Як при розрахунку відпускних обліковувати премії та разові винагороди

Розрахунок сум відпускних працівникам за час перебування у відпустці здійснюється відповідно до Порядку N 100, який слід застосовувати для обчислення середньої заробітної плати у випадках:

- надання працівникам щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або виплати їм компенсації за невикористані відпустки;

- надання працівникам творчої відпустки.

Отже, положення Порядку N 100 застосовуються при оплаті всіх різновидів оплачуваних відпусток, а також при розрахунку компенсаціїза невикористану відпустку.

Відповідно до п. 7 Порядку N 100 нарахування виплат за час щорічної відпустки, додаткових навчальних відпусток, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, та компенсації за невикористані відпустки, тривалість яких розраховується в календарних днях, провадиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед початком відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових та неробочих днів). Отриманий результат помножується на кількість календарних днів відпустки.

Цей розрахунок можна показати у вигляді формули:

Св = Кд х ЗП : (Кр - Сд - Ч),

Де

Сз - сума відпускних;

Кд - кількість календарних днів відпустки;

ЗП - сума заробітної плати, нарахованої в розрахунковому періоді;

Кр-загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді [за 12 місяців - це 365 (у високосному році - 366 календарних днів)];

С - кількість святкових та нерооочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП України, що припадають на розрахунковий період.

Ч - час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді.

Як бачимо, щоб правильно розрахувати суму відпускних, потрібно правильно визначити дві складові розрахункової формули:

- тривалість розрахункового періоду;

- виплати, що включаються до розрахунку середньої заробітної плати.

Як визначити тривалість розрахункового періоду

У загальному випадку розрахунковим періодом при визначенні суми відпускних є 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки.

Це передбачено п. 2 Порядку N 100, згідно з яким обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічних відпусток, додаткових навчальних відпусток, творчої відпустки, додаткових відпусток працівникам, які мають дітей, або для виплати компенсації за невикористані відпустки провадиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Приклад 1. Працівника підприємства прийнято на роботу 13.01.2015 р., а з 14.03.2016 р. йому надано щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні.

Середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роооти, тоото розрахунковим періодом у цьому випадку є період з березня 2015 року по лютий 2016 року.

Працівнику, який відпрацював на підприємстві менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку. Інакше кажучи, для обчислення середньої заробітної плати для оплати за час відпустки враховуються виплати за повні відпрацьовані місяці.

Приклад 2. Працівника прийнято на роботу 07.09.2015 р., а з 21.03.2016 р. йому надано щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні.

У зв'язку з тим, що працівник відпрацював на підприємстві менше 12 календарних місяців, обчислення середньої заробітної плати провадиться за фактичний час роботи (з 1-го по 1-ше число), що передує місяцю надання відпустки. Таким чином, у цьому випадку розрахунковим періодом буде жовтень 2015 року - лютий 2016 року.

В ситуації, коли працівник не зі своєї вини не мав заробітку в розрахунковому періоді, обчислення середньої заробітної плати провадиться виходячи з установлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Приклад 3. Працівника прийнято на роботу 11.01.2016 p., аз 18.01.2016 р. він іде в навчальну відпустку.

У зв'язку з тим, що в цьому випадку працівник не мав заробітку в розрахунковому періоді, обчислення відпускних провадиться виходячи з тарифної ставки (посадового окладу), установленої трудовим договором.

Приклад 4. Працівниця підприємства 18.02.2016 р. вийшла з відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. З 29.02.2016 р. працівниця написалазаяву про надання їй невикористаної щорічної відпустки за 2013 рік.

У цьому випадку протягом 12 календарних місяців, що передували місяцю, в якому працівниця йде у щорічну відпустку, вона не мала заробітку. У зв'язку з цим середня заробітна плата обчислюватиметься виходячи з установлених у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

При визначенні тривалості розрахункового періоду виключаються святкові та неробочі дні, установлені ст. 73 КЗпП України.

Приклад 5. Працівника прийнято на роботу 15.09.2015 р., а з 28.03.2016 р. він бере частину щорічної відпустки. Розрахунковим періодом є жовтень 2015 року - лютий 2016 року.

На цей період припадають такі святкові та неробочі дні: 14 жовтня, 1 та 7 січня. Ці три дні слід виключити з розрахунку.

Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої заробітної плати, становить календарних днів: 31 - 1 + 30 + 31 + 31 - 2 + 29 = 149.

Крім святкових та неробочих днів, з розрахункового періоду виключається час, який працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.

Це можуть бути дні простою не з вини працівника. З кількості днів розрахункового періоду виключаються дні простою з вини підприємства (ст. 113 КЗпП України). А от дні прогулів з вини самого працівника не виключають із розрахункового періоду, оскільки їх не можна вважати поважною причиною для відсутності на робочому місці.

Також із розрахункового періоду слід виключити час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку або у відпустці без збереження заробітної плати. Причому, як зазначено в Листі N 1203/13/84-12 виключатися з розрахункового періоду повинн дні неоплачуваної відпустки, наданої на підставі як ст. 25, так ст. 26 Закону про відпустки.

Раніше у органів влади була інша думка. Зокрема Мінпраці України у Листі N 3144/0/10-08/13 стверджувало, що період неоплачуваної відпустки, наданої за домовленістю сторін відповідне до ст. 26 Закону про відпустки, не виключається з розрахунку. Обґрунтування позиції було наступним: у цьому випадку зменшення середньої заробітної плати працівника залежить від рішення самого працівника.

Приклад 6. Працівниці підприємства надано щорічну відпустку з 14.04.2016 р. Розрахунковим періодом є квітень 2015 року - березень 2016 року. З 11.01.2016 р. по 25.01.2016 р. працівниця перебувала у відпустці без збереження заробітної плати на підставі ст. 26 Закону про відпустки.

Згідно з вимогами Порядку N 100 при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку відпускних час перебування працівниці у відпустці без збереження заробітної плати (15 календарних днів) необхідно виключити з розрахункового періоду.

Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої заробітної плати, становитиме календарних днів: 30 - 1 + 31 - 4 + 30 - 1 + 31 +31 - 1 + 30 + 31 - 1 +30 + 31 + 31 - 2 - 15 + 29 + 31 - 1 = 340.

Для працівників з відрядною оплатою праці за відсутності оперативних даних для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду його можна замінити іншим місяцем, що безпосередньо передує розрахунковому періоду.

Приклад 7. Працівнику підприемства встановлено відрядну систему оплати праці. З 01.04.2016 р. він іде у щорічну відпустку. Розрахунковим періодом у цьому випадку має бути квітень 2015 року - березень 2016 року. Однак оперативні дані про заробітну плату за березень 2016 року на момент розрахунку та виплати відпускних відсутні.

У цьому випадку враховується заробітна плата за період березень 2015 року - лютий 2016 року.

Жодних особливостей у розрахунку відпускних у разі, якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу (неповного робочого дня чи неповного робочого тижня), немає.

Склад виплат, що включаються до розрахунку суми відпускних

Перелік виплат, що включаються у розрахунок середньої заробітної плати наведено у п. 3 Порядку N 100, а перелік виплат, які не включаються до розрахунку суми відпускних, наведені у п. 4 Порядку N 100.

Між тим знань лише переліку виплат, що включаються і не включаються в розрахунок середнього заробітку, недостатньо. Необхідно знати ще й правила включення деяких виплат в розрахунок. Це стосується заохочувальних виплат, оскільки вони можуть виплачуватися не тільки за конкретний місяць розрахункового періоду, але і за більш тривалий період (квартал, півріччя, рік).

Отже облік премій при нарахування відпускних має свої особливості, тому що премії нараховуються за різні періоди - місяць, квартал, півріччя, рік. До того ж період нарахування і період за який вони нараховуються в більшості випадків не збігаються.

Усі виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати в тому розмірі, в якому їх нараховано, без виключення сум відрахувань на податки, стягнення аліментів тощо. Це, зокрема, стосується "перехідних" виплат - лікарняних і відпускних.

Виняток з цього правила - відрахування від заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі. Такі відрахування не включаються до розрахунку середньої заробітної плати засуджених.

Як у розрахунку відпускних враховуються щомісячні премії

Відповідно до положень абзацу 1 п. 3 Порядку N 100 при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних щомісячні премії включаються до заробітної плати того місяця, в якому їх нараховано.

Виплата щомісячних премій може здійснюватися як з зарплатою поточного місяця, так і місяцем пізніше.

Премії, що виплачуються разом із зарплатою поточного місяця, включають до розрахунку середньої зарплати за фактично нарахованими сумами. Не менше поширеним є інший варіант виплати щомісячної премії - це коли премії виплачують місяцем пізніше (скажімо, у лютому за січень).

Звертаємо увагу, що коли середній заробіток розраховується за два останні місяці (наприклад, при відрядженнях), то у випадку, коли премії, винагороди нараховуються в поточному за попередній місяць у фіксованому розмірі, і в цих місяцях (розрахункових) відпрацьовані не всі робочі дні, то премії враховуються пропорційно відпрацьованому періоду.

А ось для нарахування відпускних не має значення повністю відпрацьовані робочі дні у розрахунковому періоді, за який нараховано премію, чи ні. Адже у розрахунку приймають участь календарні дні і для розрахунку відпускних береться 12 календарних місяців.

Приклад 8. У березні 2015 року працівникові нараховано місячну премію за лютий 2015 року у розмірі 30 % посадового окладу, що становить 900 грн. У березні 2016 року працівникові надається відпустка і розрахунковим періодом в цій ситуації буде березень 2015 року і лютий 2016 року. У березні 2015 року працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати за згодою сторін за сімейними обставинами терміном 15 календарних днів.

При обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку відпускних час перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати (15 календарних днів) необхідно виключити з розрахункового періоду, а суму премії за лютий 2015 року залишаємо без змін у сумі 900 грн і пропорційно відпрацьованому періоду не коригуємо.

Як у розрахунку відпускних враховуються квартальні премії

Згідно з вимогами абзацу 1 п. 3 Порядку N 100 при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних квартальні премії включаються до заробітної плати того місяця, в якому їх нараховано.

Приклад 9. Працівник іде у щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 01.04.2016 р. Розрахунковим періодом є квітень 2015 року - березень 2016 року.

Оклад працівника становить 2800 грн. Крім того, йому виплачено квартальні премії в сумі 3360 грн, у тому числі:

- за І квартал (нараховано у квітні 2015 року) - 840 грн;

- за II квартал (нараховано в липні 2015 року) - 840 грн;

- за III квартал (нараховано в жовтні 2015 року) - 840 грн;

- за IV квартал (нараховано в січні 2016 року) - 840 грн.

Квартальна премія, нарахована у квітні 2015 року за І квартал 2015 року в повному обсязі увійде до розрахунку середньої зарплати для виплати відпускних, незважаючи на те, що її нараховано за місяці, що не увійшли до розрахункового періоду.

Як у розрахунку відпускних враховуються
премії та винагороди за підсумками роботи за рік

Згідно абзацу 2 п. 3 Порядку N 100 одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.

Інакше кажучи, одноразову винагороду розподіляють не між місяцями року, за роботу в яких її було нараховано, а між місяцями розрахункового періоду, за який здійснюється розрахунок середньої заробітної плати. А отже, у загальному випадку (коли кількість місяців розрахункового періоду дорівнює 12) до розрахунку середньої зарплати потрапить уся сума одноразової винагороди.

В ситуації коли у розрахунковому періоді кількість місяців менше 12, наприклад, через те, що працівник пропрацював менше року, то при розрахунку середнього заробітку для визначення відпускних' враховують не всю суму одноразової винагороди, а її частину, пропорційну кількості місяців розрахункового періоду.

Для того щоб річну премію (винагороду) було враховано при розрахунку відпускних, її має бути нараховано у поточному році за попередній календарний рік (наприклад, у 2016 році за 2015 рік).

Якщо таку премію буде нараховано в поточному році за поточний рік (наприклад, у грудні 2015 року за підсумками роботи за 2015 року), то її не можна буде враховувати при розрахунку відпускних. Такий підхід випливає з абзацу 2 п. 3 Порядку N 100.

Якби не було такого застереження, то могла мати місце ситуація, коли на один розрахунковий період припаде дві премії за підсумками роботи за рік - одна за минулий рік, а інша за поточний рік, якщо її виплатять у грудні поточного року.

Таким чином, до розрахунку включається тільки та винагорода, що нарахована в поточному році (у якому надається відпустка) за попередній рік.

Наприклад, якщо розрахунковий період - з березня 2015 року по лютий 2016 року, то нарахована в січні 2016 року премія за підсумками роботи за 2015 рік у розмірі 1/12 додається до заробітку кожного з місяців розрахункового періоду: березня, квітня, травня, червня, липня, серпня, вересня, жовтня, листопада, грудня 2015 року, а також січня, лютого 2016 року.

Таким чином, у загальному випадку, якщо кількість місяців розрахункового періоду дорівнює 12, до розрахунку середньої зарплати для обчислення відпускних включається вся сума одноразової винагороди за підсумками роботи за рік і за вислугу років.

В окремому випадку, якщо в розрахунковому періоді менша кількість місяців (наприклад, тому, що працівник ще не відпрацював повні 12 календарних місяців), при розрахунку середньої заробітної плати для визначення відпускних враховується не вся сума одноразової винагороди, а її частина, пропорційна кількості місяців розрахункового періоду.

Приклад 10. Працівниця іде у щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 18.04.2016 р.

Розрахунковим періодом є квітень 2015 року - березень 2016 року.

Оклад працівниці становить 3200 грн. Одноразова премія за підсумками роботи за 2015 рік була нарахована в січні 2016 року і становить 3900 грн.

Винагорода за підсумками роботи за 2015 рік, що нарахована у 2016 році, включається до розрахунку середньої зарплати шляхом додавання 1/12 від суми винагороди до заробітку кожного місяця розрахункового періоду.

На кожен місяць розрахункового періоду припадає по 325 грн винагороди за підсумками роботи за 2015 рік (3900 грн : 12 міс). У зв'язку з тим, що в цьому випадку розрахунковий період дорівнює 12 місяцям, у розрахунку середньої зарплати бере участь уся сума винагороди - 3900 грн.

Таким чином, визначимо суму виплат за розрахунковий період:

3200 грн х 12 міс. + 39000 = 42 300 грн.

Середньоденна заробітна плата становила:

42 300 грн : (366 - 11) к.дн. = 118,82 (грн/к. дн.).

Сума відпускних за 24 к. дн. становитиме:

118,82 грн х 24 к. дн.= 2851,68 грн.

До відпускного періоду потрапили три святкових дні (1 і 2 травня - День міжнародної солідарності трудящих; 9 травня - День Перемоги). Відпустка працівника подовжується на три дні, але оплата за них не здійснюється.

Список використаних документів

КЗпП України - Кодекс законів про працю України

ПК України - Податковий кодекс України

Закон про відпустки - Закон України від 15.11.1996 р. N 504/96-ВР "Про відпустки"

Порядок N 100 - Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений Постановою КМУ від 08.02.1995 р. N 100

Лист N 3144/0/10-08/13 - Лист Мінпраці України від 28.07.2008 р. N 3144/0/10-08/13 "Про роз'яснення застосування нормативних актів"

Лист N 1203/13/84-12 - Лист Мінсоцполітики України від 26.11.2012 р. N 1203/13/84-12 "Щодо розрахунку відпускних"

"Консультант бухгалтера" N 6 (802) 21 березня 2016 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)