Відрядження за кордон

Організація і документальне оформлення відряджень за кордон має низку особливостей, про які ми поговоримо в цій консультації.

Згідно з п.1.1 розд. 2 Інструкції № 59, відрядження за кордон здійснюються відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, у якому визначаються:

- мета виїзду;

- строк;

- умови перебування за кордоном;

- копія з перекладом запрошення на поїздку (за наявності);

- кошторис витрат.

Аванс на відрядження

Згідно з ч.1 п.4 Постанови № 663 та п.1.2 разд.2 Інструкції № 59, підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами у національній валюті тієї країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті - як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами.

Як зазначається в Листі Мінфіну від 20.08.2004 р. № 31-03173-07-7/15222, видача авансу (у тому числі добових) у гривнях працівнику, якого направляють у відрядження за кордон, є неправомірною.

Аванс відрядженому працівнику може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

Згідно з Постановою № 200, за наявності валютного рахунка суб'єкт підприємницької діяльності може використовувати його кошти для видачі авансу у забезпечення витрат на відрядження за кордоном, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном).

Юридичні особи - резиденти та іноземні представництва - мають право використовувати з поточного рахунка іноземну валюту для придбання дорожніх чеків на суму, що відповідає витратам на відрядження та представницьким витратам, на підставі заяви на видачу дорожніх чеків, оформленої у довільній формі.

Придбання і видача відрядженому працівнику валютних коштів

За відсутності поточного рахунка в іноземній валюті для надання авансових коштів юридична особа може придбати валюту тільки в уповноваженому банку. Пояснимо чому. Згідно з Постановою № 502, пункти обміну іноземної валюти здійснюють валютно-обмінні операції тільки для фізичних осіб.

Крім того, згідно з Декретом № 15-93: “торгівля іноземною валютою на території України резидентами та нерезидентами - юридичними особами здійснюється через уповноважені банки та інші кредитно- фінансові установи, які отримали ліцензію на торгівлю іноземною валютою Національного банку України, виключно на міжбанківському валютному ринку України”.

Також юридична особа не вправі придбати валюту у фізичної особи, оскільки, згідно з нормами цього Декрету, резиденти та нерезиденти - фізичні особи мають право продавати іноземну валюту тільки уповноваженим банкам та іншим кредитно-фінансовим установам, які отримали ліцензію НБУ, або за їх посередництвом - іншим фізичним особам-резидентам.

Отже, юридична особа може придбати валюту тільки в уповноваженому банку.

Згідно з Постановою № 200, уповноважений банк здійснює видачу готівкової іноземної валюти з поточного рахунка юридичної особи - резидента або іноземного представництва на підставі заяви на видачу готівки, доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти у касі уповноваженого банку та листа-розрахунку, що містить такі дані:

- прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, що виїжджають за кордон;

- розрахунок витрат.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути у касу підприємства кошти в тих грошових одиницях, у яких було видано аванс (п.1.14 розд.2 Інструкції № 59).

Згідно з п.1.18 розд. 2 Інструкції, не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти у попередньому відрядженні.

За видачу готівкових коштів під звіт без повної звітності щодо раніше виданих коштів, згідно з абзацом 5 п.1 Указу № 436, установлено штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум.

Порядок вивезення валюти за кордон

Одному працівнику (резиденту або нерезиденту) може бути видана іноземна валюта готівкою та/або дорожні чеки на загальну суму, що не перевищує норми вивезення іноземної валюти (дорожніх чеків), установленої нормативно-правовими актами НБУ.

Уповноважений банк під чіс видачі з каси готівкової іноземної валюти (дорожніх чеків) видає юридичній особі - резиденту або іноземному представництву довідку на вивезення.

Загальна сума готівкової іноземної валюти (дорожніх чеків), видана одному резиденту або нерезиденту на відрядження за кордон, не може перевищувати суми, встановленої Постановою № 283.

Дозволяється вивезення за межі України валютної готівки особами, що виїжджають у відрядження за кордон:

а) за умови усного декларування митному органу іноземної валюти готівкою (дорожніми чеками) для фізичних осіб - резидентів і нерезидентів на суму до 3000 доларів США або еквівалента цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день перетину митного кордону;

б) з обов'язковою вказівкою в митній декларації фізичними особами - резидентами та нерезидентами: іноземної валюти, чеків, які завезені раніше до України на законних підставах (за наявності митної декларації на їх ввезення); коштів загальною сумою до 10000 доларів США або еквівалента цієї сум” в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленої НБУ на день оформлення митної декларації, готівкою (дорожніми чеками) за довідкою уповноваженого банку на вивезення іноземної валюти і чеків, виражених в іноземній валюті, при виїзді у службове відрядження за межі України, за формою 01с.

При виїзді делегації за межі України за однією довідкою на вивезення іноземної валюти за формою 01с дозволяється вивезення з України через підзвітну фізичну особу іноземної валюти тільки для членів делегації, які фактично перетинають митний кордон України і прізвища яких зазначені в копії наказу про склад делегації.

Визначення строку відрядження за кордон

Згідно з ч.1 п. 5 Постанови № 663, строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, установлених Кабінетом Міністрів України.

Згідно з ч. 3 п. 5 Постанови № 663 та п.1.1 Інструкції № 59, строк відрядження працівників, що відряджаються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-дослідницьких, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шеф-монтажа та авторського нагляду під час будівництва, не повинен перевищувати одного року. При цьому підприємства, установи та організації, що відряджають працівників за такими договорами, забезпечують створення належних соціально-побутових умов, медичне обслуговування, страхування і необхідний правовий захист таких працівників.

Строк відрядження працівників авіаційних компаній, направлених за кордон для виконання авіаційних перевезень пасажирів і вантажів у миротворчих місіях ООН відповідно до контрактів між авіаційними компаніями України та ООН, не повинен перевищувати 6 місяців.

Згідно з пп.1.10 розд.2 Інструкції № 59, з дозволу керівника може братися до уваги змушена затримка у відрядженні (в разі захворювання, відсутності транспортних квитків, скасування авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника), за наявності оригіналів підтвердних документів. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки. Таке рішення необхідно оформити відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівнику не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житла та інші витрати.

Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

- у разі відрядження з України до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, - за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України у закордонному паспорті або документі, що його замінює;

- у разі відрядження з України до країн, з якими не встановлено або встановлено спрощений прикордонний контроль, - відповідно до від міток сторони, яка відправляє, та сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження.

Нагадуємо, що відмітки у посвідченні про відрядження про приїзд та виїзд працівника засвідчуються тією печаткою, якою користаеться у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладені обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження і прибувають з нього.

У разі відсутності таких відміток добові витрати працівнику не відшкодовуються.

Виїзд у відрядження за кордон і повернення до України в один і той самий день вважаються одним днем відрядження (п.1.6 розд.2 Інструкції № 59).

Пункт 1.9 Інструкції № 59 присвячено визначенню строку перебування за кордоном працівників підприємства, направлених на роботу до зарубіжних країн на строк, що перевищує 60 календарних днів і які отримують у період перебування за кордоном заробітну плату в іноземній валюті.

У разі виїзду такої категорії відряджених працівників до України з країни, з якою встановлено повний прикордонний митний контроль, за час проїзду територією іноземних держав витрати на відрядження відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень за кордон, а за дні перетину кордону України (відповідно до відміток контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України у закордонному паспорті) та дні перебування в Україні - у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень у межах України.

При виїзді у відрядження до України з країни, з якою не встановлено або спрощено прикордонний контроль, якщо у працівника у дорозі є пересадка на інший транспортний засіб або зупинка в готелі (мотелі, іншому жилому приміщенні) на території іноземної держави, за час проїзду територією іноземних держав витрати на відрядження відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень за кордон.

При цьому день останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого жилого приміщення) на території іноземної держави при проходженні у відрядження до України і день першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, Іншому жилому приміщенні) на території іноземної держави при поверненні з України і дні перебування з Україні - відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень у межах України. У разі відсутності такої пересадки (зупинки), добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та і приїзду, відповідно до норм, установлених для службових відряджень у межах України.

Виїзд у відрядження з іноземної держави до України і повернення в той же день до цієї країни вважається одним днем відрядження.

Добові витрати

Згідно з ч. 2 п.4 Постанови № 663, працівникам, які направляються у відрядження за кордон підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів), добові виплачуються в іноземній валюті у сумі, яка в еквіваленті гривні (за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день видачі коштів з каси уповноваженого банку) не перевищує встановлених граничних норм добових витрат. Аналогічна норма міститься у п.1.2 розд. 2 Інструкції № 59.

Граничні норми добових витрат для відряджень за кордон, встановлені у п.1 Постанови № 663, наведено у табл.1.

Таблиця 1

Граничні норми добових для відряджень за кордон

Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності, не може бути нижче норм добових витрат, установлених для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, згідно з додатком до Постанови № 663.

Згідно з п.1.7 розд. 2 Інструкції № 59, добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються у розмірах граничних норм за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та приїзду.

У підпункті б) пункту 1.7 розд. 2 та підп. г) підпункту 2.1.3 розд. 2 Інструкції № 59, а також у листах Мінфіну від 17.02.2005 р. № 31-06230-13-10/2362 та від 30.03.2007 р. № 31-18030-07-7/6449 зазначено, що витрати на харчування, вартість яких включена до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових.

У разі включення витрат на харчування до рахунків на найм жилого приміщення, проїзних документів та у випадках, коли відряджені працівники за умовами запрошення забезпечуються приймаючою стороною безкоштовним харчуванням у країні перебування (дорозі), добові відшкодовуються в межах норм, з урахуванням кількості разів харчування на добу. Залежно від кількості разів харчування на добу протягом відрядження перерахунок здійснюється за кожну добу окремо.

Порядок відшкодування добових витрат за час перебування у відрядженні залежить від того, чи встановлено з країною, куди направляється працівник, прикордонний контроль. Згідно з Інструкцією, можливі два випадки:

- працівник відряджається до країни, з якою встановлено повний прикордонний контроль (підпункт “в” п. 1.7 розд. 2 Інструкції № 59);

- працівник відряджається до країни, з якою не встановлено або спрощено прикордонний контроль (пп. “г” п. 1.7 розділу 2 Інструкції № 59).

Якщо дата виїзду у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України у закордонному паспорті чи документі, його що замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України. При цьому задні перетину кордону України (в обох напрямках), відповідно до зазначених відміток, добові витрати відшкодовуються за кормами, встановленими для відряджень за кордон.

Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою встановлено спрощений прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, робить пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому жилому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (виїзд з готелю, мотелю, іншого жилого приміщення) на території України під час направлення у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому жилому приміщенні) на території України (включно) під час повернення до України відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та приїзду, - за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Нагадуємо, що відмітки у посвідченні про відрядження щодо приїзду та виїзду працівника засвідчуються тією печаткою, якою підприємство користається у своїй господарській діяльності для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладені обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження і прибувають з нього.

У разі відсутності таких відміток добові витрати відрядженому працівнику не відшкодовуються.

Виїзд у відрядження за кордон і повернення до України в один і той самий день вважаються одним днем відрядження (п.1.6 розд. 2 Інструкції № 59).

Пункт 1.9 розд. 2 Інструкції № 59 присвячено визначенню строку перебування за кордоном працівників підприємства, направлених на роботу до зарубіжних країн на строк, що перевищує 60 календарних днів і які отримують у період перебування за кордоном заробітну плату в іноземній валюті.

У разі виїзду такої категорії відряджених працівників до України з країн, з якими установлено повний прикордонний митний контроль, за час проїзду територією іноземних держав витрати на відрядження відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень за кордон, а за дні перетину кордону України (відповідно до відміток контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України у закордонному паспорті) та дні перебування в Україні - у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень у межах України.

У разі виїзду у відрядження до України з країни, з якою не встановлено або спрощено прикордонний контроль, якщо працівник у дорозі робить пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому жилому приміщенні) на території іноземної держави, то за час проїзду територією іноземних держав витрати на відрядження відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень за кордон.

При цьому день останньої пересадки на інший транспортний засіб (виїзд з готелю, мотелю, іншого жилого приміщення) на території іноземної держави при проходженні у відрядження до України і день першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому жилому приміщенні) на території іноземної держави при поверненні з України та дні перебування в Україні - відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень у межах України. У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та приїзду, за нормами, встановленими для службових відряджень у межах України.

Виїзд у відрядження з іноземної держави до України і повернення в один і той самий день до цієї країни вважається одним днем відрядження.

Згідно з п.1.5 розд. 2 Інструкції, у разі відсутності від повід них відміток у закордонному паспорті або документі, що його замінює, або у посвідченні про відрядження, добові витрати відрядженому працівнику не відшкодовуються.

Пунктом 11-1 Постанови № 663 передбачено, що починаючи з 61 дня перебування у закордонному відрядженні певній категорії відряджених добові виплачуються у розмірі 80 % норми добових, установлених вищезазначеною Постановою.

Така норма стосується відряджених працівників відповідно до абзаців 3 та 6 пункту 5 Постанови № 663. Тобто це обмеження поширюється на відряджених працівників, направлених для виконання робіт, строк відрядження яких не повинен перевищувати один рік, відповідно до абзацу 3 пункту 5, і відряджених працівників авіаційних компаній, строк відрядження яких не повинен перевищувати 6 місяців, відповідно до абзацу 6 пункту 5 Постанови № 663.

Норми пункту 11.-1 Постанови № 663 дійсні також для випадків зменшення розміру добових, пов'язаних з включенням харчування до рахунків проживання вищезазначеної категорії відряджених працівників.

Згідно з п. 9 Постанови № 663 та п.1.12 розд. 2 Інструкції № 59, у разі коли сторона, що приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на найм жилого приміщення) або добових витрат, то сторона, яка направляє, зменшує виплату йому добових витрат на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка направляє, виплату добових витрат не проводить.

Відшкодування документально підтверджених витрат

Згідно з п. 1.4 розд. 2 Інструкції № 59, за час перебування у відрядженні працівнику відшкодовуються витрати:

а) на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в потягах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;

б) на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або найм інших жилих приміщень, а також включених до таких рахунків витрат на харчування або побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлена окрема плата), кондиціонером;

в) на оплату телефонних рахунків;

г) на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (у разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду і перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Перелічені витрати можуть бути відшкодовані лише за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків готелів (мотелів) або інших суб'єктів, які надають послуги з розміщення і проживання відрядженого працівника, а також у вигляді транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо.

Витрати, пов'язані з проживанням, як зазначено в Листі НБУ від 07.04.2006 р. № 25-209/827-3767, можуть оплачуватися держателем корпоративної платіжної картки за себе, а також за інших осіб, які одночасно перебували у відрядженні за межами України, за умови підтвердження таких витрат відповідними звітними документами.

Як зазначає Мінфін в Листі від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020, у разі сплати директором підприємства вартості проживання в готелі відряджених працівників підприємства шляхом застосування закріпленої за ним корпоративної платіжної картки, до звіту про використання коштів, наданих на відрядження, повинні бути додані оригінали квитанцій (рахунків) готелю, у яких повинні бути відображені прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату, строки проживання в готелі зазначених осіб, вартість знятих ними номерів і види включених до квитанції (рахунка) витрат. При цьому видана на ім'я директора підприємства квитанція на оплату проживання в готелі всіх працівників підприємства на повну (загальну) суму без указівки вищеперелічених реквізитів “не може бути прийнята до звіту”. Документи, що підтверджують вартість таких витрат, здійснених за кордоном, оформляються згідно із законодавством країни, яка приймає.

Витрати у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що підтверджує витрати.

Згідно з п.1.8 розд. 2 Інструкції № 59, відрядженому працівнику також відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) в місцях відправлення, призначення та пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження на міському транспорті (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо (крім таксі)), за умови, що працівнику не надавалися безкоштовно засоби пересування.

У разі потреби пересування країною відрядження керівник підприємства може визначити відрядженому працівнику вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, то працівник самостійно розв'язує питання про вибір виду транспорту.

Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства.

Зазначені витрати відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів.

Не дозволяється відшкодування витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи, а також суми “чайових”, за винятком випадків, коли суми таких “чайових” включаються до рахунка згідно із законами країни перебування (п.1.11 розд. 2 Інструкції № 59).

Згідно з п. 8 Постанови № 663 та п.1.13 розд. 2 Інструкції № 59, у разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на ПММ відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту, що повинно бути зазначено у наказі (розпорядженні) керівника підприємства.

Документами, які надають право на виїзд з України та в'їзд до України і засвідчують особистість громадянина України під час перебування його за кордоном, зокрема, є: паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний паспорт, службовий паспорт.

Дипломатичний і службовий паспорти, згідно з чинним законодавством, є власністю України і надають право на виїзд з України, в'їзд до України і засвідчують особистість громадянина під час перебування за межами України. Витрати, пов'язані з оформленням цих паспортів, підлягають відшкодуванню відрядженому працівнику і не розглядаються у їх одержувачів як доходи, що підлягають оподаткуванню з доходів фізичних осіб.

Паспорт громадянина України для виїзду за кордон є документом, який засвідчує особистість і підтверджує громадянство України особи, на яку він оформлений, і надає право цій особі на виїзд з України та з'їзд до України у випадках, визначених законодавством, а не лише на час перебування у відрядженні за кордоном.

Враховуючи те, що чинним законодавством не встановлені конкретні умови, які б стосувалися оформлення громадянами України паспорта у разі направлення їх підприємствами, установами та організаціями у службові відрядження, відшкодування підприємством своєму працівнику вартості оформлення такого паспорта, у тому числі на час перебування у службовому відрядженні за кордоном, вважається наданням роботодавцем такому працівнику додаткового блага з відповідним оподаткуванням його з доходів фізичних осіб. Така думка висловлена в листі ДПАУ від 12.04.2005 р. № 3064/6/17-3116.

Особливості розрахунків за придбання ТМЦ

Відряджений за кордон працівник може придбати для підприємства ТМЦ. Якщо таке придбання у нерезидента відбувається від імені підприємства, то це свідчить про здійснення між підприємством-резидентом і нерезидентом торгової операції. Згідно з Декретом № 15-93: “у розрахунках між резидентами та нерезидентами в межах торгового обігу використовується як засіб платежу іноземне валюта. Такі розрахунки здійснюються тільки через уповноважені банки”.

Якщо ж працівник купує ТМЦ за кордоном від свого імені, а потім продає їх підприємству, то при виплаті працівнику доходу за продане ним майно треба утримати податок з доходів фізичних осіб на підставі ст. 12 Закону № 889.

Оплата придбання з корпоративної платіжної картки ТМЦ відрядженим за кордон працівником також є неправомірною, оскільки, згідно з Постановою № 137, корпоративні платіжні картки не застосовуються для виплати заробітної плати, інших виплат соціального характеру, а також для здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами).

Таким чином, розрахунки за придбані працівником у відрядженні за кордон для свого підприємства ТМЦ треба здійснювати тільки через уповноважені банки.

Звіт про використання коштів,
повернення невикористаних коштів

Згідно з п.1.15 розд. 2 Інструкції № 59, після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження.

Протягом трьох банківських днів керівник підприємства (у разі відсутності - його заступник) зобов'язаний прийняти рішення щодо затвердження цього звіту.

Згідно з ч.3 п.4 Постанови № 663, залишок коштів понад суму, використану згідно зі звітом про витрату коштів, виданих на відрядження або під звіт, підлягає поверненню працівником у касу або на відповідний рахунок підприємства, установи та організації, що видали їх (у разі відрядження за кордон - у грошових одиницях, у яких було видано аванс), у встановленому законодавством порядку.

За перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повної звітності щодо раніше виданих коштів, згідно з абзацом 5 ст.1 Указу № 436, установлено штраф у розмірі 25% виданих під звіт сум.

Разом зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження, подаються документи (в оригіналі), які підтверджують вартість оплачених витрат, з указівкою форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, за безготівковим перерахунком). У разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, до звіту також додаються засвідчені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта або документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону та візою країни відрядження (у разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим).

Згідно з п.1.17 розд. 2 Інструкції № 59, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, то виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день погашення заборгованості, але не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, у якій видано аванс, на національну валюту країни перебування у відрядженні, перерахунок витрат здійснюється виходячи з крос курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, установленим НБУ на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Дозвіл (погодження) керівника підприємства на відшкодування витрат понад установлені норми оформляється в письмовому вигляді у довільній формі.

Наведемо приклад
розрахунку суми авансу і складання авансового звіту

Розрахунок суми авансу

Працівник відряджається до м. Москви (Росія) строком на 4 дні (включаючи день виїзду та приїзду).

Сума добових затверджена наказом по підприємству відповідно до встановлених граничних норм, затверджених Постановою КМУ № 663, у розмірі 280 грн. на добу.

Припустимо, що офіційний курс російського карбованця, установлений НБУ на день отримання коштів у касі уповноваженого банку, складає 0,19769 грн. Таким чином, сума добових витрат на весь період поїздки визначається;

(280 : 0,19769) х 4 = 5665,44 крб.

Приблизна вартість проживання в готелі м. Москви - 2500 російських карбованців на добу. Планується, що працівник проведе в готелі дві доби. Загальна вартість проживання за весь період відрядження складе:

2500 х 2 = 5000 крб.

Вартість витрат на оплату проїзду до м. Москви і назад потягом оплачена підприємством за безготівковим розрахунком, тому до суми авансу не включається.

Загальна сума авансу:

5665,44+ 5000 = 10665,44 крб.

Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці (п. 1.2 розд. 2 Інструкції № 59). У нашому прикладі сума авансу складе 10665 крб.

Складання авансового звіту

Працівник виїхав у відрядження до Москви 1 серпня 2007 року і приїхав з Москви 4 серпня 2007 року.

Відповідно до відмітоку посвідченні про відрядження, працівник приїхав до Москви 2 серпня та виїхав з Москви 3 серпня 2007 року.

Таким чином, сума добових за весь період відрядження, включаючи день виїзду з України та приїзду до України, склала:

280 x 4 = 1120 грн.

Офіційний курс російського карбованця, установлений НБУ на день отримання авансу, склав 0,19769 грн (див. приклад розрахунку суми авансу).

Таким чином, сума добових:

1120 : 0,19769 = 5665,44 крб.

Згідно з наданими готельними рахунками, вартість проживання в готелі склала за весь період відрядження 4400 російських карбованців:

проживання (дві доби): 2100 крб. х 2 = 4200 крб.

Разом сума витрат: 5665,44 крб. + 4200,00 = 9865,44 крб.

Видано аванс - 10665 крб.,

підлягає поверненню у касу: 10665 - 9865,44 = 799,56 крб.

Згідно з Листом Мінфіну України від 03.06.2004 р. № 31-04200-30-16/9596, дебіторська заборгованість, яка утвориться під час видачі авансу в іноземній валюті, згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 21 “Вплив змін валютних курсів”, визнається немонетарною статтею і визначається за валютним курсом на дату видачі авансу.

Наведемо приклад використання корпоративних платіжних карток для здійснення витрат на відрядження у бухгалтерському обліку (див. табл. 2).

Таблиця 2

Згідно з п.1.18 розд. 2 Інструкції № 59, не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти у попередньому відрядженні.

Повернута працівником у касу іноземна валюта протягом п'яти днів з моменту оприбуткування у касі підприємства підлягає зарахуванню на поточний рахунок в іноземній валюті в уповноваженому банку України, згідно з п. 8.4 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених Постановою № 200.

Крім того, Законом № 217 передбачені фінансові санкції за несвоєчасне повернення авансу, виданого в іноземні валюті працівникам підприємства, а також несвоєчасне повернення авансу, готівкової валюти з каси підприємства до відділення уповноваженого банку в потрійному розмірі неповерненої валюти за курсом НБУ на день погашення заборгованості.

Список використаних нормативно-правових актів

Закон № 217 - Закон України від 6 червня 1995 року N 217/95-ВР “Про визначення розміру шкоди, завданої підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогомінного каміння та валютних цінностей”

Закон № 889 - Закон України від 22.05.2003 р. № 889-ІV “Про податок з доходів фізичних осіб”

Декрет № 15-93 - Декрет КМУ від 19.02.1993 р. № 15-93 “Про систему валютного регулювання і валютного контролю”

Указ № 436 - Указ Президента України від 12.06.1995 р. № 436/95 “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки”

Постанова № 663 - Постанова КМУ від 23.04.1999 р. № 663 “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон”

Постанова № 200 - Постанова НБУ від 30.05.2007 р. № 200 “Про затвердження Правил використання готівкової іноземної валюти на території України та внесення змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України”

Постанова № 502 -Постанова НБУ від 12.12.2002 р. № 502 “Про затвердження Інструкції про порядок організації та здійснення валютно-обмінних операцій на території України і змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України”

Постанова № 283 - Постанова НБУ від 12.07.2000 р. № 283 “Про затвердження Інструкції про переміщення валюти України, іноземної валюти, банківських металів, платіжних документів, інших банківських документів і платіжних карток через митний кордон України”

Постанова № 137 - Постанова НБУ від 19.04.2005 р. № 137 “Про затвердження Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням”

Інструкція № 59 - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена Наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59

“Консультант бухгалтера” № 36 (420) 03 вересня 2007 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою),
22789 (російською мовою)