МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
14.12.2015 N 389/1285/2574/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
14 грудня 2015 р. за N 1561/28006

Про внесення змін до Правил
проставлення апостиля на офіційних
документах, призначених для
використання на території інших держав

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року N 890 "Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля" наказуємо:

1. Внести до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року N 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за N 1151/8472, такі зміни:

1) пункт 4 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів.";

2) пункт 6 після абзацу четвертого доповнити новими абзацами такого змісту:

"У разі якщо проставлення апостиля здійснюється відповідними компетентними органами, визначеними у пункті 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року N 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" (далі - компетентні органи), за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр), документи, необхідні для проставлення апостиля, можуть бути подані до територіальних органів компетентних органів.

У разі обробки персональних даних, отриманих від заявника, компетентні органи вживають заходів, передбачених Законом України "Про захист персональних даних".".

У зв'язку з цим абзац п'ятий вважати відповідно абзацом сьомим;

3) у пункті 7 слова ", визначеними в пункті 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 N 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" (далі - компетентні органи)" виключити;

4) пункт 10 після абзацу другого доповнити новими абзацами такого змісту:

"не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;

документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;".

У зв'язку з цим абзаци третій - сьомий вважати відповідно абзацами п'ятим - дев'ятим;

5) пункт 11 викласти в такій редакції:

"11. Терміни розгляду документів для проставлення апостиля встановлюються компетентним органом.";

6) пункт 12 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Під штампом апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, або під штампом апостиля на документах, що стосуються сфери освіти і науки, за рішенням компетентного органу розміщується додаткова інформація.";

7) пункт 13 після слів "відбитка штампа" доповнити словами ", візуалізації на папері апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, або візуалізації на папері апостиля, сформованого за допомогою інформаційної системи";

8) у пункті 14:

абзац перший після слів "чи на окремому аркуші" доповнити словами "посадовою особою компетентного органу";

після абзацу першого доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі якщо проставлення апостиля здійснюється посадовою особою компетентного органу шляхом внесення запису до Реєстру про проставлений апостиль, посадова особа територіального органу компетентного органу візуалізує апостиль, сформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші. У такому випадку в пункті 9 штампа апостиля прикріплюється марка апостиля за зразком та описом, визначеними компетентним органом.".

У зв'язку з цим абзаци другий - четвертий вважати відповідно абзацами третім - п'ятим;

після абзацу третього доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі якщо візуалізація апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, здійснюється на окремому аркуші, на місце скріплення документа і аркуша з апостилем прикріплюється марка апостиля.".

У зв'язку з цим абзаци четвертий, п'ятий вважати відповідно абзацами п'ятим, шостим;

9) у пункті 15 слова "заповнюються українською мовою" замінити словами "та додаткова інформація під штампом апостиля заповнюються українською мовою або за рішенням компетентного органу українською та іншими мовами одночасно";

10) абзац перший пункту 19 після слів "реєструється в окремому журналі" доповнити словами "або шляхом внесення інформації до бази даних відповідної інформаційної системи";

11) у пункті 21:

після слів "реєстраційного журналу" доповнити словами ", крім випадку, передбаченого абзацом другим цього пункту";

доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі якщо проставлення апостиля здійснено посадовою особою компетентного органу шляхом внесення запису до бази даних відповідної інформаційної системи про проставлений апостиль, будь-яка заінтересована особа має право на безоплатний доступ до відомостей про проставлений апостиль, що містяться в такій інформаційній системі.".

2. Міністерству закордонних справ України, Міністерству освіти і науки України подавати у триденний строк Міністерству юстиції України інформацію про встановлені терміни розгляду документів для проставлення апостиля, визначений порядок та спосіб проставлення апостиля, мову, якою заповнюється апостиль та додаткова інформація під штампом апостиля, а також про зміну цієї інформації.

3. Департаменту цивільного, фінансового законодавства та законодавства з питань земельних відносин (Ференс О. М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України, заступника Міністра освіти і науки України, заступника Міністра юстиції України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Міністр закордонних справ України П. А. Клімкін

Міністр освіти і науки України С. М. Квіт

Міністр юстиції України П. Д. Петренко