаний из заработной платы необходимо руководствоваться Кодексом законов о труде, Законом "Об оплате труда", другими законами, регулирующими отношения между предприятием и его работниками.

Удержания из заработной платы можно объединить в несколько групп:

- обязательные удержания в соответствии с действующим законодательством;

- удержания излишне начисленной и выплаченной заработной платы по вине работников бухгалтерии или других служб;

- удержания по заявлению работника;

- удержания по распоряжению владельца или уполномоченного им органа;

- удержания по решению суда.

К обязательным удержаниям относятся подоходный налог, сбор на социальное, в том числе пенсионное, страхование и на случай безработицы, которые производятся в порядке и размерах, установленных соответствующими законами. Никакие дополнительные приказы или распоряжения со стороны администрации или работника при этом не предусмотрены.

Однако во всех остальных случаях удержания из заработной платы могут быть произведены только при наличии тех или иных документов, являющихся основанием для удержания.

Рассмотрим эти случаи.

1. Если вследствие счетной ошибки бухгалтера или другого должностного лица предприятия излишне начислена и выплачена заработная плата, такая ошибка может быть исправлена путем удержания излишне начисленной суммы из заработка следующего месяца. При этом необходимо соблюдать такие правила:

- основанием для исправления ошибки должен быть соответствующий распорядительный документ, подписанный руководителем, изданный на основании служебной (объяснительной) записки, в которой излагается суть ошибки и правильный вариант оплаты, соответствующий действительному положению дел. Этот документ составляется тем работником, который допустил ошибку (ошибся при подсчете, неправильно заполнил табель, предоставил лишние дни отпуска, неправильно указал тариф и т.д.);

- удержание излишне начисленной к выплате суммы можно производить только в течение одного месяца от момента переплаты (ст. 127 КЗоТ); после истечения этого срока допущенная переплата может быть удержана только с письменного согласия работника или возмещается за счет виновного лица, допустившего ошибку, а при отсутствии такового - за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия;

- размер удержания не может превышать 20% от начисленного заработка того месяца, в котором производится удержание (ст. 126 КЗоТ), однако по письменному заявлению работника эта сумма может быть и больше.

2. Удержания по заявлению работника могут быть самые разнообразные. Это различные перечисления за квартплату, на лицевой счет в сберегательную кассу (как свой, так и другого лица), на добровольное страхование, за товары и услуги, приобретенные на данном или другом предприятии. Разновидностью таких удержаний является также погашение беспроцентной ссуды, полученной на предприятии, и стоимости форменной одежды.

В бухгалтерском учете при этом производятся записи:

Д70 "Расчеты по оплате труда" - К76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на суммы, удержанные из зарплаты для перечисления на другие счета;

Д70 "Расчеты по оплате труда" - К73 "Расчеты с рабочими и служащими по другим операциям" - на суммы погашения ссуды или стоимости форменной одежды.

Общим требованием для таких удержаний является письменное заявление или обязательство работника, в котором указаны сроки и суммы удержаний, а также реквизиты получателя, если таковым является не само предприятие.

Обращаем внимание на то, что выплата заработной платы товарами также должна быть оформлена как погашение задолженности работника за приобретенные на предприятии ценности. Для этого работник представляет заявление, в котором он просит отпустить ему определенные товары на определенную сумму и произвести их оплату путем удержания стоимости из заработной платы в течение определенного периода.

В бухгалтерском учете отпуск товаров оформляется как реализация (Д76, 62 - К46), а удержания из зарплаты - как оплата реализованных товаров (Д70 К76, 62).

3. По решению собственника или уполномоченного им лица из заработной платы могут быть произведены удержания в случае нанесения предприятию материального ущерба, если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника (ст. 136 КЗоТ).

Материальный ущерб может быть нанесен предприятию в результате недобросовестного выполнения трудовых обязанностей, нарушения дисциплины, норм законодательства, распоряжений администрации или умышленных противоправных действий. Для того, чтобы определить наличие связи между действиями работника и причиненным ущербом, создается специальная комиссия или назначается экспертиза. На основании их выводов руководитель предприятия должен издать приказ или распоряжение о взыскании материального ущерба с виновного лица. Работник, признанный виновным, должен быть ознакомлен с таким приказом и в случае несогласия имеет право обратиться с обжалованием этого решения в комиссию по трудовым спорам или в суд.

Следует иметь в виду, что возмещение ущерба работником в полном размере может иметь место только в случаях, предусмотренных ст. 134 КЗоТ а именно:

- если между предприятием и работником заключен письменный договор о полной материальной ответственности за переданные ему материальные и другие ценности; при этом необходимо знать, что договор о полной материальной ответственности правомочен лишь в том случае, если он заключен с работником, который занимает должность или выполняет обязанности, занимая должность, предусмотренную Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. N 447/24 "Об утверждении перечня должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им на сохранение, обработку, продажу (отпуск), перевозку или использование в процессе производства, а также Типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности";

- если ценности получены подотчет по разовым поручениям или другим разовым документам (в том числе на командировки и хозяйственные нужды);

- если ущерб причинен в результате действий, имеющих признаки деяний, преследуемых в уголовном порядке;

- если ущерб причинен работником, находящимся в нетрезвом состоянии;

- если ущерб нанесена результате недостачи, умышленного уничтожения или порчи материальных ценностей, в том числе при их изготовлении, а также инструмента, измерительных приборов, спецодежды и других предметов, выданных работнику в пользование;

- если полная материальная ответственность за ущерб, нанесенный в процессе выполнения работником своих производственных обязанностей, предусмотрена действующим законодательством;

- если ущерб нанесен не при выполнении служебных обязанностей;

- если должностное лицо виновно в незаконном увольнении работника или переводе его на другую работу.

Во всех других случаях к удержанию предъявляется сумма фактического материального ущерба, но не выше среднемесячного заработка работника.

Размер ущерба, причиненного порчей или недостачей материальных и валютных ценностей, определяется в соответствии с Законом Украины от 06.06.95 г. "Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищениями, уничтожением (порчей), недостачей или утерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей" и Порядком определения размера убытков от хищений, недостач, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденным постановлением КМ Украины от 22.01.96 г. N 116. Согласно этим документам, размер ущерба, подлежащий возмещению виновным лицом, определяется исходя из фактической балансовой стоимости таких ценностей в кратном исчислении. Разница между фактическим ущербом и удержанной с виновного лица суммой подлежит перечислению в бюджет.

Материальным ущербом считаются также выданные в подотчет денежные средства, по которым в установленные сроки не предоставлен авансовый отчет или не произведен возврат полученных сумм в кассу предприятия (напоминаем, в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 02.02.95 г. в редакции от 13.10.97 г. с последующими изменениями и дополнениями, отчеты или возврат неиспользованных средств должны быть предоставлены на следующий день в случае выдачи денег на хозяйственные расходы, в течение трех дней после возвращения из командировки, в течение 10 дней в случае получения денег на заготовку сельхозпродукции, вторсырья и металлолома). Такие суммы, если они не превышают среднемесячного заработка, подлежат удержанию в полном размере из заработной платы по распоряжению собственника или уполномоченного им лица. В тех случаях, когда подотчет выданы средства в иностранной валюте, ущерб определяется в трехкратном размере от выданной суммы в пересчете в гривни по курсу НБУ на день погашения задолженности.

При удержании ущерба из зарплаты необходимо придерживаться установленных законодательством сроков:

- между датой выявления причиненного ущерба и датой издания распоряжения об удержании ущерба - не более двух недель;

- между датой уведомления работника о распоряжении и датой фактического удержания - не менее семи дней.

Если сумма ущерба окажется выше среднемесячной зарплаты работника, то предприятию следует обращаться с иском в суд.

4. По решению суда осуществляются удержания из заработной платы:

- алиментов или иных выплат в пользу физических лиц согласно исполнительной надписи;

- материального ущерба, причиненного работником предприятию, если сумма такого ущерба превышает среднемесячную заработную плату виновного лица.

Размер и порядок удержания в этих случаях определяется исполнительной надписью.

Если виновное лицо дает согласие на возмещение ущерба без передачи дела в суд, удержания производятся на основании его письменного заявления.

И еще один важный момент: сумма удержаний из заработной платы согласно исполнительным листам и по распоряжению администрации при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% от суммы, причитающейся к выплате, а в случаях, предусмотренных специальным законодательством (например, алиментов), а также при осуществлении удержаний по нескольким исполнительным надписям - 50% от суммы, причитающейся к выплате.

Ниже приводим схему бухгалтерских проводок при отражении возмещения ущерба путем удержаний из заработной платы, при этом применяем такие балансовые счета:

05 "Материалы", 41 "Товары", 20 "Основное производство", 70 "Расчеты по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 68 "Расчеты с бюджетом", 72 "Расчеты по возмещению материального ущерба", 80 "Прибыли и убытки", 83/3 "Доходы будущих периодов", субсчет "Разница между учетными и розничными ценами по недостающим товарно-материальным ценностям", 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Д70 - К71 - удержание сумм, выданных подотчет;

Д84 - К05, 41, 20 (или другие счета, на которых числилась стоимость недостающих или испорченных ценностей) - сумма ущерба, причиненная в результате брака, порчи или недостачи ценностей по учетным ценам;

Д72 - К84 - сумма ущерба в пределах фактической балансовой стоимости, которая отнесена на расчеты с виновными лицами;

Д72 - К83/3 - сумма разницы между фактическим размером ущерба и оценкой убытка в кратном размере в соответствии с законодательством, которая отнесена на расчеты с виновными лицами;

Д70 - К72 - удержания из заработной платы в счет возмещения ущерба виновным лицом;

Д83/3 - К80 - возмещение фактических убытков предприятия;

Д83/3 - К68 - расчеты с бюджетом после погашения предприятием своих убытков.