СЛУЖБА БЕЗПЕКИ УКРАЇНИ
Центральне управління

НАКАЗ
10.04.2018 N 532

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
03 травня 2018 р. за N 546/31998

Про затвердження Інструкції про порядок розгляду
в Службі безпеки України звернень громадян

Відповідно до статей 10, 13 Закону України "Про Службу безпеки України", Законів України "Про звернення громадян", "Про запобігання корупції", "Про статус народного депутата України" та з метою вдосконалення роботи з розгляду звернень громадян в системі Служби безпеки України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду в Службі безпеки України звернень громадян, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Служби безпеки України від 27 січня 2005 року N 44 "Про затвердження Інструкції про порядок розгляду в Службі безпеки України звернень громадян", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 16 лютого 2005 року за N 240/10520 (зі змінами).

3. Начальникам Управління правового забезпечення та Управління режиму, документального забезпечення і контролю Служби безпеки України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Голова Служби генерал армії України В. Грицак

Затверджено
Наказ Центрального управління
Служби безпеки України
10.04.2018 N 532

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
03 травня 2018 р. за N 546/31998

Інструкція
про порядок розгляду в Службі безпеки України звернень громадян

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає порядок розгляду і вирішення пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) та скарг громадян (далі - звернення), контролю за їх виконанням, а також прийому громадян України (далі - громадяни) у Центральному управлінні (далі - ЦУ), регіональних органах, органах військової контррозвідки, навчальних, наукових, науково-дослідних та інших закладах і установах Служби безпеки України (далі - СБ України), Штабі Антитерористичного центру при СБ України (далі - підрозділи ЦУ, органи, заклади, установи СБ України).

2. Дія цієї Інструкції не поширюється на порядок розгляду звернень, встановлений Кримінальним процесуальним кодексом України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом законів про працю України, Кодексом адміністративного судочинства України, законодавством про захист економічної конкуренції та Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про доступ до судових рішень", "Про запобігання корупції".

II. Вимоги до звернень

1. У СБ України відповідно до Закону України "Про звернення громадян" розглядаються звернення (фізичних осіб), подані в усній чи письмовій формі на особистому прийомі, надіслані через електронні поштові скриньки, засобами телефонного (крім факсимільного) або поштового зв’язку.

Звернення може бути подано особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).

2. У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, контактний номер телефону (за наявності), суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення друкується або пишеться від руки розбірливо і чітко, адресується Голові СБ України або його заступнику (далі - керівництво СБ України), підрозділам ЦУ, органам, закладам, установам СБ України із зазначенням дати та підписується заявником.

В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

3. Письмове звернення без зазначення місця проживання заявника, не підписане автором (авторами), а також таке, зі змісту якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає, крім випадків:

звернень, які містять інформацію щодо протиправних дій співробітників-військовослужбовців або працівників СБ України;

повідомлень громадян, що містять відомості, які належать до повноважень СБ України;

повідомлень, про порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції", якщо наведена в них інформація стосується конкретної особи, містить фактичні дані, які можуть бути перевірені.

Таким зверненням присвоюється реєстраційний індекс "АН" з порядковим номером і вони розглядаються відповідними підрозділами ЦУ, органами, закладами, установами СБ України.

4. Анонімне повідомлення про порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції" підлягає перевірці у строк не більше п’ятнадцяти днів від дня його отримання. Якщо у зазначений строк перевірити інформацію, що міститься у повідомленні, неможливо, керівник відповідного підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України або особа, яка виконує його обов’язки, продовжує строк розгляду повідомлення до тридцяти днів від дня його отримання.

5. У разі визнання звернення анонімним складається висновок, який затверджує начальник (керівник) підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України.

Такі звернення після реєстрації разом із висновком долучаються до відповідної номенклатурної справи відповідного режимно-секретного підрозділу (далі - РСП).

III. Організація прийому громадян

1. Громадяни мають вільний доступ до приміщень, у яких здійснюється прийом громадян. Ці приміщення забезпечуються умовами для подання звернень громадянами з обмеженими фізичними можливостями (доступ до приміщень обладнано пандусами).

На вході до таких приміщень розміщуються вивіска "Приймальня (найменування органу)", на видному місці - стенд із режимом роботи приймальні, графік прийому посадових осіб та порядок прийому громадян, а також поштова скринька (із захистом від несанкціонованого доступу) виключно для надсилання скарг Голові СБ України з повідомленнями щодо можливих порушень законодавства України з боку окремих співробітників-військовослужбовців та працівників СБ України (далі - поштова скринька).

2. Усні звернення викладаються на особистому прийомі щодня з 09:00 до 18:00 (перерва з 13:00 до 14:00), крім вихідних, неробочих та святкових днів, або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені номери телефонів та записуються відповідним співробітником СБ України підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України.

Приймання письмових звернень у неробочий час, вихідні та світкові дні в ЦУ СБ України здійснюється черговими співробітниками Управління оперативного чергування та охорони СБ України.

У регіональних органах СБ України графік та порядок прийому звернень громадян у структурних підрозділах (у тому числі в міських, міжрайонних, районних відділах) визначаються окремим наказом цього органу.

3. Номер телефону відділу розгляду звернень громадян (Приймальня СБ України) Управління режиму, документального забезпечення і контролю СБ України (далі - Приймальня СБ України), поштова адреса місцезнаходження органу, закладу, установи СБ України, номери засобів зв’язку (чергового, приймальні громадян, телефону довіри), адреси офіційних веб-сайтів чи електронної пошти, у тому числі для листування (прийому електронних звернень), розклад роботи, графік прийому громадян керівництвом СБ України та органів, закладів, установ СБ України (керівником та заступниками) оприлюднюються на офіційному сайті СБ України.

4. Порядок проведення особистого прийому громадян визначається відповідно до Порядку проведення особистого прийому громадян у Службі безпеки України, затвердженого наказом Центрального управління Служби безпеки України від 13 серпня 2015 року N 521, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03 вересня 2015 року за N 1049/27494.

5. На вимогу заявника усні повідомлення під час особистого прийому оформляються письмово згідно зі зразком, наведеним у додатку 1 до цієї Інструкції співробітником СБ України, який проводить прийом громадян, засвідчуються підписом заявника та розглядаються у тому самому порядку, що й письмові звернення громадян.

IV. Поштові скриньки

1. Поштові скриньки опечатуються в ЦУ СБ України керівником Приймальні СБ України або особою, яка виконує його обов’язки, а в органах, закладах, установах СБ України - начальником РСП або особою, яка виконує його обов’язки.

2. Виймання кореспонденції в органах, закладах, установах СБ України здійснюється щотижня начальником РСП або особою, яка виконує його обов’язки, без ознайомлення з її змістом. Звернення, адресовані Голові СБ України, запаковуються в окремий пакет, опечатуються та надсилаються (щопонеділка) до Приймальні СБ України.

3. Отримана кореспонденція після реєстрації та попереднього розгляду в Приймальні СБ України подається (щосереди) начальнику Апарату Голови СБ України для доповіді Голові СБ України або особі, яка виконує його обов’язки.

V. Приймання звернень

1. Звернення, оформлені належним чином і подані відповідно до вимог законодавства України, підлягають обов’язковому прийняттю, реєстрації та розгляду.

2. Звернення, отримані за допомогою мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронні звернення), які належать до повноважень СБ України, перед реєстрацією роздруковуються. У разі якщо звернення містить додатки, воно може передаватися до відповідного підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України в електронному вигляді з відповідними відмітками в реєстраційно-контрольних картках (додаток 2).

3. При отриманні звернення за допомогою засобів телефонного зв’язку у разі, якщо заявник застосовує ненормативну лексику, вдається до образ, а також, якщо його звернення не містить інформації, що належить до повноважень СБ України, співробітник СБ України має право припинити спілкування з ним після надання заявникові відповідних роз’яснень.

4. Заяви про кримінальне правопорушення приймаються в порядку, визначеному Інструкцією про порядок приймання, реєстрації та розгляду в Службі безпеки України заяв і повідомлень про вчинені кримінальні правопорушення, затвердженою наказом Центрального управління Служби безпеки України від 16 листопада 2012 року N 515, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 04 грудня 2012 року за N 2022/22334.

VI. Реєстрація звернень

1. Звернення, адресовані керівництву СБ України, реєструють у Приймальні СБ України в день їх надходження та після попереднього розгляду доповідають про них керівництву СБ України співробітники Приймальні СБ України.

Звернення, адресовані безпосередньо підрозділам ЦУ, органам, закладам і установам СБ України, реєструють та надають керівникам цих підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України співробітники відповідних РСП у день їх надходження.

2. Звернення реєструються в автоматизованій системі, в разі її відсутності - у картковій або журнальній формі в день їх надходження.

3. Реєстраційний індекс звернення проставляється у реєстраційному штампі із зазначенням дати надходження. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, що надійшло, наприклад "Д-401".

На письмових зверненнях забороняється вчиняти резолюції, написи.

4. Інформація про результати розгляду звернень вноситься до облікових форм співробітником відповідного РСП підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України.

VII. Попередній розгляд звернень

1. Якщо питання, порушене у зверненні, не належить до повноважень СБ України, воно в строк не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному державному органу чи посадовій особі, а електронне звернення (за можливості) - засобами телекомунікації (електронною поштою), про що повідомляється громадянину, який подав це звернення, із посиланням на відповідні норми законодавства. Такі звернення, у тому числі й ті, що надійшли від державних органів керівництву СБ України (за винятком звернень, пересланих до СБ України народними депутатами України, Верховною Радою України, Адміністрацією Президента України чи Секретаріатом Кабінету Міністрів України), пересилаються за належністю за підписом начальника Приймальні СБ України або особи, що виконує його обов’язки.

2. Звернення, що надійшли до ЦУ СБ України з регіонів України без розгляду порушених питань на місцях, надсилаються, за винятком скарг на дії співробітників-військовослужбовців або працівників СБ України, на розгляд до відповідних регіональних органів СБ України за підписом начальника Приймальні СБ України або особи, що виконує його обов’язки.

3. Звернення щодо грошового забезпечення (зарплати), утримань з грошового забезпечення (зарплати) за рішенням суду, сплати страхових внесків, перерахування аліментів та інших утримань, обчислення вислуги років на пенсію, надання інформації до Пенсійного фонду України, перерахунку пенсій, виплати одноразової грошової допомоги у разі встановлення інвалідності, компенсаційних виплат, працевлаштування чи проходження служби в СБ України, навчання в навчальних закладах СБ України, медичного забезпечення, отримання архівних матеріалів та доступу до архівних документів подаються без доповіді керівництву СБ України безпосередньо на розгляд начальникам відповідних підрозділів ЦУ та установ СБ України.

4. Звернення одного й того самого громадянина щодо того самого питання, що надіслані різним адресатам і переслані ними на розгляд до СБ України (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3), і можуть передаватися після реєстрації до підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України, що здійснювали розгляд попереднього звернення, без доповіді керівництву СБ України, якщо звернення не потребує відповіді за підписом керівництва СБ України.

5. Забороняється надсилати скарги для розгляду тим посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

6. Копії звернень для співвиконавців виготовляються підрозділами ЦУ, органами, закладами, установами СБ України, які визначені як основні виконавці. Надсилання копій звернень дозволяється виключно до підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України, зазначених в резолюції керівництва СБ України.

У разі якщо строк виконання звернень згідно з резолюціями керівництва СБ України не перевищує трьох діб, копії звернень виготовляються співробітниками Приймальні СБ України та надаються до відповідних підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України.

7. Повторні звернення від одного і того самого громадянина щодо того самого питання не розглядаються, якщо в них відсутні нові дані або факти, що потребують додаткової перевірки, а перше звернення вирішено по суті (всі викладені докази раніше перевірені у повному обсязі і заявникові надано вичерпну відповідь з повідомленням про припинення подальшого розгляду). Такі звернення передаються без доповіді керівництву СБ України до тих підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України, які припинили листування.

Рішення про припинення подальшого розгляду таких звернень приймається у ЦУ СБ України Головою СБ України або особою, що виконує його обов’язки, на підставі висновку за результатами розгляду звернень, підписаних керівниками відповідних підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України (заступниками), на розгляді у яких знаходяться звернення, в регіональних органах СБ України - керівниками цих органів на підставі висновку за результатами розгляду звернень, підписаних керівниками структурних підрозділів (заступниками).

У разі викладення заявником нових фактів чи доказів вони підлягають перевірці відповідно до вимог законодавства України.

VIII. Порядок розгляду звернень

1. Про звернення, що надійшли до СБ України, доповідають Голові СБ України, заступникам Голови СБ України, керівникам підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України або особам, які виконують їх обов’язки, відповідно до розподілу функціональних обов’язків та за напрямами оперативно-службової діяльності залежно від порушених у зверненнях питань.

2. Звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєне почесне звання України "Мати-героїня", скарги на дії співробітників-військовослужбовців або працівників СБ України розглядаються:

особисто Головою СБ України або особою, що виконує його обов’язки, якщо особа звертається до ЦУ СБ України;

особисто начальником органу, закладу, установи СБ України або особою, що виконує його обов’язки, якщо особа звертається до органу, закладу, установи СБ України.

Керівники органів, закладів, установ СБ України, до яких звернуто депутатський запит, зобов’язані повідомити народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України у письмовій формі про результати розгляду його (їх) запиту у строк, визначений Законом України "Про статус народного депутата України".

Відповідь на депутатський запит надається в обов’язковому порядку і безпосередньо СБ України, органом, закладом, установою СБ України, до яких було направлено запит, за підписом Голови СБ України, керівника органу, закладу, установи СБ України чи посадових осіб, на ім’я яких було направлено запит.

СБ України, орган, заклад, установа СБ України, їх посадові особи, яким адресовано депутатське звернення, розглядають і надають письмову відповідь протягом строку, встановленого Законом України "Про статус народного депутата України".

Депутатське звернення до СБ України може бути розглянуто її регіональним органом, до компетенції якого безпосередньо належить вирішення порушених народним депутатом питань. Начальник регіонального органу зобов’язаний надати відповідь народному депутату з дотриманням строків, визначених Законом України "Про статус народного депутата України".

Вмотивована відповідь на депутатське звернення надається в обов’язковому порядку безпосередньо СБ України або органом, закладом, установою СБ України, до яких було направлено звернення, за підписом Голови СБ України, керівника органу, закладу, установи СБ України чи посадових осіб, крім випадків, установлених Законом України "Про статус народного депутата України".

3. За дорученням керівництва СБ України звернення громадян розглядаються у відповідних підрозділах ЦУ, органів, закладів, установ СБ України, які надійшли на їх адресу.

4. Під час розгляду повторних скарг ретельно з’ясовуються причини їх надходження, повнота попередньої перевірки та розгляду.

5. Співробітники СБ України, які розглядають та вирішують порушені у зверненні питання, зобов’язані:

перевірити, чи не звертався заявник до СБ України раніше з цього самого питання та яке рішення було прийнято;

об’єктивно, всебічно і вчасно розглядати звернення, перевіряти викладені в них факти, за потреби запитувати необхідні документи та вживати інших заходів для об’єктивного вирішення порушених у зверненнях питань;

у разі прийняття рішення про обмеження доступу громадянина до відповідної інформації при розгляді звернення скласти про це висновок та надати роз’яснення заявнику про порядок оскарження такого рішення. У висновку, який затверджується керівником підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України або особою, яка виконує його обов’язки, зазначаються підстави обмеження доступу з посиланням на норми законодавства України;

відміняти або змінювати оскаржувані рішення у випадках, якщо вони не відповідають законодавству України, невідкладно вживати заходів для припинення неправомірних дій осіб, рішення яких оскаржують;

повідомляти заявника про результати перевірки звернення і суть прийнятого рішення;

на вимогу заявника надавати для ознайомлення матеріали перевірки його звернень, крім матеріалів, у яких містяться відомості, що становлять державну таємницю, службову інформацію, інформацію про слідчу, оперативно-розшукову та контррозвідувальну діяльність СБ України, коли їх розголошення може зашкодити проведенню оперативно-розшукових заходів та розслідуванню;

виявляти та усувати причини, що викликають скарги громадян, аналізувати стан роботи зі зверненнями, враховувати результати аналізу у практичній роботі, вносити керівництву СБ України обґрунтовані пропозиції щодо її вдосконалення.

6. Звернення передаються від одного органу, закладу, установи СБ України до інших з відповідною резолюцією тільки через РСП, в підрозділах ЦУ - через Приймальню СБ України.

Не допускається передавання звернень на розгляд іншим підрозділам ЦУ, органам, закладам, установам СБ України без відповідного рішення керівництва СБ України.

7. Звернення іноземців та осіб без громадянства, які законно перебувають на території України, розглядаються у тому самому порядку, що і звернення громадян України.

8. Звернення засуджених, які відбувають покарання в установах виконання покарань, розглядаються відповідно до вимог Кримінально-виконавчого кодексу України, Закону України "Про звернення громадян" та цієї Інструкції.

9. При розгляді звернень не допускається розголошення відомостей про особисте життя громадян без їхньої згоди чи відомостей, що становлять державну таємницю, службову інформацію та іншу інформацію, якщо це обмежує права і законні інтереси громадян.

Ознайомлювати зі змістом звернень осіб, які не мають до них відношення, не дозволяється.

Надання особам відомостей про звернення, що надійшли до СБ України від інших заявників та містять персональні дані таких заявників (у тому числі витягів з журналу прийому відвідувачів, у яких зазначаються персональні дані про заявника), не допускається без їх згоди, крім випадків, визначених законом, і лише (за необхідності) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

10. Звернення розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів з дня їх отримання. У разі якщо розглянути і вирішити звернення у встановлений строк неможливо, керівник відповідного підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України або особа, яка виконує його обов’язки, зобов’язаний установити необхідний строк для їх розгляду відповідно до вимог законодавства.

11. Продовження строку вирішення звернень, адресованих керівництву СБ України, проводиться за мотивованим рапортом керівника підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України лише з дозволу керівництва СБ України, згідно з резолюцією якого звернення було передано на опрацювання до відповідного підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України.

Продовження строку вирішення звернення, адресованого безпосередньо до підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України, проводиться за мотивованим рапортом виконавця лише з дозволу керівника цього підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України або особи, що виконує його обов’язки.

Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів з дня його надходження.

Про продовження строку вирішення звернення повідомляється заявник і робиться відповідна відмітка на реєстраційно-контрольній картці чи в реєстраційно-контрольному журналі. Копія рапорту про продовження строку виконання надається в триденний строк до підрозділу, що здійснює контроль.

12. У разі надходження звернення, адресованого безпосередньо до підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України, керівники цих підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України або особи, які виконують їх обов’язки, зобов’язані:

звернення, що не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, повернути заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через п’ять днів від дня його надходження;

звернення, оформлене без дотримання вимог пункту 2 розділу ІІ цієї Інструкції, повернути заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів з дня його надходження.

13. У разі надходження від заявника письмової відмови щодо розгляду його попереднього звернення керівником підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України, на опрацюванні якого знаходиться звернення, приймається рішення щодо припинення розгляду.

14. Звернення військовослужбовців СБ України, що стосуються проходження ними служби, їх службової діяльності та службової кар’єри, подаються у вигляді рапортів до РСП підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України, де проходять службу військовослужбовці, та розглядаються і вирішуються згідно зі Статутом внутрішньої служби, Дисциплінарним статутом Збройних Сил України.

Звернення військовослужбовців СБ України, що не стосуються службових питань, оскарження незаконних рішень, дій (бездіяльності) командирів чи інших військовослужбовців щодо них, порушення їх прав, законних інтересів та свобод, які за своїм змістом та формою відповідають вимогам статей 3, 5 Закону України "Про звернення громадян", незалежно від заголовка документів розглядаються відповідно до вимог цього Закону.

IX. Порядок підготовки та оформлення відповіді

1. Відповіді на звернення оформлюються відповідно до вимог статті 6 Закону України "Про звернення громадян".

2. Реєстраційні номери, що присвоюються відповідям на звернення, мають такі складові, які відокремлюються одна від одної дробовою рискою:

умовний індекс підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України;

реєстраційний індекс звернення;

номер справи (за номенклатурою), до якої підшивається звернення разом із документами щодо його вирішення.

Наприклад 22/Д-401/76.

Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання звернень.

3. У разі якщо розгляд звернень доручено кільком підрозділам ЦУ, органам, закладам, установам СБ України (виконавцям), основним виконавцем є підрозділи ЦУ, органи, заклади, установи СБ України, зазначені у резолюції першими, якщо інше не визначено додатково.

Співвиконавці надають основному виконавцю необхідні матеріали для узагальнення у строк, визначений ним або на третину менший від кінцевого строку розгляду звернення.

4. Звернення після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду мають бути повернуті співробітникам РСП підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України, на яких покладено ведення діловодства зі звернень, та долучені до відповідної номенклатурної справи.

На вимогу заявника додані до звернення документи повертаються заявникові, а копії документів (за необхідності) долучаються до справи.

5. Відповідь за результатами розгляду звернення надається тим підрозділом ЦУ, органом, закладом, установою СБ України, який його отримав для розгляду в межах своїх повноважень.

6. Відповідь на звернення може надаватися засобами поштового або телефонного зв’язку, нарочним або за допомогою засобів телекомунікації (електронною поштою) із обов’язковим дотриманням порядку надання відповіді заявнику, про що зазначається у висновку за результатами розгляду звернення.

Відповідь заявнику може не надаватись у разі, якщо це зазначено у зверненні або викладені у зверненні питання вирішено у його присутності. Результати розгляду таких звернень оформлюються висновком із зазначенням проведених дій (видача довідки, ознайомлення з архівною справою).

У такому зверненні заявник засвідчує власним підписом відсутність потреби отримання письмової відповіді.

7. Відповідь на колективне звернення надсилається на адресу громадянина, зазначеного у зверненні першим, якщо інше не визначено у тексті.

8. Відповіді на звернення іноземців та осіб без громадянства, що надійшли з-за меж території України, надсилаються на електронну поштову адресу чи поштову адресу на території України у разі її зазначення в таких зверненнях.

У разі якщо в зверненнях, що надійшли з-за меж території України від іноземців та осіб без громадянства, не вказано електронну поштову адресу чи поштову адресу на території України, на яку заявникові може бути надіслано відповідь, такі звернення згідно з висновками, у яких зазначаються результати їх опрацювання, долучаються до відповідної номенклатурної справи.

9. Відмова у задоволенні звернення обґрунтовується посиланням на норми законодавства України з роз’ясненням порядку оскарження відмови.

X. Контроль за розглядом та вирішенням звернень

1. Безпосередній контроль за строками розгляду звернень у підрозділах ЦУ здійснюється Приймальнею СБ України, в органах, закладах, установах СБ України - РСП або уповноваженим цього підрозділу, на якого покладається функція з безпосереднього контролю.

2. На контроль беруться звернення:

про які доповідають керівництву СБ України;

про результати вирішення яких необхідно повідомити Секретаріат Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Генеральну прокуратуру України, Раду національної безпеки та оборони України, Адміністрацію Президента України;

які містять інформацію про протиправні дії співробітників-військовослужбовців або працівників СБ України.

Крім того, на контроль беруться звернення та запити народних депутатів України.

В органах, закладах, установах СБ України на контроль також беруться звернення депутатів місцевих рад, на які зобов’язані надати відповідь керівники цих органів, закладів, установ СБ України відповідно до вимог Закону України "Про статус депутатів місцевих рад".

3. Контроль здійснюється шляхом безпосередньої перевірки в підрозділі ЦУ, органі, закладі, установі СБ України стану роботи з розгляду звернень, заслуховування відповідальних виконавців, запитування письмової інформації з цих питань.

4. Звернення, на які надаються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується після прийняття за результатами розгляду звернення рішення відповідно до законодавства, забезпечення його виконання, а також повідомлення громадянина про результати його розгляду. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.

5. Про результати розгляду звернення, що знаходиться на контролі, а також у разі, якщо звернення не підлягає розгляду та вирішенню по суті, складається висновок, який затверджується начальником (керівником) підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України або особою, яка виконує його обов’язки.

У висновку зазначаються прізвище та ініціали особи, яка надіслала звернення, місце її проживання, реєстраційний номер звернення, коротко його суть, заходи, проведені при розгляді (відпрацюванні) звернення, та результати розгляду. Висновок доповідається разом із отриманими під час перевірки матеріалами та проектом відповіді.

6. Копія рішення керівництва СБ України, підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України про припинення розгляду звернення особи, визнаної судом недієздатною, надсилається до Приймальні СБ України.

7. Взяття звернень на контроль та перевірка ходу виконання доручень за зверненнями здійснюються у порядку, визначеному Інструкцією про порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у Службі безпеки України, затвердженою наказом Центрального управління Служби безпеки України 29 грудня 2014 року N 875, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 21 січня 2015 року за N 67/26512.

8. Стан контролю за розглядом звернень та виконання доручень щодо них відображаються в реєстраційно-контрольних картках із обов’язковим заповненням усіх граф.

Копії заповнених реєстраційно-контрольних карток звернень, зареєстровані в Приймальні СБ України та надіслані відповідно до вимог пункту 2 розділу VII цієї Інструкції, надсилаються у триденний строк до Приймальні СБ України для їх подальшої систематизації.

9. Контроль за виконанням доручень за зверненнями може проводитись із застосуванням автоматизованих систем.

10. Періодичність перевірки ходу виконання доручень за зверненнями, що взяті на контроль, визначається співробітником СБ України, на якого покладено функції контролю.

Співробітник СБ України, на якого покладено функції контролю, зобов’язаний знати хід виконання доручень та причини можливих затримок, аналізувати ці причини і всіляко сприяти своєчасному та якісному виконанню доручення.

11. Про випадки несвоєчасного вирішення звернень, виконання доручень, які були взяті на контроль, РСП своєчасно доповідають керівнику підрозділу ЦУ, органу, закладу, установи СБ України, який зобов’язаний вжити заходів, необхідних для їх виконання, про що робляться відповідні відмітки в реєстраційно-контрольних картках або журналах.

12. Зняття з контролю виконання доручень за зверненнями проводиться тільки за підписом посадової особи, за вказівкою якої виконання було взяте на контроль, або особи, яка виконує його обов’язки.

Надсилання листів-запитів до інших підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України з метою збору додаткових даних, з’ясування окремих питань за зверненнями, а також проектів відповідей на погодження не може бути підставою для зняття з контролю виконання доручення за документом.

Письмове чи усне звернення не можна вважати вирішеним, якщо в процесі його вирішення були підготовлені для доповіді, але не затверджені керівництвом і повернені на доопрацювання пропозиції, проекти відповідей тощо.

13. Строк розгляду звернень обчислюється в календарних днях, починаючи з дати реєстрації в СБ України до дня присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді та надсилання його заявнику. Якщо останній день строку розгляду звернення є неробочим або святковим, останнім днем строку розгляду вважається перший після нього робочий день.

14. Співробітниками РСП підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України, на яких покладено ведення діловодства зі звернень, здійснюється щоквартальний аналіз стану роботи зі зверненнями, за результатами якого готуються звітні матеріали (аналітична довідка про стан роботи зі зверненнями, статистичні відомості про роботу зі зверненнями та дані щодо роботи зі зверненнями) до 03 числа місяця, наступного за звітним періодом, на ім’я керівників підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України.

15. Керівництвом підрозділів ЦУ, органів, закладів, установ СБ України забезпечується своєчасне надходження (до 05 числа місяця, наступного за звітним періодом) до Управління режиму, документального забезпечення і контролю СБ України звітних матеріалів (аналітичної довідки про стан роботи зі зверненнями, статистичних відомостей про роботу зі зверненнями та даних щодо роботи зі зверненнями) для підготовки та надсилання узагальненої інформації до Адміністрації Президента України та Секретаріату Кабінету Міністрів України.

16. Управління режиму, документального забезпечення і контролю СБ України щороку до 25 січня подає керівництву СБ України довідку про стан роботи зі зверненнями та контролю за їх розглядом і вирішенням у системі СБ України.

Начальник Управління режиму, документального забезпечення і контролю І. Савойло

Додаток 1
до Інструкції про порядок розгляду
в Службі безпеки України звернень
громадян (пункт 5 розділу ІІІ)

Звернення заявника

Звернення заявника (Додаток 1) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 2
до Інструкції про порядок розгляду
в Службі безпеки України звернень
громадян (пункт 2 розділу V)

Реєстраційно-контрольна картка

Реєстраційно-контрольна картка (Додаток 2) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".