МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
13.06.2014 N 921/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
16 червня 2014 р. за N 626/25403

Про затвердження Змін до деяких наказів
Міністерства юстиції України з питань державної
реєстрації актів цивільного стану

Відповідно до статті 22 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" та з метою забезпечення доступності адміністративних послуг у сфері державної реєстрації актів цивільного стану НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до деяких наказів Міністерства юстиції України з питань державної реєстрації актів цивільного стану, що додаються.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Ємельянову І.І.

Міністр П. Петренко

Затверджено
Наказ Міністерства юстиції України
13.06.2014 N 921/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
16 червня 2014 р. за N 626/25403

Зміни
до деяких наказів Міністерства юстиції України з
питань державної реєстрації актів цивільного стану

1. У Правилах державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року N 52/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за N 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24 грудня 2010 року N 3307/5):

1) у пункті 30 глави 1 розділу ІІІ:

в абзаці першому слова та цифри "витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження згідно з частиною першою статті 135 Сімейного кодексу України для призначення допомоги на дітей одиноким матерям" замінити словами та цифрами "витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України";

в абзаці другому слова "довідка для призначення допомоги на дітей одиноким матерям" замінити словами та цифрами "довідка про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України";

в абзаці третьому слова та цифри "витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження згідно з частиною першою статті 135 Сімейного кодексу України для призначення допомоги на дітей одиноким матерям та довідки для призначення допомоги на дітей одиноким матерям" замінити словами "витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян та довідки, зазначених в абзацах першому та другому цього пункту,";

2) у розділі ІV:

пункт 10 доповнити новими абзацами такого змісту:

"Якщо в актовому записі про народження відсутні графи "По батькові" та "Місце народження", що стосуються даних про дитину, або відсутні відомості у цих графах, то одночасно з повторною видачею свідоцтва про народження відомості щодо по батькові та місця народження дитини доповнюються з дотриманням вимог Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 14 січня 2011 року N 96/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 14 січня 2011 року за N 55/18793 (далі - Правила внесення змін), у разі особистого звернення заявника до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису. Якщо до відділу державної реєстрації актів цивільного стану звернувся представник особи, яка має правові підстави для отримання свідоцтва про народження, відомості доповнюються у разі документального підтвердження його повноважень на вчинення цих дій.

Якщо заява щодо повторної видачі свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану надійшла до відділу державної реєстрації актів цивільного стану поштою, графи свідоцтва про народження "По батькові" та "Місце народження" прокреслюються. У повідомленні про направлення свідоцтва про народження до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника одночасно роз’яснюються причини незаповнення окремих граф свідоцтва про народження та порядок доповнення відсутніх відомостей відповідно до Правил внесення змін.";

доповнити розділ новим пунктом такого змісту:

"19. На запит будь-якої фізичної або юридичної особи відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає ксерокопію або фотокопію записів метричних книг, які були складені понад 75 років тому, але включені до об’єднаних книг, загальний строк зберігання яких у відділі ще не минув, якщо це не загрожує стану документів.

Якщо на одному аркуші метричної книги знаходиться декілька записів, під час копіювання запитуваного метричного запису інші записи повинні бути закриті.

Засвідчення ксерокопії (фотокопії) метричного запису здійснюється з дотриманням вимог діловодства, пошукові дані (номер фонду, опису, справи) вміщуються на звороті кожного аркуша, засвідчувальний напис і печатка відділу державної реєстрації актів цивільного стану розміщуються на звороті останнього аркуша документа.

У тексті засвідчувального напису робиться застереження, що цей документ не може бути розмножений (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражований або включений до інформаційних мереж, баз даних.".

2. У Правилах внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року N 96/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 14 січня 2011 року за N 55/18793 (із змінами):

1) у розділі ІІ:

пункт 2.1 після абзацу третього доповнити новим абзацом четвертим такого змісту:

"Громадяни України, а також іноземці та особи без громадянства, які проживають за кордоном або в Україні, можуть подати заяву про внесення змін до актового запису про народження у зв’язку з доповненням відомостей щодо по батькові та місця народження дитини також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису.".

У зв’язку з цим абзаци четвертий-шостий вважати відповідно абзацами п’ятим-сьомим;

пункт 2.7 після абзацу першого доповнити новим абзацом другим такого змісту:

"Якщо в актовому записі про народження відсутні графи "По батькові" та "Місце народження", що стосуються відомостей про дитину, або відсутні відомості у цих графах, їх доповнення проводиться з урахуванням даних паспорта громадянина України або паспортного документа особи, відносно якої складено запис, та імені батька дитини, зазначеного в ньому.".

У зв’язку з цим абзац другий вважати абзацом третім;

підпункт 2.16.1 пункту 2.16 викласти в такій редакції:

"2.16.1. Відповідно до рішення суду про усиновлення в актовому записі про народження змінюються відомості щодо батьків, дитини, у тому числі дати та місця її народження, дати державної реєстрації народження. У разі зміни рішенням суду про усиновлення дати народження дитини дата державної реєстрації народження може бути також змінена за заявою особи, зазначеної у рішенні суду, або уповноваженої нею особи.

В актовому записі про народження виправляється прізвище матері дитини, яка у шлюбі з особою, що усиновила дитину, змінила прізвище, у разі подання матір'ю відповідної заяви.";

2) у пункті 3.6 розділу ІІІ слова "при складанні висновку" виключити.

3. В Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженій наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року N 1269/5, зареєстрованій у Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за N 691/15382 (зі змінами) (далі - Інструкція):

1) в абзаці першому пункту 1.3 розділу І слова "фізичних та юридичних осіб" замінити словами "фізичних осіб та державних органів (посадових осіб), службових осіб";

2) перше речення абзацу другого пункту 2.1.7 глави 2.1 розділу ІІ викласти в такій редакції: "Перед видачею повторного свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану реєстратор перевіряє наявність у Реєстрі даних певного актового запису цивільного стану та їх відповідність паперовому носію цього запису.";

3) розділ ІІІ викласти в такій редакції:

"III. Порядок видачі витягів з Реєстру

3.1. Витяг з Реєстру видається реєстратором незалежно від місця державної реєстрації акту цивільного стану та місця проживання заявника.

Витяг з Реєстру формується за допомогою програмного забезпечення Реєстру. У випадку, визначеному в абзаці першому пункту 2.1.11 глави 2.1 розділу ІІ цієї Інструкції, витяги для отримання допомоги у зв’язку з народженням та для отримання допомоги на поховання формуються без використання Реєстру.

Витяг з Реєстру видається на спеціальному бланку документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України, засвідчується підписом посадової особи та скріплюється печаткою відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів Реєстру визначається Положенням про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 14 липня 2004 року N 67/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14 липня 2004 року за N 878/9477 (із змінами).

3.2. На письмову заяву фізичної особи, визначеної у пунктах 13, 14 та абзаці п'ятому пункту 16 Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року N 1064 (далі - Порядок), видаються:

а) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження відповідно до статей 126, 133, 135 Сімейного кодексу України (додаток 1);

б) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України (додаток 2);

в) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію смерті (додаток 3);

г) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію шлюбу щодо підтвердження дошлюбного прізвища (додаток 4);

ґ) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію шлюбу (додаток 5);

д) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію шлюбу із зазначенням відомостей про другого з подружжя (додаток 6);

е) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію розірвання шлюбу (додаток 7);

є) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію зміни імені (прізвища, власного імені, по батькові) (додаток 8);

ж) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про внесення змін відповідно до статті 148 Сімейного кодексу України (додаток 9);

з) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про внесення змін у зв'язку з усиновленням (додаток 10);

и) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про внесення змін до актового запису цивільного стану (додаток 11);

і) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію встановлення батьківства (додаток 12).

Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію встановлення батьківства видається на підставі внесених до Реєстру даних щодо актового запису про встановлення батьківства;

ї) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану (додаток 13);

й) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію усиновлення (додаток 25).

Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію усиновлення видається на підставі внесених до Реєстру даних щодо актового запису про усиновлення.

3.3. Для отримання допомоги при народженні дитини, а також для отримання допомоги на поховання при державній реєстрації народження та смерті видаються відповідно:

а) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про народження для виплати допомоги у зв’язку з народженням дитини (додаток 14);

б) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання (додаток 15).

У разі втрати витягів з Реєстру, передбачених цим пунктом, на письмову заяву фізичної особи видається дублікат відповідного витягу з позначкою "Дублікат". Дублікати зазначених витягів з Реєстру видаються реєстратором за місцем складання актових записів цивільного стану.

3.4. На письмові запити державних органів (посадових осіб), службових осіб, визначених в абзацах другому та третьому пункту 16 Порядку, видаються:

а) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про народження (додаток 16);

б) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про смерть (додаток 17);

в) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про шлюб (додаток 18);

г) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про розірвання шлюбу (додаток 19);

ґ) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про зміну імені (додаток 20);

д) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про усиновлення (додаток 21);

е) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про встановлення батьківства (додаток 22);

є) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану (додаток 23).

Витяги, зазначені в підпунктах "а", "в" - "е" цього пункту, видаються також на письмову заяву фізичної особи, відомості про яку або про її малолітніх, неповнолітніх дітей містяться у відповідному актовому записі цивільного стану, чи на письмову заяву представника цієї особи, повноваження якого ґрунтуються на дорученні, посвідченому нотаріально.

У повному витязі з Реєстру щодо актового запису зазначаються всі відомості про певний вид актового запису, які містяться в Реєстрі на момент формування витягу, з переліком у хронологічному порядку всіх унесених змін та іншої інформації, а також відомості про всі видані свідоцтва.

Повні витяги з Реєстру, передбачені цим пунктом (крім повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану), видаються (надсилаються) державним органам (посадовим особам), службовим особам разом із копіями паперових носіїв відповідних актових записів цивільного стану, якщо про це зазначено у письмовому запиті.

3.5. На письмові запити державних органів, визначених в абзаці четвертому пункту 16 Порядку, видаються витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження відповідно до статей 126, 133, 135 Сімейного кодексу України (додаток 1), а також витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України (додаток 2).

3.6. Для отримання витягів з Реєстру реєстраторові подається заява (запит) про надання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (додаток 24) (далі - заява (запит) про надання витягу з Реєстру), у якій (якому) зазначається одна з таких відомостей про фізичну особу, щодо якої видається витяг з Реєстру:

прізвище, власне ім'я, по батькові, дата та місце народження особи;

серія і номер свідоцтва про державну реєстрацію відповідного акту цивільного стану, дата його видачі;

реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення відомостей про акт цивільного стану.

3.7. Заява (запит) про надання витягу з Реєстру подається заявником особисто або шляхом надсилання поштою.

3.8. Фізична особа під час особистого подання заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру пред’являє паспорт громадянина України або паспортний документ та у відповідних випадках документи, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки.

Для отримання витягів з Реєстру про своїх родичів на підставі метричних записів, які були складені понад 75 років тому, але включені до об’єднаних книг, загальний строк зберігання яких у відділі ще не минув, фізична особа не пред’являє документи, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки.

У разі подання заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру уповноваженою особою, крім документів, зазначених в абзаці першому цього пункту, пред’являється документ, що підтверджує її повноваження.

Посадова особа державного органу, службова особа у разі особистого подання заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру пред’являє службове посвідчення.

Посадова особа державного органу, визначеного в абзаці четвертому пункту 16 Порядку, пред’являє паспорт громадянина України, а також довіреність, що підтверджує її повноваження на отримання витягу з Реєстру.

3.9. До заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру фізичною особою додається документ про внесення плати за видачу витягу з Реєстру в розмірі, установленому постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року N 1064 "Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян" (зі змінами), крім осіб, визначених у пункті 16 Порядку.

3.10. Під час подання фізичною особою заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру шляхом надсилання поштою справжність підпису на ній заявника, а також вірність копій паспорта громадянина України або паспортного документа та документів, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки, засвідчуються відповідно до Закону України "Про нотаріат".

У цьому випадку документи надсилаються поштою з описом вкладення.

У разі виявлення невідповідностей між документами, що були надіслані поштою, з описом вкладення до них, а також у разі відсутності копії паспорта громадянина України (паспортного документа) або документів, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки, про внесення плати за видачу витягу з Реєстру реєстратор повертає заяву (запит) про надання витягу з Реєстру разом з документами, що додаються до неї, поштою з описом вкладення.

Відповідальність за достовірність відомостей, які містяться у документах, поданих для надання витягу з Реєстру, несе фізична особа.

У разі подання заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру шляхом надсилання поштою державними органами (посадовими особами), службовими особами підпис заявника скріплюється печаткою відповідного органу (службової особи).

3.11. Під час розгляду заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру реєстратор перевіряє наявність підстав для отримання заявником витягу з Реєстру та даних відповідного актового запису цивільного стану у Реєстрі. У разі відсутності відомостей такого актового запису реєстратор уносить їх до Реєстру.

Рішення про видачу витягу з Реєстру або про відмову в цьому реєстратор приймає в день надходження заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру за результатами безпосередньої перевірки відповідності відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису цивільного стану або на підставі підтвердження реєстратора за місцем складання актового запису цивільного стану.

Для отримання підтвердження реєстратор направляє у день надходження заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру відповідний запит за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

Реєстратор за місцем складання актового запису цивільного стану перевіряє відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису цивільного стану (у разі відсутності даних у Реєстрі попередньо вносить їх до Реєстру) та в день отримання запиту направляє підтвердження. Копія актового запису цивільного стану направляється, якщо про це зазначено у заяві (запиті).

У разі отримання заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру поштовим зв’язком реєстратор не пізніше наступного робочого дня відправляє заявникові рекомендованим листом з описом вкладення витяг (відмову у видачі витягу).

3.12. Реєстратор видає витяг/повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану (додатки 13, 23) у разі відсутності паперових носіїв актового запису цивільного стану у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його складання та у відповідному відділі державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, а також відомостей про нього в Реєстрі. Запити для перевірки наявності актового запису цивільного стану у відповідному відділі державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі та підтверджень про результати перевірки направляються реєстратором у строки та у спосіб, зазначені в пункті 3.11 цього розділу.

3.13. При видачі витягу з Реєстру до Реєстру вносяться:

найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким підтверджено відповідність даних у Реєстрі відомостям паперового носія актового запису цивільного стану або відсутність паперового носія актового запису;

відомості про посадову особу відділу державної реєстрації актів цивільного стану, якою підтверджено відповідність даних у Реєстрі відомостям паперового носія актового запису цивільного стану або відсутність паперового носія актового запису (прізвище, ім'я, по батькові, посада).

3.14. У видачі витягу з Реєстру може бути відмовлено у випадках, передбачених пунктом 18 Порядку.";

4) у додатку 1 до Інструкції слова "назва юридичної особи, на запит якої видано витяг" замінити словами "найменування державного органу та прізвище, власне ім'я, по батькові, посада посадової особи, прізвище, власне ім'я, по батькові службової особи, на запит якого (якої) видано витяг";

5) у додатку 2 до Інструкції:

назву додатка викласти в такій редакції:

"Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України";

слова "назва юридичної особи, на запит якого (якої) видано витяг" замінити словами "найменування державного органу та прізвище, власне ім'я, по батькові, посада посадової особи, прізвище, власне ім'я, по батькові службової особи, на запит якого (якої) видано витяг";

6) назву додатка 3 до Інструкції викласти в такій редакції:

"Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію смерті";

7) назву додатка 4 до Інструкції викласти в такій редакції:

"Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію шлюбу щодо підтвердження дошлюбного прізвища";

8) назву додатка 7 до Інструкції викласти в такій редакції:

"Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію розірвання шлюбу";

9) назву додатка 8 до Інструкції викласти в такій редакції:

"Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію зміни імені (прізвища, власного імені, по батькові)";

10) назву додатка 10 до Інструкції викласти в такій редакції:

"Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про внесення змін у зв'язку з усиновленням";

11) назву додатка 11 до Інструкції викласти в такій редакції:

"Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про внесення змін до актового запису цивільного стану";

12) додаток 14 до Інструкції виключити.

У зв’язку з цим додатки 15-26 вважати відповідно додатками 14-25;

13) у додатках 14, 15 до Інструкції слова "прізвище, власне ім'я, по батькові фізичної особи, на запит якої видано витяг" замінити словами "прізвище, власне ім'я, по батькові фізичної особи, якій видано витяг";

14) у додатках 16-23 до Інструкції слова "назва юридичної особи, на запит якої видано витяг" замінити словами "найменування державного органу та прізвище, власне ім'я, по батькові, посада посадової особи, прізвище, власне ім'я, по батькові службової особи, на запит якого (якої) видано витяг";

15) додаток 24 до Інструкції викласти в новій редакції, що додається.

Заступник директора Департаменту
взаємодії з органами влади С.В. Мартиненко

Додаток 24
до Інструкції з ведення Державного
реєстру актів цивільного стану громадян

(у редакції наказу
Міністерства юстиції України
13.06.2014 N 921/5)

Заява (запит)
про надання витягу з Державного реєстру актів
цивільного стану громадян

З Додатком 24 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".