МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
18.05.2009 N 870/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
21 травня 2009 р. за N 443/16459

Про затвердження Положення
про державний нотаріальний архів

Відповідно до статті 23 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) наказую:

1. Затвердити Положення про державний нотаріальний архів, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 07.02.94 N 8/5 "Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 22.02.94 за N 30/239.

3. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Ященко Н.В.):

3.1. Забезпечити подання на державну реєстрацію цього наказу відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

3.2. Довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

4. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі організувати в установленому порядку вивчення працівниками державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, приватними нотаріусами Положення про державний нотаріальний архів затверджене цим наказом, та забезпечити належне виконання цього наказу.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Л.В.Єфіменка.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Міністр М.Оніщук

Затверджено
Наказ Міністерства
юстиції України
18.05.2009 N 870/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
21 травня 2009 р. за N 443/16459

Положення
про державний нотаріальний архів

1. Відповідно до статті 23 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) (далі - Закон) державні нотаріальні архіви (далі - архів) засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тривалого (до 75 років) централізованого зберігання та використання відомостей, що містяться в них, передачі документів до відповідного державного архіву, надання методичної та практичної допомоги державним нотаріальним конторам, приватним нотаріусам, органам місцевого самоврядування, посадові особи яких вчиняють нотаріальні дії та дії, прирівнювані до нотаріально посвідчених (далі - фондоутворювачі), з питань організації роботи з документами.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією ( 254к/96-ВР ), законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів України), а також цим Положенням.

3. Архів створюється і ліквідується Міністерством юстиції України.

4. Штат архіву затверджується Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі - управління юстиції) в межах встановленої для архіву штатної чисельності і фонду заробітної плати.

5. Керівництво архівом, матеріально - технічне, кадрове забезпечення, а також забезпечення архіву необхідним приміщенням, охороною та обладнанням здійснює управління юстиції.

6. Архів є юридичною особою і має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

7. Архів вправі створювати свої філії, які є його відокремленими підрозділами, що розташовані поза місцезнаходженням архіву. Філія здійснює всі або частину функцій архіву.

8. Філії не є юридичними особами і діють на підставі положення що затверджується управлінням юстиції за погодженням з архівом.

9. Основними завданнями архіву є:

комплектування документами, склад яких передбачено цим Положенням;

забезпечення збереження та використання відомостей, що містяться в документах, які знаходяться на зберіганні;

створення і вдосконалення довідкового апарату до документів;

здійснення контролю за зберіганням документів та обліково-довідкового апарату до документів, які зберігаються у фондоутворювачів;

підготовка та своєчасна передача документів, внесених до Національного архівного фонду (далі - НАФ) на зберігання, до відповідного державного архіву з додержанням вимог, передбачених нормативно-правовими актами Держкомархіву України.

10. Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

приймає від фондоутворювачів на зберігання документи нотаріального діловодства, сформовані відповідно до вимог, встановлених Законом ( 3425-12 ), Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 31 грудня 2008 року N 2368/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2008 року за N 1325/16016 (далі - Правила);

приймає на зберігання заповіти, що надійшли від посадових осіб зазначених у статті 40 Закону ( 3425-12 );

узгоджує описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, які подаються на розгляд експертної комісії відповідного управління юстиції;

організовує та здійснює зберігання документів, створює систему облікових документів архіву;

перевіряє наявність і стан справ постійного зберігання, що зберігаються в архіві;

проводить заходи щодо забезпечення режиму секретності;

створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, що зберігаються в архіві;

створює та організовує зберігання страхового фонду;

виявляє унікальні документи;

проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, та надає методичну допомогу експертній комісії, створеній при відповідному управлінні юстиції, фондоутворювачам у проведенні експертизи цінності документів;

надає методичну допомогу фондоутворювачам з упорядкування нотаріальних документів та передачі їх на зберігання в архів;

складає списки фондоутворювачів, які передають документи до архіву, приймає ці документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання у фондоутворювачів;

складає графіки приймання від фондоутворювачів документів на зберігання;

інформує управління юстиції про стан роботи з документами та вносить пропозиції щодо її поліпшення;

здійснює підготовку документів НАФ та у встановленому порядку своєчасно передає документи, що знаходяться в архіві, і довідковий апарат до них на постійне зберігання до відповідного архіву з додержанням вимог нормативно-правових актів Держкомархіву України;

на договірних засадах виконує роботи, пов'язані з упорядкуванням документів, та з інших питань, пов'язаних з архівною справою і діловодством;

веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;

веде встановлену статистичну і бухгалтерську звітність;

бере участь у проведенні перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусів та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства;

здійснює внесення відомостей до Спадкового реєстру про нотаріально посвідчені заповіти та заповіти, прирівнювані до нотаріально посвідчених, які надійшли на зберігання до архіву, веде алфавітні книги обліку заповітів;

видає дублікати документів, що зберігаються в архіві, за письмовою заявою фізичних та юридичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія;

у випадках, передбачених законодавством, вносить відповідні відомості до Єдиних та Державних реєстрів;

засвідчує вірність копій (фотокопій) і виписок з документів, які знаходяться на зберіганні в архіві, проставляє службові відмітки про скасування заповітів, довіреностей, зняття заборон відчуження нерухомого майна, розірвання (припинення дії) договорів довічного утримання, ренти, спадкових та інших договорів тощо;

видає архівні довідки про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів на запити юридичних та фізичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;

видає довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що знаходяться на зберіганні в архіві, фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;

видає довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв'язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з додержанням вимог статей 8, 8-1 Закону ( 3425-12 ).

11. До складу документів, що передаються на зберігання до архіву державною нотаріальною конторою та приватним нотаріусом, у випадках, передбачених статтями 30, 30-1 Закону ( 3425-12 ), входять:

а) примірник номенклатури справ;

б) довідковий апарат (описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, номенклатури справ, за якими обліковуються справи тимчасового зберігання, історичні довідки до архівних фондів);

в) всі документи, сформовані у справи і закінчені діловодством з дотриманням вимог, установлених Правилами, реєстри, спадкові справи, журнали, книги тощо, ведення яких передбачено номенклатурою справ;

г) примірник акта про вилучення для знищення документів і справ, не внесених до НАФ.

12. Архів приймає на зберігання реєстри для реєстрації нотаріальних дій та сформовані у справи примірники нотаріальних документів і книги обліку від посадових осіб органів місцевого самоврядування після закінчення 10-річного строку їх зберігання у порядку та з дотриманням вимог, встановлених законодавством.

13. Архів приймає на зберігання від державних нотаріальних контор документи після закінчення 10-річного строку їх зберігання у державній нотаріальній конторі у порядку та з дотриманням вимог, установлених законодавством.

14. Архів приймає на зберігання документи від приватних нотаріусів у порядку та з дотриманням вимог, установлених законодавством.

15. Архів має право:

а) вимагати від фондоутворювачів передавання на зберігання документів, сформованих відповідно до вимог, установлених Правилами;

б) повертати фондоутворювачам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;

в) отримувати від фондоутворювачів відомості, необхідні для роботи з архівними документами, що передані на зберігання;

г) інформувати керівництво відповідного управління юстиції про стан архівної справи у фондоутворювачів та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

ґ) брати участь у засіданнях, нарадах, семінарах, які проводяться у відповідному управлінні юстиції, з питань роботи з архівними документами.

16. Архів очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї відповідним управлінням юстиції.

Завідуючим архівом може бути громадянин України, який має вищу юридичну освіту, володіє державною мовою та одержав свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю.

Не може бути завідуючим особа, яка має судимість за вчинення злочину, обмежена у дієздатності або визнана недієздатною за рішенням суду.

На завідуючого архівом поширюються обмеження, встановлені частиною другою статті 3 Закону ( 3425-12 ).

17. Завідуючий архівом:

а) організовує діяльність архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань та функцій;

б) представляє архів у всіх установах і організаціях;

в) видає в межах своєї компетенції накази;

г) складає перелік послуг, що надаються архівом на договірних засадах, та розмір тарифів за їх надання і подає їх на затвердження начальнику відповідного управління юстиції;

ґ) розподіляє обов'язки між працівниками архіву та затверджує їх посадові інструкції;

д) забезпечує належні умови для роботи і охорону праці працівників архіву;

е) проводить прийом та розглядає звернення фізичних і юридичних осіб, що належать до компетенції архіву;

є) вчиняє нотаріальні дії, передбачені Законом ( 3425-12 );

ж) організовує підвищення кваліфікації нотаріусів та інших працівників архіву, а також за дорученням управління юстиції бере участь у заходах щодо підвищення кваліфікації інших нотаріусів з питань, які віднесені до компетенції архіву.

18. У разі зміни завідуючого архівом для приймання-передавання документів наказом начальника управління юстиції утворюється комісія у складі не менше трьох осіб.

Комісія перевіряє наявність, облік, стан і умови збереження документів, що знаходяться в архіві, а також стан приміщення архіву та обладнання, про що складається акт приймання-передавання який підписується членами комісії, завідуючим і особою, яка приймає документи, та затверджується начальником управління юстиції.

19. На посаду нотаріуса архіву призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом ( 3425-12 ).

Нотаріуси вчиняють нотаріальні дії, передбачені Законом ( 3425-12 ).

Нотаріуси, які працюють в архіві, зобов'язані додержуватись нотаріальної таємниці, навіть якщо їх діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайомленням з документами і нотаріальна дія не вчинялась.

Обов'язок дотримання нотаріальної таємниці поширюється на працівників архіву, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків чи іншої роботи.

20. За невиконання або неналежне виконання покладених обов'язків, порушення трудової дисципліни працівники архіву несуть відповідальність, передбачену законодавством.

21. Нотаріуси архіву надають юридичним і фізичним особам додаткові платні послуги правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру в порядку та розмірах, встановлених відповідним управлінням юстиції.

22. Документи, що передані на зберігання до архіву, не видаються у тимчасове користування нотаріусам, крім випадків, передбачених законодавством.

Архів, у разі необхідності (перевірка виявлених помилок, надання свідчень в суді тощо), на підставі письмової заяви нотаріуса (за винятком нотаріусів, діяльність яких зупинена або припинена) може надати для ознайомлення документи, які були ним передані на зберігання.

23. Вилучення (виїмка) реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та документів, що передані на зберігання до архіву, має здійснюватися лише у випадках та порядку, передбачених законодавством.

Директор Департаменту нотаріату та реєстрації
адвокатських об'єднань Н.В.Ященко