КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА
від 5 серпня 2009 р. N 812
Київ

Про затвердження Порядку витрачання,
зберігання, обігу спеціальних бланків
нотаріальних документів і звітності про їх
використання та опису і зразка такого бланка

( Із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ
N 86 від 09.02.2011
N 1077 від 12.09.2012
N 690 від 18.09.2013
N 955 від 25.12.2013
N 80 від 01.04.2014 )

Відповідно до частини третьої статті 34 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання;

опис і зразок спеціального бланка нотаріального документа.

2. Установити, що залишки спеціальних бланків нотаріальних документів, технічний опис і зразок яких затверджено Міністерством юстиції, використовуються до повного їх витрачання.

3. Міністерству юстиції:

забезпечити виготовлення, зберігання, обіг спеціальних бланків нотаріальних документів і звітність про їх використання;

розробити і затвердити технічний опис спеціального бланка нотаріального документа та порядок ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів;

вжити протягом шести місяців з дня набрання чинності цією постановою заходів для забезпечення доступу органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ та організацій до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

Прем'єр-міністр України Ю.ТИМОШЕНКО

Затверджено
постановою Кабінету Міністрів України
від 5 серпня 2009 р. N 812

Порядок
витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків
нотаріальних документів і звітності про їх використання

1. Цей Порядок регулює питання витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - бланки) і звітності про їх використання.

2. Організаційні заходи з виготовлення, постачання, зберігання, обігу бланків і звітності про їх використання здійснює Мін'юст.

3. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, державні та приватні нотаріуси несуть персональну відповідальність за додержання вимог цього Порядку щодо витрачання, зберігання, обігу бланків і звітності про їх використання.

4. Під час перевірки організації нотаріальної діяльності державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства в обов'язковому порядку перевіряється стан обліку витрачання, зберігання і звітності про їх використання.

5. Обов'язковій перевірці підлягає кожний бланк, на якому викладено текст нотаріального документа. Відомості про використання бланків нотаріуси можуть отримати шляхом безпосереднього доступу до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

6. Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні підприємства, установи, організації та інші юридичні і фізичні особи мають право доступу до відомостей Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів через веб-сайт, який ведеться адміністратором Реєстру, для пошуку та перегляду інформації про дійсні та недійсні бланки.

7. Бланки є невід'ємною складовою нотаріального діловодства та документарного забезпечення нотаріального процесу і використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій. ( Пункт 7 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 955 від 25.12.2013 )

8. На бланках викладаються тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, крім тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів.

9. Бланки, отримані державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, приватними нотаріусами, повинні зберігатись у вогнестійкому сейфі, прикріпленому до стіни або підлоги.

10. У разі виявлення факту втрати або викрадення бланків завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус зобов'язаний негайно повідомити про це по телефону відповідне Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, мм. Києві чи Севастополі, постачальника бланків, а також орган внутрішніх справ та надіслати протягом доби зазначеним органам письмове повідомлення за особистим підписом завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом та приватного нотаріуса для вжиття заходів до розшуку бланків із зазначенням дати втрати або викрадення бланків, їх серій і номерів.

11. За кожним фактом втрати або викрадення бланків відповідне Головне управління юстиції призначає службову перевірку.

12. Замовниками бланків є державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси.

13. Державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси замовляють необхідну кількість бланків шляхом подання відповідної заявки постачальнику бланків у порядку, визначеному Мін'юстом.

14. Витрати, пов'язані з використанням бланків, відшкодовують особи, щодо яких або в інтересах яких вчинені нотаріальні дії.

15. Недійсними вважаються бланки:

зіпсовані під час виготовлення;

анульовані внаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося;

дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів, наявність дубльованих номерів);

відсутні при відкритті пачки, втрачені або викрадені.

16. Облік бланків ведеться:

завідуючими державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами - у книгах обліку надходження бланків до державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, обліку видачі бланків державним нотаріусам та обліку зіпсованих і анульованих бланків; завідуючими державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами та державними нотаріусами - в особистих книгах обліку надходження бланків та обліку зіпсованих і анульованих бланків;

приватними нотаріусами - в особистих книгах обліку надходження бланків та обліку зіпсованих і анульованих бланків.

Форма, за якою складаються зазначені у цьому пункті книги, затверджується Мін'юстом.

Облік витрачених і недійсних бланків ведеться у Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів, держателем якого є Мін'юст, адміністратором - державне підприємство "Інформаційний центр" Мін'юсту.

Порядок ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів і розмір плати за користування ним визначаються Мін'юстом. Розмір плати за користування реєстром погоджується з Мінфіном. Від плати за користування Реєстром звільняються органи державної влади та органи місцевого самоврядування.

Кошти від справляння плати за користування Реєстром зараховуються до державного бюджету. ( Пункт 16 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ N 1077 від 12.09.2012 )

17. Під час отримання бланків завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус зобов'язаний особисто перевірити їх кількість, а також відповідність їх серій і номерів тим, що зазначені у видатковій накладній.

Якщо під час проведення перевірки виявлено відсутність бланків у пачці чи наявність дефектних бланків, завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус складає відповідний акт приймання-передачі у двох примірниках, один з яких разом з дефектними бланками надсилає постачальнику.

У разі невиконання чи неналежного виконання зазначених вимог відсутні в пачці бланки вважаються втраченими з вини завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватного нотаріуса.

18. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами чи приватні нотаріуси протягом п’яти робочих днів після зіпсуття чи анулювання бланків здійснюють їх знищення, про що складається відповідний акт у двох примірниках. Один примірник акта про знищення зіпсованих чи анульованих бланків зберігається в державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, у приватного нотаріуса, другий примірник акта протягом п’яти робочих днів надсилається постачальнику бланків. ( Пункт 18 в редакції Постанови КМ N 80 від 01.04.2014 )

19. Постачальник бланків знищує дефектні бланки, про що складає відповідний акт. ( Пункт 19 в редакції Постанови КМ N 80 від 01.04.2014 )

20. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, приватні нотаріуси забезпечують зберігання актів приймання-передачі для знищення дефектних бланків, актів про знищення зіпсованих чи анульованих бланків, а постачальник бланків - актів приймання-передачі дефектних бланків, актів про знищення дефектних бланків протягом трьох років після їх підписання. ( Пункт 20 в редакції Постанови КМ N 80 від 01.04.2014 )

21. У межах нотаріального округу дозволяється передавання бланків між нотаріусами із складенням акта приймання-передачі і одночасним повідомленням адміністратора Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

22. У разі зупинення (більше ніж на два місяці), припинення нотаріальної діяльності або анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю нотаріус у триденний строк передає невикористані бланки постачальнику бланків, про що складається відповідний акт. ( Абзац перший пункту 22 в редакції Постанови КМ N 690 від 18.09.2013 )

У разі коли нотаріус не передав невикористані бланки в установлений строк, такі бланки вважаються анульованими.

23. За порушення вимог цього Порядку, що призвело до втрати, викрадення чи знищення бланків з вини нотаріуса, а також за неналежне ведення обліку, зберігання бланків, несвоєчасне звітування про їх використання завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, державний і приватний нотаріуси притягуються до відповідальності у порядку, встановленому законодавством.

Затверджено
постановою Кабінету Міністрів України
від 5 серпня 2009 р. N 812

Опис і зразок
спеціального бланка нотаріального документа

1. Спеціальний бланк нотаріального документа (далі - бланк) форматом 297х210 міліметрів виготовлений на папері з 100-відсотковим вмістом деревинної целюлози без оптичного відбілювача масою 90 грамів на квадратний метр із двоступеневим водяним знаком, захисними волокнами та хімічним захистом.

Водяний знак нефіксований і має вигляд темного ромба, у чотирьох кутах якого накладено ромб світлого кольору. ( Абзац другий пункту 1 в редакції Постанови КМ N 80 від 01.04.2014 )

2. Рамка на лицьовому боці бланка виконана із застосуванням гільйоширувальних елементів, на внутрішньому периметрі якої надруковано українською і англійською мовою слово з літерами, виконаними мікротекстом, "УКРАЇНА", а в рамці на зворотному боці - такі самі слова у негативному зображенні.

3. У верхній частині на лицьовому боці бланка надруковано слово українською і англійською мовою "УКРАЇНА", яке розміщено по обидва боки стилізованого зображення малого Державного Герба України (тризуба), виконаного фарбою блакитного і жовтого кольору.

4. У нижній частині на лицьовому боці бланка виконано написи у негативному зображенні "МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ" та у позитивному зображенні - "Увага! Бланк містить багатоступеневий захист від підроблення".

5. У нижній частині на зворотному боці бланка люмінесцентними фарбами виконано напис у два рядки. Перший рядок містить напис "МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ", другий - "СПЕЦІАЛЬНИЙ БЛАНК НОТАРІАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА". Напис з'являється під дією ультрафіолетового випромінювання. ( Пункт 5 в редакції Постанови КМ N 80 від 01.04.2014 )

6. У правому нижньому куті на лицьовому боці бланка міститься QR-код, під яким міститься серія, яка складається з трьох літер, та номер із шести цифр. ( Пункт 6 в редакції Постанови КМ N 80 від 01.04.2014 )

7. На зворотному боці по всій площині нанесено 21 зображення елемента малого Державного Герба України (тризуба), яке виконано фарбою сірого кольору. ( Пункт 7 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 80 від 01.04.2014 )

8. Лицьовий бік бланка виконано фарбою жовтого і блакитного кольору, зворотний - сірого кольору.

9. Фонові зображення з обох боків бланка, які складаються з фонових сіток у вигляді хвилястих ліній змінної геометрії, виконуються офсетним друком п'ятьма фарбами як з лицьового, так і зворотного боку, з використанням технології райдужного друку з лицьового боку.

10. Спеціальний бланк нотаріального документа з обох боків має захисні елементи, виконані спеціальними фарбами відповідно до розробленої в установленому порядку схеми захисту.

11. Для захисту від несанкціонованого тиражування та запобігання зміні (заміні) інформації QR-код, серія та номер закриті напівпрозорою дифракційною плівкою гарячого тиснення. ( Пункт 11 в редакції Постанови КМ N 80 від 01.04.2014 )