КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА
від 4 листопада 2015 р. N 890
Київ

Деякі питання забезпечення запровадження
електронного сервісу з проставлення апостиля

З метою запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля, підвищення рівня довіри до офіційних документів України, на яких проставляється апостиль, та з урахуванням статті 7 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Порядок ведення Електронного реєстру апостилів, що додається.

2. Установити, що державна реєстрація апостилів у Електронному реєстрі апостилів (далі - Реєстр) здійснюється з 9 листопада 2015 року.

3. Міністерству юстиції:

1) вжити заходів щодо:

запровадження Реєстру до 9 листопада 2015 р.;

забезпечення до 15 грудня 2015 р. наповнення Реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів:

- посадових осіб Міністерства юстиції, уповноважених на проставлення апостиля;

- посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану; державних реєстраторів, які здійснюють державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців; нотаріусів; суддів.

До наповнення Реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів уповноважені особи Міністерства юстиції, відповідальні за проставлення апостиля, використовують наявні зразки на паперових носіях;

2) визначити порядок та форму подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів.

4. Рекомендувати:

1) Державній судовій адміністрації за формою, встановленою відповідно до підпункту 2 пункту 3 цієї постанови:

протягом місяця передати Міністерству юстиції інформацію щодо зразків підписів, відбитків печаток та/або штампів суддів;

забезпечити в разі настання відповідних змін подання Міністерству юстиції протягом трьох робочих днів оновленої інформації;

2) державним органам та органам місцевого самоврядування подавати на запит Міністерства закордонних справ, Міністерства юстиції інформацію за формою, встановленою відповідно до підпункту 2 пункту 3 цієї постанови.

5. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади подавати у триденний строк на запит Міністерства закордонних справ, Міністерства юстиції інформацію за формою, встановленою відповідно до підпункту 2 пункту 3 цієї постанови.

6. Установити, що:

1) апостиль на офіційних документах проставляється та заповнюється за допомогою програмних засобів Реєстру у формі електронного документа відповідно до зразка, встановленого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів;

2) електронний документ містить візуальне зображення зразка підпису (відцифрований підпис) уповноваженої особи, відповідальної за проставлення апостиля, та скріплюється електронним цифровим підписом такої особи згідно з вимогами законодавства про електронний цифровий підпис;

3) склад, порядок розміщення обов’язкових реквізитів апостиля у формі електронного документа повинні відповідати вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг;

4) візуальна форма апостиля на папері повинна відображати дані, які він містить, в електронній формі, зокрема візуальне відображення зразка підпису (відцифрованого підпису) уповноваженої особи, відповідальної за проставлення апостиля.

7. Міністерству закордонних справ:

1) вжити заходів щодо приєднання до ведення Реєстру та повідомити Міністерству юстиції про готовність до такого приєднання;

2) після приєднання до ведення Реєстру забезпечити в межах своїх повноважень формування, наповнення та підтримання в актуальному стані відомостей Реєстру про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів:

посадових осіб Міністерства закордонних справ, уповноважених на проставлення апостиля;

інших компетентних органів, посадових осіб, що видають офіційні документи, на які поширюється дія Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів;

3) забезпечити відшкодування адміністратору Реєстру витрат на забезпечення ведення Реєстру на підставі відповідних договорів.

8. Міністерству закордонних справ, Міністерству освіти і науки, Міністерству юстиції разом з Міністерством фінансів протягом місяця забезпечити внесення в установленому порядку змін до власних нормативно-правових актів щодо розміру та порядку оплати послуг з проставлення апостиля.

Прем’єр-міністр України А. ЯЦЕНЮК

Затверджено
постановою Кабінету Міністрів України
від 4 листопада 2015 р. N 890

Порядок
ведення Електронного реєстру апостилів

1. Цей Порядок регулює ведення Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр) та внесення до нього відомостей про апостилі, проставлені в Україні на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, та на всіх інших видах документів (далі - офіційні документи), що призначені для використання на території інших держав.

Реєстрація в Реєстрі відомостей про проставлення апостиля здійснюється з метою створення єдиної бази даних відповідних відомостей та спрощення перевірки факту проставлення апостиля і відповідності записів у ньому відомостям Реєстру.

2. Терміни, що вживаються в цьому Порядку, мають таке значення:

Реєстр - єдина державна інформаційно-телекомунікаційна система, що містить відомості про апостилі, проставлені уповноваженими на це органами, зразки відбитків печаток та зразки підписів посадових осіб Мін’юсту, МЗС, яким надано повноваження на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, а також відомості про зразки відбитків печаток та/або штампів уповноважених органів, зразки підписів посадових осіб, які мають право на скріплення підписом та печаткою та/або штампом офіційних документів, на які поширюється дія Конвенції (далі - відомості про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів);

держатель Реєстру - Мін’юст, який забезпечує ведення Реєстру;

адміністратор Реєстру - державне підприємство, що належить до сфери управління Мін’юсту, яке забезпечує технічне та технологічне створення і супроводження програмного забезпечення Реєстру, забезпечує надання доступу уповноваженим органам до Реєстру, збереження та захист даних, що містяться в Реєстрі, а також підтримання в актуальному стані, оновлення відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів;

уповноважений орган - орган, уповноважений постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. N 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" (Офіційний вісник України, 2003 р., N 4, ст. 120) на проставлення апостиля;

реєстраційний номер апостиля - унікальний номер, який формується автоматично за допомогою програмного забезпечення Реєстру під час реєстрації відомостей про проставлення апостиля та забезпечує його ідентифікацію.

3. Ведення Реєстру здійснюється за допомогою технічних і програмних засобів, які забезпечують формування апостиля у вигляді електронного документа, захист відомостей, що містяться в Реєстрі, від несанкціонованих дій, пошук записів, внесених до Реєстру, надання інформації з Реєстру.

Право власності, майнові права інтелектуальної власності на складові інформаційно-телекомунікаційної системи Реєстру належать державі.

4. Реєстрація відомостей про проставлення апостиля проводиться шляхом внесення запису до Реєстру.

5. Внесення до Реєстру запису про проставлений апостиль здійснюється уповноваженим органом.

6. До Реєстру вносяться відомості про апостилі, проставлені після його запровадження.

7. Заяву про проставлення апостиля може подати будь-яка особа за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу громадянина України, національного паспорта іноземця або документа, що посвідчує особу іноземця.

До заяви про проставлення апостиля додається оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль, документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від оплати, чи його засвідчена в установленому порядку копія.

Документом, що підтверджує внесення плати, є квитанція, видана банком, платіжне доручення з відміткою банку, квитанція з платіжного термінала, квитанція (чек) поштового відділення зв’язку.

Відомості щодо документів про оплату послуг з проставлення апостиля, документів, що підтверджують право на звільнення від оплати, чи щодо їх засвідчених в установленому порядку копій зберігаються в Реєстрі протягом трьох років після реєстрації апостиля і після закінчення зазначеного строку підлягають виключенню.

8. Внесення до Реєстру запису про апостиль, проставлений після запровадження Реєстру, здійснюється в разі відсутності підстав для відмови у проставленні апостиля і підтверджується написом "Внесено до Електронного реєстру апостилів: (адреса Інтернет-ресурсу)", розміщеним під апостилем.

9. Запис про апостиль містить такі відомості:

назву і дату видачі офіційного документа, на якому проставляється апостиль;

прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, яка підписала офіційний документ, на якому проставлено апостиль, а стосовно офіційних документів, які не підписані, - найменування органу, що проставив відбиток печатки або штампа;

дату проставлення апостиля;

найменування уповноваженого органу, який проставив апостиль;

прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та посаду особи, яка проставила апостиль;

реєстраційний номер апостиля.

10. Уповноважений орган відмовляє у внесенні до Реєстру запису про апостиль у разі відмови в його проставленні, про що в Реєстрі робиться відмітка та формується електронний документ про відмову.

11. У разі виявлення помилки в тексті апостиля заявник звертається до уповноваженого органу з пред’явленням оригіналу апостиля, в якому допущено помилку. Після надходження заяви про допущення помилки уповноважений орган перевіряє відповідність відомостей, що містяться в Реєстрі, інформації, наведеній у заяві. У разі підтвердження такого факту апостиль та запис про реєстрацію в Реєстрі анулюються.

Проставлення апостиля і внесення нового запису до Реєстру у зв’язку з виявленням помилки проводиться безоплатно.

12. Будь-яка особа має право на доступ до відомостей Реєстру про проставлений апостиль безоплатно через веб-сайт, що ведеться адміністратором Реєстру.

13. Пошук в Реєстрі відомостей про проставлений апостиль здійснюється за його реєстраційним номером та датою видачі.

14. За результатами пошуку в Реєстрі відомостей про проставлений апостиль інформація надається у формі зображення проставленого апостиля.

15. Інформацію з Реєстру на підставі письмового запиту отримують суди (судді), органи досудового розслідування, органи ДФС та інші органи державної влади, якщо запит зроблено у зв’язку із здійсненням ними повноважень, визначених законом.

Інформація надається уповноваженим органом у вигляді інформаційної довідки, що містить унікальний номер довідки, дату та час її формування, відомості про заявника, який звернувся за наданням довідки, відомості, за якими здійснювався пошук інформації в Реєстрі, відомості запису про апостиль, зазначені в пункті 9 цього Порядку, протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

16. Відомості Реєстру про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів використовуються у процесі проставлення апостиля уповноваженими органами.

17. До відомостей Реєстру про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів мають право доступу, використовують у процесі проставлення апостиля на офіційних документах, а також мають право на подання про внесення відповідних змін до таких записів Реєстру:

Мін’юст - щодо відомостей про посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану; державних реєстраторів, які здійснюють державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців; суддів; нотаріусів;

МЗС - щодо відомостей про компетентні органи, посадових осіб, що видають офіційні документи, на яких МЗС проставляє апостилі.

18. Реєстр містить такі відомості про:

1) нотаріусів, які працюють у державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві:

найменування державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву;

прізвище, ім’я, по батькові;

номер свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю;

місцезнаходження державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву;

зразки підпису, відбитка печатки;

дату призначення на посаду та у разі наявності відомості щодо переведення або звільнення;

2) приватних нотаріусів:

прізвище, ім’я, по батькові, назву нотаріального округу;

номер свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю;

місцезнаходження контори;

зразки підпису, відбитка печатки;

дату реєстрації та у разі наявності дату припинення приватної нотаріальної діяльності.

19. Реєстр містить такі відомості про відділи державної реєстрації актів цивільного стану:

найменування відділу;

прізвище, ім’я, по батькові посадових осіб відділу, які мають право на підписання документів про державну реєстрацію актів цивільного стану;

зразки підписів посадових осіб відділу, які мають право на підписання документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, та відбитка печатки відділу;

період, протягом якого відповідна особа виконує (виконувала) повноваження на посаді.

20. Реєстр містить такі відомості про державних реєстраторів, які здійснюють державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців:

найменування відділу державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

прізвище, ім’я, по батькові;

зразки підпису, відбитка печатки;

період, протягом якого відповідна особа виконує (виконувала) повноваження на посаді.

21. Реєстр містить такі відомості про суди та суддів:

найменування та місцезнаходження суду;

прізвище, ім’я, по батькові судді;

період, протягом якого відповідна особа виконує (виконувала) повноваження на посаді;

зразки підписів, відбитків печаток, штампів.

22. Реєстр містить такі відомості про інші компетентні органи, посадових осіб, які видають офіційні документи, на які поширюється дія Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів:

повне найменування компетентного органу, його місцезнаходження;

відомості про посадову особу компетентного органу (зазначається її посада, прізвище, ім’я, по батькові);

період, протягом якого відповідна особа виконує (виконувала) повноваження на посаді;

зразки підписів, відбитків печаток, штампів.

23. У разі припинення повноважень посадової особи уповноваженого органу, яка скріплює підписом та печаткою та/або штампом офіційні документи, на які поширюється дія Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, про це робиться запис у Реєстрі. Відомості про таку особу з Реєстру не виключаються.