МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

Затверджено
Наказ Міністерство юстиції України
09.07.2015 N 1187/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
09 липня 2015 р. за N 813/27258

Порядок
розгляду відділами державної реєстрації актів цивільного стану -
учасниками пілотного проекту заяв у сфері державної реєстрації
актів цивільного стану, поданих через мережу Інтернет

І. Загальні положення

1. Цей Порядок регламентує дії працівників відділів державної реєстрації актів цивільного стану - учасників пілотного проекту (далі - відділи державної реєстрації актів цивільного стану) при розгляді заяв фізичних осіб у сфері державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням електронних цифрових підписів (далі - заява) або звернень щодо формування таких заяв, поданих через мережу Інтернет з використанням веб-порталу "Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану" (далі - Веб-портал).

2. Відділи державної реєстрації актів цивільного стану розглядають заяви фізичних осіб про державну реєстрацію шлюбу, про державну реєстрацію розірвання шлюбу на підставі рішення суду, про розірвання шлюбу подружжя, яке не має дітей, про розірвання шлюбу відповідно до статті 107 Сімейного кодексу України, про зміну імені, про повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, про надання витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян за зразками, наведеними у додатках до Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року N 52/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за N 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24 грудня 2010 року N 3307/5) (далі - Правила реєстрації), Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року N 1269/5, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за N 691/15382 (далі - Інструкція з ведення Реєстру), з накладенням електронних цифрових підписів або звернення щодо формування таких заяв.

3. Відділи державної реєстрації актів цивільного стану розглядають заяви фізичних осіб про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання за зразками, наведеними в додатках до Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року N 96/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 14 січня 2011 року за N 55/1879 (далі - Правила внесення змін), з накладенням електронних цифрових підписів або звернення щодо формування таких заяв.

4. Заяви, передбачені у пунктах 2, 3 цього розділу, повинні містити електронний цифровий підпис фізичної особи або бути підписаними під час її особистого звернення до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Строк державної реєстрації актів цивільного стану, розгляду заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання відраховується від дати надходження заяви фізичної особи з накладенням електронного цифрового підпису або дати її підписання особою у відділі державної реєстрації актів цивільного стану.

5. Фізичні особи, які направили заяви з накладенням електронних цифрових підписів або звернення щодо їх формування, відповідають за достовірність зазначених відомостей, а також доданих до них відсканованих копій документів.

6. Проведення державної реєстрації актів цивільного стану, внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану і видача витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі - Реєстр) за заявами, передбаченими у пунктах 2, 3 цього розділу, здійснюються з дотриманням вимог Сімейного та Цивільного кодексів України, Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану", Порядку розгляду заяв про зміну імені (прізвища, власного імені, по батькові) фізичної особи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2007 року N 915, Правил реєстрації, Правил внесення змін, Інструкції з ведення Реєстру.

7. Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву з накладенням електронного цифрового підпису або звернення щодо її формування, у день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня у разі отримання поза робочим часом відділу перевіряє отримані документи.

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану інформує фізичну особу (з дотриманням Порядку роботи Веб-порталу) про результати розгляду заяви та відсканованих копій документів (необхідність надання додаткової інформації або документів із зазначенням їх переліку; необхідність особистого звернення для підписання заяви, пред’явлення оригіналів документів; отримання свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану або витягів з Реєстру тощо).

Заяви, оформлені з дотриманням вимог, визначених у пункті 4 цього розділу, реєструються працівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану за умови долучення до них відповідних документів.

8. У день здійснення з використанням Веб-порталу попереднього запису фізичної особи на прийом з питань державної реєстрації народження, смерті, повторної видачі свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також видачі витягів з Реєстру працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану перевіряє отримані відскановані копії документів, наявність актового запису цивільного стану, на підставі якого необхідно видати відповідне свідоцтво або витяг з Реєстру, відомості актового запису про шлюб батьків, необхідні для державної реєстрації народження.

Для повторної видачі свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також для видачі витягу з Реєстру працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану у цей самий день звертається з електронним запитом до відділу державної реєстрації актів цивільного стану України за місцем складання відповідного актового запису цивільного стану для отримання підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису.

ІІ. Розгляд заяв про державну реєстрацію шлюбу

1. Жінка та чоловік (далі - заявники) можуть подати до обраного ними відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву про державну реєстрацію шлюбу в електронній формі.

Заявники додають до зазначеної заяви відскановані копії паспорта громадянина України, паспортного документа іноземця або документа, що посвідчує особу без громадянства, документів, що підтверджують припинення попереднього шлюбу (у разі державної реєстрації повторного шлюбу), а також документа (квитанції) про сплату державного мита, оплату платних послуг (при бажанні їх отримати) при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Веб-портал.

За наявності бажання зареєструвати шлюб до спливу місячного строку заявники додають відскановані документи, що підтверджують поважні причини для цього.

При направленні іноземцем, особою без громадянства заяви про державну реєстрацію шлюбу до неї додається відсканована копія документа, що підтверджує законність його (її) перебування на території України.

Оригінали зазначених документів пред’являються при особистому зверненні заявників до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Не потребує направлення відсканованих копій документів, що підтверджують припинення попереднього шлюбу, та пред’явлення їх оригіналів, якщо відповідні актові записи цивільного стану, про які повідомлено у заяві про державну реєстрацію шлюбу, складені органами державної реєстрації актів цивільного стану України або їх відомості містяться у Реєстрі.

2. У разі отримання заяви про державну реєстрацію повторного шлюбу працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану перевіряє у Реєстрі відомості актових записів про смерть, розірвання шлюбу, інформацію про рішення суду про розірвання шлюбу, постановлене після набрання чинності Законом України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану", про анулювання попереднього шлюбу, про які повідомлено заявниками.

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану у строки, визначені в абзаці першому пункту 7 розділу І цього Порядку, звертається з електронним запитом до відділу державної реєстрації актів цивільного стану України за місцем складання відповідних актових записів цивільного стану для отримання підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актових записів цивільного стану в день отримання запиту вносить відомості відповідного актового запису цивільного стану до Реєстру (у разі їх відсутності) та направляє відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який звернувся із запитом, електронне підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису.

3. Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану призначає дату державної реєстрації шлюбу в день надходження відповідної заяви з накладенням електронного цифрового підпису або в день її підписання заявниками у відділі за умови отримання відповідних документів.

Одночасно інформація щодо часу реєстрації шлюбу вноситься до відповідних графіків, розміщених у приміщенні відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

ІІІ. Розгляд заяв про державну реєстрацію розірвання шлюбу

1. Подружжя можуть подати до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву про розірвання шлюбу подружжя, яке не має дітей, в електронній формі.

Подружжя додає до зазначеної заяви відскановані копії паспорта громадянина України, паспортного документа іноземця або документа, що посвідчує особу без громадянства, документа про шлюб, у разі якщо шлюб зареєстровано компетентним органом іноземної держави, а також документа (квитанції) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Веб-портал.

При направленні іноземцем, особою без громадянства заяви про розірвання шлюбу подружжя, яке не має дітей, до неї додається відсканована копія документа, що підтверджує законність його (її) перебування на території України.

Оригінали зазначених документів пред’являються при особистому зверненні подружжя до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Якщо шлюб, що розривається, зареєстровано органом державної реєстрації актів цивільного стану України, працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану перевіряє у Реєстрі відомості актового запису про шлюб, про який повідомлено подружжям у заяві.

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану у строки, визначені в абзаці першому пункту 7 розділу І цього Порядку, звертається з електронним запитом до відділу державної реєстрації актів цивільного стану України за місцем складання відповідного актового запису про шлюб для отримання підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису про шлюб у день отримання запиту вносить відомості відповідного актового запису до Реєстру (у разі їх відсутності) та направляє відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який звернувся із запитом, електронне підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису.

3. Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану призначає дату державної реєстрації розірвання шлюбу в день надходження заяви про розірвання шлюбу подружжя, яке не має дітей, з накладенням електронного цифрового підпису кожного з подружжя або в день її підписання у відділі за умови отримання відповідних документів.

4. У день державної реєстрації розірвання шлюбу подружжя подає свідоцтво про шлюб для проставлення відповідної відмітки. У разі якщо свідоцтво про шлюб не збереглося, про це на заяві проставляється відмітка.

5. У разі направлення в електронній формі заяви про державну реєстрацію розірвання шлюбу на підставі рішення суду заявником додаються відскановані копії паспорта громадянина України, паспортного документа іноземця або документа, що посвідчує особу без громадянства, копії рішення суду (витягу з рішення суду), а також документа (квитанції) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Веб-портал.

Оригінали зазначених документів пред’являються при особистому зверненні заявників до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

6. Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого надійшла заява, перевіряє наявність в актовому записі про шлюб відомостей про розірвання шлюбу.

Якщо відомості актового запису про шлюб, що розривається, відсутні у Реєстрі, працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану у строки, визначені в абзаці першому пункту 7 розділу І цього Порядку, звертається з електронним запитом до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису про шлюб.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису про шлюб у день отримання запиту направляє електронне повідомлення про наявність відомостей про розірвання шлюбу (номер актового запису цивільного стану та дата його складання; назва суду, дата постановлення судового рішення, номер справи).

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану інформує заявника про результати перевірки та необхідність подання оригіналів документів, підписання заяви.

7. До заяви про розірвання шлюбу відповідно до статті 107 Сімейного кодексу України, поданої в електронній формі, додаються відскановані копії паспорта громадянина України, паспортного документа іноземця або документа, що посвідчує особу без громадянства, копії рішення суду (витягу з рішення) про визнання другого з подружжя безвісно відсутнім чи недієздатним, документа про шлюб, у разі якщо шлюб зареєстровано компетентним органом іноземної держави, а також документа (квитанції) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Веб-портал.

Якщо шлюб, що розривається, зареєстровано іншим відділом державної реєстрації актів цивільного стану, працівник здійснює дії, передбачені пунктом 6 цього розділу.

У день державної реєстрації розірвання шлюбу заявник подає оригінали документів, відскановані копії яких направлялися ним одночасно із заявою про розірвання шлюбу відповідно до статті 107 Сімейного кодексу України.

Також заявник подає свідоцтво про шлюб, видане органом державної реєстрації актів цивільного стану України, для проставлення відповідної відмітки. У разі якщо свідоцтво про шлюб не збереглося, про це на заяві проставляється відмітка.

ІV. Розгляд заяв про зміну імені

1. Заявник може подати до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву про зміну імені в електронній формі, до якої додає відскановані копії паспорта громадянина України, свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, перелік яких встановлено Порядком розгляду заяв про зміну імені (прізвища, власного імені, по батькові) фізичної особи, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2007 року N 915, а також документа (квитанції) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Веб-портал.

Заявник може повідомити лише інформацію про місце та дату державної реєстрації актів цивільного стану, проведеної органами державної реєстрації актів цивільного стану України, без направлення копій відповідних свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану.

Оригінали паспорта громадянина України, свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними органами іноземних держав, та документ (квитанція) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Веб-портал пред’являються при особистому зверненні заявника до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану у строки, визначені в абзаці першому пункту 7 розділу І цього Порядку, звертається з електронним запитом до відділу державної реєстрації актів цивільного стану України за місцем складання відповідних актових записів цивільного стану для отримання підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актових записів цивільного стану в день отримання запиту вносить відомості відповідного актового запису цивільного стану до Реєстру (у разі їх відсутності) та направляє електронне підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису.

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану формує повні витяги з Реєстру в день надходження заяви з накладенням електронного цифрового підпису заявника або не пізніше наступного робочого дня після підписання ним заяви у відділі.

3. Не пізніше наступного робочого дня після складання висновку про дозвіл на зміну імені або про відмову в цьому працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану інформує заявника з використанням Веб-порталу про направлення висновку поштовим зв’язком.

V. Розгляд заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

1. Заявник може подати до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану, заяву про поновлення актового запису цивільного стану, заяву про анулювання актового запису цивільного стану в електронній формі, до якої додає відскановані копії паспорта громадянина України, паспортного документа іноземця або документа, що посвідчує особу без громадянства, свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану чи рішення суду, що підтверджують наявність підстав для внесення змін до актового запису, а також відомостей до поновленого актового запису або його анулювання, а також документа (квитанції) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Веб-портал.

Заявник може повідомити лише інформацію про місце та дату державної реєстрації актів цивільного стану, проведеної органами державної реєстрації актів цивільного стану України, без направлення копій відповідних свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану.

При направленні іноземцем або особою без громадянства заяви про внесення змін до актового запису цивільного стану, про поновлення актового запису цивільного стану, про анулювання актового запису цивільного стану до неї додається відсканована копія Оригінали паспорта громадянина України, паспортного документа іноземця або документа, що посвідчує особу без громадянства, рішення суду, свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними органами іноземних держав, документ (квитанція) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Веб-портал пред’являються при особистому зверненні заявника до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану у строки, визначені в абзаці першому пункту 7 розділу І цього Порядку, звертається з електронним запитом до відділу державної реєстрації актів цивільного стану України за місцем складання відповідних актових записів цивільного стану для отримання підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актових записів цивільного стану в день отримання запиту вносить відомості відповідного актового запису цивільного стану до Реєстру (у разі їх відсутності) та направляє відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який звернувся із запитом, електронне підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису.

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану формує повні витяги з Реєстру в день надходження заяви з накладенням електронного цифрового підпису заявника або не пізніше наступного робочого дня після підписання ним заяви у відділі.

3. Не пізніше наступного робочого дня після складання відповідного висновку працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану інформує про це заявника з використанням Веб-порталу.

Директор Департаменту цивільного, фінансового законодавства
та законодавства з питань земельних відносин О.М. Ференс