МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
10.02.2016 N 365/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
11 лютого 2016 р. за N 214/28344

Про запровадження пілотного проекту організації розгляду звернень
та особистого прийому громадян посадовими особами
Міністерства юстиції України та його територіальних органів
в режимі відеоконференц-зв’язку

Відповідно до пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року N 228, з метою підвищення рівня доступності органів юстиції для громадян та удосконалення організації розгляду звернень громадян НАКАЗУЮ:

1. Запровадити пілотний проект організації розгляду звернень та особистого прийому громадян посадовими особами Міністерства юстиції України та його територіальних органів в режимі відеоконференц-зв’язку.

2. Затвердити такі, що додаються:

1) Порядок проведення особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України та його територіальних органах в режимі відеоконференц-зв’язку;

2) Перелік територіальних органів Міністерства юстиції України - учасників пілотного проекту.

3. Державному підприємству "Національні інформаційні системи" вжити організаційно-технічних заходів, необхідних для реалізації цього пілотного проекту.

4. Департаменту організаційного забезпечення та контролю (Синельникова О.П.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Цей наказ набирає чинності з дня офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Іванченко О.П.

Міністр П. Петренко

Затверджено
Наказ Міністерства юстиції України
10.02.2016 N 365/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
11 лютого 2016 р. за N 214/28344

Порядок
проведення особистого прийому громадян у
Міністерстві юстиції України та його
територіальних органах в режимі
відеоконференц-зв’язку

І. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає особливості проведення організаційних заходів щодо підготовки та проведення особистого прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами Міністерства юстиції України та його територіальними органами в режимі відеоконференц-зв’язку.

2. Звернення громадян у Міністерстві юстиції України та його територіальних органах розглядаються в порядку, встановленому Законом України "Про звернення громадян", Інструкцією про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 18 березня 2004 року N 26/5, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 18 березня 2004 року за N 342/8941, з урахуванням особливостей розгляду звернень у режимі відеоконференц-зв’язку, визначених цим Порядком.

3. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

веб-портал прийому громадян та розгляду їх звернень у режимі відеоконференц-зв’язку (далі - веб-портал) - електронний ресурс з унікальною адресою у глобальній мережі передачі даних Інтернет, на якому розміщуються організаційно-методичні матеріали, здійснюються реєстрація відвідувачів, подання, обробка, зберігання та передача інформації (даних) з питань у сфері особистого прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами Міністерства юстиції України та його територіальних органів у режимі відеоконференц-зв’язку. Веб-портал є офіційним сервісом щодо подачі заяв, заявок або звернень, запису, працює цілодобово у режимі он-лайн та є доступним усім користувачам мережі Інтернет;

відвідувач - громадянин, який здійснив реєстрацію та отримав можливість подати звернення та записатись на особистий прийом до посадових осіб у режимі відеоконференц-зв’язку через веб-портал електронних сервісів Міністерства юстиції України за адресою: www. kap.minjust.gov.ua;

відеоконференц-зв’язок для прийому громадян (далі - відеконференц-зв’язок) - телекомунікаційна технологія інтерактивної взаємодії двох або більше віддалених учасників з можливістю обміну аудіо- та відеоінформацією у реальному масштабі часу з урахуванням керуючих даних;

графік проведення особистого прийому громадян у режимі відеоконференц-зв’язку (далі - графік прийому) - затверджений щоквартальний графік особистого прийому громадян посадовими особами для розгляду звернень у режимі відеоконференц-зв’язку. Особистий прийом громадян у режимі відеоконференц-зв’язку проводиться відповідними посадовими особами у дати та час, відмінні від дат та часу особистого прийому громадян у загальному порядку;

звернення - звернення відвідувачів, подане через веб-портал, розгляд якого проводиться уповноваженими посадовими особами Міністерства юстиції України та керівниками його структурних підрозділів, керівниками або уповноваженими особами територіальних органів юстиції під час особистого прийому громадян у режимі відеоконференц-зв’язку;

модератор відеоконференц-зв’язку - працівник Міністерства юстиції України або його територіальних органів, який визначений відповідальною особою за проведення особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України та його територіальних органах у режимі відеоконференц-зв’язку;

організатор відеконференц-зв’язку - юридична особа, яка здійснює організаційно-технічні заходи із забезпечення сеансової комунікації між користувачами у мережі Інтернет, має необхідні технічні засоби для налагодження сеансу особистого прийому громадян у режимі відеоконференц-зв’язку та самостійно визначається відвідувачем;

посадові особи Міністерства юстиції України та його територіальних органів, що здійснюють розгляд звернень у режимі відеоконференц-зв’язку (далі - посадові особи) - уповноважені посадові особи Міністерства юстиції України та керівники його структурних підрозділів або керівники та уповноважені особи територіальних органів юстиції, що здійснюють розгляд звернень у режимі відеоконференц-зв’язку відповідно до компетенції або відповідного розпорядчого акта;

сеанс особистого прийому громадян у режимі відеоконференц-зв’язку (далі - сеанс відеоконференц-зв’язку) - інтерактивна взаємодія у режимі реального часу між посадовою особою та відвідувачем, що відбувається у визначені дату та час, у процесі якої здійснюється особистий прийом та розгляд звернень громадян з використанням технічних засобів відеоконференц-зв’язку;

технічні засоби відеоконференц-зв’язку (далі - технічні засоби) -сукупність програмно-апаратних засобів та приладів, що забезпечують можливість належного проведення особистого прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами Міністерства юстиції України та його територіальними органами у режимі відеоконференц-зв’язку.

Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян".

ІІ. Реєстрація відвідувачів для запису на
особистий прийом у режимі відеоконференц-зв’язку

1. Реєстрація осіб, які бажають записатися на особистий прийом або подати звернення у режимі відеоконференц-зв’язку, здійснюється на веб-порталі в установленому порядку.

2. Після заповнення відвідувачем реєстраційної форми та завершення реєстрації засобами веб-порталу надається можливість отримання електронних сервісів щодо прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами в режимі відеоконференц-зв’язку.

3. На веб-порталі розміщуються актуальні графіки особистого прийому громадян із зазначенням посадових осіб відповідного органу, які здійснюють прийом відвідувачів, дати, часу прийому в режимі відеоконференц-зв’язку, а також тривалості сеансу. Тривалість сеансу відеоконференц-зв’язку для одного заявника не може перевищувати 30 хвилин, кожний із сеансів триває рівну кількість хвилин, яка зазначається у графіку особистого прийому громадян при обранні дати та часу сеансу.

4. Запис на особистий прийом та розгляд звернень у режимі відеоконференц-зв’язку здійснюється зареєстрованими та авторизованими відвідувачами шляхом подання заявки на сеанс відеоконференц-зв’язку в межах графіка особистого прийому відповідної посадової особи та встановленого часу.

5. Заявка на сеанс відеоконференц-зв’язку повинна містити:

стислий виклад мети особистого прийому, опис суті звернення;

відскановані документи щодо предмета особистого прийому або звернення (за необхідності та у разі наявності таких документів);

бажані дату та час проведення сеансу відеоконференц-зв’язку в межах запропонованого графіка прийому відповідної посадової особи та встановленого часу.

У разі якщо бажані дата та час вже обрані іншим відвідувачем, засобами веб-порталу відвідувачу пропонується обрати інші вільні дату та час сеансу відеоконференц-зв’язку з відповідною посадовою особою.

Заявка на сеанс відеоконференц-зв’язку є заявою про приєднання до договору з організатором відеоконференц-зв’язку.

6. Після надсилання заявки на сеанс відеоконференц-зв’язку протягом одного робочого дня відвідувачу надходить повідомлення про підтвердження прийняття заявки до попереднього розгляду. Кожна заявка має унікальний реєстраційний номер, який є незмінним.

7. За результатом попереднього розгляду заявки на сеанс відеоконференц-зв’язку заявка про проведення прийому в обрані відвідувачем дату та час може мати статус:

підтверджена (звернення прийнято до провадження);

відхилена (у Міністерства юстиції України та його територіальних органів відсутні повноваження щодо вирішення питань по суті звернення, у зв’язку з чим звернення направлено за належністю до іншого відомства, звернення не прийнято до розгляду з інших підстав, передбачених законодавством);

перенесена, якщо питання потребують додаткового вивчення і перевірки (звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення тощо) або якщо проведення сеансу відеоконференц-зв’язку в обрані дату та час є неможливим з технічних або інших причин.

8. Про результати попереднього розгляду заявки відвідувачу надсилається відповідне повідомлення із зазначенням статусу заявки у строки, визначені законодавством для розгляду звернень громадян.

У разі якщо заявка про проведення прийому в обрані відвідувачем дату та час підтверджена, протягом одного дня відвідувачу надсилаються підтвердження часу прийому, логін і пароль для з’єднання та посилання для завантаження клієнтського програмного забезпечення відеоконференц-зв’язку, інструкція з його використання.

9. Подання заявок на особистий прийом у режимі відеоконференц-зв’язку здійснюється за сім календарних днів до дати прийому посадової особи відповідно до графіка.

У разі якщо після закінчення подання заявок на особистий прийом у режимі відеоконференц-зв’язку встановлено, що заявниками на відповідну дату обрано час прийому, який передбачає тривалий проміжок між сеансами, модератор не менш ніж за добу до початку прийому може запропонувати заявнику, наступному за останнім перед часовою перервою, змінити час проведення сеансу на найближчий. У разі відмови заявника від зміни часу проведення сеансу особистий прийом у режимі відеоконференц-зв’язку проводиться у час, обраний заявником.

10. За достовірність даних та матеріалів звернення, що містяться у заявці на сеанс відеоконференц-зв’язку, відповідає відвідувач.

ІІІ. Підготовка до проведення особистого прийому
та розгляду звернень громадян у режимі відеоконференц-зв’язку

1. Для належного розгляду питань, що визначені заявником у заявці на проведення сеансу відеоконференц-зв’язку, модератор відеоконференц-зв’язку протягом одного робочого дня з дати підтвердження щодо прийняття заявки до попереднього розгляду забезпечує отримання уповноваженою посадовою особою, що буде проводити особистий прийом громадян та розгляд їх звернень у режимі відеоконференц-зв’язку, матеріалів звернення.

2. Звернення реєструється та розглядається відповідно до Закону України "Про звернення громадян" та Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18 березня 2004 року N 26/5, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 18 березня 2004 року за N 342/8941.

3. У випадку, якщо після попереднього розгляду звернення необхідно подовження терміну розгляду питань, порушених у зверненні, у зв’язку з необхідністю отримання додаткової інформації або з інших причин, встановлених законодавством, відвідувачу надсилається повідомлення про перенесення сеансу відеоконференц-зв’язку із зазначенням причин.

4. У випадку, якщо після попереднього розгляду звернення встановлюється, що розгляд порушених питань не належить до компетенції Міністерства юстиції України та його територіальних органів та звернення підлягає надсиланню за належністю до іншого відомства або наявні інші законодавчі підстави для залишення звернення без розгляду, відвідувачу надсилається повідомлення про відхилення заявки на проведення сеансу відеоконференц-зв’язку та його скасування із зазначенням причин.

IV. Проведення особистого прийому та розгляду
звернень громадян у режимі відеоконференц-зв’язку

1. Проведення особистого прийому та розгляду звернень громадян у режимі відеоконференц-зв’язку здійснюється між заявником та посадовою особою за наявності у заявника необхідних технічних засобів: обладнання з доступом до мережі Інтернет, веб-камери, гарнітури або гучномовців з мікрофоном, а також наявності комунікаційного з’єднання із системою відеоконференц-зв’язку Міністерства юстиції України та його територіальних органів.

2. Проведення сеансу відеоконференц-зв’язку в Міністерстві юстиції України та його територіальних органах здійснюється у спеціально відведеному, облаштованому необхідними технічними засобами місці.

3. Особистий прийом та розгляд звернень громадян у режимі відеоконференц-зв’язку починається та завершується у час, встановлений графіком прийому громадян відповідно до тривалості сеансу.

У разі якщо після закінчення подання заявок на особистий прийом у режимі відеоконференц-зв’язку встановлено, що заявниками на відповідну дату обрано час прийому, який передбачає тривалий проміжок між сеансами, модератор не менш ніж за добу до початку прийому може запропонувати заявнику, наступному за останнім перед часовою перервою, змінити час проведення сеансу на найближчий. У разі відмови заявника на зміну часу проведення сеансу особистий прийом у режимі відеоконференц-зв’язку проводиться у час, обраний заявником.

4. Модератор відеоконференц-зв’язку до початку особистого прийому зобов’язаний активувати технічні засоби та перевірити їх працездатність, а також провести тестування пристроїв (мікрофони, камери тощо) та впевнитись, що вони працюють нормально.

5. У разі виявлення ознак непрацездатності технічних засобів, а також у випадку неможливості налагодження їх коректної роботи модератор відеоконференц-зв’язку зобов’язаний терміново повідомити про такі обставини організатора відеоконференц-зв’язку.

6. У разі неможливості усунення причин, що ускладнюють проведення сеансу відеоконференц-зв’язку, відвідувачу надсилається повідомлення щодо перенесення сеансу відеоконференц-зв’язку із зазначенням дати та часу проведення повторного особистого прийому в режимі відеоконференц-зв’язку.

7. Модератор перевіряє наявність з’єднання з відвідувачем за п’ять хвилин до початку сеансу відеоконференц-зв’язку з розгляду відповідного звернення.

У разі неможливості з’єднання з відвідувачем з причин збоїв з’єднання зі сторони відвідувача або його відсутності, відмови від проведення сеансу відеоконференц-зв’язку, сеанс відеоконференц-зв’язку скасовується, про що відвідувачу надсилається відповідне повідомлення.

У такому випадку модератор з’єднується з відвідувачем, який є наступним у черзі на особистий прийом у режимі відеоконференц-зв’язку.

8. Особистий прийом та розгляд звернень громадян у режимі відеоконференц-зв’язку може бути зупинений модератором у разі, якщо відвідувач використовує нецензурні слова, поводиться грубо та зухвало. Сеанс відновлюється після усунення причин, які зумовили зупинення сеансу, та триває в межах запланованого часу прийому цього відвідувача.

9. Особистий прийом та розгляд звернень громадян у режимі відеоконференц-зв’язку здійснюється відповідною посадовою особою згідно із затвердженим графіком та запланованим часом прийому. Посадова особа, яка здійснює особистий прийом у режимі відеоконференц-зв’язку, для забезпечення кваліфікованого розв'язання поставлених відвідувачем питань може залучити до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів органу юстиції або одержати від них потрібну інформацію.

10. Тривалість сеансу відеоконференц-зв’язку з відвідувачем не може перевищувати час проведення сеансу, визначений графіком.

За п’ять хвилин до закінчення сеансу відеоконференц-зв’язку між посадовою особою та відвідувачем модератор попереджає про спливання часу сеансу. Після закінчення сеансу в установлений час модератор запрошує наступного відвідувача відповідно до вимог пункту 7 цього розділу.

11. У разі неможливості проведення посадовою особою особистого прийому в режимі відеоконференц-зв’язку з причин хвороби, відпустки, інших поважних причин до особистого кабінету відвідувача надсилається повідомлення щодо перенесення сеансу відеоконференц-зв’язку із зазначенням дати та часу проведення повторного особистого прийому в режимі відеоконференц-зв’язку.

12. Оформлення результатів особистого прийому та розгляду звернень громадян здійснюється відповідно до законодавства.

13. Реєстрація повторного особистого прийому у режимі відеоконференц-зв’язку здійснюється відвідувачем на веб-порталі шляхом заповнення заявки на проведення повторного прийому із зазначенням ID-номера первинної заявки. Повторне сканування матеріалів звернення у разі наявності таких (за виключенням додаткових матеріалів) відвідувачем не здійснюється.

У разі проведення повторного прийому у зв’язку із перенесенням сеансу відеоконференц-зв’язку з технічних причин, з причин необхідності додаткового вивчення матеріалів, з причин неможливості здійснення особистого прийому посадовою особою, після усунення обставин, що унеможливлювали здійснення первинного прийому відвідувача, до особистого кабінету відвідувача надсилається ініціативне повідомлення із запропонованими датою та часом прийому. Після отримання такого повідомлення відвідувачем або підтверджуються запропоновані дата та час, або самостійно обираються дата та час повторного прийому відповідно до вимог цього Порядку.

14. Реєстрація повторних звернень громадян та їх розгляд на особистому прийомі у режимі відеоконференц-зв’язку здійснюються відповідно до законодавства та вимог цього Порядку.

V. Порядок фіксації ходу і результатів особистого прийому
та розгляду звернень громадян у режимі відеоконференц-зв’язку

1. Хід і результати особистого прийому та розгляду звернень громадян у режимі відеоконференц-зв’язку фіксуються за допомогою технічних засобів. Фіксація забезпечується та починається з моменту початку прийому, про що модератором повідомляється учасникам сеансу відеоконференц-зв’язку.

2. У разі необхідності хід і результати особистого прийому та розгляду звернень громадян можуть бути опубліковані на веб-ресурсах загальнодоступного значення.

3. Захист та збереження інформації, переданої громадянином засобами веб-порталу, здійснює організатор відеоконференц-зв’язку. Матеріали зберігаються протягом строку, встановленого законодавством щодо звернень громадян.

4. Електронні журнали реєстрації особистого прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами Міністерства юстиції України та його територіальними органами у режимі відеоконференц-зв’язку зберігаються протягом строку, встановленого законодавством для зберігання таких документів.

Директор Департаменту організаційного
забезпечення та контролю О.П. Синельникова

Затверджено
Наказ Міністерства юстиції України
10.02.2016 N 365/5

Перелік
територіальних органів Міністерства юстиції України -
учасників пілотного проекту

1. Головне територіальне управління юстиції у Вінницькій області.

2. Головне територіальне управління юстиції у Волинській області.

3. Головне територіальне управління юстиції у Дніпропетровській області.

4. Головне територіальне управління юстиції у Житомирській області.

5. Головне територіальне управління юстиції у Закарпатській області.

6. Головне територіальне управління юстиції у Запорізькій області.

7. Головне територіальне управління юстиції в Івано-Франківській області.

8. Головне територіальне управління юстиції у Київській області.

9. Головне територіальне управління юстиції у Кіровоградській області.

10. Головне територіальне управління юстиції у Львівській області.

11. Головне територіальне управління юстиції у Миколаївській області.

12. Головне територіальне управління юстиції в Одеській області.

13. Головне територіальне управління юстиції у Полтавській області.

14. Головне територіальне управління юстиції у Рівненській області.

15. Головне територіальне управління юстиції у Сумській області.

16. Головне територіальне управління юстиції у Тернопільській області.

17. Головне територіальне управління юстиції у Харківській області.

18. Головне територіальне управління юстиції у Херсонській області.

19. Головне територіальне управління юстиції у Хмельницькій області.

20. Головне територіальне управління юстиції у Черкаській області.

21. Головне територіальне управління юстиції у Чернівецькій області.

22. Головне територіальне управління юстиції у Чернігівській області.

23. Головне територіальне управління юстиції у м. Києві.

Директор Департаменту організаційного
забезпечення та контролю О.П. Синельникова