МІНІСТЕРСТВО З ПИТАНЬ ЖИТЛОВО-КОМУНАЛЬНОГО
ГОСПОДАРСТВА УКРАЇНИ

НАКАЗ
28.10.2008 N 320

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
13 листопада 2008 р. за N 1103/15794

Про затвердження
Інструкції про порядок розгляду пропозицій (зауважень),
заяв (клопотань) і скарг громадян у Міністерстві регіонального розвитку,
будівництва та житлово-комунального господарства України

(Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства
регіонального розвитку, будівництва та
житлово-комунального господарства
N 112 від 13.03.2012
N 20 від 08.02.2016)

На виконання вимог статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 7 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг громадян у Міністерстві регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України (далі - Інструкція), що додається.

(Пункт 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

2. Управлінню організаційної роботи (Кикоть О.Г.) та Юридичному відділу (Крилова І.І.) подати Інструкцію на державну реєстрацію до Мін'юсту.

3. Першому заступнику Міністра, заступникам Міністра забезпечити безумовне використання Інструкції у роботі Міністерства.

4. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату забезпечити доведення Інструкції до усіх співробітників та організувати роботу зі зверненнями громадян згідно з вимогами Інструкції.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника та заступників Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Міністр О.Ю. Кучеренко

Затверджено
Наказ Міністерства з питань
житлово-комунального
господарства України
28.10.2008 N 320

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
13 листопада 2008 р. за N 1103/15794

Інструкція
про порядок розгляду пропозицій (зауважень),
заяв (клопотань) і скарг громадян
у Міністерстві регіонального розвитку, будівництва
та житлово-комунального господарства України

(Заголовок Інструкції із змінами, внесеними згідно
з Наказом Міністерства регіонального розвитку,
будівництва та житлово-комунального господарства
N 112 від 13.03.2012)

(У тексті Інструкції слово "Мінжитлокомунгосп"
у всіх відмінках замінено словами "Мінрегіон України"
у відповідному відмінку; слова "Управління організаційної роботи"
та "Загальний відділ Управління організаційної роботи"
у всіх відмінках замінено словами "відповідальний структурний підрозділ"
у відповідному відмінку згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку,
будівництва та житлово-комунального господарства
N 112 від 13.03.2012)

(У тексті Інструкції слова "Мінрегіон України"
у всіх відмінках замінено словом "Мінрегіон"
у відповідних відмінках згідно з
Наказом Міністерства регіонального розвитку,
будівництва та житлово-комунального господарства
N 20 від 08.02.2016)

I. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до вимог статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 7 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

1.2. Усі звернення громадян, які надходять до Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України (далі - Мінрегіон), підлягають обов'язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону України "Про звернення громадян" видами, а саме:

(Абзац перший пункту 1.2 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства;

заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за собою відповідного статусу, прав чи свобод тощо;

скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб.

Розгляд та вирішення пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) та скарг громадян проводиться з урахуванням особливостей їх розгляду, встановлених статтями 14, 15 та 16 зазначеного Закону.

II. Первинний розгляд, облік
та зберігання звернень громадян

2.1. Усні звернення громадян безпосередньо реєструються, розглядаються та вирішуються посадовими особами Мінрегіону під час особистих прийомів громадян, в тому числі тих, що проводяться за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені контактні центри, телефонні "гарячі лінії" згідно із затвердженим графіком. У разі неможливості розв'язання порушених в усному зверненні питань безпосередньо на особистому прийомі вони розглядаються у тому самому порядку, що й при письмовому зверненні. Про результати розгляду звернення громадянин повідомляється письмово та робляться відмітки у реєстраційно-контрольній картці особистого прийому та журналі обліку особистого прийому громадян.

(Пункт 2.1 розділу II в редакції Наказу Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 20 від 08.02.2016)

2.2. Письмові звернення громадян, оформлені належним чином та подані в установленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю, первинному розгляду та централізованій реєстрації з метою визначення їх належності до компетенції Мінрегіону та призначення за ними конкретного виконавця.

Первинний розгляд письмових звернень громадян проводиться структурним підрозділом, до компетенції якого входить організація роботи щодо розгляду звернень громадян (далі - відповідальний структурний підрозділ), першим заступником Міністра, заступником Міністра або заступником Міністра - керівником апарату.

(Абзац другий пункту 2.2 розділу II в редакції Наказу Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

2.3. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян та контроль за їх виконанням ведеться окремо від інших видів діловодства та покладаються на відповідальний структурний підрозділ Мінрегіону та на спеціально визначених для цього посадових осіб (діловодів) у структурних підрозділах апарату Мінрегіону відповідно до їх компетенції.

(Абзац перший пункту 2.3 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду та примірником реєстраційно-контрольної форми повертаються відповідальному структурному підрозділу для централізованого формування справи, картотеки, банку даних, тимчасового зберігання та передачі до архіву. Формування і зберігання справ за зверненнями громадян у виконавців забороняється.

2.4. Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до Мінрегіону особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення). Звернення в інтересах неповнолітніх та недієздатних осіб подається їх законними представниками.

(Абзац перший пункту 2.4 розділу II в редакції Наказу Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 20 від 08.02.2016)

Скарга в інтересах громадянина за його уповноваженням, оформленим у встановленому законодавством порядку, може бути подана іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність.

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

(Абзац третій пункту 2.4 розділу II в редакції Наказу Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 20 від 08.02.2016)

У колективному зверненні мають бути підписи його авторів (підпис уповноваженої особи, яка діє від імені колективу) із зазначенням прізвищ усіх авторів колективного звернення.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються й повторні звернення одним і тим же органом від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівництво Мінрегіону, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

(Абзац п'ятий пункту 2.4 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

Пропущений з поважної причини термін може бути поновлений органом чи посадовою особою, що розглядає скаргу.

Електронні звернення надсилаються виключно на офіційну електронну адресу Мінрегіону, звернення, що надійшли не на офіційну електронну адресу, до розгляду не приймаються.

(Пункт 2.4 розділу II доповнено новим абзацом сьомим згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 20 від 08.02.2016)

Мінрегіон забезпечує умови для повідомлень його працівниками про порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції" іншою особою, зокрема через спеціальні телефонні лінії, офіційні веб-сайти, засоби електронного зв'язку.

(Пункт 2.4 розділу II доповнено новим абзацом восьмим згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 20 від 08.02.2016)

Повідомлення про порушення вимог цього Закону може бути здійснене працівником Мінрегіону без зазначення авторства (анонімно).

(Пункт 2.4 розділу II доповнено новим абзацом дев'ятим згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 20 від 08.02.2016)

Анонімне повідомлення про порушення вимог вказаного Закону підлягає розгляду відповідно до вимог статті 53 Закону України "Про запобігання корупції".

(Пункт 2.4 розділу II доповнено новим абзацом десятим згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 20 від 08.02.2016)

2.5. Усі пропозиції, заяви, скарги та електронні звернення (роздруковані на папері), що надійшли, приймаються та централізовано реєструються в день їх надходження у базі даних "Megapolis. Документообіг. Звернення громадян" на реєстраційно-контрольних картках (додаток 1), придатних для оброблення персональними комп'ютерами, після розгляду керівництвом.

(Пункт 2.5 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012; в редакції Наказу Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 20 від 08.02.2016)

2.6. На вільному від тексту місці першої сторінки звернення, крім місця, призначеного для підшивки, ставиться відбиток реєстраційного штампа Мінрегіону (додаток 2), на якому вказуються дата надходження звернення та його реєстраційний номер.

Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення до закінчення строку зберігання пропозицій, заяв і скарг, після чого знищуються.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані під час особистого прийому, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами (додаток 1).

2.7. Під час реєстрації звернення йому надається відповідний індекс, який присвоюється один раз на рік.

Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.

На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування Мінрегіону, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

(Пункт 2.7 розділу II доповнено абзацом третім згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

2.8. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Мінрегіону (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

У такому самому порядку обліковуються та реєструються звернення громадян з одного й того самого питання, надіслані державними органами вищого рівня або іншими установами, організаціями, підприємствами, засобами масової інформації за належністю питань для їх вирішення по суті до Мінрегіону, якщо Мінрегіоном вже отримані звернення аналогічного змісту.

2.9. Повторними вважаються звернення, у яких:

повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення;

не вирішене по суті або вирішене, але не у повному обсязі питання, яке було порушене у першому зверненні;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення.

2.10. Причини повторного звернення громадянина розглядаються керівництвом Мінрегіону.

2.11. Щодо кожного звернення не пізніше ніж у п'ятиденний строк повинно бути прийняте одне з таких рішень:

прийняти до провадження;

надіслати за належністю питань до іншого відомства (якщо питання, порушені у зверненні, не входять до компетенції Мінрегіону, про що одночасно повідомляється заявнику);

залишити без розгляду (за наявності підстав, визначених у статті 8 Закону України "Про звернення громадян", а саме: письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами) або у разі неможливості визначення авторства; повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті; звернення осіб, визнаних судом недієздатними).

2.12. Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції Мінрегіону, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади або органах місцевого самоврядування, то у наданій Мінрегіоном відповіді громадянину на його звернення повинно міститися роз'яснення щодо порядку вирішення таких питань.

2.13. Відповіді на звернення громадян надсилаються на бланках Мінрегіону та підписуються керівництвом Мінрегіону або керівниками структурних підрозділів Міністерства відповідно до чинного законодавства.

Відповідь, що направляється громадянам в електронній формі (у вигляді відсканованої копії документа) з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку, оформлюється відповідно до абзацу першого цього пункту або з використанням електронного цифрового підпису.

(Пункт 2.13 розділу II доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 20 від 08.02.2016)

(Пункт 2.13 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

2.14. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожна пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга з усіма документами щодо її розгляду та вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м'яку обкладинку (додаток 3). У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені звернення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

2.15. Після фактичного виконання порушених питань звернення разом з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та копією відповіді на це звернення громадянину повертаються до відповідального структурного підрозділу Мінрегіону.

Звернення громадян разом з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення з часу надходження їх до відповідального структурного підрозділу Мінрегіону та до передачі в архів централізовано зберігаються у відповідальному структурному підрозділі.

Схоронність документів за зверненнями громадян під час їх опрацювання структурними підрозділами апарату Мінрегіону забезпечується керівниками відповідних структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство, відповідно до їх функціональних обов'язків.

(Абзац третій пункту 2.15 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

2.16. Термін зберігання документів за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами визначається затвердженими керівництвом Мінрегіону переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються в процесі діяльності Мінрегіону.

2.17. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу Мінрегіону через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням заступника Міністра-керівника апарату.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами підлягають знищенню у порядку, встановленому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

(Пункт 2.17 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

III. Розгляд та вирішення звернень громадян

3.1. Посадові особи Мінрегіону при розгляді звернень громадян зобов'язані у разі потреби направляти працівників на місця подій з метою здійснення перевірок викладених у зверненнях обставин, а також вживати інших заходів щодо об'єктивного вирішення порушених авторами звернень питань, з'ясовувати та приймати рішення щодо усунення причин та умов, які спонукають авторів до подання скарг.

3.2. Заявник має право ознайомлюватися з матеріалами перевірки за умови, якщо це не суперечить вимогам Законів України "Про інформацію" та "Про державну таємницю".

3.3. Рішення, які приймаються за зверненнями, повинні бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов'язана забезпечити прийняття своєчасного і правильного рішення, а у разі визнання скарги обґрунтованою негайно вжити заходів щодо поновлення порушених прав громадян.

3.4. Звернення громадян, за якими необхідно повідомити про результати розгляду, або у випадку, якщо у зверненні порушуються важливі питання діяльності Мінрегіону, беруться на контроль і вирішуються у першу чергу, а всі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

3.5. Пропозиції, заяви і скарги, до яких додаються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

3.6. Звернення та запити депутатів місцевих рад, які надійшли в інтересах громадян, вирішуються протягом строків, установлених статтею 22 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад".

Звернення громадян, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються Мінрегіоном у строки, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

3.7. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

Якщо у місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, то виконавець заздалегідь, але не пізніше ніж за 5 днів до закінчення терміну, письмово звертається до заступника Міністра - керівника апарату із обґрунтуванням необхідності продовження строку, потрібного для остаточного розгляду звернення.

(Абзац другий пункту 3.7 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

Після отримання такого дозволу відповідальний виконавець готує лист за підписом керівництва Мінрегіону (згідно з розподілом обов'язків) або керівника структурного підрозділу Міністерства, у якому повідомляє особу, яка подала звернення, щодо продовження строку розгляду звернення.

(Абзац третій пункту 3.7 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не повинен перевищувати 45 днів.

3.8. Вважається вирішеним по суті звернення, стосовно якого розглянуто усі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення та вжито потрібних заходів щодо його виконання, а також про результати перевірки звернення і прийняте рішення повідомлено заявника.

3.9. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов'язковому порядку готується тим структурним підрозділом Мінрегіону, який його отримав і до компетенції якого входить розв'язання порушених у зверненні питань, і підписується керівництвом Мінрегіону (відповідно до розподілу обов'язків) або керівником структурного підрозділу Міністерства.

(Абзац перший пункту 3.9 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

Пропозиції, заяви та скарги Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються керівництвом Мінрегіону особисто, а відповідь надається за підписом Міністра.

Рішення про відмову у задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, приймається керівництвом Мінрегіону і доводиться до відома громадянина у письмовій або в електронній формі з дотриманням вимог пункту 2.13 цієї Інструкції, формі з посиланням на чинне законодавство та викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались Мінрегіоном з метою перевірки цього звернення. У разі додаткового надання громадянину усної відповіді складається відповідна довідка, яка додається до матеріалів звернення. У картці обліку фіксується той факт, що про наслідки перевірки заявника повідомлено в особистій бесіді.

(Абзац третій пункту 3.9 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012, N 20 від 08.02.2016)

3.10. Звернення громадян розглядаються Мінрегіоном без стягнення за це плати.

IV. Узагальнення, аналіз письмових і усних звернень
громадян та забезпечення контролю за їх розглядом

4.1. З метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян, вивчення громадської думки, удосконалення роботи Мінрегіону, письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які вони містять, повинні систематично, але не менше одного разу на квартал узагальнюватися й аналізуватися у структурних підрозділах Мінрегіону, які їх розглядали.

Підготовлені узагальнені аналітичні матеріали подаються до відповідального структурного підрозділу Мінрегіону структурними підрозділами, відповідальними за розгляд звернень громадян.

4.2. За результатами узагальнення отриманих матеріалів, їх аналізу складається довідка, огляд або інформаційний лист з конкретними пропозиціями про подальше вдосконалення організації роботи зі зверненнями громадян, які подаються керівництву Мінрегіону.

4.3. Результати аналізу періодично розглядаються на засіданнях колегії та апаратних нарадах Мінрегіону із заслуховуванням керівників структурних підрозділів.

4.4. У повідомленнях про наслідки розгляду контрольних звернень, які надходять від підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Мінрегіону, має бути відображено, що конкретно виявлено під час перевірки викладених у зверненні обставин (відомостей); чим підтверджуються або спростовуються докази заявника; яких заходів ужито щодо усунення порушень, недоліків або зловживань (якщо такі виявлені); коли надана відповідь заявникові.

(Пункт 4.4 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

4.5. При розгляді одержаної інформації від місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування необхідно звертати увагу на строки та повноту розгляду порушених питань, об'єктивність перевірки звернень, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і направлення відповідей заявникам.

4.6. Міністр здійснює контроль за роботою з питань звернень та прийому громадян особисто, через першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, керівників структурних підрозділів та відповідальний структурний підрозділ.

(Пункт 4.6 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

4.7. Керівники структурних підрозділів Мінрегіону здійснюють безпосередній контроль за дотриманням встановленого законодавством і цією Інструкцією порядку розгляду звернень громадян.

Начальник Управління організаційної роботи О.Г. Кикоть

Додаток 1
до Інструкції про порядок
розгляду пропозицій
(зауважень), заяв
(клопотань) і скарг громадян
у Міністерстві регіонального
розвитку, будівництва
та житлово-комунального
господарства України

Реєстраційно-контрольна картка

(лицьовий бік)

(зворотний бік)

Стан виконання

З контролю зняв ______________________ Дата зняття з контролю _________________

Справа _____________________ Том _____ Аркушів __________ Фонд ______________

Опис ________________________ Справа ______________________________

(Додаток 1 в редакції Наказів Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012, N 20 від 08.02.2016)

(Додаток 2 виключено на підставі Наказу Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

Додаток 2
до Інструкції про порядок
розгляду пропозицій
(зауважень), заяв
(клопотань) і скарг громадян
у Міністерстві регіонального
розвитку, будівництва та
житлово-комунального
господарства України

Зразок
реєстраційного штампу пропозицій (зауважень), заяв (клопотань)
і скарг громадян у Міністерстві регіонального розвитку,
будівництва та житлово-комунального господарства України

Розмір 57 х 21 мм

(Додаток 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства N 112 від 13.03.2012)

Додаток 3
до Інструкції про порядок
розгляду пропозицій
(зауважень), заяв
(клопотань) і скарг громадян
у Міністерстві регіонального
розвитку, будівництва
та житлово-комунального
господарства України

Форма
обкладинки для пропозиції (зауваження),
заяви (клопотання) та скарги

Форма обкладинки для пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги (Додаток 3) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".