ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ
ПОСТАНОВА
від 21 липня 2017 року N 140
Про внесення змін до деяких постанов
Центральної виборчої комісії
З метою підвищення ефективності роботи з документами в органах ведення Державного реєстру виборців, враховуючи лист Державної архівної служби України від 3 квітня 2017 року N 01.2/1026 стосовно порядку роботи з наказами керівника органу ведення Державного реєстру виборців, керуючись статтями 11-13, пунктом 8 статті 17 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія постановляє:
1. Внести до Порядку і форм обліку дій щодо зміни бази даних Державного реєстру виборців, установлених постановою Центральної виборчої комісії від 3 квітня 2009 року N 19 (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 15 жовтня 2009 року N 155), такі зміни:
пункт 2.1 доповнити словами "з фіксацією дати та часу виконання";
пункти 3.1, 3.2 викласти в такій редакції:
"3.1. Персоніфікований облік дій щодо зміни бази даних Реєстру здійснюється шляхом фіксації даних про уповноваженого працівника органу ведення - виконавця наказу.
3.2. Після автоматизованого виконання наказу керівника органу ведення про виконання дій щодо ведення Реєстру на наказі, створеному в паперовій формі, проставляється відмітка про його виконання. Якщо наказ керівника органу ведення створено в електронній формі, відповідний реквізит створюється окремо від наказу";
пункт 3.3 виключити.
2. Внести до постанови Центральної виборчої комісії від 20 січня 2011 року N 13 "Про Порядок організаційно-правової підготовки і виконання дій щодо ведення Державного реєстру виборців" (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 9 березня 2016 року N 68) такі зміни:
1) пункт 2 постанови викласти в такій редакції:
"2. Встановити форму журналу реєстрації подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (додаток 2)";
2) у Порядку організаційно-правової підготовки і виконання дій щодо ведення Державного реєстру виборців, затвердженому зазначеною постановою:
у пункті 2.4 слово "письмового" виключити;
пункт 2.8 викласти в такій редакції:
"2.8. Наказ може створюватися в паперовій або електронній формі.
Накази в паперовій формі оформлюються на бланках, примірні зразки яких затверджено постановою Центральної виборчої комісії від 18 листопада 2010 року N 527, та повинні містити обов’язкові для цього виду документа реквізити.
Наказ в електронній формі оформлюється з дотриманням вимог, установлених до створення електронних документів. Завершується створення наказу накладанням на нього електронного цифрового підпису керівника органу ведення.
Електронний цифровий підпис в органі ведення застосовується відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис" та з дотриманням Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року N 1452";
пункт 2.9 викласти в такій редакції:
"2.9. Для реєстрації наказів, створених у паперовій формі, ведеться журнал згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення. Накази підлягають обліку в АІТС Реєстру. Для наказів, створених в електронній формі, застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація";
пункт 2.10 доповнити новим абзацом такого змісту:
"На виконаних наказах керівником органу ведення проставляється відмітка про його виконання. Якщо наказ створено в електронній формі, реквізит "Позначка про виконання документа, направлення його до справи" створюється окремо від електронного документа та оформлюється з використанням електронного цифрового підпису";
у пункті 2.16:
слова "систематизуються та формуються у відповідні справи і зберігаються органом ведення згідно із цим Порядком та Примірною номенклатурою справ, затвердженою центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства" замінити словами "групуються у справи та зберігаються в органі ведення згідно з номенклатурою справ";
доповнити новими абзацами такого змісту:
"У разі якщо в органі ведення здійснюється робота з електронними документами, в інструкції з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, визначаються особливості роботи з ними з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів АІТС Реєстру, а саме:
проекти електронних документів органу ведення формуються програмними засобами АІТС Реєстру;
електронні документи тимчасового строку зберігання з часу їх створення і до знищення зберігаються в АІТС Реєстру;
знищення електронних документів після закінчення строків їх зберігання здійснюється в установленому порядку працівником органу ведення, до обов’язків якого віднесено таку функцію";
пункт 3.6 викласти в такій редакції:
"3.6. Заява щодо включення до Реєстру в день її надходження до органу ведення реєструється із застосуванням журнальної форми реєстрації документів згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, та обліковується програмними засобами АІТС Реєстру";
пункт 4.6 викласти в такій редакції:
"4.6. Заява про внесення змін до персональних даних виборця у Реєстрі в день її надходження до органу ведення реєструється із застосуванням журнальної форми реєстрації документів згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, та обліковується програмними засобами АІТС Реєстру";
у пункті 5.5 слова "обліку документів періодичного поновлення персональних даних Реєстру" виключити, а слово і цифру "(додаток 9)" замінити словом і цифрою "(додаток 2)";
3) додатки 2-8 до постанови виключити.
У зв’язку з цим додаток 9 вважати додатком 2;
4) додаток 2 до постанови викласти у новій редакції, що додається.
3. Внести зміни до постанови Центральної виборчої комісії від 13 вересня 2012 року N 893 "Про забезпечення тимчасової зміни місця голосування виборця без зміни його виборчої адреси" (із змінами, внесеними постановами Центральної виборчої комісії від 22 вересня 2012 року N 1046, від 9 квітня 2014 року N 240, від 15 травня 2014 року N 589, від 9 березня 2016 року N 68) такі зміни:
1) пункт 3 постанови викласти в такій редакції:
"3. Встановити форми:
посвідчення, що підтверджує тимчасову зміну місця голосування виборця (додатки 3, 4);
журналу обліку посвідчень, які підтверджують тимчасову зміну місця голосування виборця (додаток 5)";
2) у Порядку тимчасової зміни місця голосування виборця без зміни його виборчої адреси, затвердженому зазначеною постановою:
у пункті 2.12 слова "виборців (осіб)" замінити словом "громадян";
у пункті 4.1:
слова та цифри "(додаток 3), що оформляється на бланку органу ведення Реєстру, примірні зразки якого затверджені постановою Центральної виборчої комісії від 18 листопада 2010 року N 527" замінити словами "проект якого формується програмними засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи "Державний реєстр виборців";
доповнити новим реченням такого змісту: "Наказ може створюватися в паперовій або електронній формі";
пункт 4.4 викласти в такій редакції:
"4.4. Для реєстрації наказів про тимчасову зміну місця голосування виборця, створених у паперовій формі, ведеться журнал згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення Реєстру. Облік таких наказів здійснюється з використанням програмних засобів автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи "Державний реєстр виборців".
Для наказів, створених в електронній формі, застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація";
в абзаці першому пункту 4.5 та в абзаці першому пункту 4.6 слова та цифри "(додатки 4, 5)", "(додаток 6)" замінити відповідно словами та цифрами "(додатки 3, 4)", "(додаток 5)";
у першому реченні абзацу першого пункту 4.8 слово та цифру "(додаток 7)" замінити словами "(у паперовій або електронній формі), проект якого формується програмними засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи "Державний реєстр виборців";
3) додаток 3 до постанови виключити.
У зв’язку з цим додатки 4-6 вважати відповідно додатками 3-5;
4) додаток 7 до постанови виключити.
4. У пункті 32 Порядку доступу органів ведення та регіональних органів адміністрування Державного реєстру виборців до бази даних Державного реєстру виборців, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 9 квітня 2013 року N 73, слово "письмового" виключити.
5. Внести до пункту 8 Положення щодо проведення виїзних перевірок стану організації роботи органів ведення Державного реєстру виборців, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 26 лютого 2016 року N 59 (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 16 грудня 2016 року N 509), такі зміни:
абзаци п’ятий - сьомий викласти в такій редакції:
"наявність:
журналу реєстрації наказів керівника органу ведення Реєстру (в разі застосування журнальної форми реєстрації наказів);
журналу реєстрації звернень громадян";
абзац одинадцятий після слова "виборців" доповнити словами "(у разі їх створення в паперовій формі)".
6. Постанова набирає чинності з 1 жовтня 2017 року.
7. Цю постанову надіслати Міністерству закордонних справ України, обласним, Київській міській державним адміністраціям для доведення до відома відповідних органів ведення і регіональних органів адміністрування Державного реєстру виборців та контролю за її виконанням, а також оприлюднити на офіційному веб-сайті Центральної виборчої комісії.
Голова Центральної виборчої комісії
М.ОХЕНДОВСЬКИЙ
Додаток 2
до постанови Центральної виборчої комісії
від 20 січня 2011 року N 13
(у редакції постанови Центральної виборчої комісії
від 21 липня 2017 року N 140)
Журнал
реєстрації подань з відомостями про виборців (осіб),
на підставі яких здійснюється періодичне поновлення
персональних даних Державного реєстру виборців
Дата надходження та індекс подання | Найменування органу, закладу, установи, що надіслала подання, дата та індекс одержаного документа (супровідного листа) | Короткий зміст | Кількість аркушів | Відмітка про надання електронного файла документа | Резолюція | Підпис особи, яка отримала документ | Відмітка про виконання |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Секретар Центральної виборчої комісії
Т.ЛУКАШ