МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ I НАУКИ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
05.12.2003 N 237/803/151/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
12 грудня 2003 р. за N 1151/8472

Про затвердження Правил проставлення апостиля
на офіційних документах, призначених
для використання на території інших держав

(Із змінами, внесеними згідно з Наказами
Міністерства закордонних справ
N 41/101/250/5 від 05.02.2014
N 341/934/1335/5 від 13.08.2014
N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

Відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 N 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" наказуємо:

1. Затвердити Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (додаються).

2. Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Після реєстрації цього наказу в Міністерстві юстиції України:

Міністерству закордонних справ України довести цей наказ до відома закордонних дипломатичних установ України та представництв Міністерства закордонних справ на території України;

Міністерству освіти і науки України довести цей наказ до відома Міністерства освіти Автономної Республіки Крим, управлінь освіти і науки обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, ректорів (директорів) вищих навчальних закладів;

Міністерству юстиції України довести цей наказ до відома Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

4. Міністерству закордонних справ України інформувати Міністерство освіти і науки України та Міністерство юстиції України про зміни щодо статусу Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

5. Міністерству закордонних справ України, Міністерству освіти і науки України, Міністерству юстиції України вжити необхідних заходів для виконання положень цих Правил.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України, заступника Міністра освіти і науки України, заступника Міністра юстиції України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Міністр закордонних справ України К.І. Грищенко

Міністр освіти і науки України В.Г. Кремень

Міністр юстиції України О.В. Лавринович

Затверджено
Наказ Міністерства
закордонних справ України,
Міністерства освіти
і науки України,
Міністерства юстиції України
05.12.2003 N 237/803/151/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
12 грудня 2003 р. за N 1151/8472

Правила
проставлення апостиля на офіційних документах,
призначених для використання на території
інших держав

1. Ці Правила регулюють порядок проставлення спеціального штампа "Apostille" (далі - апостиль) на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до ст. 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - Конвенція), засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.

2. Апостиль проставляється:

на документах, які виходять від органів судової влади України;

на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;

на адміністративних документах;

на документах про освіту та вчені звання;

на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;

на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

3. Ці Правила не поширюються:

на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;

на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Апостиль не проставляється на:

(Абзац четвертий пункту 3 в редакції Наказу Міністерства закордонних справ N 341/934/1335/5 від 13.08.2014)

оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи;

(Абзац пункту 3 в редакції Наказу Міністерства закордонних справ N 341/934/1335/5 від 13.08.2014)

оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.

(Абзац пункту 3 в редакції Наказу Міністерства закордонних справ N 341/934/1335/5 від 13.08.2014)

Документи, наведені в абзаці п’ятому цього пункту, можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.

(Пункт 3 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 341/934/1335/5 від 13.08.2014)

4. Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

(Абзац другий пункту 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 341/934/1335/5 від 13.08.2014)

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів.

(Пункт 4 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

5. Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа.

6. Для проставлення апостиля необхідно подати:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;

(Абзац третій пункту 6 в редакції Наказу Міністерства закордонних справ N 41/101/250/5 від 05.02.2014; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 341/934/1335/5 від 13.08.2014)

заяву від особи, яка подає такі документи.

(Пункт 6 доповнено новим абзацом четвертим згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 341/934/1335/5 від 13.08.2014)

У разі якщо проставлення апостиля здійснюється відповідними компетентними органами, визначеними у пункті 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року N 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" (далі - компетентні органи), за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр), документи, необхідні для проставлення апостиля, можуть бути подані до територіальних органів компетентних органів.

(Пункт 6 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

У разі обробки персональних даних, отриманих від заявника, компетентні органи вживають заходів, передбачених Законом України "Про захист персональних даних".

(Пункт 6 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

Оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється шляхом перерахування коштів через банки, відділення поштового зв’язку або програмно-технічні комплекси самообслуговування (у разі наявності).

(Пункт 6 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 41/101/250/5 від 05.02.2014; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 341/934/1335/5 від 13.08.2014)

7. Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються відповідними компетентними органами.

Компетентні органи з'ясовують:

чи підлягають подані документи проставленню апостиля;

справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.

(Пункт 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

8. Посадові особи компетентних органів повинні мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах.

9. Посадові особи компетентних органів звіряють підпис особи, яка підписала документ, а також проставлену на документі печатку та/або штамп з наявними в них зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів.

У разі відсутності в компетентного органу зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа апостиль може бути проставлений тільки після отримання такого зразка.

10. У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;

(Пункт 10 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;

(Пункт 10 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

у документі є незастережені виправлення або дописки;

до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;

компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

11. Терміни розгляду документів для проставлення апостиля встановлюються компетентним органом.

(Пункт 11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 341/934/1335/5 від 13.08.2014; в редакції Наказу Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

12. Апостиль установлюється у формі штампа розміром 10 х 10 см, у межах якого розміщено текст відповідно до зразка (додаток).

Під штампом апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, або під штампом апостиля на документах, що стосуються сфери освіти і науки, за рішенням компетентного органу розміщується додаткова інформація.

(Пункт 12 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

13. Апостиль проставляється у формі відбитка штампа, візуалізації на папері апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, або візуалізації на папері апостиля, сформованого за допомогою інформаційної системи. Розмноження та копіювання (фотокопіювання) апостиля не дозволяється.

(Пункт 13 із змінами. внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

14. Апостиль проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші посадовою особою компетентного органу.

(Абзац перший пункту 14 із змінами. внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

У разі якщо проставлення апостиля здійснюється посадовою особою компетентного органу шляхом внесення запису до Реєстру про проставлений апостиль, посадова особа територіального органу компетентного органу візуалізує апостиль, сформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші. У такому випадку в пункті 9 штампа апостиля прикріплюється марка апостиля за зразком та описом, визначеними компетентним органом.

(Пункт 14 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз'єднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль.

У разі якщо візуалізація апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, здійснюється на окремому аркуші, на місце скріплення документа і аркуша з апостилем прикріплюється марка апостиля.

(Пункт 14 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

Листок з апостилем повинен бути скріплений з документом указаним вище способом також у тому разі, коли документи мають тверду обкладинку (наприклад, документи, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, дипломи тощо).

(Абзац пункту 14 із змінами, внесеними згдіно з Наказом Міністерства закордонних справ N 41/101/250/5 від 05.02.2014)

На аркуші з апостилем проставляється печатка компетентного органу так, щоб одна її частина була на аркуші з апостилем, а інша - на останній сторінці документа.

15. Усі пункти апостиля та додаткова інформація під штампом апостиля заповнюються українською мовою або за рішенням компетентного органу українською та іншими мовами одночасно.

(Пункт 15 із змінами. внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

16. Виправлення або зміна тексту апостиля не допускається.

17. У разі якщо документ підписали кілька осіб, у пунктах 2 і 3 апостиля вказуються прізвище і посада особи, яка вища з них за посадою.

18. Якщо в документі не передбачені підпис конкретної особи та її прізвище, а документ видано органом влади, установою, організацією тощо, у пункті 2 апостиля зазначається: "підпис не передбачений", а в пунктах 3 і 4 записується офіційна назва установи, яка видала документ. У реєстраційному журналі зазначається інформація про цю установу.

19. Проставлення апостиля реєструється в окремому журналі або шляхом внесення інформації до бази даних відповідної інформаційної системи, де зазначаються:

(Абзац перший пункту 19 із змінами. внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

порядковий номер, який відповідає пункту 8 штампа апостиля;

дата і ким проставлений апостиль (пункт 6 і 7);

прізвище особи, яка підписала поданий документ, та якість, в якій вона виступала, а стосовно документів, які не підписані, - назву органу, що проставив печатку або штамп (пункт 2 і 3).

Журнал реєстрації проставлення апостиля повинен бути прошнурований, пронумерований, скріплений печаткою та підписаний керівником відповідного підрозділу органу, що проставляє апостиль. На останній сторінці журналу зазначається: "У цьому журналі

пронумеровано та прошнуровано ______ аркушів".

20. Реєстраційні журнали щодо надання послуги з проставлення апостиля зберігаються 25 років, документи про оплату цієї послуги - 3 роки.

(Пункт 20 в редакції Наказу Міністерства закордонних справ N 41/101/250/5 від 05.02.2014)

21. На запит будь-якої заінтересованої особи посадова особа компетентного органу, що проставив апостиль, зобов'язана перевірити, чи відповідають зроблені в ньому записи відомостям, унесеним до реєстраційного журналу, крім випадку, передбаченого абзацом другим цього пункту.

(Абзац перший пункту 21 із змінами. внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

У разі якщо проставлення апостиля здійснено посадовою особою компетентного органу шляхом внесення запису до бази даних відповідної інформаційної системи про проставлений апостиль, будь-яка заінтересована особа має право на безоплатний доступ до відомостей про проставлений апостиль, що містяться в такій інформаційній системі.

(Пункт 21 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства закордонних справ N 389/1285/2574/5 від 14.12.2015)

22. Посадові особи, які проставляють апостиль, несуть персональну відповідальність за неправильне проставлення апостиля або інше порушення цих Правил.

Директор Департаменту консульської служби
Міністерства закордонни справ України В.О. Наливайченко

Директор Департаменту міжнародного співробітництва
Міністерства освіти і науки України О.С. Сухолиткий

Директор Департаменту у справах цивільного стану
громадян та нотаріату Міністерства юстиції України Л.М. Павлова

Додаток
до Правил проставлення
апостиля на офіційних
документах, призначених
для використання
на території інших держав

Апостиль

Апостиль для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".